公文的附件里还有附件怎么办终于有人说清楚了!
公文附件和附件说明标注位置
公文附件和附件说明标注位置、格式及附件的附件处理日常公文写作过程中,公文附件是文秘人员经常碰到的问题。
笔者在教学工作中也发现,相关文献中,对附件和附件说明所在位置、标注格式以及附件所带的附件如何处置,要么语焉不详,要么大而统之,孰是孰非,给工作实践带来诸多困惑。
一、公文附件本身所附的正确位置《国家行政机关公文格式》(下简《格式》)中提出:“公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)”。
上述表述中对附件的表述,实际上暗含两个概念:一个是附件说明,一个是附件本身。
前半段实际上是讲公文有附件时在正文下所标注的附件说明的标注要求,总体来说还比较明确;而后一段话,主要讲附件本身的标注问题,在讲述附件本身的标注问题时,细分为两种情况:一种是附件本身与公文主件一起装订的情况,一种是附件本身与公文主件不能一起装订的情况。
后一种情况,附件实际上就是一份独立的文书,《格式》中对其标注的方法也是比较明确的。
关键是第一种情况,《格式》中要求“应与公文正文一起装订”,在这里“公文正文”一词容易引起一定歧义。
因为根据《国家行政机关公文处理办法》(下简《办法》)及《格式》中相关规定,公文的“正文”是公文“主体”的一个组成因素,如果理解为“附件说明”放在“公文正文”之后是妥当的,但如果附件本身放在公文正文之后,显然不好操作。
也正因为以上的概念性模糊,在实践中,附件本身与主件一起装订的情况,附件本身所在的位置通常就能见到以下两种:一是附件本身附在公文的版记之后。
公文格式 附件中还有附件
公文格式附件中还有附件
在的公文格式中,附件的标注有一定的规范。
如果附件中还有其他附件,可以采用以下方式进行标注:
1. 在第一个附件名称后,用冒号(:)标注出一个附件符号,如“附件:1. 文件名”。
2. 在第二个附件名称前,再使用冒号(:)标注出第二个附件符号,如“附件:1. 文件名;2. 文件名”。
3. 如果还有第三个附件,则在第二个附件名称后继续使用冒号(:)标注,如“附件:1. 文件名;2. 文件名;3. 文件名”。
4. 以此类推,根据附件的数量进行标注。
在实际应用中,为了避免混淆,可以在附件名称后添加序号,如“附件:1-1. 文件名”、“附件:1-2. 文件名”等。
这样既能清晰地表示附件的层次关系,又能方便查阅。
需要注意的是,在标注附件时,要确保符号和附件名称的间距适中,字体和字号与正文部分有所区分,以便于阅读。
同时,附件的顺序应
与标注的序号一致,以免造成混乱。
公文附件又带附件
公文附件又带附件篇一:带附件的上行文廊交[200×]×号签发人:饶贵华关于×的请示\报告\意见×:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××- 1 -××××××××××××××。
附件:1. ×附件:2. ×- 2 - 二??×年×月×日附件:1.- 3 -附件:2.(联系人:× 联系电话:×;×)主题词:×1廊坊市交通局办公室200×年×月×日印发(共印×份)- 4 -篇二:公文附件格式范文3篇公文附件格式范文3篇附件是附属于公文正文的文件材料,是公文格式的非固定项目,因为有的公文有附件,有的公文没有附件.常见的附件有两类:与公文正件具有同等效力的附件,公文正件中已申明仅供参考而不具备执行效用的附件.公文若有附件,应在附件说明域内说明所附文件材料的名称及件数.本文是小编为大家整理的公文附件格式范文,仅供参考。
公文的附件里还有附件怎么办?终于有人说清楚了!
