中国石油内部资料：人事档案操作手册

中国石油人力资源管理系统
用户操作手册
人事档案管理（人事岗专用）
人力资源管理系统项目经理部
二〇〇九年三月
目录
一、档案转递信息2
1．档案转入管理2
2．档案转出管理7
二、待移交档案材料管理9
1. 功能概述9
2. 操作流程图9
3. 具体操作9
4. 批处理工具的使用10
三、档案查（借）阅情况信息13
1．档案查阅情况信息13
2．档案借阅情况信息18
人事管理岗在人事档案管理中的职责
一、档案转递信息
1．档案转入管理
（1）功能概述
“档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。

（2）操作流程
档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。

如图：
（3）具体操作
①操作路径：SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息
③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。

状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。

如图：
状态维护
为“处理
中”
说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。

举例：XX油田公司人事部干部管理科，X铭辉。

④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。

状态维护
成“提交”
（4）批处理工具的使用
《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息
当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序
其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序
具体操作：
第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：
选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员
★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。

如图：
点击执行后，输出模板如图，人员编号和XX会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。

★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”
维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：
保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。

点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号，XX及其错误信息等。

（2）如果没有错误，则如下为空。

这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。

《二》直接维护“档案转递信息”
当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入
其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入
第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：
如图所示：如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。

选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”
点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填写。

同时将文本另存为“Unicode”的形式。

保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。

点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号，XX及其错误信息等。

2．档案转出管理
（1）功能概述
“档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。

（2）操作流程
（3）具体操作
①操作路径：SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息
③当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。

人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息---档案转出”，并将状态栏调整为处理中，如下图：
“通知人”上面加一个“审核人”栏!
④人事管理岗负责：审核通过后，人事管理岗将“待转递人事档案信息”的状态栏调整成“提交”，即通知档案管理人员该员工档案需要转出:
状态维护成
”提交”
（4）批处理工具的使用
操作同“‘档案转入管理’的批处理工具的使用”
二、待移交档案材料管理
1. 功能概述
“待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。

2. 操作流程图
3. 具体操作
（1）操作路径：SAP菜单→人事档案管理
（2）事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息
（3）人事管理岗负责：当有新增材料归档时，需要维护“待移交档案材料信息”。

在维护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息”，点击创建，进入到“待移交档案材料信息”子类型的选择界面，如图：
根据新增材料的类别选择相应的子类型后，进入到“待移交档案材料信息”的界面。

如图：
人事管理岗维
护
维护完毕后，将“状态栏”调整为“提交”。

4. 批处理工具的使用
当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：
其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI129---待移交档案材料信息批量
导入
其二：事务代码：ZHRBI129---待移交档案材料信息批量导入
具体操作:
第一步：下载“待移交档案材料信息批量导入程序”模板：
如图所示：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员
★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。

如图：
点击执行后，输出模板如图，人员编号和XX会自动带出。

★①其中“档案材料名称”和“档案材料类别”为必填字段
②对于有下拉选项的请严格按照选项中的填写！
③如果在“状态”一栏中选择“档案员确认”会自动生成一条相应的“档案目录信息”
维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：
保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。

点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

如果是上传“修改”的信息请选中“修改”同时选重相应的“状态材料状态”即可。

导入完成后，会出现如下两种情况：
（1）如果导入数据有错误，会在此显示员工号，XX及其错误信息等。

（2）如果没有错误，则如下为空。

这样批量的待移交档案材料管理信息的数据就导入完毕。

三、档案查（借）阅情况信息
1．档案查阅情况信息
（1）功能概述
“档案查阅情况信息”是记录人事管理岗在实际业务查阅档案过程的信息。

（2）操作流程
如果是非人事部门用户查阅员工档案，则由查阅人员直接填写查阅审批单，人事主管部门签字同意后，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息—查阅信息”，并完成查阅过程。

（3）具体操作
①操作路径：SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息
③人事管理岗负责：填写“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交”，回车后系统自动档案存放位置，然后点击保存。

如图：
④人事管理岗负责：打印“查阅人事档案审批单”。

操作路径为：SAP菜单→人事档案管理→表单→档案查借阅
事物代码：ZHRISPAFM102 - 查阅人事档案审批单（人事岗用）打印出查阅审批单：
经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室查阅档案。

（4）批处理工具的使用
说明：当一次性维护多个员工的档案查阅情况信息时，可以使用批处理工具，有两种方法进入：
其一：路径为：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI019- 档案目录信息批量导入
其二：事物代码为：ZHRBI019 - 档案目录信息批量导入
该批处理工具的操作分两步：
第一步：下载模板，如图所示，选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员：
如果对系统中已有的信息进行修改，请选择“修改”同时对修改情况下的状态进行选择。

如图：
点击执行后，输出模板如图，人员编号和XX会自动带出，维护员工档案查阅相关信息即可：字段“状态”中，人事管理岗人员维护“处理中”“提交”；档案管理岗维护“档案员确认”
信息维护完毕后，保存成“Unicode 文本”格式：
保存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。

点击“上传数据”，在导入文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事物，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会出现如下两种情况：
如果导入数据有错误，会在此显示员工号、员工XX、档案材料类别及错误信息等。

如果没有错误，则如下为空。

2．档案借阅情况信息
（1）功能概述
“档案借阅情况信息”是记录人事管理岗实际业务中借阅档案过程的信息。

（2）操作流程
如果是非人事部门用户借阅员工档案，则由借阅人员直接填写借阅审批单，人事主管部门签字同意后，拿到档案管理部门，由档案管理岗填写“档案查（借）阅情况信息--借阅信息”，并完成借阅过程。

（3）具体操作
①操作路径：SAP菜单→人事档案管理
②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息
③人事管理岗负责：维护“查借阅人填写”的内容，并将状态栏调整成“提交”，回车后系统自动档案存放位置，然后点击保存。

如图：
④人事管理岗负责：打印“借阅人事档案审批单”。

路径：SAP菜单→人事档案管理→表单→档案查借阅
事物代码：ZHRISPAFM041 - 借阅人事档案审批单（人事岗用）打印出借阅审批单：
经过本部门领导签字后，拿着审批单去档案室借阅档案。

（4）批处理工具的使用
操作同“档案借阅情况信息”。