秘书应用文

现代秘书应具备的应用文写作能力
姓名：罗淳
学号：201021212048 2010级建筑工程技术（1）班
“秘书”一词，古已有之。

今天人们谈到秘书，往往与文牍，领导的助手、智囊、参谋
等联系在一起，有的联系得更广泛一些。

但是，究竟如何确切表述其内涵，又感到不那么容
易。

从我国秘书学建立至今的十来年看，这一根本性问题也始终没能得到统一认识一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际
能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。

其中文字表达能力是最重要、最基本的，
也是实现其它能力的基础。

可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”
的本领。

应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、
交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。

随着社会的发展，人们在工作和生活
中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。

所谓应用文
是人们在生活、学习、工作中为处理实际事物而写作，有着实用性特点，并形成惯用格式的
文章。

应用文按照不同的用途，可以分为两大类：一类是行政机关、团体和企事业单位用来处
理公务的；一类是个人或集体用来处理私事的。

而秘书写作的应用文基本是用来处理行政机关、团体和企事业单位事务的，在私事方面
极少涉及。

应用文的主要用途是：传递信息、处理事务、感情交流、用做凭证作为一名秘书在日常
工作中应用文的写作能力是必备的，但是也有偏重。

在传递信息和处理事务方面，是秘书常
用的应用文用途。

在用作凭证和感情交流中次之。

例如：在传递上级指令时，常有布告、通
告、批复、指示、决定、命令等，这便是传递信息和处理事务之用。

在做某些报告或者为某
人作证明时，常有申请、请示、公函以及书信（感谢信、表扬信、慰问信、介绍信、公开信、
证明信、申请书、建议书、倡议书）等，这便是交流感情和用作凭证之用。

作为秘书“看家”本领的文字处理能力，那么秘书要怎么样才能拥有良好的应用文写作
能力，以具备良好的职业素质，做一名合格的秘书呢？
首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想
方设法去把工作干好。

学习文秘写作也是如此。

写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一
项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。

美国著名的未来
学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会
向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密
集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。

这里所说的‘读写技能’，
首先就是足
以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。

”与此同时，我们还要培
养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。

爱因斯坦说过：热爱是最
好的老师。

对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程
度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴
地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取
得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

提高写作水平，到底有没有“秘诀”？回答是否定的！写作有没有规律可循、方法可求
呢？我们的回答又是肯定的。

古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。

我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。

鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。

只是读者很不容易看出，也就不能领悟。

我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。

实践出真知。

立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。

如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止
步不前。

天道酬勤，勤能补拙。

只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。

多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。

多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。

文章频改，工夫自出。

事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。

作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

现金，提起机关公文，不少拟写者厌倦，认为没写头；更多的阅读者皱眉，认为没看头。

缺少文采，甚至根本没有文采，成了当今公文的一个通病。

所以秘书的任务不仅仅只是在写出规范的应用文传递信息等用途，还要考虑要怎“爱不释手”呢？
一、要提高对于公文文采重要性的认识，摒弃那种公文是应用文不需要文采的偏见，树立正确的公文文采观。

