某公司采购作业实施细则(doc 14页)
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(3)采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于“请购单〞内以通知需求厂商。
(4)采购经办人员于通知厂商报价后，应即跟催进度。
4.询价完成后，采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员，据以议价。
5.假设报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购助理人员可将全部资料填制“采购事务征询单〞(见附表3)，连同有关报价资料送请购部门签注重见。签注完成后送交采购经办人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
GLZD127
页码
10-1
第一条目的
为使采购作业有章可循，以最好的效益向各部门提供材料、物品需求，特制订本细那么。
第二条要求
1.采购对象：采购前对厂方材料质量、性能、需求商报价水平、交货期限、售后效劳等作出评价，以供选择参考。
2.价格质量：以合理价格购取较高品质材料。
名称
规格
生产厂
数量
运转状况
名称
规格
生产厂
性能
名称
规格
质量等级
来源
交易异常记录
时刻
事由
结果
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
GLZD127
页码
10-9
征询厂家
被征询厂家
附表2
本钞票征询厂家分析表
主管：生产会计(填表)：
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
GLZD127
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
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GLZD127
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10-3
3.询价程序如下：
(1)由采购经办人员参考过往采购记录或需求厂商资料拟定至少三家询价对象〔特不缘故如独家制造，独家代理、原厂牌零配件无法替代等报经主管核准者除外〕，并填记于“请购单〞。
(2)关于加工契约采购工程，采购部门应要求厂商填具“本钞票分析表〞(见附表2)连同报价单一并送来，以做为议价参考。
3.关于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的需求商应予撤销设定。届时由采购部门以签呈方式讲明缘故，送生产治理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。
第七条询价
“请购单〞或“外购单〞时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业。
“请购单〞或“外购单〞，应先判定请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填注明确，有无需求厂商报价。关于资料填写不全或规格欠详者，注明“填单异常，讲明欠详〞等字样后退请购部门修改。
第八条议价
1.采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及需求商资料卡、市场行情，经本钞票分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价〔并报告有关主管〕，据此进行议价作业。
2.议价：
(1)议价时除注重质量、价格外，还应注重交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
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GLZD127
页码
10-2
2.原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体缘故，呈总经理核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。
第五条权限
1.特约厂家采购工程由厂长核批，涉及资金超过××元者呈经理及总经理核批。
2.定期契约采购和一般采购由总经理核批。
3.一般采购：不适用于前述采购方式者可按本方式采购，程序如下：
采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。
第四条期限
“需要日〞办理采购。为到达这一要求，掌握适当采购时机，采购部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施。原那么上应以供货合约内记明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时刻。
2.紧急请购：采购经办人员接到紧急请购通知，应即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并即以询议价格，待收到正式请购单时，补进询议价结果，按急件方式处理。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
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页码
10-5
3.交货质量异常：各采购经办人员收到资材部门验收不合格的“材料检验报告表〞时，应尽快与需求厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于“材料检验报告表〞的“采购处理结果〞栏内，并呈总经理核签后，送回材料库。(1)关于需退料、换料或补交者，采购经办人员应于“材料检验报告表〞的“采购处理结果〞栏内注明厂商及预定的处理日期。
第十一条采购作业进度操纵
1.采购经办人员关于每一采购工程均应依据需要确定作业进度管制点，预定作业进度。
2.预定作业进度应能配合请购工程缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。
