人事档案管理办法三篇.doc

人事档案管理办法三篇
第1条
人事档案管理办法第一章总则第一条为加强人事档案管理的规范性、完整性和系统性，确保公司人力资源管理的科学性、规范性和连续性，制定本办法。

2适用范围2.1本办法适用于公司人力资源部对公司员工所有人事档案的管理。

2.2人事档案包括公司员工建立的人事关系档案(简称外部档案)和内部档案。

3职责3.1人力资源部负责人事档案管理；
3.2相关部门负责人有责任配合人力资源部对员工的人事档案进行保密。

第二章外部文件管理4外部文件归档我们员工的外部文件由国家批准的当地机构管理。

5外部档案管理要求5.1的新员工在确认期内将档案移交给公司人力资源部，公司人力资源部将档案移交给外部档案代理机构。

5.2归档费用由公司和员工按照5:5的比例分摊。

5.3如果员工需要备案机构提供的各种人事证明，可凭有效证件自行前往。

5.4离职后，员工应在一个月内将档案移交至账户所在的新单位或街道办事处，并支付相应的备案费。

第三章内部文件管理6职责分工公司员工的内部文件管理
由人力资源部专门指派的人员负责，其职责包括根据归档材料的要求6.1，即使、准确归档；
6.2及时收集、公司员工入职后生成的新档案归档；
6.3对在职和非在职员工的档案进行分类和管理；
6.4办理文件存取、借阅等相关手续，为公司领导和部门领导提供员工信息；
6.5做好员工档案的安全和保密工作。

7内部人事档案的收集和整理要求7.1人事档案材料统一使用A4办公用纸。

圆珠笔、铅笔、红墨水和复写纸不允许用于书写。

7.2归档数据应真实、完整、完整，无缺陷、合理顺序、堆放整齐，目录清晰。

8内部人事档案的归档8.1内部人事基础档案的建立员工成为正式成员后，应建立统一的基础档案。

基本文件包括8.1.1申请表，要求填写所有项目(包括一寸免冠彩色照片)；
8.1.2面试评估表；
8.1.3体检结果；
8.1.4份身份证及查询结果；
8.1.5份学历证书和查询结果；
8.1.6份产权证和查询记录；
8.1.7份本岗位所需的相关证书和查询记录，如专业技术；
8.1.8份简历；
8.1.9劳动合同。

符合上述要求的人员数据可以归档，内部人员基础档案可以建立。

8.2内部人员跟踪档案的归档员工内部基本档案建立后，人力资源部负责组织各责任部门为因工作变动(调动、确认、调资、辞职等)的每位员工建立内部人员跟踪档案。

)、年度考核、满意度调查和奖惩等。

，指定专人收集和归档相关数据，并更新相应的目录。

8.2.1当员工的工作发生变化时，人力资源部应归档各种申请单、公司批准文件和其他因工作变化而产生的相应材料或程序，并将其加载到员工的内部人事档案中。

8.2.2根据公司的绩效管理体系，人力资源部负责组织开展各部门的年度工作总结和考核工作，及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并与人力资源部的相关分析总结一起归档。

8.2.3公司员工接受外部或内部培训后，应提交相关培训记录(包括培训项目、培训时数等记录)和培训总结，形成公司培训档案。

员工的培训记录加载到员工的内部人事档案中。

9 .借阅人事档案9.1建立人事档案参考登记台帐，做好人事档案参考工作记录；
9.2访问权限公司领导、人力资源经理可以访问所有员工的人事档案；各部门负责人经公司领导和人力资源部批准后，可查阅本部门员工档案。

员工无权访问自己和他人的个人文件；
9.3查阅人员档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、提取和替换档案。

第四章附则10解释权本管理办法由人力资源部负责解释。

为加强公司内部人事档案的管理，理顺人事档案和劳动关系的变更和转移程序，完成个人档案的收集、整理，有效保护和利用档案，规范公司人事档案的管理行为，适应现代企业人力资源管理的需要，特制定本办法。

解释2.1人事档案管理按照“统一标准、分级管理”的原则，各级人事部门负责人事档案的收集和管理，确保档案的完整和安全。

2.2人事档案是永久档案。

退休、辞职、退市人员的人事档案可移交相关部门保管。

任何单位和部门不得销毁或丢失个人档案。

3适用范围本办法适用于XXXX公司。

4人事档案管理权限和职责4.1公司办公室是公司人事档案管理的主管部门，负责制定人事档案管理制度，指导和监督公司分厂和办事处的人事档案管理。

4.2人事档案管理权限4.2.1根据本集团相关文件的规定，本集团组织人事部门负责管理本公司各部厅的人事档案、全资子公司领导小组成员、本集团公司派出的控股子公司管理小组成员，并管理驻XXXX公司的合同制员工的人事档案，负责本公司聘用员工的档案保管。

