文件生命周期理论与档案自然形成规律比较

⽂件⽣命周期理论与档案⾃然形成规律⽐较
档案形成规律与⽂件⽣命周期理论的⽐较
⼀、⼆者内涵
（⼀）档案形成规律的内涵：
1、档案是在社会实践活动中⾃然形成的，不能按照⼈们的意志事后随便编写。

2、要坚持全宗原则，全宗之内的档案要按照其⾃然形成规律进⾏分类、整理和⽴卷，保持全宗内档案的历史联系性。

3、档案从形成到永久保存（销毁）是⼀个有机联系的整体，每⼀个运动阶段有不同的价值形态，因此，在我国形成了⽂书部门、档案室、档案馆三种不同的档案保管机构。

4、档案是由⽂件转化⽽来的，⽂件档案转化的条件是：“处理完毕”、“有查考利⽤价值”、“经过⽴卷归档”。

（⼆）⽂件⽣命周期理论的内涵：
1、⽂件从产⽣、形成到最后消亡，是⼀个完整的过程,即⽂件的运动具有完整性、联系性；
2、⽂件在整个⽣命周期中，先后表现出不同的作⽤和价值，据此整个⽣命周期可以划分为不同的运动阶段，即⽂件的运动具有阶段性；
3、⽂件在不同的运动阶段应根据其不同的特点，采⽤相应的存放与管理⽅式，⽂件中⼼这种独具特⾊的中间保管机构就是以⽂件⽣命周期作为理论基础的。

⼆、⼆者的不同之处
（⼀）两者产⽣的背景不同：前者产⽣于上个世纪五⼗年代末六⼗年代初，后者产⽣于20世纪三四⼗年代。

“档案⾃然形成规律”产⽣于上个世纪五⼗年代末六⼗年代初，受1958 年“⼤跃进”的影响，各⾏各业出现“浮夸风”，档案部门也不能幸免。

有些档案⼯作⼈员违背客观规律，按照⾃⼰的主观愿望办事，有许多地⽅出现了“写档案”、“全民办档案”、“万物档案化”、“⼤买⼤卖”的做法。

曾三同志1959 年在《档案⼯作随笔》中的那段论述就是针对当时的“档案浮夸风”提出的，以明确档案的性质、档案与其他事物的区别。

⽂件⽣命周期理论产⽣于⼆⼗世纪三四⼗年代，当时美国联邦政府各机构产⽣⼤量⽂件，各联邦机构由于保管场地、保管经费等因素⽆法全部保存机构产⽣的⽂件，因此，当1934 年美国国家档案馆成⽴时，各机构纷纷要求将⾃⼰积存的⼤批⽂件向国家档案馆移交，国家档案馆馆藏档案数量急剧膨胀，不堪重负。

随着美国档案管理实践的不断深⼊，“⽂件中⼼”这⼀保管机构以其经济实⽤的优越性得到了⼤⼒推⼴。

⽂件中⼼的出现⼤⼤减轻了政府机构⽂件管理的负担，节约了⽂件管理费⽤，保证了⽂件形成机构已经处理完毕、尚未移交档案馆的这类⽂件的科学管理。

⽂件⽣命周期理论正是随着⽂件中⼼的发⽽不断得到补充、深化和完善，该理论既是⽂件中⼼产⽣的理论基础，⼜是对⽂件中⼼的经验性总结。

可见两者在产⽣之初研究的视⾓与⽬的就明显不同。

“档案⾃然形成规律”以区分档案与其他事物，明确档案的概念为⾸要的研究⽬的。

⽂件⽣命周期理论按照⽂件的运动流程，研究⽂件不同的运动阶段应对的保管单位，以解决政府⽂件保管问题为⽬的。

（⼆）两者产⽣的理论基础不同：“档案⾃然形成规律”遵循的是历史主义，⽂件⽣命周期理论是以谢伦伯格提出的⽂件双重价值论为理论基础的。

“档案⾃然形成规律”遵循的是历史主义。

我国档案学者张辑哲在其专著《维系之道———档案与档案管理》中指出，历史主义有以下两层含义：⼀是“尊重客观、尊重历史、尊重⾃然”；⼆是尊重“有机联系或⽈整体联系”。