3.关于未能在预定日期前完成的采购工程，采购经办人员会同请购部门研究处理对策。
第十二条价格变动之处理
1.外销产品原材料价格变动时，采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平，防止不当损失。
2.预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购工程，采购经办人员应先与厂商订立买卖合约书。合约书正本两份，一份存采购部门，一份存需求厂商；副本假设干，分存请购部门、收料部门、会计部门及需求厂商。以外销价购置，而厂商要求订约时，合约书除按前项分存各有关部门外，副本另需分送退税部门两份，以提示退税部门提供出口证实文件。
第十条特不情况的处理
1.请购工程的撤销：各采购经办人员收到原请购部门送来“撤销请购单〞后按以下方式办理。
(1)假设原请购工程尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销〞章，再交由采购助理人员将原请购单与“撤销请购单〞第二联退原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。
(2)假设原请购工程已向厂商订购，由采购经办人员与需求厂商接洽撤销订购，经需求厂商同意撤销后，向需求厂商取回采购联络函，依第1项方式办理。假设需求厂商坚持不能撤销，采购经办人员应于撤销请购单上注明缘故，呈总经理核签后，由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门。
3.时限：配合使用部门需要时刻及需要量，联络厂方及时需求。
第三条方式
采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式进行采购作业。
1.定期契约采购：关于经常使用且生产过程中不可一时或缺的或经常使用且市价稳定的材料，可选用本方式办理。
2.特约厂商采购：关于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由采购部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂商洽订购。但在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。
(2)因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。
(3)采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记进采购处理结果栏，送原请购部门签注重见，或会同原请购部门共同处理。
(4)交期延误罚扣处理：采购助理人员收到交货延误〔本地厂商延交3日、外埠厂商延交5日以内可不按延误论〕或统一发票逾7天未送资料科的拟整理付款事务时，应按以下方式处理：
重要关系企业
名称
法人代表
资本额
经营工程
年营业额
职工收进
法人代表
产品名称
商场
年生产能力
质量等级
市场占有率
销售区域
经营状况评估
附表1
需求厂商资料卡
〔正面〕
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
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页码
10-8
需求厂商资料卡(续)
(反面)
要紧制造设备状况
要紧检测设备状况
要紧原材料
(2)议价可采纳面谈、通信等多种形式进行。议价完成后，由采购经办人员拟定合作对象，呈请有关领导核批。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
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GLZD127
页码
10-4
第九条订购
“请购单〞上填记订购日及约交日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单〞第二联送材料库待收料。
③如厂方不同意按第一项方式扣款，采购经办人员应接着与厂商交涉并呈董事长核决后按第二项方式处理。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
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页码
10-6
4.属买卖惯例或配合最小包装量需超交者，采购经办人员应于“请购单〞采购记录栏内注明，以做为材料库收料依据。
5.以暂借款采购，采购经办人员应在“请购单〞采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章〞，以免会计部门重复付款。
2.采购部门应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填具“要紧原材料价格动摇月报表〞呈总经理核批处理。
第十三条本采购作业施行细那么呈总经理核准后实施，修订时亦同。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
G址
类不回属
营业执照号码
注册资金
对外联络人
负责产品
①计算逾期罚扣金额〔定期契约采购按天天5‰计扣，定有买卖合约者按合约所订比例计扣，其余按天天3‰计扣〕，并通知厂商罚扣缘故与金额，使之立即补送发票，凭以整理付款。
②在厂方同意扣款或补足发票时，由采购助理人员于收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单〞第二联、收料单、材料检验报告表等资料，送会计部门整理付款。
第六条需求厂商
1.各项材料的需求商至少应有三家〔独家需求或总代理等特不情况下除外〕，各家背景及交易资料应记载于“需求厂商资料卡〞(见附表1)存档备用。关于未达本公司标准的材料，采购部门应开发新需求商，或报送主管部门拟订开发方案。
2.新需求商的开发，由生产治理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制需求厂商资料卡〔假设由于采购时效而由采购人员自行开发，那么由采购人员填制〕呈总经理核准后，列为备选厂商。
