如何快速下载并编辑网上文档的流程和方法

如何快速下载并编辑网上文档
作者：余万福
从老师们交来的计划、总结等资料，大多数是不规范的，比如不该有的表格、底纹、彩色字体、行间距不一、字体太小、多一两行又多一页、地名人名单位名等没改到等。

产生这种现象主要有两种原因：一是不认真，敷衍了事，二是不会操作。

针对第二种原因，我为老师们设计了如何快速下载并编辑网上文档的步骤和方法。

1、提炼你要查找的资料标题的关键词，在百度等搜索引擎的搜索栏输入关键词，关键词之间（两个以上时）用一半角空格隔开，再点击搜索。

2、在搜索结果中比较筛选出符合你要求的网页，点击打开。

3、复制(快捷键Ctrl+C)所需文档，打开Word空白页，粘贴(快捷键Ctrl+V)。

4、执行“编辑—全选”（也可用快捷键Ctrl+A）。

5、格式化文档：此时文档处于选中状态，不要在文档任何地方单击鼠标，依次操作下面的步骤就行了（如某一步已经符合自己的要求了，则跳过此步操作后面的步骤）。

（1）执行“表格—转换—表格转换为文本”；
（2）字体选“宋体”，字号选“四号”，字体颜色选“自动设置”（即黑色）；
（3）执行“格式—段落”，缩进选“左0字符，右0字符”，间距选“段前0行，段后0行”，特殊格式选“首行缩进2字符”，行距
选“单倍行距”。

（4）替换与自己要求不相符的人名、地名、校名等名词，执行“编辑—替换”（也可用快捷键Ctrl+H），分别输入被替换内容和替换后的内容，然后执行“全部替换”。

6、单击文档任何地方，选中文档标题，字号选二号或小二号（视标题字数多少而定），有时也可把标题字体设为“黑体”。

为了美观，使标题与正文有一定的间隔，可执行“格式—段落”，间距选“段前0行，段后0.5行”。

7、如果文档最后只有一两行而占了一页不美观，可采取如下办法：
（1）先执行“编辑—全选”（也可用快捷键Ctrl+A），再“执行“格式—段落”，行距选“固定值”，再将“设置值”设在24至32之间都适合四号字（单倍行距相当于固定值32，如果出现最后一两行占一页的情形，把固定值改小一点就行了）。

（2）执行“文件—页面设置”，把上下左右的页边距改小一点就行了。

（3）标准的文档一般正文用四号字，平常的资料可把正文改为小四号字就行了（其实小四号字和四号字相差不大，如果行距都选单倍行距的话，小四号字行与行之间则显得很密，看起不舒服。

因此，如果字号设为小四号，最好把行距选为“固定值”，“设置值”设在22至28间都可以）。

8、为了避免文档在打印和装订时页序打乱，最好插入页码（执
行“插入—页码”）。

经过以上步骤的操作，一个符合自己要求的文档基本就完成了。