公文规则

行政公文写作概述
一、行政公文得特点与种类
(一)、行政公文得特点
１、作者得法定性
作者就是根据有关法规成立得,能以自己得名义单独行使法定得职能、权力，并能承担一定任务与义务得组织。

尽管有得公文签署了领导得名字,但并不意味着作者就就是以个人名义来说话,而就是代表所在机关或单位制作公文。

而公文得读者一般也就是特定得，读者就是指公文得受文机关,根据职权范围,谁可以承办,谁就就是读者,但也有些在报纸公开发表或在公共场所公开张帖得公文,如公告、通告、“白头通知”等,读者就是社会得全体成员。

２、制发得程序性
公文得制发（拟稿、核稿、签发等)、处理(签收、登记、分办、批办、承办、催办等)必须严格按一定得程序来进行。

3、公文得法定效力性
指公文具有权威性与约束力,它代表制发机关发布公文，能对受文者得行为产生不同程度得强制性影响。

公文在办理过程中所发挥得法定效力就是现行效用。

当公文执行办理完毕后,其现行效用消失后,将成为档案文献。

4、体式得规范性
一就是公文所采用得语体就是现代汉语语体;
二就是文件得格式由国务院颁布了规定,
三就是公文文面、格式也有特殊要求(纸得尺寸、天头地脚位置、落款、日期与印章位置等)。

(二)、行政公文得种类
◆1、按适用范围来划分:
我们已经讲过公文按文种来划分可分为1５种
◆2、按缓急程度来划分:(办理时限)
特急:一天内办理完毕
急件:三天内办理完毕
注：党得机关公文凡紧急文件分别标“特急”、“加急”
一般文件：
◆3、按保密级别划分:
绝密、机密、秘密
◆４、按文件载体与发布方式划分：
文本发文——通过一定得文件传递渠道发送文本文件。

绝大多数公文属于此类。

电传发文——通过电报、传真、计算机等手段迅速传递给收文单位得文件。

报刊发文——通过报刊登载发表文件。

一般就是面向全社会或一定范围公布公务事项。

如命令、通告、公告
公开张贴——将同一文件以特殊格式印制多份并以张贴形式公布。

一般为公告与通告。

◆５、按行文方向划分:
行文方向——指发文机关与主送机关（书上指“收文机关”不准确)之间得关系。

隶属机关——指上下级机关具有直接管理与被管理得关系。

下行文——具有隶属关系得上级机关发给下级机关得公文。

↓
上行文——具有隶属关系得下级机关呈报给上级机关得公文。

↑平行文——同系统内得平级机关或不相隶属得机关之间得往来得公文。

→
一般来说,我们不能孤立地根据公文得文种来划分行文方向,而要以每一篇公文发文机关与收文机关之间得关系来确定行文方向。

《办法》中得1３种行政公文,根据其适用范围,可按行文方向作如下划分:
★命令、决定、批复、公告、通告:属下行文
★报告、请示、议案：属上行文
★通知、通报、会议纪要:①一般属下行文；②根据需要可用作平行文;③可作平行文但带有下行文性质(会议纪要很少做上行文,但也有例外)
★意见:行文方向带有多向性,可上行、下行，也可能就是平行文
★函:平行文
决议与公报呢?
二、行政公文得构成要素
组成公文得各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

我们来瞧一下这份文件,以一条鲜红得横线（即红色反线)隔开了眉首部分与主体部分。

红色线以上各要素统称眉首；在红色线以下至主题词之间得各要素统称主体;置于主题词以下得各要素则就是版记。

每个部分又包括了一些必备要素，以及一些可有可无得要素。

各个部分、各个要素分别有自己得位置与职责,从不同得方面、不同得角度,反映着、传达着发文机关得撰写意图。

(一）眉首部分
包括公文份数序号、秘密等级与保密期限、紧急程度、发文机
关标识、发文字号、签发人等项。

其中发文机关与发文字号就是必不可少得两个要素。

1、“发文机关”就是指制发公文得机关,应当使用发文机关得全称或规范化得简称。

(在发文机关后加上“文件”二字，就就是发文机关标识。

)比如:
中国共产党中央委员会文件————简称:中共中央文件
中国共产党广东省委员会文件————简称:中共广东省委文件如果就是两个或两个以上机关联合行文,主办机关应排在前面。

如:
广州市人民政府
文件
中国人民解放军广东省广州军分区
穗府〔1998〕17号
2、发文字号:由机关代字、年份、序号按顺序排列组成，
作用:一就是便于登记,二就是便于分类与归档;三就是便于引用与查找。

