浅议学校电子档案的收集与管理

浅议学校电子档案的收集与管理
随着新世纪的到来，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。

在教育信息化进程中形成的由计算机处理产生的具有档案保存价值的学校电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等电子文件即学校电子档案。

学校电子档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。

在现代教育技术广泛运用的今天，学校电子档案的的有效收集、整理、归档工作也摆在了学校档案工作人员的面前。

一、电子档案的收集
学校电子文件是产生电子档案的来源。

在教育技术广泛运用的今天，学校电子文件的生产量越来越多，产生速度越来越快。

这些电子文件主要有：收到的上级的电子政务网的文件及通知；学校每学期各项工作的计划与总结；学校重大教育科研活动的数码照片、视频文件；财务管理产生的各类电子报表文件；学校图书、仪器电子数据更新文件；师生产生的优质信息化课程资源等。

学校档案管理工作人员在平时就应注意科学收集这些电子文件，并做到边收集边分类整理。

为学期结束时进行电子档案归档作准备。

那么，如何收集与整理这些电子文件呢？
1、按学校部门工作分类收集
现代管理理论认为，“学校管理是学校管理者通过一定的机构和制度，采用一定的手段和方法，带领和引导师生员工，充分利用校内外的资源和条件，有效实现学校工作目标的组织活动。

”学校的具体机构在现实学校管理中具体表现为学校的各个部门及组室。

以我们学校为例，学校整体工作以行政为中心，分总务、图书、信息、大队、卫生等部门（根据你们学校的部门划分）；在教研方面学校以教科室为中心分为语文、数学、英语、艺体、综合等教研组；在日常管理中以行政为中心，下分一年级办公室、二年级办公室等等。

学校的部门及组室每期在实现学校管理目标过程中都产生有大量的电子文件。

这些电子文件应以部门、组室负责人为主进行收集并注意保存，以待期末学校电子档案归档工作。

2、按个人工作性质分类收集
学校电子文件的另一种收集途径是通过学校全体师生来收集。

万事不离人，学校卓有成效的管理离不开全体师生的共同努力。

从学校管理手段方面来说，学校的教育技术应用水平直接反映学校管理是否达到信息化、现代化。

在当教育信息化、办公自动化的这种形式下，每一位学校管理者或学校中层干部及教职工每学期必将产生大量的电子文件，这些电子文件不仅反映个人的工作业绩，而且体现了学校的动态及发展过程，极具档案价值。

如学校书记的电子文件夹中包含有上级党委电子文件、学校综治工作、党支部工作及工会活动安排等文件。

个人的
这些电子元件是学校电子档案的重要来源之一，一定要收集好。

3、不要忽视学生电子文件的收集
在教育信息化的今天，基于学生的电子文件越来越多。

这些文件主要分两类，一类是学校为学生建立的便于管理的电子文件。

如学生学籍数据、学生电子档案、学生活动视频资料等。

另一类是学生自已在学习过程中产生的电子文件。

如学生运用电脑创作、发表的作品，学生个人博客等。

学校电子档案管理工作者要在这些学生电子文件中收集有价值的来保存。

原始电子文件收集后，学校档案管理人员通过整理使其中的一部分成为电子档案。

另一部分作为学校的信息化课程资源也要保存下来。

二、电子档案的优势
加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。

微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。

利用微机进行文书档案的管理，其优点是：
1、以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。

如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。

另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。

2、电子档案一是有利于遗漏文件的补漏增缺。

二是保持文件的历史原貌。

三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。

随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

3、电子档案更有利于文档的保密。

微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

三、电子档案的不足
现代化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：
1、随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。

2、国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。

3、电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。

四、不断提高档案管理人员的业务素质
学校档案工作能否搞好，档案人员的素质至关重要。

所以学校领导要挑选政治思想好、事业心强、作风过硬、熟悉学校工作、掌握档案专业知识、精通计算机技术并具有一定文学功底的人从事档案工作。

要加强档案人员自身业务建设。

1、档案人员要积极参加档案业务培训活动，刻苦钻研档案专业知识，掌握档案专业技能；
2、档案人员对档案工作要有责任感和紧迫感，要充分认识到学校档案工作是学校建设的一项重要任务，学校发展需要档案和档案工作，要把学校档案工作当做一件大事，抓好、抓实、抓出成效；
3、建立档案工作网络，选用懂电脑且热爱档案事业，默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理等基本技能，提高档案管理水平，使学校的档案工作迈上办公自动化步伐，为学校教学、管理服务。

加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者的素质，是推动学校档案事业发展的关键。