专业的公文在线写作平台公文的附件里还有附件怎么办?终于有人说清楚了!《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第九条规定, 附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。
附件是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料,对公文正文起说明、解释、补充、证实、参考作用。
正确标注附件与附件说明,是公文格式规范化和结构完整性的客观要求。
但在日常的公文处理中,一些单位存在附件与附件说明标注不准确、对附件概念不清、混淆主件与附件的界限等问题,应引起重视。
一、附件与附件说明的规范化标注1.附件说明的标注《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 9704—2012,以下简称《格式》)规定,公文如有附件,应当标注附件说明。
附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. ××××”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
因此,公文如有附件,必须有对应的附件说明,不能没有附件说明,也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等。
附件说明应以“附件”二字开头,不能只用“附”一个字。
“附件”后应为附件的全称。
当有两个或两个以上附件时,应在附件名称之前加上附件顺序号,附件说明的序号与名称应与附件一致。
附件顺序号应上下对齐;附件顺序号用阿拉伯数字;附件名称不加书名号,其后也不加逗号、分号、句号等标点符号;当附件名称超过一行,转行时应与本附件名称的第一字对齐。
如下所示:×××××××××××××。
公文附件又带附件
公文附件又带附件篇一:带附件的上行文廊交[200×]×号签发人:饶贵华关于×的请示\报告\意见×:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××- 1 -××××××××××××××。
附件:1. ×附件:2. ×- 2 - 二??×年×月×日附件:1.- 3 -附件:2.(联系人:× 联系电话:×;×)主题词:×1廊坊市交通局办公室200×年×月×日印发(共印×份)- 4 -篇二:公文附件格式范文3篇公文附件格式范文3篇附件是附属于公文正文的文件材料,是公文格式的非固定项目,因为有的公文有附件,有的公文没有附件.常见的附件有两类:与公文正件具有同等效力的附件,公文正件中已申明仅供参考而不具备执行效用的附件.公文若有附件,应在附件说明域内说明所附文件材料的名称及件数.本文是小编为大家整理的公文附件格式范文,仅供参考。
公文附件又带附件
公文附件又带附件篇一:带附件的上行文廊交[200×]×号签发人:饶贵华关于×的请示\报告\意见×:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××- 1 -××××××××××××××。
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公文的里还有怎么办终于有人说清楚了公文印发见
公文的附件里还有附件怎么办终于有人说清楚了公文印发
见附件
对于文件中的附件还包含附件的情况,需要给出明确的处理方式和说明。
具体方法如下:
1. 首先,在正文中明确注明本文件的主要附件,例如“附件1”,并附上附件1的目录。
2. 在附件1中,如果还存在附件2,应该将附件2单独列出,注明附件2的名称和数量。
3. 为更好地展现附件的关系,可以对附件进行编号,例如:文件-附件1-附件1.1-附件1.1.1。
4. 在正文、附件1及所有相关附件中,都需要注明本文件的附件情况,并清晰地体现出它们之间的关系。
5. 对于文件中出现的多级附件,可以通过在征求意见或签名处增加“已核实文件各附件真实完整”的声明,保证文件的真实性和完整性。
6. 在印发时还需要提醒接收方:如有需要,应全部打印,以保证文件及其附件之间的连贯性和正确性。