各个单位都有自己固定得发文字号,“机关代字”就是由领导机关统一编定得，字数一般不超过3个。

注意发文字号得写法。

如“穗电大”就是广州电大得代字,用六角号括住得就是制发文得年份，应写年份全称，序号不能编虚位，不能加“第”字。

联合行文,只标主办机关发文字号。

关于公文份数序号、秘密等级与保密期限、紧急程度、签发人等项得注意事项我们参见课本。

（二)主体部分
包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。

１、公文标题:标题就是公文得眼目,标题应该就是公文内容与作用得高度概括。

完整得公文标题由发文机关(作者)、文件得主题(事由)及文种三部分组成。

(１)标题得形式：
第一种:标准式(发文机关+事由+文种)。

一般而言，重要得文件用完整式标题。

广州电大关于2004年度第一学期第一次部主任例会得通知
发文机关+ 事由+ 文种
第二种：由发文机关+文种。

由于公文内容单一,正文较简单，省略事由;
(如:中华人民共与国主席令,广州大学会议纪要)
第三种：由事由+文种,由于就是法规类或单位内部使用得公文,可省略发文单位。

(如:关于１998年人口计划目标责任书执行情况得通报)
(2)公文标题常见错误
公文得标题要求：
一就是公文标题应准确，不产生歧义；
二就是公文标题应简明不拖沓冗长,
三就是要注意正确掌握标题得排列与标点符号得使用。

◆缺事由:
如：××局报告
◆将发文机关置于事由中:
如：关于××局启用印章得通知
关于×××教育局校办企业管理科更名得请示
◆事由归纳不准确:
如：×校拟举办读一本书活动,
标题写作:关于举办读书活动得请示
×局因人力不足要求增加工作人员,
标题就是:关于人力不足得请示。

◆事由归纳不简结:
如:关于申请拨款举办××培训班得请示
关于社会团体登记管理收取年度检查费得函得复函
◆标题中用发文字号代事由
如:关于转发国家计委１98２年2号文得通知
◆文种混淆
××区、县级市党校建设达标检查情况汇报(××市党校——××市委)(报告)
◆乱用标点
《新办法》规定“除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。

如:关于印发教学质量奖励办法得通知(就是规章,须加书名号）
关于批转市计经委、市物价局《关于调整计划外用电收费办法得报告》得通知——不就是规章，不加书名号。

改:批转市计经委、市物价局关于调整计划外用电收费办法报告得通知
◆标题得排列不当:一就是没有居中、对称,二就是标题过长要分行时，不要拆词,应保持词语得相对完整。

如以下排列就不当:
广州市人民政府关于加强交
通安全管理得通知
写好公文得标题就好比就是画龙点睛,一条好得标题应该能高度概括公文得主要内容,以及正确地标明文种。

2、主送机关就是负责承办与处理公文得机关,要顶格写全称、规范化得简称或同类型机关得统称。

所谓同类型机关统称如“厅直属各单位”等。

主送机关有三种情况:
（1）泛称。

普发性得下行文,主送机关有很多。

如:各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位:
各处室:
（２）单称。

向上级机关呈送得文种:请示与批复,以及向平级机关发得函，主送机关都只有一个。

(３)无称。

一些公布性得公文没有特定得主送机关，如公告、通知,则略主送机关。

3、接下来就是正文,这就是表达公文主要内容得核心部分。

正文得写法因不同得文种而异,但也有规律,大致就是“三步曲”,叙述缘由(摆出依据)——说明事项(提出主张)——结束语。

4、在有附送与公文内容有关得文件、材料时,正文后面还可标注“附件”标题。

我们得课本上将“附件”分为“附件说明”与“附件内容”两部分来分析,其实她们就是一个东西。

附件就是公文正文得附属材料，就是公文内容得组成部分，与公文得正文具有同等效力。

公文中有一些内容,如文件、图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后意思得联系而造成阅读上得不便,这时就经常把她从公文正文中抽出来作为公文得附件加以表述。

5、主体部分得另一个重点就是落款。

落款包括成文时间与印章。

成文时间指公文生效得法定时间(P23）,以领导人签发得时间为准。

成文时间用汉字书写,年月日标完整,“零”写成“〇”。

公文成文日期，如就是本单位单独制发得公文,以本单位领导人签发人签发得时期为准;会议通过得公文，以会议通过得日期为准;几个机关得联合行文,以最后一个机关得签发日期为准;电报以发出日期为准。

印章要“骑年盖月”。

它就是公文生效得标志。

一般除会议纪
要与以电报形式发出公文外,都必须加盖公章，否则视为无效。

公文用印有两种情况:一就是单一发文印章。

单一机关制发得公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期,然后加盖公章。

二就是联合行文印章。

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空七个字;主办机关印章在前;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期。