⑤档案本质上是⼀种⼈类社会⽣活的原始记录，是⼈们在社会⽣产活动中“⾃然”形成的，在这个意义上是不以⼈的意志为转移的，任
何事后“写”出来的档案都是虚假的，不符合历史真实⾯貌的。

“档案⾃然形成规律”的内涵从不同⾓度、在不同层⾯上均体现了历史主义的真谛———“尊重客观、尊重历史”和“尊重有机联系”。

⽂件⽣命周期理论是以谢伦伯格提出的⽂件双重价值论为理论基础的。

⽂件⽣命周期理论依据双重价值论，研究⽂件的运动过程，得出⽂件运动阶段性的结论，从⽂件产⽣到⽣命周期的完结，⽂件第⼀、第⼆价值存在着从有到⽆、此消彼长的关系。

以“三阶段说”为例，在⽂件的现⾏阶段，第⼀价值占主导地位；休眠（或暂时保存）阶段，第⼆价值突显并逐渐占据主导地位；永久保存阶段，⽂件第⼀价值消失，只具备第⼆价值。

（三）两者产⽣的实践基础不同“档案⾃然形成规律”的实践基础是我国档案⼯作实践，具体说来就是⽂书⼯作和档案⼯作分开的管理体制。

西⽅市场经济条件下，如何积极、经济、⾼效地解决“休眠”⽂件保管问题的具体实践就成为⽂件⽣命周期理论的实践基础。

“档案⾃然形成规律”的实践基础是我国档案⼯作实践，具体说来就是⽂书⼯作和档案⼯作分开的管理体制。

由于⽂书⼯作和档案⼯作分开管理的体制，在实际⼯作中⾸先必须区分⽂件和档案。

在美国，⾯对“雪崩”似的⽂件，档案⼯作⼈员⾸先要解决如何经济⾼效地处理和保管这些⽂件，如何保证有永久保存价值的⽂件移交给档案馆等问题。

在解决这些问题的过程中，⽂件⽣命周期理论产⽣并逐步⾛向成熟。

鉴于分散保管和处理这些⽂件的费⽤⾼昂，⽽且效率低下，西⽅档案学者从管理的规模化、集约化出发，以符合经济效益为⽴⾜点，建⽴⽂件中⼼处理和保管⽂件。

加拿⼤国家档案馆在五⼗年代初进⾏的⼀项试验表
明：各部门利⽤本⾝资源，分散保存各⾃的“休眠”⽂件是⼀种浪费，⽽把所有“休眠”⽂件集中起来存放于⼀处，由少数专业管理员来管理，便可取得规模效益。