总之,在编写公文时,必须要注意清晰地展现出文件与附件之间的关系,为后续的操作提供便利。
再谈公文的附件与附件说明
再谈公文的附件与附件说明《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)明确规定,正文是“公文的主体,用来表述公文的内容”,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。
被转发文是公文的主件,承载着公文的主要的、核心的内容,并不是公文正文的说明、补充或者参考资料,因此,我们不能把转发性通知看成是带附件的公文。
实际上,转发性通知属于复合体公文,其正文在形式上由两部分构成,一部分是转发文本身,另一部分即是被转发文,它们共同构成公文的正文。
如转发文《福建省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于进一步加强“地沟油”治理工作意见的通知》(闽政办〔2017〕57号),省政府办公厅将被转发文《国务院办公厅关于进一步加强“地沟油”治理工作的意见》(国办发〔2017〕30号)转发给所属各市、县(区)人民政府以及省政府各部门、各直属机构,并提出6点要求一并贯彻执行。
《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 9704—2012,以下简称《格式》)规定,公文如有附件,应当标注附件说明。
既然被转发文不作为附件,自然就不用在转发文中标注附件说明。
二、转发文的附件位于何处,如何标注附件说明在公文处理实践中,被转发文常有附件,有时转发文也有附件,这个“附件”应附于何处、如何标注,《条例》和《格式》都没有给出相关规定。
笔者结合公文处理工作实际,提出几点看法。
1. 转发文附件的位置当转发文、被转发文都有附件时,被转发文的附件应该位于被转发文之后、版记之前,这是没有异议的。
而转发文的附件是位于转发文之后、被转发文之前,还是位于被转发文的附件之后、版记之前,看法不一。
笔者认为,转发文的附件位于转发文之后、被转发文之前,转发文的附件与转发文紧密相连,形成一个整体,也便于标注各自的附件说明。
若将转发文的附件位于被转发文的附件之后、版记之前,转发文的附件与被转发文的附件相连,不便于标注各自的附件说明,容易造成混淆。
2. 转发文与被转发文附件说明的标注转发文与被转发文附件说明的标注,可根据实际情况,采用不同的处理方法。
公文的里还有怎么办终于有人说清楚了
《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第九条规定, 附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。
附件是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料,对公文正文起说明、解释、补充、证实、参考作用。
正确标注附件与附件说明,是公文格式规范化和结构完整性的客观要求。
但在日常的公文处理中,一些单位存在附件与附件说明标注不准确、对附件概念不清、混淆主件与附件的界限等问题,应引起重视。
一、附件与附件说明的规范化标注1.附件说明的标注《党政机关公文格式》(国家标准GB/T 9704—2012,以下简称《格式》)规定,公文如有附件,应当标注附件说明。
附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
因此,公文如有附件,必须有对应的附件说明,不能没有附件说明,也不能直接在正文中写“附件如后”“附后”等。
附件说明应以“附件”二字开头,不能只用“附”一个字。
“附件”后应为附件的全称。
当有两个或两个以上附件时,应在附件名称之前加上附件顺序号,附件说明的序号与名称应与附件一致。
附件顺序号应上下对齐;附件顺序号用阿拉伯数字;附件名称不加书名号,其后也不加逗号、分号、句号等标点符号;当附件名称超过一行,转行时应与本附件名称的第一字对齐。
如下所示:×××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
印发文件附件里面有附件范文
印发文件附件里面有附件范文小伙伴们!今天咱们来唠唠印发文件里附件还套着附件这事儿。