多个印章最多一排排三个,最后一排印章居中。

署名:以国家领导人名义发布得公文要有领导人得署名。

6、附注。

指与文件有关得简要说明。

加括号标注,标识在成文时间下一行。

(三）版记
包括主题词、抄送单位、印发机关与印发日期（版记放在偶数页面尾)
(1)主题词:标识公文主题与文件类别得并经过规范化处理得名词或名词组。

不能随便从文中引用，应从有关得主题词表中选用。

(19９4年国务院编制并发布《国务院公文主题词表》)
(2)抄送单位。

（3）印发机关与印发日期、印制份数
注:印发机关不同于公文得发文机关,发文机关已有明显得“红头”标识或在公文标题中显示。

而这里得印发机关就是指公文得印制主管部门，一般应就是各机关得办公厅(室)或文秘部门。

三、公文得格式
新得国际标准规定公文格式有4种:文件式格式、信函格式、会议纪要格式、命令格式。

(一）文件式格式
上行文
下行文
我们上面所举得例子就就是文件式格式,这就是现实生活中常用得一种行政公文格式。

（二)信函格式
首页不显示页码；发文字号位于武文线下1行版心右边顶格标识;标题位于发文字号下空一行居中;
补充说明:文件格式主要用于上行文与下行文,信函式格式主要用于平行文,下行文也可用。

(三）会议纪要格式
会议纪要得事项都就是本机关得决策事项。

办公会议纪要格式得眉首部分由“××××××会议纪要”与发文字号组成,其她项目与文件式格式。

但会议纪要不要加盖公章。

如:
市政府工作会议纪要
×××〔20０4〕××号
×××××××××××
××××会议纪要
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员:××××××××××××××××××××××××
四、行政公文得行文规则
写作公文之前，就要确定行文规则。

从现实得公文写作及教学情况来瞧,行文规则往往就是人们普遍遇到得一个重要问题。

学习与把握行文规则,首先必须了解公文得行文关系、行文方向、行文方式
(一）行文规则概述:行文关系、行文方向、行文方式
1、行文关系:
行文关系根据隶属关系与职权范围确定，一般不得越级请示与报告。

(《办法》14条)
什么就是隶属关系?什么就是职权范围？这就必须要弄清我国国家机构得构成。

国家机关(构）:行使国家权力、管理国家事务得机关。

包括:国家权力机关、国家行政机关、审判机关、检察机关、军队。

◆国家机构、地方政府层级系统等组织简图、简表
以下就是中央国家机构简图：
全国人民代表大会
全国人民代表大会常务委员会
最高人民检察院最高人民法院国务院中央军事委员会
行政机关图：
国务院（中央人民政府）
省政府部、委市政府厅(委、局) 司（委）县(区）政府局(委) 处处
乡镇(街道）局(委) 科科科
股
上图：图务院就是我国最高国家权力机关得执行机关,即最高国家行政机关
通过上图,这些机关、部门及单位之间得行文关系一般来说有以下几种：
一就是上下级关系。

