合肥城市轨道交通有限公司档案管理制度汇编

合肥城市轨道交通有限公司档案管理制度体系
二〇一二年八月
目录
一、合肥城市轨道交通有限公司档案管理暂行办法
二、合肥城市轨道交通有限公司建设项目档案管理暂行办法
三、合肥城市轨道交通有限公司竣工文件编制移交实施细则
四、合肥城市轨道交通有限公司档案管理综合制度
1.文件归档制度
2.档案移交制度
3.档案保管制度
4.档案借阅利用制度
5.档案统计制度
6.档案安全管理制度
7.档案工作保密制度
8.档案鉴定与销毁制度
9．档案库房管理制度
10.档案管理员岗位职责
合肥城市轨道交通有限公司
档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强公司档案的收集、整理、归档工作，促进档案管理工作更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等相关法律、法规和行业标准，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指公司在投资、建设、运营、开发以及日常管理活动中形成的对国家、社会、企业具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的各类记录材料。

第二章管理机构及职责
第三条公司档案工作坚持“统一领导、分级管理、统筹协调、分工负责”的原则，公司成立以主要领导为组长、分管领导为副组长、各部门负责人、专兼职档案管理人员为成员的档案管理工作机构，建立健全档案管理网络。

第四条公司综合部是公司综合档案工作的归口管理部门，负责在公司的统一部署下，统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案管理等有关规章制度，加强档案工作规范化、标准化建设；负责公司综合档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；负责公司档案管理信息系
统的建设和维护；督促指导公司各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。

第五条公司各部门应根据档案管理工作要求，落实专兼职档案管理员，负责本部门工作范围内档案材料的收集、整理和保管，按规定时间和质量要求及时向档案管理部门移交归档，并对归档文件的完整性和系统性负责。

第六条各部门负责对口业务单位需移交公司统一管理的文件资料、业务档案在收集、整理过程中的指导、联系、检查工作。

第七条文件材料形成者应对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

任何部门和人员不得拒绝归档。

第八条公司各部门专兼职档案人员应遵纪守法、忠于职守、具备专业知识，维护档案安全，保守公司秘密。

定期接受档案业务培训。

第三章归档范围及分工
第九条公司文件资料的归档范围共分为党群工作、行政管理、经营管理、会计业务、职工管理、建设项目、运营筹备七大类。

（一）党群工作类。

包括公司党建、党员管理、纪检监察工作、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设等资料；工会工作、共青团工作等资料。

（二）行政管理类。

包括公司行政事务、安全管理、审计稽查、法律事务、人力资源以及外事工作等相关资料。

（三）经营管理类。

包括公司经营决策、综合计划、统计报表、财务管理、资产管理、物资管理、合同协议等资料；对外投资、产权变更、信用管理等资料；质量安全管理、科技工作、档案及信息管理等资料。

（四）会计业务类。

公司在经营管理中形成的各类会计报表、帐薄、凭证、报告及财务管理方面的文件材料。

（五）职工管理类。

包括：公司员工履历、劳动合同；工资、福利；员工的聘用、任免、奖惩、培训等工作形成的文件材料。

（六）项目建设类。

包括项目筹划、研究、决策等过程资料；项目可行性研究、选址、环评、用地等；工程开工以前在立项、审批、招投标以及工程准备过程中形成的文件。

工程勘察、设计、施工、监理、竣工验收等工程实施过程中形成的文件资料；以及各类设备系统的采购、安装、调试、运行、保养维修记录等资料。

（七）运营管理类。

包括在运营筹备、开通试运营过程中所形成的运营相关资料。

第十条公司各部门的收集、整理、立卷责任。

（一）综合部（纪检监察室）负责行政事务和党群工作类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

其中公司统一
编文号的管理类文件由综合部收发文人员负责收集、整理，其他各部门在工作中产生的未统一编号的文件材料，由相关部门收集整理，并移交综合部归档。

（二）人力资源部负责人力资源及职工管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

（三）财务部负责投融资、资产管理类和会计业务类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

（四）计划合约处负责计划、统计、合同、招投标类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

（五）审计法务处负责内外部审计、法律事务类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

（六）安全质量处负责安全生产、质量管理、职业劳动安全管理、风险管理等文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

（七）总工办负责科研项目、技术管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

（八）规划发展部、建设事业部、工程一处以及总工办按照职责分工，负责项目建设类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

（九）运营筹备部负责运营管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。

第十一条声像、荣誉及电子档案，由各产生部门负责
收集、整理、立卷和移交归档。

第三章归档时间及要求
第十二条归档时间
（一）日常工作形成的公文、函件等文件资料办理完毕后及时交综合部存档；其他文书类档案于次年第一季度前整理归档，档案归档后由综合部统一管理。