一、啥是这种情况呢。
就好比你打开一个装满宝贝的大盒子(这个大盒子就是咱们的印发文件),然后发现里面有个小盒子(这小盒子就是文件的附件),结果打开小盒子呢,里面还有个更小的盒子(这个更小的盒子就是附件里的附件啦)。
比如说,我们要搞一个活动,印发的文件是关于活动整体安排的,附件可能是活动参与人员名单,而这个名单附件里呢,又附着每个人的详细资料表格,这就是典型的印发文件附件里面有附件的情况。
二、为啥会有这种情况呢。
1. 信息完整性的需要。
有时候,一个事情涉及到好多方面的信息,主文件就像是个大纲,只能简单概括下主要内容。
附件就是为了补充一些必要的详细信息。
但这些详细信息里呢,又有些内容特别复杂或者特别重要,需要单独拎出来再做一个小附件。
就像刚刚说的活动,活动整体安排文件里提到了人员,人员名单是个附件,但每个人的详细资料又很重要,所以在人员名单这个附件里再附上详细资料附件,这样整个活动相关的信息就全乎了。
2. 方便不同需求的人查看。
不同的人对文件的关注点不一样。
比如领导可能就想看看活动整体安排和大概有哪些人参加,那他看看主文件和人员名单附件就够了。
但是具体负责对接人员的小伙伴呢,就需要看每个人的详细资料,这时候这个更小的附件就派上用场了。
这样分层设置附件,可以让大家各取所需,不用在一堆信息里大海捞针。
三、使用这种附件套附件时要注意啥呢。
1. 标注清晰。
在文件里一定要把各个附件以及附件里的附件标注得明明白白的。
可不能让看文件的人找得晕头转向的。
比如说,在主文件提到附件的时候,要清楚地说明附件的名称、内容大概是啥,还有这个附件里是否还有小附件,如果有,小附件又是什么内容、怎么找到它等等。
就像给人指路一样,一步一步说得清清楚楚的。
2. 内容相关性。
附件里的附件内容必须和主文件以及外层附件紧密相关。
不能东一榔头西一棒子的。
还是拿活动举例,如果在人员名单附件里的小附件突然出现一些和活动八竿子打不着的东西,像什么世界美食介绍之类的,那就乱套了。
公文附件和附件说明标注位置-附件说明与标识要求
公文附件和附件说明标注位置、格式及附件的附件处理日常公文写作过程中,公文附件是文秘人员经常碰到的问题。
笔者在教学工作中也发现,相关文献中,对附件和附件说明所在位置、标注格式以及附件所带的附件如何处置,要么语焉不详,要么大而统之,孰是孰非,给工作实践带来诸多困惑。
一、公文附件本身所附的正确位置《国家行政机关公文格式》(下简《格式》)中提出:“公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)”。
上述表述中对附件的表述,实际上暗含两个概念:一个是附件说明,一个是附件本身。
前半段实际上是讲公文有附件时在正文下所标注的附件说明的标注要求,总体来说还比较明确;而后一段话,主要讲附件本身的标注问题,在讲述附件本身的标注问题时,细分为两种情况:一种是附件本身与公文主件一起装订的情况,一种是附件本身与公文主件不能一起装订的情况。
后一种情况,附件实际上就是一份独立的文书,《格式》中对其标注的方法也是比较明确的。
关键是第一种情况,《格式》中要求“应与公文正文一起装订”,在这里“公文正文”一词容易引起一定歧义。
因为根据《国家行政机关公文处理办法》(下简《办法》)及《格式》中相关规定,公文的“正文”是公文“主体”的一个组成因素,如果理解为“附件说明”放在“公文正文”之后是妥当的,但如果附件本身放在公文正文之后,显然不好操作。
也正因为以上的概念性模糊,在实践中,附件本身与主件一起装订的情况,附件本身所在的位置通常就能见到以下两种:一是附件本身附在公文的版记之后。
行政公文的附属文件与附件处理规定探讨
行政公文的附属文件与附件处理规定探讨行政公文作为一种重要的行政管理工具,其准确、规范的使用对于保障行政工作的顺利进行十分必要。
在行政公文的处理过程中,附属文件与附件的合理管理同样具有重要意义。
本文将探讨行政公文的附属文件与附件的处理规定,并提出相应解决方案。
一、附属文件的定义与处理附属文件是指与行政公文相配套的、对于理解、解释、补充和执行公文内容具有一定重要性的文件。
附属文件可以是规章制度、表格、说明材料、统计数据等,旨在提供必要的背景和支持信息。
在处理附属文件时,应当遵循以下规定。