4.2.2集团公司派往XXXX公司的员工(团队成员除外)的人事档案原则上由原单位管理。

如需转移人事档案关系，按组织人事部门的《人事变动通知单》办理。

4.3人事档案管理职责4.3.1负责接收、收集、整理、保管和
查询人事档案，及时归档人事档案，确保档案的完整性和真实性；办公室负责人应定期对人事档案工作进行检查，了解各类人事档案材料的归档情况，严格执行档案管理权限；
4.3.2按规定程序办理文件收发手续，并及时做好文件收发记录；
4.3.3妥善保管人员档案，做好防火工作、防腐蚀、防盗工作，确保档案安全。

4.3.4严肃人事档案的保密性。

未经主管部门许可，不得转让或借用、提供人事档案资料或档案复印件。

他们不允许别人查阅、抄录、复制人事档案的内容。

未经授权，他们不允许涂改、伪造文件或销毁文件。

4.4对擅自涂改、伪造文件或转让、向他人提供文件或复印件和丢失、销毁他人文件的责任人视情节给予行政处分，情节严重的依法追究法律责任。

5人事档案编码5.1为了便于人事档案的归档和查询，公司的人事档案按照“简单、可行性、有效性”的原则统一编码。

该代码由两部分组成。

第一部分是员工公司的代码，由公司名称前两个字符的大写拼音字母表示。

第二部分是个人代码，由员工的身份证号表示为个人档案的识别码。

例如，XXXX公司的员工有身份证，他们的个人档案代码是。

当它被转移到XXXX公司时，其文件代码被更改为。

5.2人事档案的存储和登记，应按照姓氏笔画从简单到复杂
进行分类收集，并按照姓氏笔画制定目录，实行计算机化的统一人事档案管理。

6人事档案的内容和收集6.1员工的人事档案资料应包括以下内容:员工基本信息、体检表、家庭信息(包括主要家庭成员和社会关系、家庭详细通信地址)、工作简历、学习简历、奖惩情况、工作简历和任免表、工资涨跌情况、技术职称简历、绩效考核情况、劳动/聘用合同等。

6.2各部门应在完成后15天内向人事档案管理部门提交员工岗位变动、奖惩、绩效评价、职称评价、培训状况、转正评级、工资、岗位变动等评价状况等资料，纳入个人档案。

如果员工的人事档案不是由其人事部门管理，其人事档案应在15天内提交其人事档案管理部门备案。

6.3人事档案管理人员应及时登记归档材料并分类归档，并在档案目录中做好记录。

7人事档案的存取7.1人事档案的存取7.1.1集团组织人事部门有权存取各子公司人事档案管理部门所有员工的人事档案。

7.1.2子公司人事部门有权查看其管理的员工的人事档案。

子公司人事档案管理部门应查阅其他子公司的员工档案，且必须通过联系方式获得对方人事部门的同意。

7.1.3子公司人事档案管理部门参照集团宣传部管理的员工人事档案。

提交申请报告，说明推荐的理由和内容，经集团组织人事部门负责人批准后方可推荐。

7.1.4访问人事档案是一种组织行为。

任何个人行为都无权访问个人和其他文件。

7.2人事档案检查程序7.2.1集团公司内部单位需要检查人事档案时，应注明检查的原因和内容。

根据单位或部门介绍信和“本人及亲属回避”的原则，经人事部门负责人批准后，方可进行检查；
7.2.2集团公司外部单位如需查阅人事档案，必须凭单位介绍信，注明检查原因和内容，经人事部门负责人批准后方可查阅；
7.2.3如需复印或影印保留，必须经人事部门负责人批准后方可复印或影印保留。

7.2.4人事档案原则上除上级主管部门外不得外借检查。

但在特殊情况下，借款的原因和时间应由单位介绍信说明。

人事部门负责人批准，主管领导批准后，人事档案方可临时外借检查。

严禁档案管理部门人员将人事档案带回家检查。

7.2.5如果业务移交人员和其他单位需要移交档案进行检查，必须出具业务移交函并注明移交档案。

只有经过人事部门负责人的批准和公司主管领导的批准，才能将文件移交检查。

同时，档案管理人员应按要求办理档案移交手续。

7.2.6各种检索完成后，档案管理人员应及时登记检索时间、原因、内容和检索等。

8人事档案移交8.1人事档案移交8.1.1如果员工在集团公司内部调动，其人事档案随行政关系移交到其所在单位，在与原单位完成调动手续后3天内，原单位人事部门将档案移交到调入单位档案管
理下的人事部门。

