漳卫新河治理工程档案管理

漳卫新河治理—档案管理
水利工程档案产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。

历史地真实地反映和记录了这种智力创造和劳动的全过程，对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。

因此，利用好、管理好水利工程档案，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，是各级领导和档案部门的重要职责。

漳卫新河治理工程总投资4.27亿元，工期历时10年（1999年至2009年），作为一项大型水利治理工程，从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的档案资料，做好这些资料的收集与管理，对促进工程建设，保障河道工程今后的运行与管理，具有十分重要的意义。

本文立足漳卫新河治理工程建设，通过对工程建设中档案资料的搜集、管理、利用等方面进行初步探讨，以期对水利工程建设中的档案管理工作有所裨益。

一、档案管理基本情况
历经十年的漳卫新河治理工程形成了大量有用的工程
资料，工程档案资料共计990卷，照片3033张，从以上丰富的数据可以看出，建管局对整个治理过程中对档案工作的重视程度。

建管局成立后明确综合处负责档案管理工作，要求各参建单位亦明确档案管理专门机构和相关人员，形成了档案管理网络。

同时成立了由分管局长为组长，总工为副组长的档案管理领导小组，全面负责工程档案管理及验收工作；为提高档案管理专业技术水平，确保工程档案管理规范化，建管局聘请漳卫南局档案科人员为建管局专职档案管理人员，负责对工程建设过程中文件资料收集、整理归档工作进行业务指导。

指导监督施工、设计、监理、设备制造、材料供应及其他相关部门搞好自己职责范围内的资料整编工作。

每期项目工程初期，建管局就将档案工作列入了领导议事日程，在工程建设管理过程中切实做到将档案工作与建设管理工作同步管理。

工程建设期间，建管局将档案管理纳入工程质量管理程序在《质量管理与验收办法》中明确了文件材料收集、整理、归档的有关要求。

通过召开会议、现场查看等方式对参建单位及本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行安排部署、监督指导。

在检查项目进度、安全与施工质量时，同步检查档案的手机、整理情况；在进行项目成果评审和重要阶段验收时，同时审查、验收档案的质量。

单元工程和分部工程验收时均强调资料的真实、齐全，单位工程验收时专门验收工程档案。

主体工程完工后，专门召开工
程竣工资料整编培训班，邀请有关专家进行授课，就工程资料的整理、归档等方面的问题进行了详尽的讲解，对一些具体问题进行了要求和强调。

建管局特别指出，资料不合格的不进行行工程验收。

坚持先验资料后验工程的原则，保证了资料收集齐全、完整。

收集过程中，要求资料的形成必须做到内容完整、准确、系统，字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字（盖章）手续完备。

资料整编要求标准、统一，符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。

在做好各类文件资料收集、整理的同时，按照《水利工程建设项目档案管理规定》的要求，认真做好竣工图编制工作。

要求竣工图编制必须情绪、准确地反映各标段工程建设的实际，对于建设过程中的设计变革个要有准确的标识和说明，竣工图图章签字手续完备。

文件资料整理工作结束后，建管局对监理及施工单位的资料整理情况进行检查指导，就整理过程中存在的问题提出整改意见，并要求限期整改。

同时邀请上级档案主管部门领导到现场进行指导。

在整个资料档案的形成积累过程中，建管局都给予了高度的重视，建立健全了组织机构，严格了管理制度，强化了日常工作。

由于措施得力，基本做到了档案资料的齐全完整。

整个档案形成的过程，离不开工作人员一遍遍的筛选完善，离不开档案专业人士的指导指点，离不开各级领导的把关审验。

二、档案资料工作中存在的问题
1999年至今，十年档案整编过程中发现了许多的问题与不足，有的问题在逐年的建设过程中慢慢消化改正，现累计如下，以求共勉。

1、隐蔽工程施工未能独立记录；
2、设计变更方面的文件在单项工程记录中体现的不够具体；
3、个别文件材料存在圆珠笔书写情况；
4、有些应存的原件以复印件代替；
5、单项工程施工单位形成的照片档案说明文字过于简单，形成过程记录欠详细，有待进一步充实，音像资料的种类、数量较少；
6、单项工程文件存在有请示，没有批复的现象；文件制发不够规范，有些文件制发过程中必要的签字盖章手续不够完备；
7、档案信息化工作开展力度不够，没有建成档案数据库及实施全文数字化工作。