1. 附属文件的编制原则为了保证附属文件的合法性和有效性,编制附属文件需遵循以下原则:(1)与行政公文相一致:附属文件的内容应当与所附行政公文内容相一致,不得有自相矛盾之处。
(2)明确、简明扼要:附属文件的表述应当明确、简明扼要,不使用过多的技术性术语,以确保文件的易读性和易懂性。
(3)可靠的依据:附属文件的内容应当基于可靠的依据,如法律法规、规章制度、科学研究成果等。
2. 附属文件的编号与排版为了便于管理和查阅,附属文件应当统一进行编号和排版。
编号可以采用与行政公文相一致的编码规则,以确保附属文件的系统性和规范性。
附属文件的排版要求整洁美观,字体清晰可辨,版式统一,确保信息的传达效果。
3. 附属文件的保密与归档根据文件内容的敏感程度,附属文件可以进行保密处理。
对于涉及国家秘密和商业机密的附属文件,应当按照相关规定进行保密。
同时,在文件处理结束后,应当按照归档要求进行分类、整理和归档,以便于日后查阅和使用。
二、附件的定义与处理附件是指在行政公文中附带的、与公文内容相关的文件、表格、图片、录音等材料。
附件的处理对于完善行政公文的传达和执行具有重要作用。
以下是附件处理的相关规定。
1. 附件的格式与合法性附件的格式应当符合规定的标准和规范,以确保其合法性和有效性。
对于文件类附件,如Word、Excel文档等,应当使用合法授权的软件进行编辑和制作。
公文附件处理规定范本
公文附件处理规定范本一、背景介绍附件是公文中一种常见的信息补充方式,它可以提供更详细的数据、文件、图片等内容,以丰富公文表达的信息量和准确性。
然而,由于附件的使用频繁,若处理不当可能会影响公文的美观性和阅读体验。
因此,我们需要制定一套公文附件处理规定范本,以确保公文的整洁美观、语句通顺,并且达到沟通交流的目的。
二、附件命名规则1. 附件的命名应简明扼要,反映其内容,避免过长或不规范的命名;2. 命名中不可使用特殊字符、标点符号、空格等;3. 应统一使用阿拉伯数字命名,例如:“附件1”、“附件2”等;4. 若有多个附件,应按顺序编号。
三、附件格式规定1. 附件应选择常见的文件格式,如.doc、.pdf、.xlsx等;2. 若附件为图片,应选择常用的格式,如.jpg、.png等;3. 若附件涉及多个文件,应打包成压缩包,统一提交。
四、附件排版要求1. 附件应与公文正文保持一致的字号、字体、行间距和页边距;2. 若附件内容有表格或图片,应保证其清晰度和可读性;3. 若附件较多,可采用分页处理,确保每一页附件的排版整洁;4. 若附件有多个文件,应在正文中明确注明每个附件的名称,以便读者迅速找到所需的文件。
五、附件编号及引用要求1. 在公文正文中,应明确标注附件的编号和名称,例如:“附件1:xxxx”;2. 若附件数量较多,可以在公文正文中列出目录,标明附件的编号和名称;3. 在正文中引用附件内容时,应准确注明附件的名称和页码,便于读者查找。
六、保密要求1. 对于涉及保密的附件,应采取相应的保密措施,如加密、命名措辞等;2. 在公文正文中,应明确声明附件的保密级别,并注明保密期限;3. 敏感信息的附件应严格控制其传阅范围,确保信息安全。
七、附件存档及备份1. 附件应制定明确的存档流程和备份策略;2. 附件的存档应按照公文管理的规定进行,确保文件的完整性和可追溯性;3. 长期保存的附件应按一定的分类和编号规则进行存档,方便日后检索和查询。
公文附件怎么附?这些错误不要犯!
公文附件怎么附?这些错误不要犯!依据《党政机关公文处理工作条例》的规定,附件“是指公文正文的说明、补充或者参考资料。
”附件并不是每份公文都有,但如果带有附件,由于它是对正文内容起着重要说明、补充或者引证参考的功能,因此又往往显得十分必要,是加强公文内容的理解以及贯彻执行环节不可缺少的构成部分,因此在实际拟制过程中必须注意讲究规范,确保不出现不应有的差错。
一、将“附件”与“附件说明”和“附注”混为一谈这3个要素均是公文主体部分的格式项目,但各自的含义和用途有所不同。
按照《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)的规定,“附件说明”指的是公文如有附件,要在正文下一行左空2字处标识“附件”,后标全角冒号和名称,附件后不加标点符号。
