医院后勤行政办公管理的信息化建设

医院后勤行政办公管理的信息化建设
摘要：在当下医疗事业的高速发展下，现有的后勤行政办公管理面临着更高要求，信息化建设的融入，不仅满足时代发展的需要，也能保障管理工作效率及办公精细化程度的提高，打好医院的后勤保障工作基础。

以下分析以往医院后勤行政办公管理的问题，提出医院后勤行政办公管理信息化建设的优势，探究医院后勤行政办公管理信息化建设的前提及方法。

关键词：信息化建设；后勤行政；医院；办公管理
引言：对医院后勤行政办公管理而言，它的内容较为分散，也有着大量的数据信息，在现代医疗事业的高速发展下，后勤行政办公管理需要进行改革才能满足现有的工作需求。

为促进管理工作的规范化、制度化及精细化，医院便需将信息系统及时引入，以此在提高工作效率的同时，保障工作质量，为各人员降低工作量，打好医院的后勤保障基础。

一、以往医院后勤行政办公管理的问题
在医院中，后勤工作为就医患者、各医疗工作者而服务，是保障医院稳定正常运转的基础[1]。

在医院后勤中，不仅涉及了较多工种，且其工作范围更广，部分工作的技术性也偏强。

例如在后勤行政办公中，会议纪要、招投标管理、财务管理或者工会工作等等，均属于其工作范畴，不仅内容较为琐碎也存在较高的复杂性。

据调查可知，在现有的该项工作中，所涉及的复杂资料以纸质版居多，因此其归档、查询及保存均存在一定难度，往往会存在如无法查询管理痕迹，或数据准确性较低等问题，无法为工作延续及交接打好基础。

此外，各管理人员工作方式及习惯的不同，也会导致工作内容的不够规范，进而影响工作质量及效率。

二、医院后勤行政办公管理信息化建设优势
（一）落实无纸化办公
信息化建设需要将办公信息化系统落实，该系统的存在，能实现无纸化办公的更好推行，降低办公开支，节约如纸张、复印费等等，实现管理成本的有效降低[2]。

此外，无纸化办公并非粗放式管理，信息化系统的应用，也能实现工作错误率的降低，保障整体工作质量。

（二）提供信息传递平台
通过信息化系统的建设，医院内部可借助网络完成信息传递，解决以往内部信息欠缺流畅性的状况，以自动式的工作流程，保障各项工作信息能及时传导进对应环节中，降低信息传递及人员沟通的阻碍，降低管理工作的时间成本。

（三）提升决策审批效率
自动化模式的公文流转，解决了以往流转模式会耗费更多时间的问题，避免因人力递送产生工作延误，推进不同工作的准确及快捷进行。

而对不同数据的综合分析或查询，能为院内决策带来直观真实的依据，保障各岗位职责的明确性，避免各人员的责任推脱，对不同工作执行的状况有效监管，提高工作执行力。

三、医院后勤行政办公管理信息化建设前提
（一）做好软件平台的选择
软件平台的选择是信息化建设的基础，为满足医院的该类管理工作需要，所选的办公软件一般应具备如文件录入、信息提供、信息查询及统计、文件分类或输出等功能，以此保障信息分类的合理性，达成录入方式的便捷性，让各人员能多条件对信息文件进行搜索查询，为文件的输出打印提供更高的便利性。

因此各院在软件平台的选择中，应对院内该项管理工作内容总体分析，选择合理规范的
软件平台，利用平台及网络，构建院内外便捷交流的信息共享平台。

（二）提升管理工作规范性
对行政管理的信息化，要求以现代化方式处理以往的行政管理，以批量化、
电子化的方式，提高管理工作的效率。

因此信息化是促进行政管理优化的重要手段，而行政管理工作需要在流程化、系统化及规范化等前提下，利用严谨的管理
方式，再依托信息化保障工作质量。

各医院在保障行政管理规范化的重要前提下，才能确保信息化建设的顺利开展。

（三）做好基础数据的收集
信息化建设中会涉及不同模块内容，因此需要海量的原始数据作为支持[3]。

在此过程中，数据表格、文件等的基础信息，需要往信息化系统内大量导入，并
将其应用进行后续的管理工作中，为不同决策的制定、日常工作提供信息支撑。

因而在信息化建设中，对基础数据的整理收集及录入，是确保信息化建设效果的
重要前提。

四、医院后勤行政办公管理信息化建设方法
在调查医院的后勤行政管理后发现，针对该项工作的信息化软件系统应具备
以下几大模块及功能，以此才能满足现有管理工作的不同需求，保障管理质量。