充分认识文通字顺还只是对公文的起码要求，适当追求一些文采，写得更有思想性、艺术性，更具感染力、说服力，不仅应该而且是高层次、高水平、高品位、高素质的体现。

二、要加强学习。

有针对性地学一点古代公文中的范文和老一辈无产阶级革命家的优秀公文，还要读点文学作品，学点文言文知识，不断从中吸取营养，充实写作功底。

三、要端正写作态度。

以高度的责任感、爱憎分明的激情、勤奋踏实的精神从事公文写作，敬业爱岗而淡泊名利，做到反复推敲，字斟句酌。

四、要开展优秀公文评选，把有无文采作为评定优秀公文的重要标准，改变重公文格式，轻公文文采的倾问。

五、要提倡领导亲自撰写公文和提拔一批秀才担任领导，把写作能力作为选拔领导干部的重要标准，把亲自拟写文章作为考核领导干部的重要内容。

六、要建立主笔责任制，摒弃一人写一部分的，拼凑材料的写作方法。

提倡由主笔人拟定思路，一气呵成，其他人只负责提供素材的写作办法。

最后，公文的文采是对传统文化的继承。

中国古代和近现代的一些优秀公文，虽然早已失去了其实用效果，但却流传至今，成为百读不厌的范文。

今天的机关工作人员，特别是秘书人员有责任，更有义务把这些精神财富学到手，把这些文化遗产继承下来。

同时也要从我们的手中，给后人留下一些有文采的文章，不要断代，不要空白，甚至还要有所发展。

篇二：文秘应用文写作
感谢信和表扬信
感谢信是个人或单位因受到对方某种关心、帮助、支持或恩惠，而表达感谢之情的信函。

表扬信是以个人或单位的名义对某人或某单位的先进思想、模范事迹表示赞扬的专门书信。

标题。

第一行或信纸上方的中间，以“感谢信”、“表扬信”为名。

称呼。

第二行顶格写收信单位或个人。

如果对个人及个人所在单位一并感谢，可以这样写“××同志及所在的××公司”、“××公司及××同志”等。

正文：感谢或表扬的事由。

一般需要交待感谢或表扬事宜发生的时间、地点、原因、经过、结果，重点叙述对方为写信方所给予的关心、帮助、配合等；价值评定。

一般要对所感谢或表扬的人物和事件的肯定，对其价值、意义作出简单评价。

结语。

一般是再次表示致谢、问候，常用一些表达敬意、感激的话，比如“致以最崇高的敬礼”。

署名、日期。

在正文右下方，写发信者的名称，日期，一般具体到年、月、日，在署名之下。

表扬信
××电视台《××》栏目级：
贵单位××、××两名同志来我支队拍摄节目期间，虽然拍摄工作难度大，但他们能够忘我工作，迎难而上，顺利地完成了拍摄工作，给我支队官兵留下了深刻的印象。

特别是在10月24日，为了完成拍摄任务，他们从早上8点一直工作到第二天凌晨3点，驱车近500公里，先后到湖南省郴州市、广东省韶关市采访有关人员。

为了把镜头拍好，他们不惜以身试险，带着器材下到50多米深的悬崖下面取景；对不满意的镜头，他们不放过一个，不辞劳苦地重复多次，直到满意为止。

希望贵单位能适时对××、两位同志予以表扬和奖励。

此致
敬礼！
市公安消防支队
二〇一二年二月五日
求职信
标题。

标题位于第一行或信纸上方的中间，写上“求职信”，字体可以比正文大一号。

称呼。

在第二行或标题之下，顶格书写对方单位的名称或相关负责人、称呼必须正式，后面往往加职务
正文：另起一行空两格写具体内容，正文是求职信的主体内容。

首先，通常是对阅信人的感谢，“非常感谢您能在百忙之中阅读我的这封求职信”，也可以放在最后致谢。

其次，可以写获得求职信息的来源和渠道。

接着，简明扼要但有针对性地介绍自己与谋求的职位相关的学历、专业背景、工作经验等。

结语。

一是希望对方予以答复，表达参加面试的愿望；二是表示祝愿、敬意、感谢等。

最后写上自己的详细通讯地址、邮政编码、联络方式（包括电话、电子信箱等）。

署名、日期。

署名，一般是求职者的全名，位于正文右下方。

日期，一般具体到年、月、日，在署名之下。

附录。

附录一般包括个人简历，学历学位证书、考试等级证书、资格证书、获奖证书、工作经历证明等复印件和材料
求职信（自荐信）
尊敬的××经理：
您好！
我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。

很高兴在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。

本人于两年前毕业于经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识如国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外贸英语等课程。