附件如有多份,要有序号,使用阿拉伯数码。
总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。
“附件”则是指公文主件所应附的公文附件,即实质上的附件。
公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文具有同等效力。
“附注”则一般是指对公文的阅读传达范围,使用时需要注意的事项加以说明的文字,例如“此件发至县团级”“此件可见报”“此件可登党刊等,它通常标识于成文日期的左下方。
附注不是对公文的内容作出解释和注释,对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方法加以解决,为此,使用附注时要加以注意。
二、附件位置及装订方式不正确附件主要包括与公文正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等,这些内容如果穿插在公文正文中,往往容易隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便,在这种情况下需要将其从公文正文中抽出来而作为公文的附件单独表述,既可以补充完善正文,又可使正文的内容简洁连贯。
那么,附件应当处在公文的什么位置呢?根据《格式》国家标准的规定,附件应当置于正文之后,版记之前,并与主件一起装订。
而且公文的附件需要另面编排,也就是说无论前一面留有多少空白,都需要另起一面。
公文附件又带附件
公文附件又带附件篇一:带附件的上行文廊交[200×]×号签发人:饶贵华关于×的请示\报告\意见×:××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××- 1 -××××××××××××××。
附件:1. ×附件:2. ×- 2 - 二??×年×月×日附件:1.- 3 -附件:2.(联系人:× 联系电话:×;×)主题词:×1廊坊市交通局办公室200×年×月×日印发(共印×份)- 4 -篇二:公文附件格式范文3篇公文附件格式范文3篇附件是附属于公文正文的文件材料,是公文格式的非固定项目,因为有的公文有附件,有的公文没有附件.常见的附件有两类:与公文正件具有同等效力的附件,公文正件中已申明仅供参考而不具备执行效用的附件.公文若有附件,应在附件说明域内说明所附文件材料的名称及件数.本文是小编为大家整理的公文附件格式范文,仅供参考。
公文附件和附件说明标注位置
公文附件和附件说明标注位置、格式及附件的附件处理日常公文写作过程中,公文附件是文秘人员经常碰到的问题。
笔者在教学工作中也发现,相关文献中,对附件和附件说明所在位置、标注格式以及附件所带的附件如何处置,要么语焉不详,要么大而统之,孰是孰非,给工作实践带来诸多困惑。
一、公文附件本身所附的正确位置《国家行政机关公文格式》(下简《格式》)中提出:“公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)”。
上述表述中对附件的表述,实际上暗含两个概念:一个是附件说明,一个是附件本身。
前半段实际上是讲公文有附件时在正文下所标注的附件说明的标注要求,总体来说还比较明确;而后一段话,主要讲附件本身的标注问题,在讲述附件本身的标注问题时,细分为两种情况:一种是附件本身与公文主件一起装订的情况,一种是附件本身与公文主件不能一起装订的情况。
后一种情况,附件实际上就是一份独立的文书,《格式》中对其标注的方法也是比较明确的。
关键是第一种情况,《格式》中要求“应与公文正文一起装订”,在这里“公文正文”一词容易引起一定歧义。
因为根据《国家行政机关公文处理办法》(下简《办法》)及《格式》中相关规定,公文的“正文”是公文“主体”的一个组成因素,如果理解为“附件说明”放在“公文正文”之后是妥当的,但如果附件本身放在公文正文之后,显然不好操作。
也正因为以上的概念性模糊,在实践中,附件本身与主件一起装订的情况,附件本身所在的位置通常就能见到以下两种:一是附件本身附在公文的版记之后。
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公文的附件里还有附件怎么办终于有人说清楚了!