（二）综合管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

各部门应在办理完毕后的次年第一季度前将整理完毕的文件移交公司综合部。

（四）会计档案由财务部负责收集整理，并按会计档案归档要求整理立卷保存，在财务部保管一年后，移交公司综合部档案室归档。

（三）工程建设类档案按国家建设项目档案管理相关规定立卷保存；在竣工验收后三个月以内整理归档并分别向城建档案管理部门和公司移交。

（四）运营有关行车组织、安全技术管理、检修维保、财务管理、物资采购等业务范围内产生的文件材料，除永久保存的需向公司综合部移交备份外，其他文件材料原则上由运营机构自行立卷保管。

每年一季度前向公司综合部移交上一年度案卷目录及档案管理台帐。

（五）电子文件归档时间与纸质文件一致，在移交纸质文件材料时一并归档。

工程类的声像档案和纸质竣工文件一
起移交，管理性的声像档案在工作结束后及时收集整理，与文书档案一并于次年一季度前移交归档。

（六）证书、奖牌、奖状、奖章、奖杯、锦旗等荣誉材料及其他实物形式的文件材料应在工作结束后一周内归档。

（七）下列文件材料应随时归档：
1.公司产权变动过程中形成的文件材料；
2.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
3.公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；
4.其他临时活动中形成的文件材料。

第十三条归档要求
（一）归档的文件材料须是反映公司在投资、建设、运营、开发及各项管理活动中形成的原始记录材料。

（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，收集齐全、核对准确、保持其有机联系，排号页次、组成系统、完整的保管单位，并符合有关标准、规范要求。

（三）归档的文件材料应为原件。

副本或复制件由业务部门自行保管。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

（四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归
档，无译文的要译出标题后归档。

（五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

重要纸质文件材料应与其电子文件同步收集、整理、归档。

（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

（七）归档的文件材料一般一式一份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第十四条移交要求。

（一）公司各部门专兼职档案人员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕。

确保归档文件材料整理符合归档案卷质量要求后编制移交清单，由相关负责人签字核准后向综合部移交。

（二）重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。

交接双方应认真核对移交清单，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。

第四章档案管理
第十五条各部门和全体员工应树立档案管理意识，注意收集公司或部门在工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料。

第十六条各部门档案管理人员对库存档案要加强保管，
搞好档案“八防”工作，采取必要的防护措施，妥善保存不同介质的档案，确保档案安全。

第十七条查阅或调阅档案，应严格按照规定履行登记和审批手续。

第十八条公司成立档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。

对确定销毁的档案，要编制清单，经审查批准后予以销毁。

第五章附则
第十九条本办法由公司综合部负责解释。

第二十条本办法自颁布之日起实施，之前下发的《档案管理规定》不再执行。

附件：
合肥城市轨道交通有限公司
文件归档范围和保管期限表一、党群工作类
二、行政管理类
三、经营管理类
四、会计业务类
五、职工管理类
六、项目建设类
七、运营管理类
合肥城市轨道交通有限公司建设项目档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强轨道交通项目建设档案管理工作，更好地服务轨道交通建设和管理各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》以及省市等有关建设项目档案管理规定和要求，结合轨道交通项目建设工作特点和公司实际，制定本暂行办法。

第二条建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文件，包括建设项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、电子等形式与载体的文件材料。

第三条本办法适用于合肥城市轨道交通有限公司（以下简称公司）及参加合肥轨道交通建设的设计、施工、监理、咨询、监测、检测、测量及相关设备供应商等单位。

第二章档案分类
第四条轨道交通建设工程文件归档范围总体上分为工程准备阶段、实施阶段、试运行阶段等三个阶段文件资料。

（一）工程准备阶段文件
轨道交通工程准备阶段文件是指涉及全线、总体性的，主要由建设单位相关职能部室提供的文件、资料。

主要包括：项目规划立项、征地拆迁、勘察测绘设计、招投标、合同管
理、竣工结算以及科研项目等文件资料
（二）工程实施阶段
主要包括监理文件、施工文件、竣工图、工程验收等文件资料。

主要由监理单位、施工和安装承包商、车辆和机电设备供货商等单位编制，反映施工全过程的安全、质量、进度、投资控制等竣工文件、声像档案，应分别组卷。

主要分为土建、装饰工程、车辆及机电设备等三大类，其中土建可分为：车站、区间、主变电站、车辆段、轨道及房屋建筑等。

（三）试运行阶段
主要包括运营调试、管理以及资源开发等文件资料。

第三章管理与职责
第六条项目建设过程中，轨道公司做好项目各阶段档案收集、整理，负责监督和检查各参建单位在工程准备阶段和施工、竣工验收阶段工程档案的编制、立卷及归档工作。