页码
10-10
附表3
采购事务征询单
请购单编号
品名
规格
数量
征询事项
请购部门签复
□请具体填注规格要求等
□厂商名称、住址、等欠详
□暂无货，请提供代用品名、规格
□厂商于月日始能交货
□现货质量稍差可否照购
讲明事项
采购部门经办：请购部门经办：
签发人
责任人签名
(4)采购经办人员于通知厂商报价后，应即跟催进度。
4.询价完成后，采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员，据以议价。
5.假设报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购助理人员可将全部资料填制“采购事务征询单〞(见附表3)，连同有关报价资料送请购部门签注重见。签注完成后送交采购经办人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
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10-1
第一条目的
为使采购作业有章可循，以最好的效益向各部门提供材料、物品需求，特制订本细那么。
第二条要求
1.采购对象：采购前对厂方材料质量、性能、需求商报价水平、交货期限、售后效劳等作出评价，以供选择参考。
2.价格质量：以合理价格购取较高品质材料。
名称
规格
生产厂
数量
运转状况
名称
规格
生产厂
性能
名称
规格
质量等级
来源
交易异常记录
时刻
事由
结果
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
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10-9
征询厂家
被征询厂家
附表2
本钞票征询厂家分析表
主管：生产会计(填表)：
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
GLZD127
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
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10-3
3.询价程序如下：
(1)由采购经办人员参考过往采购记录或需求厂商资料拟定至少三家询价对象〔特不缘故如独家制造，独家代理、原厂牌零配件无法替代等报经主管核准者除外〕，并填记于“请购单〞。
(2)关于加工契约采购工程，采购部门应要求厂商填具“本钞票分析表〞(见附表2)连同报价单一并送来，以做为议价参考。
3.关于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的需求商应予撤销设定。届时由采购部门以签呈方式讲明缘故，送生产治理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。
第七条询价
“请购单〞或“外购单〞时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业。
“请购单〞或“外购单〞，应先判定请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填注明确，有无需求厂商报价。关于资料填写不全或规格欠详者，注明“填单异常，讲明欠详〞等字样后退请购部门修改。
第八条议价
1.采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及需求商资料卡、市场行情，经本钞票分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价〔并报告有关主管〕，据此进行议价作业。
2.议价：
(1)议价时除注重质量、价格外，还应注重交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
GLZD127
页码
10-2
2.原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体缘故，呈总经理核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。
第五条权限
1.特约厂家采购工程由厂长核批，涉及资金超过××元者呈经理及总经理核批。
2.定期契约采购和一般采购由总经理核批。
3.一般采购：不适用于前述采购方式者可按本方式采购，程序如下：
采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。
第四条期限
“需要日〞办理采购。为到达这一要求，掌握适当采购时机，采购部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施。原那么上应以供货合约内记明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时刻。
2.紧急请购：采购经办人员接到紧急请购通知，应即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并即以询议价格，待收到正式请购单时，补进询议价结果，按急件方式处理。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
GLZD127
页码
10-5
3.交货质量异常：各采购经办人员收到资材部门验收不合格的“材料检验报告表〞时，应尽快与需求厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于“材料检验报告表〞的“采购处理结果〞栏内，并呈总经理核签后，送回材料库。(1)关于需退料、换料或补交者，采购经办人员应于“材料检验报告表〞的“采购处理结果〞栏内注明厂商及预定的处理日期。
第十一条采购作业进度操纵
1.采购经办人员关于每一采购工程均应依据需要确定作业进度管制点，预定作业进度。
2.预定作业进度应能配合请购工程缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。
3.关于未能在预定日期前完成的采购工程，采购经办人员会同请购部门研究处理对策。
第十二条价格变动之处理