应在附件名称之前加上附件顺序号,附件说明的序号与名称应与附件一致。
附件顺序号应上下对齐;附件顺序号用阿拉伯数字;附件名称不加书名号,其后也不加逗号、分号、句号等标点符号;当附件名称超过一行,转行时应与本附件名称的第一字对齐。
如下所示:×××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件:1.××××××××××××××
××××× 2.×××××××××
2.附件的位置和标注《格式》规定,附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
笔者认为附件的位置分为两种情况。
一种情况是附件和公文正文装订在一起,附件应该位于公文主体与版记之间。
不管前一面留有多少空白,附件都应该另起一面,不要直接接在主体之下。
另一种情况是附件与公文正文不能一起装订,附件单独装订,这时版记位于主体之后,附件单独存在,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
这样做的好处在于保证公文结构的完整,也便于公文页码的编排。
3.附件页码的编排这个问题与附件的位置相关,同样可分为两种情况。
一种情况是附件和公文正文一起装订时,页码应接着公文主体连续编排。
另一种情况是附件与公文正文分开装订时,应对附件单独编制页码。
附件与公文正文分开装订一般是因为附件页面特别多,与公文正文一起装订不方便阅读,所以此时附件应单独编制页码以方便使用。
二、附件的附件处理方法
在公文处理实践中,有的公文附件本身还有附件,这个“附件”应附于何处、如何标注,《条例》和《格式》都没有给出相关规定。
笔者认为,可根据实际情况,采用不同的处理方法:1.按照公文的正文与附件的位置关系与标注方法处理附件的附件。
例如:某单位《关于开展2016年食品安全宣传周活动的通知》,主要内容有活动主题及宣传重点、活动安排(分省级层面、市县层面、社会层面)、活动要求等,“通知”有个附件《省级层面食品安全宣传周活动方案》,其内容有举办“食品安全宣传周启动仪式”、举办“食品安全知识网络有奖竞答”、微信平台食品安全科普宣传等,“方案”中还有16个单位举办的系列主题日活动安排分别作为16个附件。
因此,除了在“通知”中标注“方案”的附件说明之外,还要在“方案”中标注16个附件说明,编排顺序为:正文“通知”、附件“方案”、附件“方案”的16个附件,每个附件都要另起一面编排。
2.通过调整公文内容,减少附件层次。
如公文本身的附件比
较单一,可以将公文本身的附件内容融入到公文正文中,这样就剩下一层的附件,避免出现附件套着附件的情况。
例如:某单位《关于开展特色小镇规划建设的通知》,“通知”中有一个附件《开展特色小镇建设的方案》,“方案”中还有协调小组成员名单和相关表格作为附件1、附件2和附件3。
处理方法是将“方案”的有关内容融入到“通知”中,去掉这层附件,“方案”中的附件1、附件2和附件3就直接成为“通知”的附件1、附件2和附件3。
3.简略附件的附件内容,压缩其篇幅。
如附件的附件内容对于公文没有实质性的意义,则可在附件中用括号标注“附件略”等。
例如:某单位为贯彻落实财政部预算评审中心《关于开展2015年全国财政评审统计工作的通知》,下发了一个通知,将财政部预算评审中心通知作为附件,并根据财政部预算评审中心通知的几个附件(省本级财政评审机构基本情况表、×××省地市级和县市级财政评审机构基本情况汇总表、×××省项目支出定额标准情况调查表等)相应编制了本辖区需要填写的表格和说明作为附件。
在这种情况下,财政部预算评审中心通知的几个附件可作简略处理。
4.以实用为原则,分层标注附件的附件。
例如:某部委办公厅《关于做好部门预算项目申报工作的通知》,“通知”有30多个附件,附件1为产业化项目指南,附件2为标准化实施示范项目指南,附件3为实用人才带头人培训项目指南,附
件4为国际交流与合作项目指南,等等。
每个附件都还有附件,如附件2又有两个附件:××省(区、市)标准化实施示范项目申报登记表、标准化实施示范项目申报书,这种情况可采用分层标注方法对附件中的附件进行标注,如附件2-1、2-2等。
三、被批转、转发、印发的文件不作为附件
有的人以为,在批转、转发、印发类公文中,被批转、转发或印发的文件应当做附件处理。
依笔者之见,在这类通知中,被批转、转发或印发的文件不应当做附件。
《条例》明确规定,正文是“公文的主体,用来表述公文的内容”,附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。
被批转、转发或印发的文件是公文的主件,承载着公文的主要的、核心的内容,并不是公文正文的说明、补充或者参考资料。
实际上,批转、转发、印发类公文属于复合体公文,其正文在形式上由两部分构成,一部分是“通知”本身,另一部分即是被批转、转发或印发的文件,它们共同构成公文的正文。
处于前面的“通知”仅仅起着“按语”的作用,被批转、转发或印发的文件是公文不可或缺的主要内容。