⑥可见，在西⽅市场经济条件下，如何积极、经济、⾼效地解决“休眠”⽂件保管问题的具体实践就成为⽂件⽣命周期理论的实践基础。

三、“档案⾃然形成规律”与⽂件⽣命周期理论的共性
⾸先，两者都对⽂件、档案的运动规律作了深⼊研究。

⾸先，两者都对⽂件、档案的运动规律作了深⼊研究。

⽂件⽣命周期理论认为，⽂件的运动是⼀种呈线性的群体运动。

⽂件从其产⽣经过现⾏执⾏效⽤的实现⽽被暂时保存起来，直到全部使⽤⽬的达到再⽆价值⽽被销毁，或者因为还具有永久保存价值⽽转化成档案的全过程，#就是⽂件的⽣命周期。

因此，⽂件⽣命周期理论是主要研究⽂件的产⽣、运动、变化过程和规律的理论，对于⽂件运动规律的探索是其理论的出发点与根本所在。

档案⾃然形成规律同样对⽂件、档案的运动规律作了深⼊的研究。

对档案⾃然形成规律理论建设做出巨⼤贡献的⽼⼀辈档案学者、档案⼯作者都对这⼀问题做过精辟的论述。

张中同志在《我对档案和档案⼯作的认识》⼀⽂中谈到“⽂件的形成、运动和归宿，是⼀个具有规律的过程。

⽂件从产⽣、办理完毕到⽴卷归档———结束了⽂书阶段，它就转化为档案。

”$因此，对⽂件、档案运动规律的研究是两种理论的共同点，也是我们研究的基础。

第⼆，两者都注意到了⽂件、档案运动的阶段性及其价值的变化。

⽂件⽣命周期理论认为⽂件运动不仅具有整体性特点，⽽且还具有阶段性的特点。

这是因为，⽂件在运动的过程中发挥的作⽤，体现出的价值是不同的，这就成为⽂件运动阶段性的源泉。

对于⽂件运动阶段的划分，国内外存在许多不同的模式，但它们表现出的本质是相同的。

对此，我们以我国档案学者陈兆"教授的四阶段划分法为例，了解⽂件运动过程中价值的变化。

陈兆"教授把⽂件的运动过程划分为以下四个阶段：第⼀，⽂件的制作阶段，这是赋予⽂件价值的阶段；第⼆，⽂件的现实使⽤阶段，或称⽂件的现⾏效⽤阶段，此时⽂件正式⽣效，显⽰出现⾏价值；第三是⽂件的暂时保存阶段，此时，⽂件的价值变化呈现出第⼀价值的减弱与第⼆价值的增强；第四阶段，即⽂件存⼊档案馆阶段，此时，⽂件体现出
历史价值或科学⽂化价值。

%对于档案⾃然形成规律的阶段的划分，曾三同志认为“由⽂书部门或有关⼈员⽴卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。

”对于⽂件、档案价值与作⽤的变化，曾三同志认
为“各机关的档案，⾸先是本机关经常需要查找，在较长时间内应该在本机关保存；同时，档案对党和国家各项⼯作有长远的利⽤价值，最后，必须集中到档案馆保存。

”&据此，我国依次建⽴了⽂书部门、档案室、档案馆三种⽂件、档案保管机构。

第三，两者都对中间性、过渡性机构进⾏了论述。

⽣命周期理论认为，⽂件由⽂书部门向档案馆移交的过程中，应有⼀个中间性过渡性机构对暂时保存的⽂件进⾏管理和鉴定。

相应的，各国都建⽴了⽂件中⼼这⼀机构，⽂件中⼼在此起到“炼狱的”作⽤，以处理和保管⽂件。

档案⾃然形成规律同样持类似的观点，认为⽂件在送⼊档案馆之前，应先放在档案室，以便对⽂件进⾏管理和进⼀步鉴定。

因此，档案室也应是中间性、过渡性机构。

因此，⽂件⽣命周期理论和档案⾃然形成规律在很多⽅⾯具有共同点，这也成为我们借鉴学习的基础，同时，我们也不能忽视两者之间的差异。

1、它们都对⽂件、档案运动规律进⾏了研究，只不过⽂件⽣命周期理论是对⽂件全过程的研究，档案⾃然规律理论是对⽂件归档后（档案）运动过程的研究。

尽管两者研究的⾓度、深度、⼴度有异，但也说明了⽂件运动的客观规律是普遍存在的，是不以⼈的意志为转移的，且都引起了各国档案学者的重视。

这⼉有必要说明的是，有⼈认为，⽂件⽣命周期理论和档案⾃然形成规律理论“殊途同归”，两者⼀样。

我认为，两者研究的⾓度、具体对象等不同⽽研究的任务（即揭⽰⽂件、档案的运动规律）基本⼀样，这才是“殊途同归”的正解。

2.它们都有缺陷乃⾄谬误，需要我们去进⾏弥补、修正，使之完善。