毕业后，就职于一家外贸公司，
从事市场助理工作，主要协助经理制定工作计划、一些外联工作，以及文件、档案的管理工
作。

本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。

我
深信可以胜任贵公司经理助理之职。

个人简历及相关材料一并附上，希望你能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快
收到面试通知，我的联系电话：139﹡﹡﹡﹡﹡﹡
感谢你能阅读此信并考虑我的应聘要求！
此致
敬礼！
应聘人：×××
二〇一一年七月五日
练习二：请拟一份简短的求职函
李××，23岁，女，财会本科毕业。

英语六级，计算机二级。

本市户口，现觅相关单位
会计职务。

电话：××××电子信箱：××
祝贺信
标题：标题位于第一行，有4种写法。

称呼：第二行顶格写收信单位、集体或个人。

正文：祝贺的事由，祝贺的内容。

结语：一般是再次表示祝贺祝愿、鼓励。

比如“祝愿贵公司来年再创佳绩”等。

署名、日期：在正文右下方，写发信者的名称、日期，一般具体到年、月、日，在署名
之下。

介绍信
标题：标题位于第一行或信纸上方的中间，写上“介绍信”，字体可以比正文大一号。

称
呼：在第二行或标题之下，顶格书写对方单位的名称或相关负责人、接待者的职务，后面加
冒号
正文：另起一行空两格定具体内容。

通常用“兹”、“今”、“现”开头，然后写明被介绍
人的姓名、身份、人数以及具体办理的事项和要求。

结语：结语一般是表示祝愿、敬意、感谢的语言。

署名、日期：结语下方署上开具介绍信的单位全称、加盖公章。

署名的下一行可以书写
日期，一般具体到年、月、日。

介绍信
××单位：
兹介绍××研究中心××、××同志，共两人，前往贵处进行江南小城镇经济实体
的调查研究，为期壹周，请接洽。

××社会科学院经济研究中心（公章）
请示
标题：发文机关+事由（关于）+文种事由（关于）+文种
主送机关：标题下，正文前顶格书写
正文：请示的缘由、请示的事项、请示的祈请语??
落款：发文机关印章+发文日期（汉字书写）
请示的写作要求：应当一文一事；不能越级请示；不能多头请示；不得抄送下级机关根
据以下材料，请你代××市烟酒公司向××市二轻局写一份请示。

随着人民生活水平的提高，××市瓶装和罐装啤酒销量大增，但散装啤酒仍然深受群
众的喜爱。

过去，××市烟酒公司用塑料桶装运啤酒，冬天经常冻结，夏天又容易变质，
去年由此造成的损失高达3.2万元。

为了解决这一问题，××市烟酒公司拟购买一辆xh 型啤酒恒温罐车，价格为45万元。

此笔款项，拟从公司的更新改造资金中予以解决，希望上级领导机关市二轻局予以批准。

关于购买啤酒恒温罐车的请示
××市二轻局：
随着人民生活水平的提高，我市瓶装和罐装啤酒销量大增，但散装啤酒仍然深受群众的喜爱。

过去，我公司用塑料桶装运啤酒，冬天经常冻结，夏天又易变质，去年由此造成的损失高达3.2万元。

为此，我公司拟购买一辆xh型啤酒恒温罐车。

该车价格为45万元，此笔款项拟从公司的更新改造资金中予以解决。

专此请示，恳请批准。

××市烟酒公司
××年×月×日
函
函的写作格式标题：发文机关+事由+文种；主送机关；正文：开头+主体+结尾；落款请评改下面这份函
关于联合举办读书活动的函
××公司团委：
为普及有关知识经济的理论知识，我团委决定在团员和青年中开展“读一本书活动”。

所读书籍选定××教授主编的《知识经济读本》。

我们希望与你们联合起来举办这一活动，以便互相促进，取长补短。

现请贵团委务必在八月三日前将以下情况函告我委：参加人员；活动时间、要求；活动的具体程序等。

××厂团委（印章）
二○一○年五月一日
改写后
关于联合举办读书活动的函
××公司团委：
为普及有关知识经济的理论知识，我团委决定在团员和青年中开展“读一本书活动”。