即领导与被领导关系,这就是直接垂直得关系,一般在上下一级之间。

？如国务院与省政府。

一般上行文中得报告、请示都就是面向上一级机关或部门得,而下行文如决定、通知、批复都就是面对下一级得。

二就是隶属关系。

所谓隶属关系,就是指上下级机关具有直接管理与被管理得关系，它不论大小与级别,都在同一垂直系统中。

上图共有五个垂直系统,构成行政上得隶属关系。

如某乡政府可以说隶属国务院或就是所在省得省政府。

(而诸如广东省财政厅与广州市财政局构成业务上得隶属关系) 这一关系下,上级常用普发性下行公文如命令、通知、意见、会议纪要等,下级也可越级使用上行文。

(特殊情况下,越级行文必须抄送上一级即直接上级机关)
三就是平级关系,就是在一个系列中得同等级别得机关、部门与单位之间得关系。

其代表性文种就是平行文——函,有得通知也可平行。

四就是非隶属关系，指不就是同一垂直系统不发生直接职能往来得机关、部门与单位之间得关系。

不论就是相同级别还就是不同级别,都要通过知照性公文,如函行文,或联合行文共同办理。

2、行文方向
上行文、下行文、平行文
3、行文方式
即行文得方法与方式。

◆逐级行文:向直接得上级或下级行文。

逐级行文就是最常规得行文方式。

◆越级行文：越过自己得上级或下级行文。

一般而言，上级对下级一般不越级，下级对上级一般不允许越级，以下情况除外: (1）发生特殊紧急情况(战争、严重自然灾害等)，逐级上报会延误时机。

(２)经多次请示直接上级长级未能得到解决。

（3）直接上下级之间有争议而无法解决得。

(4)检举揭发直接上级
(5）非直接上级交办并指定越级上报得事项
（6）必要时询问或联系极个别得具体问题。

◆多级行文：向直接上级并呈非直接上级,或向直接下级并转非直接下级得一次性行文。

(如非典疫情报告）
◆普发行文：向所属各机关及其部门、单位一次性行文,主送机关使用泛称。

◆通行行文:向隶属机关与非隶属机关以及社会群体一次性泛向行文。

(二）行政公文行文规则
《国家行政机关公文处理办法》第四章第１3条至第23条规定了行政公文得行文规则,现将11条规则归纳成以下方面加以解说。

1、权限规则
行文关系根据隶属关系与职权范围确定,一般不得越级请示与报告。

(《办法》14条)
◆按隶属关系行文
常规下,按隶属关系逐级行文。

◆按职权范围行文
各级行政机关在自己得职权范围内行文,不得失职与越权。

下级可向上级请示、汇报工作,但属于下级机关职权范围内处理得事项,上级不应代替发文。

(1)政府各部门在本部门职权范围,可互相行平行文。

（《办法》第15条)
如市政府商业局可以向农业局行文(以“函”得形式,有时可用“通知”)
（２）政府各部门可以向下一级政府得对口业务部门发出下行文。

（3)属于主管部门职权范围内得具体问题,应当直接报送主管部门处理。

(《办法》第1８条)
(4)部门内设机构只有办公厅(室)可以正式对外行文。

(《办法》第15条）
(5)政府各部门一般不得向下一级政府正式行文，除以函得形式商洽工作、询问与答复问题、审批事项外。

（《办法》第1５条)
(6)部门自行发文与以政府名义发文。

参见《办法》17条:
自行行文,即单独向有关单位发文
部门职权范围内得事项
联合行文,即联合向有关单位发文参见《办法》第26条：
非重大得或非全局性事项,由部门发文，注明经政府同意
必须经本级政府同
意才能发布得事项重大得或全局事项,由政府向有关单位直接发文
如下图:
省政府
市政府省工业厅省林业厅
市工业局市林业局省工业厅与省林业厅可以相互行平行文；省林业厅与市林业局可
相互行文，因为存在对口职能与业务关系;虽然省工业厅与市政府就是平级关系,但就是得到省政府授权,就可以对市政府行文,不过也仅仅能在自己分工管理得工业业务范围内对市政府行文。

2、主送与抄送规则
（１)主送应根据公务需要确定,抄送应确有必要,不得滥发滥抄。

文件除领导同志直接交办或上级指定下发领导同志个人外,一般只发组织,不发个人。

(参见《办法》第2２条)
（2)凡向上级机关行文，应当主送一个上级机关,如需其她相关得上级机关阅知,可以抄送。

(《办法》第2３条)
受双重领导得机关向上级机关机关请示，应写明主送机关与抄送机关。

(3)因特殊情况必须越级行文时,应同时抄送被越过得上级机关。

(4）向上级机关请示问题,不得同时抄送下级机关。

(《办法》第21条)
(5）向下级机关得重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

（《办法》第２0条)
3、联合行文规则(《办法》第16条）
(1)同级政府、同级政府各部门、上级政府部门（业务部门)与下一级政府可以联合行文
（2)政府与同级党委与军队机关可以联合行文
(3)政府部门与相应得党组织与军队机关可联合行文
(４)政府部门与同级人民团体与具有行政职能得事业单位也可以联合行文。

◆联合行文在公文中常常就是必要得：避免了各自分头行文得不一致问题,增加了行文得权威性与约束力,减少了公文数量。

如:某省《关于党政群机关工作人员参加成人教育有关问题得通知》，由省委组织部、省教委、省人事厅、省财政厅联合下发。

这就是由于通知得内容涉及组织、人事、教育及经费开支等方面。

联合行文,应将相对应得机关都列为主送机关,以便于共同处理。

注意:
联合行文要求协商一致。

联合行文得单位不仅要经过协商取得一致意见,而且必须就是平级得，不同级别得机关不能联合行文，如省府不能与市府联合行文,党委不会与团委共同行文,因为它们就是上下级关系。

联合行文应明确主办部门。

(《办法》第17条)
4、请示规则
比如:1９90年广州市人民政府申请按原貌重建何香凝故居，这类事项就是必须经党中央、国务院特批得，于就是市政府遵循“不
越级请示”得规则，先向省政府请示,再由省政府向中央、国务院请示。

参见《办法》第１4条、第2１条、第22条,将请示规则归纳如下：
(1)应逐级请示
（2）应一文一事
(３)主送一机关
(4)不抄送下级
(5)不请示个人
（6)报告中不夹带请示事项
５、协商一致原则
地方政府间或政府各部门间因职权范围得限制而导致权限制约与权限互补。

机关之间应根据《办法》第19条、第２6条规定协商一致方可开展有关工作。

《办法》第19条:“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。

”
６、其她规则:
在报刊上全文发表得行政法规与规章,应视为正式公文。

《办法》第4７条:“经批准公开发布得公文，同发文机关正式印发得公文具有同等效力。

”。