1.外销产品原材料价格变动时，采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平，防止不当损失。
2.预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购工程，采购经办人员应先与厂商订立买卖合约书。合约书正本两份，一份存采购部门，一份存需求厂商；副本假设干，分存请购部门、收料部门、会计部门及需求厂商。以外销价购置，而厂商要求订约时，合约书除按前项分存各有关部门外，副本另需分送退税部门两份，以提示退税部门提供出口证实文件。
第十条特不情况的处理
1.请购工程的撤销：各采购经办人员收到原请购部门送来“撤销请购单〞后按以下方式办理。
(1)假设原请购工程尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销〞章，再交由采购助理人员将原请购单与“撤销请购单〞第二联退原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。
(2)假设原请购工程已向厂商订购，由采购经办人员与需求厂商接洽撤销订购，经需求厂商同意撤销后，向需求厂商取回采购联络函，依第1项方式办理。假设需求厂商坚持不能撤销，采购经办人员应于撤销请购单上注明缘故，呈总经理核签后，由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门。
3.时限：配合使用部门需要时刻及需要量，联络厂方及时需求。
第三条方式
采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式进行采购作业。
1.定期契约采购：关于经常使用且生产过程中不可一时或缺的或经常使用且市价稳定的材料，可选用本方式办理。
2.特约厂商采购：关于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由采购部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂商洽订购。但在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。
(2)因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。
(3)采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记进采购处理结果栏，送原请购部门签注重见，或会同原请购部门共同处理。
(4)交期延误罚扣处理：采购助理人员收到交货延误〔本地厂商延交3日、外埠厂商延交5日以内可不按延误论〕或统一发票逾7天未送资料科的拟整理付款事务时，应按以下方式处理：
重要关系企业
名称
法人代表
资本额
经营工程
年营业额
职工收进
法人代表
产品名称
商场
年生产能力
质量等级
市场占有率
销售区域
经营状况评估
附表1
需求厂商资料卡
〔正面〕
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
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页码
10-8
需求厂商资料卡(续)
(反面)
要紧制造设备状况
要紧检测设备状况
要紧原材料
(2)议价可采纳面谈、通信等多种形式进行。议价完成后，由采购经办人员拟定合作对象，呈请有关领导核批。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
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页码
10-4
第九条订购
“请购单〞上填记订购日及约交日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单〞第二联送材料库待收料。
③如厂方不同意按第一项方式扣款，采购经办人员应接着与厂商交涉并呈董事长核决后按第二项方式处理。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
GLZD127
页码
10-6
4.属买卖惯例或配合最小包装量需超交者，采购经办人员应于“请购单〞采购记录栏内注明，以做为材料库收料依据。
5.以暂借款采购，采购经办人员应在“请购单〞采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章〞，以免会计部门重复付款。
2.采购部门应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填具“要紧原材料价格动摇月报表〞呈总经理核批处理。
第十三条本采购作业施行细那么呈总经理核准后实施，修订时亦同。
签发人
责任人签名
制度名
公司采购作业实施细那么
电子文件编码
G址
类不回属
营业执照号码
注册资金
对外联络人
负责产品
①计算逾期罚扣金额〔定期契约采购按天天5‰计扣，定有买卖合约者按合约所订比例计扣，其余按天天3‰计扣〕，并通知厂商罚扣缘故与金额，使之立即补送发票，凭以整理付款。
②在厂方同意扣款或补足发票时，由采购助理人员于收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单〞第二联、收料单、材料检验报告表等资料，送会计部门整理付款。
第六条需求厂商
1.各项材料的需求商至少应有三家〔独家需求或总代理等特不情况下除外〕，各家背景及交易资料应记载于“需求厂商资料卡〞(见附表1)存档备用。关于未达本公司标准的材料，采购部门应开发新需求商，或报送主管部门拟订开发方案。
2.新需求商的开发，由生产治理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制需求厂商资料卡〔假设由于采购时效而由采购人员自行开发，那么由采购人员填制〕呈总经理核准后，列为备选厂商。
页码
10-10
附表3
采购事务征询单
请购单编号
品名
规格
数量
征询事项
请购部门签复
□请具体填注规格要求等
□厂商名称、住址、等欠详
□暂无货，请提供代用品名、规格
□厂商于月日始能交货
□现货质量稍差可否照购
讲明事项
采购部门经办：请购部门经办：
签发人
责任人签名