所读书籍选定××教授主编的《知识经济读本》。

为促进相互学习、增进友谊，我委特邀请贵委联合举办这一活动。

请贵委于八月三日前将参加人员及对活动要求和具体程序的设想等函告我委。

即请函复。

通知
标题：发文机关+事由+文种事由+文种××厂团委（印章）二○一○年五月一日
主送机关：标题下，正文前顶格书写
正文：指示性通知；批示性通知；发布性通知；任免性通知；会议通知；知照性通知落款：如发文机关的名称已经出现在标题中，正文之后就不必再写，但必须加盖印章。

署名、日期。

在正文右下方，写发信者的名称，日期，一般具体到年、月、日，在署名之下。

（日期用小写汉字表示）
条据（请假条、收条、领条、欠条）
条据的结构（标题、称呼、正文、落款）
请假条
张老师：
我因感冒发烧，今天不能来上课，请假一天，望批准。

请假人：╳╳
2012年5月3日
收条
今收到╳╳大学文学院捐赠的办学经费壹万圆整，图书叁千册（另附书目清单）。

希望小学（盖章）
经手人：╳╳
2012年5月3日
借条
今借到校团委男女服装拾套，话筒贰只。

两天后归还。

经手人：╳╳
2012年5月3日
1、请评改下面这份借条。

今因个人购房需要，暂借王浩同志人民币1.5万元整。

过后归还。

此据。

借款人：张军
2011年12月5日
2.李明因为急性阑尾炎住院一星期，请代他拟写一份给班主任的请假条。

张老师：
我因急性阑尾炎，需住院治疗，特向您请假，请假时间自5月18日至5月24日共7天，望批准！
请假人李明
××年×月×日
超市（盖章）
李红
收条 3.请评改以下收条今收到电动自行车共20辆。

今收到××销售部送来的电动自行车共贰拾辆。

声明××超市（盖章）×年×月×日经手人：李红
标题：声明；事由+文种（遗失声明、免责声明）；正文（特此声明）；落款
遗失声明
╳╳大酒店遗失服务业统一发票一张，代码：╳╳╳╳，发票号码：╳╳╳╳╳╳╳╳，声明作废。

第二章沟通管理案例分析
一个晚会多头请示
一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。

黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。

在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。

这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。

几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。

由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。

当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行
问题：你认为方秘书的做法有何不妥，应该怎么做？
[简评]：方秘书向分管办会的领导请求，领导有了决定的意见，就应按该领导的意见办。

因为一个单位的领导同志往往不止一个，各项工作需要在集体领导下分工负责。

秘书应遵照领导职权分工与单向请求的原则，向分管的领导请求即可。

不应多头请求。

再说，既然请求副职领导已决定了的事情，你又再去请求第一把手。

这样做弄不好容易造成误会，使副职领导以为你心目中不尊重副职领导职权。

有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己与
领导的关系。

两位领导在同一事情上有不同的意见，秘书最终遵照第一把手的意见执行，是比较妥当
的。

按照领导班子民主集中制的建设原则，秘书执行主要决策人的意见，这是按组织原则办
事。

顾全大局，维护领导尊严
一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告
状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。

张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局
长办公室的门，请示局长如何处置。

局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非常干脆
地对张科长说了一句：“告诉他我不在。

”就又低头忙他的去了。

张科长回到自己的办公室，
对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。

”既然这样，谭某也无
话可说，悻悻地离开了秘书科。

约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生
间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长
毫不迟疑地回答。

张科长顿感浑身一阵冰凉。

原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是
极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这
才有了刚才那一幕。

事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格
当秘书科长。

张科长有口难辩。

刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无
奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。

