商业公司的档案管理制度

第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，提高档
案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各子公司及分支机构档案管理工作。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：
（一）统一领导，分级管理：公司档案工作实行统一领导、分级管理，形成公司档案管理体系。

（二）依法管理，规范操作：严格按照档案法律法规和公司档案管理制度进行档案管理。

（三）科学分类，方便利用：对档案进行科学分类，便于查阅和利用。

（四）安全保密，确保安全：加强档案安全保密工作，确保档案资料安全。

第二章档案管理机构及职责
第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用
等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：
（一）贯彻执行国家档案法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理实施细则。

（二）指导、监督、检查各部门、各子公司及分支机构档案管理工作。

（三）组织档案人员的培训，提高档案管理水平。

（四）负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

（五）建立健全档案管理制度，确保档案资料的安全。

第三章档案收集与整理
第六条档案收集范围：
（一）公司内部文件、会议记录、报告、总结、决议等。

（二）合同、协议、章程、制度等。

（三）财务、人事、审计、设备、技术等资料。

（四）公司对外往来文件、信函、报告等。

（五）其他具有保存价值的资料。

第七条档案整理要求：
（一）档案材料应齐全、完整、真实、准确。

（二）档案分类应科学、合理，便于查阅。

（三）档案整理应遵循统一标准，规范操作。

第四章档案归档与保管
第八条档案归档：
（一）档案收集齐全后，应及时整理立卷，由档案管理部门进行归档。

（二）归档档案应按档案分类、保管期限、密级等要求进行分类存放。

第九条档案保管：
（一）档案保管应遵循安全、保密、整洁、方便利用的原则。

（二）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防鼠、防火、防盗。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第五章档案利用与销毁
第十条档案利用：
（一）档案利用应遵循真实性、准确性、完整性的原则。

（二）档案利用应经档案管理部门批准，按规定程序办理借阅手续。

第十一条档案销毁：
（一）档案销毁应经档案管理部门批准，按规定程序办理销毁手续。

（二）销毁档案应确保档案资料的真实性、完整性，防止泄露公司秘密。

第六章附则
第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。