工作中存在不足，有认知的问题，有能力的问题，也有工作态度的问题，查摆问题，发现问题，才能更好的促进工作，在不足中求进步，在进步中求发展才是硬道理。

三、做好档案管理的几个要素
一是领导重视是关键。

漳卫新河是在原四女寺减河基础上于1971-1973年扩大治理而成，1996年8月，漳卫河流域发生了建国以来的第三次大洪水，致使提防出现多处险情，造成防汛极度紧张，《漳卫新河治理工程项目建议书（四女寺-海丰）》，于1999年12月由水利部水利水电规划设计总院审查通过。

由此拉开了漳卫新河治理工程建设的序幕。

在申请立项工作中，海委、漳卫南局领导多次明确指示，一定要做好立项过程中产生的档案资料的整理归档工作，确保档案资料的系统性、连续性和完整性。

在分期治理的过程中，按照上级批复成立建管局，每期建设都设立了工程档案管理领导小组，由局领导任组长，有关处室负责人任成员，并明确了一名专职、多名兼职档案管理员，具体负责工程项目资料的整理归档工作。

同时聘请了漳卫南局档案科专业人士任技术指导。

对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、帐册、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料悉数归档。

工程阶段验收以后，即将档案移交档案室归档。

并利用磁带、光盘、胶卷、实物等多种形式，尽量全面、系统地记录工程建设原貌，展现建设风采。

漳卫新河治理工程建设规模大、时间长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。

而详细、全面地记载施工过程，并及时收集归档，没有领导的
高度重视，没有施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能做到的。

二是制度约束是保障。

为规范档案资料的管理，建管局严格按1997年水利部印发的《水利基本建设项目档案管理规定》，1998年国家档案局、国家计委联合印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的要求，收集整理档案资料。

从文件资料的形成、日常管理到其收集整编、移交保管都按照规章制度的要求进行。

同时建管局还借鉴了《漳卫南局水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》和《漳卫南局基本建设项目（工程）文件资料整理工作细则》，结合漳卫新河工程的特点，制定了《漳卫新河治理工程建设项目档案管理实施细则》。

对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。

为改善档案保管条件，我局注重加强档案室建设，库房落实了防火、防盗、防水、防潮、防虫、防尘、防高温等措施并做到了定期检查。

同时，还配备了计算机、录像机、照相机等现代化管理设备，基本上实现了档案管理与利用的现代化，。

建管局根据工作需要，先后编写了工程项目简介、工程建设大事记等编研材料。

开展了多种形式的档案利用工作。

电子文件与纸质文件对应关系清楚、查找方便。

档案柜标识清楚、排列整齐、间距合理，数量清楚。

三是人员素质是保证。

为提高工程档案管理水平，建管
局采取走出去、请进来的办法，派人赴穿黄建管局、岳城水库水库建管局学习档案管理经验，到市档案局参加档案业务培训，并请漳卫南局档案科业务专家指导、帮助建档立册。

由于施工单位有关工程技术人员层次不一，业务水平不等，且工程施工人员变动大，换一个新项目就调一批新的管理人员，有的甚至连施工工艺和档案管理流程都不明白，因此整理出来的工程档案千差万别，实在难以归档，根本无法交工验收。

为加强漳卫新河治理工程档案管理及验收工作，建管局多次组织举办了漳卫新河治理工程档案管理培训班，监理处总监及相关人员，各标段技术负责人及负责技术档案管理的人员，建管局有关人员参加了培训。

共同学习了《水利工程建设项目档案管理规定》和《水利工程建设项目档案验收管理办法》，并就漳卫新河治理工程档案管理工作的一些具体事项进行了明确和强调。

同时就档案的收集、整理、编制等具体工作进行了研讨，进一步明确了各参建单位职责，掌握了档案编制技能，为工程的各阶段验收打下了良好基础。

要加强对工程档案工作人员的业务培训。

所以在工程开工前，应对档案管理人员及有关工程技术人员进行档案业务培训，使他们对工程档案工作有一个清晰全面的认识，熟练掌握工程档案工作的规范要求，明确自己的工作职责，以达到事半功倍的效果。