勘察设计单位、施工、监理等单位在各自的职责范围内做好建设项目文字材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

第七条轨道公司各部门职责。

1.综合部：负责与轨道交通建设有关的文件，重要活动、声像资料的收集、整理和归档，不包括施工过程中有关声像资料的收集、整理和归档。

2.规划发展部：负责轨道交通工程立项类文件、建设用
地、征地拆迁类文件、开工审批文件及其它综合性文件的收集、整理和归档。

3.计划合约处：负责轨道交通工程招投标类文件、合同类文件、概预算类文件、造价管理类文件等的收集、整理和归档。

以及计划、统计类文件的收集、整理和归档。

4.总工办：负责轨道交通工程勘察、测绘、设计及科研类文件的收集、整理和归档。

5.安全质量处：负责安全质量监督检查、事故应急预案与处置等与安全和质量相关的文件收集、整理和归档。

6.财务部：负责轨道交通项目融资、投资、资金管理、财务管理、会计核算、决算以及工程保险相关文件的收集、整理和归档。

7.工程一处：负责组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷工作，并负责收集和汇总施工、监理等单位立卷移交的工程档案。

8.建设事业部：负责轨道交通车辆、供电、通信、信号、机电等设备系统设计联络、监造、安装、调试、验收、培训、移交等工作中形成的各类相关文件资料的收集、整理和归档。

9.审计法务处：负责轨道交通工程审计及法律事务活动等文件资料的收集、整理和归档。

10.运营筹备部：负责运营筹备、运营接管、联调联试及
运营演练、试运行过程中形成的各类相关文件资料的收集、整理和归档。

第八条勘察、设计单位职责
（一）按照合同和规范要求提供地质水文勘察文件、设计文件、设计变更文件。

上述文件应签章齐全，符合归档要求。

（二）设计单位出具的设计变更文件，必须注明变更所涉及的图纸编号，并按规定提供设计变更文件原件，签章齐全。

（三）列入建设单位和市城建档案馆归档范围的地质水文勘察文件、设计文件、设计变更文件等应按规定立卷后向建设单位移交。

第九条监理单位职责
（一）负责工程监理文件的收集、整理和归档工作。

（二）受建设单位的委托，对施工、设备供货及安装工程文件的形成、积累、组卷、归档工作进行监督、检查，保证归档文件的完整性、准确性，符合有关要求。

（三）列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程监理文件，监理单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。

第十条施工单位职责
（一）实行项目负责人和技术负责人负责制，配备专职资料员，并按规定进行相应的业务培训。

（二）在施工过程中应按照要求及相关技术规范、规程的要求，形成完整、准确、齐全的施工文件，按工程档案的编制要求对归档的施工文件进行编制、组卷。

（三）工程档案的编制和汇总工作应在工程竣工验收之前完成。

（四）列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案等，施工单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。

第十一条其他参建单位职责
根据合同约定和项目管理工作规定，按照建设项目档案管理和竣工文件编制移交工作要求，开展与开展业务相关的文件资料的收集、整理、立卷、归档工作。

第四章收集整理
第十一条建设项目的档案资料管理工作要与项目建设进程同步。

项目立项时，即应开始进行文字材料的收集、整理、保管、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第十二条公司各部门和各参建单位对照《合肥城市轨道交通有限公司建设工程档案归档范围及保管期限表》（附件一）收集、保管职责范围内的归档资料。

第十三条收集范围
反映与工程项目有关的重要职能活动、具有查考利用价
值的各种载体的文件资料均应收集齐全，归入项目档案。

第十四条收集时间
各类档案应按文件资料形成的先后顺序或工程项目完成情况及时收集。

第四章归档要求
第十五条各部门及各参建单位在项目建设各项工作中形成及收到的各种文件应按时立卷归档，并集中统一管理。

第十六条归档要求
（一）归档的文件资料以卷为保管单位，每卷必须有标题，简明确切，准确表达案卷的内容。

（二）项目文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规定。

（三）归档的文件材料必须符合完整、准备、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，档案质量符合有关要求。

第十七条质量要求
（一）工程建设项目中形成的文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，不得用褪色的书写材料书写、绘制，签字手续完备。

（二）纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出
图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（三）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度符合有关质量要求。

（四）录音、录像应保持载体的有效性。

电子文件应使用不可擦除型光盘。

（五）外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第十八条项目竣工文件的编制应符合国家和省市有关建设项目档案整理规范和验收要求。