（一）行政审批流程管理
首先，该模块内应对多级领导审批的模式进行设定，其中涵盖同时批示、逐
级审批两类传阅模式，各审批单应可及时打印，并生成有效直观的纸质文件，为
下发传看提供便利。

其次，模块内应明确记录上传及批示的时间，并对不同模块
设置不同权限。

最后，模块内要实现模糊查询、精确查询申请信息的功能，分类
统计各审批事项，生成对应的图形及表格，以此为报表工作提供便利。

这一模块
能改善以往人工审批耗时更长，审批欠规范或丢失纸质申请等问题，具备着便利
的实时查阅、自动流转等功能，构成了标准化工作流程，保障了工作效率。

（二）人事档案的管理
在本模块中，有对内部人员信息资料的查询、采集及统计等多样功能，例如
收集人员性别姓名、年龄科室或者联系方式等等，不仅能利用条件查询对所需的
资料信息进行筛选，也能利用打印、统计分类等功能，将所需信息输入进表格中，连接医院的电子报告或OA系统，满足管理工作内的不同需要，实现对内部人员
信息的高效管理。

（三）日常文件的管理
在本模块内，应设置日常工作报表、申请通知，或者会议纪要等文件的查询、分类或打印等功能，以此对工作环节中不同文件的流转过程详细记录，为后续备
案及查询提供便利。

此外，本模块也应具备模糊查询、精确查询两类方式，并实
现如一键查询等工作，提供更多工作便利。

（四）待办事项的管理
在本模块中，主要对待办事项内容进行记录，如事项内容、时间及状态标题
等等，应具备待办事项提醒、新建待办、会议室预约等等功能，便于管理人员对
会议不同安排简明查阅，构成待办事项的及时自动提醒模式。

（五）招投标管理
在本模块中，应涵盖招标申请、开标申请、招标公告以及专家评分表等等多
种和招投标管理有关的内容，对招标程序产生的工作流程进行详细记录，为后续
的查询管理及备案工作提供便利。

（六）合同转签登记
在本模块中，应对合同产生的转签登记信息进行详细记录，为文件收发、人
员信息、转签时间等信息的查询及输入提供便利，并支持关键词查询以及分类统
计等功能。

结束语：结合以上，在当下的医院后勤行政管理中，信息化建设的开展是时
代之必然，有利于管理模式的优化，实现管理质量及效率的提高。

本文在分析后
勤行政办公管理现有问题后，探讨了对其信息化的优势前提及信息化方法，提出
了以功能全面信息化平台系统的构建，实现效率化、规范化医院后勤管理的建议。

而在现有的后勤信息化管理中，医院要对信息化系统进行逐步完善，使其联系设
备应用、行政管理等多个方面，达成工作到信息反馈等多环节的全面化管理，并
将其推广进整体的医院系统，让后勤管理能再次进步。

此外，在做好后勤管理的
信息化后，医院也可将和其他职能处室所挂钩的工作内容，以信息系统完成对接，如合同结算、资产上报等等，为更多行政工作的进行提供便利，保障工作效率，
为医疗事业的发展打好坚实基础。

参考文献：
[1]黄英俊.提高医院后勤管理信息化水平的措施研究[J].百科论坛电子杂
志,2018,000(019):666.
[2]李莹,鹿澎,金克荣.医院后勤行政办公管理的信息化建设[J].中国医
院,2015,000(003):62-63.
[3]刘奋达.浅谈医院后勤管理信息化建设[J].决策与信息旬
刊,2016,000(005):156-156.。