调入单位人事部门出具文件回收证明，并提交调出单位人事部门。

8.1.2如果员工经公司批准调出集团公司，其档案应在凭接收公司的移交函与原公司完成移交手续后15天内移交给接收公司。

如果8.1.3名员工被公司除名、辞退或终止、解除劳动合同，其人事档案应在1个月内移交当地劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.4如果员工个人离职，其人事档案必须转移到其他单位。

他/她必须持有接收单位人事部门的接受函，并在他/她与原单位结清所有转账手续后15天内转出。

如本人离职后15天内未办理辞职手续，单位将在劳动合同终止后3天内将其人事档案移交当地劳动就业中心或人才交流中心等部门。

8.1.5人事档案移交，原则上个人档案不允许携带，如需带个人，应在档案移交表中注明，并加盖人事部门公章。

否则，承运人将承担责任。

9补充规定9.1本办法自发布之日起实施。

9.2这个方法解释了公司办公室的所有权。

第三条人事档案管理办法第三条人事档案管理办法 1 、目的是规范人事档案管理，提高档案管理水平，使之更加科学、规范化、制度化。

同时，为了有效保护和利用员工的人事档案，维护人事档案的完整性，在整理和管理的基础上，使人事档案的建立、，特制定本
管理制度。

2 、范围员工人事档案是关于个人经历、业务和技术水平、公司形成的工作业绩和工作变动、人力资源和其他部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中的相关资料。

它们是历史、全面调查和了解员工以及正确选择和使用员工的重要依据。

3 、使用本制度适用于公司所有人员
4 、管理职责公司人力资源中心人事档案的管理职责是负责制定、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度和实施细则。

负责公司各部门人事档案的管理；
五、人事档案内容(1)档案类别 1.纸质档案，主要由以下材料组成(2)档案管理的基本要求是:人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号(即职务编号)执行编号档案管理，各部门人员按照档案编号的顺序排列并做明显标记，每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，便于查找。

1.文件编号策略文件号是在文件分类和管理过程中以字符形式给予文件的一组代码。

文件编号是存取文件的标志，具有统计监督的功能。

唯一性、为便于搜索，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录使用，不再重复使用。

新员工继续以前的编号等等；
集团人员档案号编号原则集团编码部门代码员工编号(3位数字)，如JTCW003(JT集团代码-集团前两个字母的拼音缩写)；CW
部门代码“财务部”部门名称缩写拼音缩写)；003员工编号-根据部门的具体录入时间顺序确定)在职非在职人员是挂靠人员档案号原则人员属性缩写证书名称拼音首两个字母缩写挂靠时间顺序(三位数字)，如GKAQ001(GK人员属性-”挂靠”缩写；
AQ证书首字母缩写——安全员证书；
001本证书链接到时间序列-第一)人才库人员，即后备人员档案编号主人员属性缩写职位名称拼音前两个首字母后备时间序列(三位数字)如CBAQ001CB人员属性-”后备”人员首字母；AQ职位名称的前两个首字母——安全官员；001岗位储备时间顺序-总目录(附件一)、子目录(附件二)、组合覆盖目录(附件三)3.组合数据安排要求文件中的数据统一按照员工信息登记表-身份证复印件-学历证书复印件-社会保障数据复印件-住房公积金数据复印件-各执业资格证书-劳动合同-个人工作总结-员工变动表-绩效考核表-薪酬调整审核表-离职表排序，并在表格右上角依次进行编号，=3
1、JT01003-02，页码显示在封面的相应项目中。

4.文件封面的要求原则确保文件信息真实准确、完整。

基本信息可直接在封面上找到，以减少输入文件查询的不必要时间。

例如，员工入职时间、身份证号、合同期限、学历证书号、资格证书是否为原件、工作调动时间、辞职时间等。

该页面粘贴在文件封面上，以便于快速搜索(附件4)。

(三)人事档案收集、整理更新1.员工档案每日收集员工简历、转正定级审批表、各种奖励、任免、变动表、劳动合同、培训、奖惩、
协议及其他材料。

每年6月1日，2.新员工的所有员工的人事档案应定期更新和维护。

新员工的人事档案应在入职手续完成后3天内收集、并归档。

3.离职人员档案。

辞职人员应分三个工作岗位保存在辞职人员档案处。

4.人才库人事档案。

档案管理员应及时跟踪人才库后备人员的工作进展和变化，及时更新电子和纸质档案信息。

在以后的时期，做好人事档案的归档工作尤为必要。

1.就业档案(1)新员工报到当天，在收集完新员工的所有手续、证件、数据后，统一装入新建的文件袋中，文件袋封面的右上角书写文件袋编号、员工姓名、职位、内容、页码等。