具体按照公司相关管理规定实施。

第五章验收和移交
第十九条建设项目档案的整理应符合建设项目文件归档要求与档案整理规范要求。

第二十条建设项目档案的保管期限，根据国家建设项目文件保管期限有关规定执行，分为：永久、长期、短期3种。

永久是指工程项目档案需永久保存；长期保管的建设项目档案实际保管期限不得低于建设项目的实际寿命；短期是指项目工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件应从长。

第二十一条档案密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一卷内有不同密级文件，应以高密级为本卷密级。

第二十二条电子及声像档案的编制
（一）应归档的电子文件齐全完整，建设项目过程中形
成的电子文件应及时归档，电子文件与纸制文件相互对应。

（二）声像档案内容包括开工前旧貌、开工与竣工仪式、施工过程、隐蔽工程、领导视察等。

图像清晰，经过编辑能反映出该项目工程具体情况并制成光盘，附有简要说明，包括工程名称、录制人、审核人及批准人。

（三）照片档案规格为7寸光面照片，图像清晰，由照片、光盘和简要的文字说明三部分组成，文字说明包括事由、时间、地点、人物、摄影者等要素组成。

第二十三条档案检索工具的编制
建设项目档案必须编制检索工具，检索工具由竣工档案编制说明、案卷目录、各卷卷内目录组成。

第二十四条建设项目档案的验收
（一）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。

未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

（二）建设项目管理部门负责组织、协调和监督勘查设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件，按项目竣工验收相关规定办理工程档案检查验收手续。

第二十五条建设项目档案的移交
（一）项目档案验收合格后，一般在项目正式通过竣工验收后3个月内，按照相关规定，办理工程项目档案移交手续。

（二）工程项目档案移交，由轨道公司统一组织，各相关部门参与，明确档案移交的内容、案卷数量、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。

（三）各施工、监理单位编制的工程建设竣工文件需提交一式三套，分别由建设单位（轨道公司档案部门）、工程接收单位（轨道交通运营机构）、市档案管理部门（市城建档案馆）存档。

第六章附则
第二十六条本办法与国家、省、市相关档案法律法规不一致的，以相关法律法规为准。

第二十七条本办法自颁布之日起实施。

附件：合肥城市轨道交通建设项目文件归档范围及保管期限表
附件：
合肥城市轨道交通建设项目文件归档范围及保管期限表
合肥城市轨道交通有限公司
竣工文件编制移交实施细则
第一章总则
第一条为进一步规范合肥城市轨道交通工程竣工文件的收集、整理、立卷、归档工作，统一工程竣工文件的编制标准，确保各单位竣工文件完整、准确、规范、及时移交归档，根据国家档案局颁发的《建设工程文件归档整理规范》以及省市等有关工程建设项目档案管理规定和要求，结合合肥轨道交通工程实际，制定本细则。

第二条竣工文件系指在建设项目建设过程中形成的、如实反映施工过程和工程实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、照片、录音、录像、光盘等。

第三条合肥城市轨道交通有限公司（以下简称轨道公司）总工办归口管理轨道交通工程建设项目竣工文件编制移交工作。

工程一处、建设事业部负责建设工程项目竣工文件过程管控的实施。

第四条本办法适用于轨道公司实施合同管理的轨道交通工程建设项目，轨道公司建设的其他工程项目可参照执行。

第二章竣工文件管理及职责
第五条竣工文件编制工作由轨道公司负责组织，施工单位、监理单位负责编制，轨道公司档案室负责接收入库。

建设项目在招、投标文件的编制、合同协议的签订时应明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、移交归档时间及履约责任。

第六条轨道公司负责建立健全档案、资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度，配置专业档案人员负责，监督、检查、指导竣工文件编制。

第七条轨道公司工程建设管理部门在工程开始组织施工即介入竣工文件编制工作，对竣工文件形成、积累工作进行监督、检查、指导，重点督促竣工前的编制工作。

第八条轨道公司专业工程师即业主代表，在实施工程项目管理过程中，对工程竣工文件编制应承担相应管理责任，配合、协助开展竣工文件管理工作，并对工程竣工文件的技术要求进行指导和审核把关，共同督促竣工文件与工程同步形成、完整准确、客观真实。

第九条施工单位、监理单位应认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，重视竣工文件编制移交管理，将这项工作纳入到施工技术管理、劳动竞赛考核、单位总工程师和有关工程技术人员的职责范围。

由技术管理部门配备专业人员负责竣工文件从形成到归档移交各个环节。