采购工作流程及计划管理

采购工作流程及计划管理
一、采购工作流程
采购工作流程图
二、采购计划基本要求
1、采购计划应符合企业客观需要，计划人员应收集采购历史数据、市场销售计划、生产计划等各类数据；
2、核对物资库存，现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中；
3、企业在制订采购计划时，应考虑保障生产与降低库存之间的平衡；
4、采购部应时刻注意营销策略的变化，并根据市场变动及时对采购计划进行调整。

三、采购计划的分类
采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划四种。

四、采购计划编制的程序
1、掌握企业经营情况
采购人员应每年年底明确下一年度的经营目标，年/季度/月的经营计划，并及时掌握生产计划和库存状况。

2、物资申请
各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求，并编制“物资请购计划”，在规定的提前期内（每月25日前提交次月的物资请购计划），将“物资请购计划”及时交至采购部。

3、物资需求汇总
采购主管将各部门的物资请购需求进行汇总并及时编制“物资需求汇总表”，与历史数据进行对比，查看需求是否合理。

4、确定物资需求量
采购主管应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况，并根
据库存状况及在途物资的状况，确定采购需求数量。

采购需求数量可以由净需求数量扣减可用库存量和即将到货的物资数量后确定。

5、采购计划的编制
采购主管明确公司生产计划和库存状况，及生产部根据销售预测计划制订的生产计划和物资需求计划，汇总各种物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。

6、采购计划的审核审批
采购主管汇总各项物资采购计划后，须报采购总监和财务部经理审核，总裁审批。

采购临时需要物资应填写“临时采购申请表”，经申购部门负责人、采购部负责人审核签字，公司总裁核准后列入采购范围。

采购计划应同时报送财务部门审核，以便公司各项资金计划工作完成。

7、采购计划执行与调整
采购部按月度和部门对采购计划进行细化分解，形成月度采购作业计划，明确采购人员配置、物资项目、数量等信息。

若计划执行过程中出现异常问题，采购部应对计划作出调整。

对于已经申请采购的物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。

当企业经营或市场情况发生变动而造成企业采购需求变化时，则要由相关部门及人员按照采购计划变更审批流程申请采购计划的调整。