新员工入职后三个工作日内，将以下文件、证书和数据存档在工作申请表上(必须有初步审查、复试、聘用批准人的签名和意见，如聘用时的工资标准、并贴一寸彩色照片)；
身份证(双面打印，A4纸)、学历证书、学历证书及其他相关资格证书复印件；
薪资面试表。

2、在入职手续完成后的五个工作日内，以下文件、证件和资料应重新归档，并签署岗位职责测试通知(测试期间必须有其直接上级对其表现的评估)试用协议入职培训协议保密协议 2.员工入职确认手续完成后，员工办理入职确认手续时，人力资源部人事专员必须收集以下资料。

员工档案包的转正申请表、转正通知劳动合同竞业禁
止合同3.员工办理变更手续时，档案管理员将在完成变更手续后三个工作日内将变更手续数据加载到员工档案中。

具体归档数据包括人员变动审批表、员工变动工作调动表、文件档案数据调动表、数据调动表、待办工作调动表变动通知4.员工在人力资源部完成员工离职手续后三个工作日内，档案员将相关离职数据加载到员工档案中。

归档数据包括:离职申请单、离职申请单、员工离职工作转移单、单据档案数据转移单、客户数据转移单、待办工作转移单、离职面谈单5.在职离职人员档案管理在职离职人员，即持证人员。

档案管理员应在确认隶属关系、资质证书复印件之日收集所有隶属关系所需的材料，并按顺序标签盖章归档，对隶属人员的档案进行统一分类和放置。

6.当员工接受奖惩等人事相关工作时，需要归档的材料必须在第一时间(三个工作日内)归档。

奖惩实施公布后，档案管理人员应及时跟进综合办公室的奖惩材料，并将奖惩纸质材料归档。

7.员工基本档案发生变化时，员工基本档案发生变化时，如学历、地址、个人技术职称、婚姻状况等。

，有关材料应及时抄送人事部门备案，原件应当场核对。

8.每月3号前整理并更新一次人事档案。

整理和检查新员工档案(包括新关联员工、新后备员工)、辞职、转岗、晋升员工。

在重组过程中，不允许未经授权的修改、提取或伪造文件材料。

9.每份收到的文件必须加盖该文件的文件印章。

数据管理员应在每份接收文件的中间位置加盖“存档”字样，同时在封面位置的相应项目上加盖文件印章。

10.原始文件创建公司的所有员工(正式员工、试用员工、临时员工、兼职员工、辞职和人才库后备人员)必须创建原始文件。

是否复制由人力资源部根据工作需要决定。

11.人才库档案管理档案员全面整理通过现场招聘会收到的简历、人才网、候选人在建珠网、等网站上发布的网上申请简历人力资源部积极搜索合适职位的简历，转发候选人简历、材料，并选择资质良好但在集团内没有合适职位或集团内空缺但候选人无意在其他企业转岗的简历。

他们将被分类并作为后备候选人存档，这些候选人将被存储在集团的人才库中，以便高效地填补企业的空缺。

6 、借阅人员档案、转移和销毁。

(1)借阅文件。

人员档案借阅必须填写《人员档案借阅登记表》。

人力资源部负责人将核实原因，经公司主管人力资源的领导签字批准后，方可借阅。

借用的文件必须在3天内或约定的时间内归还。

如果确实需要工作，可以重新办理借用手续。

参考、借阅文件的部门或个人不得擅自抽取文件内容、拍摄、复制。

如因工作需要从档案中获取证据，应事先征得主管人事部门的同意，并经批准后方可提取、拷贝并拍摄。

借阅文件的人应该妥善保管文件。

他们不应该丢失、泄漏或污损。

它们不应被替换、折叠或转换。

(2)人事档案管理人员工作变动在人事档案管理人员变动前5个工作日内，应有合适的人选移交相应的档案管理事项。

移交时，移交人和移交人应同时检查和移交档案。

移交人员除档案、所有档案
目录及相关借阅查询表等外，还应移交档案管理方式。

双方应分别签字确认，并经上级领导签字后办理交接手续。

(3)人事档案的销毁要求档案管理人员不得擅自处置或销毁档案材料，并严格执行档案保管和档案销毁的集团档案管理制度。

员工的辞职档案应在每月3日前检查，并在辞职档案处补充归档。

辞职文件保存两年后方可销毁(高级管理人员和核心技术人员保存，直至员工写出借用文件的申请权限，人员在登记表上签名登记后归还借用文件。

检查文件是否完整、状态良好，并将文件放回原位，以便取消注册并离职五年)。

文件只有在人力资源部负责人批准后才能销毁。