所以，他从不对人解释
此事，听到议论，也一笑置之。

[简评]：在工作中，维护领导同志的形象也是秘书工作者应具备的素质。

领导同志由于
工作繁忙和其他原因，不能或不大愿接见某些来访者，这是正常现象。

秘书人员根据领导的
意图以各种方式回绝来访，也是工作需要。

张科长遵照领导意图处理此事无可厚非。

尤其难
能可贵的是他在遭人误解时，也能从大局出发，坦然处之。

值得一提的是，作为一个领导者
应当实事求是，前后一致，不要给属下出难题。

第六章会议管理
一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，
虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。

事情发生的过程是，会务组会前起草的“大
会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。

大会秘书处一位负责人审
稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。

后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。

会务组的同志，凭印象只知道
已经删掉了奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开
篇三：秘书应用文写作技巧
1、保安从业人员在协助维护社会治安工作中已成为一支重要的社会（）力量。

【单选
题】 (√)
正确答案：b.安全防范
您的回答：b.安全防范
2、目前我国保安服务已经从单一的人力保安，发展为守护、（）、押运、安全技术防
范等四大主要业务。

【单选题】 (√) 正确答案：a.巡逻
您的回答：a.巡逻
3、我国保安服务具有特许性、有偿性、（）、契约性、风险性的特点。

【单选题】 (×)
正确答案：d.防范性
您的回答：b.辅助性
4、关于保安员服务内容，下列说法正确的是（）。

【单选题】 (×)
正确答案：a.提供人身、财产、信息等安全防范服务
您的回答：c.提供人身、财产、社会治安秩序等安全防范服务
5、下列不属于取得《保安员证》的条件是（）。

【单选题】 (√)
正确答案：d：经设区的市级人民政府公安机关留存家庭其他成员指纹信息
您的回答：d：经设区的市级人民政府公安机关留存家庭其他成员指纹信息
6、关于保安员履行查验与登记的职责，下列说法错误的是（）。

【单选题】 (√) 正
确答案：c：保安员不能查验本单位人员的证件
您的回答：c：保安员不能查验本单位人员的证件
7、保安员在客户单位及服务区域工作时，其职责任务之一是（）。

【单选题】 (√) 正
确答案：c：及时发现、制止违法犯罪
您的回答：c：及时发现、制止违法犯罪
8、保安员李某，想获得保安员国家职业资格三级证书，那么，他必须通过（）。

【单选
题】 (√)
正确答案：a：高级保安员职业能力考试与技能鉴定
您的回答：a：高级保安员职业能力考试与技能鉴定
9、保安员的权利与职责任务是相互联系又相互区别的关系，下列不属于保安员权利的
是（）。

【单选题】 (√) 正确答案：d：开展执法检查
您的回答：d：开展执法检查
10、对于自招保安员单位的保安员来说，最基本的义务是（）。

【单选题】 (√) 正确
答案：a：遵守本单位的规章制度和工作纪律
您的回答：a：遵守本单位的规章制度和工作纪律
11、某度假村的保安员小王在工作中，（）的行为是被允许且合法的。

【单选题】 (√)
正确答案：b：登记出入物品
您的回答：b：登记出入物品
12、（）是保安员的禁止性行为。

【单选题】 (√)
正确答案：b：限制他人人身自由
您的回答：b：限制他人人身自由
13、文明服务要求保安员在保安服务活动中必须（）。

【单选题】 (×)
正确答案：c：仪表端庄、语言规范、举止得体、礼貌待人
您的回答：a：团结互助、语言规范、举止得体、礼貌待人
14、王某刚当上保安员，他知道爱岗敬业是做好保安工作的重要前提。

爱岗敬业就是
要求王某（）。

【单选题】 (√) 正确答案：c：承担职业责任
您的回答：c：承担职业责任
15、礼仪最基本的三大要素不包括（）。

【单选题】 (√)
正确答案：b：热情坦诚
您的回答：b：热情坦诚
16、在保安守护中，对服务单位特定目标进行看护和守卫的正确方式是守护和（）。

【单选题】 (×)
正确答案：b：门卫
您的回答：c：巡逻
17、保安员在出入口值勤遇有外来人员携带可疑危险物品时，正确的做法是（）。

【单
选题】 (√)。