四是检查督导出成效。

由于工程资料整理比较琐碎，又
不能直接产生经济效益，加上施工过程中现场管理非常繁忙，导致绝大部分施工人员的精力都集中在工地上，而对工程资料整理一般都是被动应付，在这种情况下如果不开展工程资料归档督导检查，会使工程资料搞得一塌糊涂，甚至造成大量工程资料缺失。

所以，要开展工程资料定期或不定期的督查评议，以引起各方的重视，避免工作积压。

必要时还应采取与计量支付挂钩的强制措施，以确保工程档案全程管理。

五是合同管理是约束。

建管局在与施工承包单位、设计单位、监理单位签订合同时，对资料整编、移交作出必要的规定，并在《漳卫新河治理工程质量管理与验收办法》中对验收资料的整理进行了明确要求。

特别是工程竣工结算严格与资料整编挂钩，资料审查不合格一律不予结算。

六是思想重视出成效。

搞好工程档案的意义至少有三层。

其一、工程档案是工程建设的一个缩影，因此及时回收档案资料,加强档案管理，有利于及时了解工程建设情况，并加强工程管理。

工程档案的前期工作为工程建设管理提供必要的工程决策信息，因此工程档案管理的好坏反映工程管理工作的好坏。

其二、加强工程档案工作的管理，有利于加强对工程的监督。

因此加强作为工程管理基础的工程档案管理，将有利于抑制当前工程领域的腐败。

其三、真实的档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的资源，通过档案
积累有利于对其研究，提高以后的工程管理理论水平。

由此可见工程档案的重要性。

如果我们不重视工程档案工作，则既不利于工程管理、工程监督，也不利于工程管理理论水平提高。

相反，如果我们能在思想上充分认识工程档案工作的重要性及其意义，那么我们就容易在实践中从工程起步、档案工作建章立制、合同管理、立卷、归档等多方面的工作中夯实档案工作基础。

档案管理事情繁琐、复杂，短期难见成效，因此做好这项工作的难度还是比较大的，需要的是领导的支持，需要的资金的保障，需要的是重视强调，有了以上要素的支持，资料系统、内容充实，文件资料记录翔实、可靠，竣工图编制符合要求的档案才能出现，才能产生其应有的效益。

四、用活档案，发挥效益是目的
一是最大限度的用活档案，让档案发挥其应有的社会效益。

漳卫新河治理工程开工建设以后，增加了许多新的档案材料，同时，查询、借阅、复制档案资料的工作明显增多。

围绕工程建设的实际，档案管理人员广泛收集资料，尽力提供资料，注意用活档案，让档案从工程建设中来，再服务于工程建设中去。

在工作中，他们注意腿勤、口勤、手勤，讲究热心、细心、耐心。

不论是领导还是一般技术人员查阅档案资料，他们都热情服务，不仅提供直接材料，还根据需要提供相关材料；不仅提供文字材料，还尽量提供图片、录像
等直观材料；不仅提供现有工程材料，还相应提供外地优质工程材料。

在严格履行审批手续，切实做好安全保密工作的同时，注意发挥档案的服务功能，在服务中收集档案，在服务中完善档案，努力提高档案的管理水平。

由于条件所限，我局档案信息化工作尚未开展，没有建成档案数据库及实施全文数字化工作，档案网络化服务还不能实现，这就在一定程度上限制了档案的利用程度，档案管理、档案利用工作的进一步开展任重道远。

二是切实做好档案利用中的监督工作。

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。

具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
1、制度建设。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、队伍建设。

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须
具备较高的素质。

一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

3、监督措施。

在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。

有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。

对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。

做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，臵每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。

要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。

对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

面对数字化时代的冲击，我们必须勇于探索，积极进取，应用现代化技术，使档案利用工作主动适应社会发展的需
求，更大范围地为社会提供利用，更好地为公众服务。