谈档案的提供利用工作

谈档案的提供利用工作
随着社会的飞速发展长足进步，档案资源所呈现出的社会价值逐渐为人们所认识，本文仅从提高档案提供利用的思想意识，充分发挥提供利用工作的作用，在档案提供用中出现的新情况、新特点，使档案在确保安全的前提下，扩大档案提供利用的范围、服务、功能的新思维，以及档案有效利用中应采取的形式等方面做了具体阐述，就如何做好档案的提供利用是所有档案管理人员值得思考和引起重视的工作。

标签：档案作用利用率
档案的价值指是档案的利用价值，是档案能够满足社会需求的表现。

当它的识信息性或原始记录性能够满足某个方面的社会需求时就形成了档案的价值。

档案工作的目的，即是提供档案资源为社会服务。

为了实现这个目的需要去做一系列的工作，档案信息的直接传递是为党和国家各项工作服务的环节，称之为”档案利用工作”，又称”提供利用”。

它的基本工作内容，就是报道和介绍档案馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种各样行式为利用者实际提供情报信息和文献材料，进行咨询服务。

档案信息是人类在进行社会活动过程中的历史记录和真实反映。

它由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是社会活动和社会管理的客观体现和具体反映。

建立完整的档案信息，对于推进社会工作研究、提升社会管理水平、提高社会工作质量，都具有相当重要的社会意义和历史意义。

它的有效开发和利用是一项浩瀚的能推动人类进步和发展的系统工程，也就是人们将处于相对静态的、封闭的档案信息资源通过现代化或原始的这样那样的方式和各种各样的渠道转换成动态的信息并传递给利用者，通过各种各样的技术手段，最大限度地为利用者提供其能接受并能够成功利用的一个过程。

充分利用好现有档案资料，它不仅仅是可以扩大档案资料的交流，更重要的是可以使档案资料充分发挥其社会效力，从而使档案资料从根本上推动社会各方面工作的长足发展。

档案的历史作用和社会作用是表现于多方面的，尤其是在当今电子信息飞速发展的打时代背景下，档案的更好提供利用，确实能起到其他形式无法替代的作用，使之更加快捷、方便人们为社会做好服务，同时更加需要从事档案工作的人们不断开拓进取，探索与追求新的更高目标。

一、提供利用档案的形式，基本上是三种
1.以档案原件提供利用
档案馆（室）收藏的档案一般不得外借，应在阅览室内查阅，因为档案资料一般不可以像书藉一样外借。

借阅者在阅览室利用档案有许多优点。

首先是有利于档案资料的保护和材料的安全，可以避免档案资料的丢失，而且能避免、减少档案资料的辗转、磨损，从而使档案资料”寿命”延长。

再次，便于及时周转，更
加利于提高档案资料的利用率，也更加有利于维护党和国家以及机构内部机密的安全。

在个别特殊情况下，因工作岗位的特殊需要或或某些机关的特定需要，必须用档案原件作证明的或者为照顾党政领导之便，经领导批准后方可暂时借出使用。

但是，对那些特别珍贵和残破脆化易损的文件及古稀本以及照片、影片、录音、录像带等原件坚决不能借出馆外使用，以防丢失和损坏。

经过长期实践，档案管理人员在档案资料外借工作中，本着以人为本、方便服务、加强管理的指导思想，摸索出许多行之有效的工作方法和制度。

如：借阅者的身份审查、登记记录、借阅清点和借阅证、催还续借、调离认可制度等。

2.以档案复制品提供利用
档案原件制发各种复制本，是开展档案资料更加有效利用的一种重要方式，档案复制本分为副本和摘录两种方法，根据利用档案的需要和桉案馆（室）科学技术设备条件，复制的方法可分为：手抄、打印、印刷以及摄影、静电复印等。

无论采用哪利复制方法，利用者都应说明用途和复制数量，并要经过一定程序的批准手椟，对于制成的复制件，验证核对无误后还要注示原件所在档号（全宗号、案卷号及张页）以示负责。

必要时可加盖公章。

同时，还要告诉利用者对档案复制件要妥善保管，不得擅自扩散和公布档案内容。

以这种服务方式提供档案资料借阅、利用，既可以提高档案资料利用率、缓和供需矛盾，又有利于档案原件的安全保护。

3.以档案史料参考资料提供利用
如，根据桉案原件内容综合编写各种资料或利用档案编史修志，撰写与档案内容有关的专门文章、书籍等。

随着档案利用工作的发展，开发档案信息资源不断向广度和深度发展，档案和利用工作已由一般地接待利用向着广泛地、系统地、多形式开发传递信息方向转变。

档案利用上出现了新情况、新特点，这主要表现在：
3.1利用者要求查阅的档案数量大，来馆利用档案的从员多。

3.2利用者要求查阅的档案范围广、时间长、时间急。

3.3利用者要求高，不仅要求档案部门全面、系统地提供档案信息，还要求提供经过加工的档案素材。

3.4从利用的范围看，由过去主要是政府公务利用扩大到社会各方面的各个部门和个人。

政府公务利用不再独掌门面。

档案利用出现了多样性。

3.5从利用档案的种类看，由过去主要是利用文书档案，扩展到更多地利用科技档案、专业档案和其它档案。

3.6从利用档案信息的形式来看，档案利用者的需求具有层次性。

由于档案
利用者所从事的职业不同，需求的档案信息内容不相同，有的档案利用者需求一次档案文献信息，有的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。

3.7档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。

随着社会发展和科学技术的进步，档案利用也在发生变化。

比如：第十四届国际档案大会上，第三次全体会议的主题报告为“档案在休闲社会中的作用”。

这无疑为档案的利用开辟了一个新的天地，也说明了档案利用者的需求具有巨大的潜力。

面临档案利用工作出现的新特点，我们要明确服务方向，加快改革步伐，同时要适应新形势，形成档案功能开发与新思维。

如何做好档案管理工作，值得我们档案管理人员深深思考和引起重视，也是我们工作的首要任务和重中之重的工作。

为适应新形式、新体制下的发展要求，有必要对目前的档案管理工作内容进行具体分析，并采取有效措施加以解决，发挥优势、补充不足，以提高自我发展能力。

二、提高档案资料利用率，档案馆应采取以下几种利用形式
1.开辟阅览室
阅览室是档案信息内容保管者与利用者的桥梁和纽带，是档案信息发挥作用的主渠道，是社会各界认识和了解档案事业的窗口，更是反映档案管理者思想水平和业务水平的标尺。

因此，做好阅览室工作，有着十分重要的意义。

同时，为档案信息的利用者提供查阅档案的场所也是一种较好的方法，因为档案原件多为孤本，极其珍贵，并有一定的机密性，所以档案原件一般不向处借，设立阅览室的特点是：（1）便于接待利用者查阅档案，传播档案信息；（2）有利于档案的保护和保密；（3）有利于使更多的利用者直接查阅档案原件，提高借阅档案的周转率和利用率；（4）有利于档案工作人员对档案进行监护，掌握利用情况，解答利用工作中的具体问题，不断改进服务工作，更好地为利用者服务。

同时，阅览室内要备有完善的检素工具，以便利用者查阅。

2.档案外借
档案外借是指按照一定的制度和手续，将档案携带出档案馆或档案室之外阅览、使用。

档案资料一般不外借使用，按存档来说，在特殊情况下，经过批准，档案才可以暂时借出，但是一些珍贵的档案和残破易损的档案是绝对禁止借出的。

能够外借的档案也要有严格的审批、登记、交接、清点、催办和归还手续。

档案资料借出期限、数量都要有所限制，借用单位和个人要负责档案的安全，不能将档案转借和私自摘录、复制、翻印，更不能遗失、拆散、调换、抽取和污损档案材料，并保证按期交回。

3.制作档案复制件
根据档案原件制作的各种复制件，是开展档案利用工作的一种重要方式。

档案复制件，可根据利用者的需要，分为副本和摘录两种：副本是反映原件的所有组成部分；摘录只选取文件的需要部分。

它的特点是：可以保护档案原件，减轻对原件的机械磨损，避免遗失原件，并能同时满足多人利用同一档案原件的需要。

但需要特别注意机密文件的保密。

档案复制件又称复制供应，它有内供复制和外供复制两种形式，外供复制又开辟了档案资料有偿利用的另一途径。

但是，档案复制的复制利用，必须严格控制范围和批准权限，要在复制利用事务中加强责任意识和管理水平。

4.举办档案展览
档案展览是根据某种特殊需要，按照一定的主题，系统地陈列档案材料，它的特点是：①通过现场展览，利用者可以直接看到较为集中和系统的档案材料，从而扩大利用范围和效果。

②展览的形式是交流、传递档案信息的好渠道。

人们可以从中得到较多的档案信息，直接了解和掌握许多新的档案材料线索。

③是进行政治教育和思想教育的好课堂，观众可以从档案的原始性、真实性中受到启发，激发人民群众特别是青少年一代的爱国主义、共产主义的自觉性。

④是宣传档案内容和档案工作的一种最好形式，它可以引起人们，特别是各级领导人对档案工作的重视，使其更加关心和支持档案工作。

5.开办档案咨询服务
档案咨询服务工作作为档案馆利用工作的一个重要组成部分，它的工作服务水准应是衡量一个档案馆（室）工作的生要标志之一，由于档案利用咨询服务的范围较广、内容较多、既有档案馆藏情况、档案具体内容、又涉及档案专业知识、查询方法。

因此，实行档案咨询不只是简单、机械地执行，而是从实际出发，因人因事而异。

在实际咨询中可以看到，档案馆在接受利用者咨询过程中，实际上是一个调查研究、分析问题和释疑解难的过程。

通过咨询解答，既传递了档案信息，又扩大了对档案的宣传工作。

深入开展档案提供利用工作，是使档案管理系统进一步将有效信息发挥其作用实现其价值的重要渠道。

它也是同外界进行信息、物质、能量的交换，可以这样讲，它从外界获取资料，经过精心编排加工整理后，再通过信息的提供利用者，利用主渠道输出信息，发挥档案的依据，参考等作用，实现档案的价值。

可见，开展、做好档案提供利用工作，不仅是促进档案事业正常运行的有效措施，也是当前和未来的必要措施，而且是提高其管理水平和效益的重要保证。

作者简介：宋爱乐，（1966.9-），河南省安阳市，河南广播电视大学毕业，档案馆员，从事档案管理和信息服务以及研究工作。