审计第九章 购货与付款业务循环

二,采购与验收控制 1.单位应当建立采购与验收环节的管理制 度,对采购方式确定,供应商选择,验收程序 等作出明确规定,确保采购过程的透明化. 2.单位应当根据物品或劳务等的性质及其 供应情况确定采购方式.一般物品或劳务等的 采购应采用订单采购或合同订货等方式,小额 零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等 方式.单位应当制定例外紧急需求的特殊采购 处理程序.
常用的交易实质性程序
所记录的采购交易估价正 确(准确性,计价和 分摊)
对计算准确性进行 内部核查;采 购价格和折扣 的批准
检查内部核查的标记;检 查批准采购价格和折 扣的标记
将采购明细账中记录的交易同 卖方发票,验收单和其他 证明文件比较;复算包括 折扣和运费在内的卖方发 票填写的准确性
采购交易的分类正确(分 类)
授权审批
(注册会计师通过检查相关凭证上是否经过审批,来测试授 权审批的有效性) 一,总体要求: 单位应当对采购与付款业务建立严格的授权 批准制度,明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式, 权限,程序,责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与 付款业务的职责范围和工作要求. 1.审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定,在 授权范围内进行审批,不得超越审批权限. 2.经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理采 购与付款业务.对于审批人超越授权范围审批的采购与付款 业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权 部门报告.
三,付款控制 单位应当按照《现金管理暂行条 例》,《支付结算办法》和《内部会计 控制规范 -货币资金(试行)》等规定 办理采购付款业务
第二部分
内部控制测试和交易实质性测试
一,购货业务的内部控制和控制测试概述 见附表列示: 第一栏"内部控制目标",列示了企业设立购货业务内部控 制的目标,也就是注册会计师实施相应内部控制测试和交易实质 性测试所要达到的审计目标. 第二栏"关键的内部控制",列示了与上述各项内部控制目 标相对应的一项或数项主要的内部控制.所设计的购货业务内部 控制,应能达到第八章所述的控制目标. 第三栏"常用的内部控制测试",列示了注册会计师针对上 述关键内部控制所实施的内部控制测试程序. 第四栏"常用的交易实质性测试",列示了注册会计师对被 审计单位购货业务常用的交易实质性测试程序.
主要业务活动及对应的凭证和记录
主要业务活动 对应的凭证和记录 相关的主要 部门 仓库,有关 部门 相关的认 定 重要控制点
1. 请 购 商 品 和 劳务
请购单
请购单不编号, 但要经过签字 批准 订购单预先编 号,送至供应 商及有关部门, 独立检查处理 验收单一式多 联,预先编号 保管与采购职 责分离
2.编制订购单
订购单
采购部门
完整性
3.验收商品
验收单,订购单
验收部门
完整性 , 存在或发 生 存在或发 生
4. 储 存 已 验 收 商品
验收单上签收
仓库,请购 部门
主要业务活动及对应的凭证和记录
主要业务活动 对应的凭证和记录 相关的主要 部门 相关的认定 重要控制点 付款凭单,验收单, 付款凭单,验收单, 应付凭单部 订货单, 订货单,供应商发 门 票 应付账款明细账, 应付账款明细账, 应付凭单登记簿, 应付凭单登记簿, 供应商发票, 供应商发票,验收 订货单, 单,订货单,卖方 对账单, 对账单,转账凭证 付款凭单, 付款凭单,支票 7.支付负债 存在或发生, 预先编号, 存在或发生, 预先编号,并 估价或分摊, 估价或分摊, 经过适当批准 完整性 存在或发生, 存在或发生, 记录现金收支 完整性, 完整性,估 的人员不得经 手现金, 价或分摊 手现金,有价 证券和其他资 产,独立检查 入账及时性及 存在或发生, 支票预先编号 支票预先编号, 存在或发生, 金额正确性 , 完整性, 完整性,估 已签署的支票 价或分摊 的相关凭证要 注销 存在或发生, 存在或发生, 独立编制银行 估价或分 存款调节表 摊 ,完整 性
财政部《购货付款内部会计控制规范》的规定 3.单位应当充分了解和掌握供应商的信誉,供 货能力等有关情况,采取由采购,使用等部门 共同参与比质比价的程序,并按规定的授权批 准程序确定供应商.小额零星采购也应由经授 权的部门事先对价格等有关内容进行审查. 4.单位应当根据规定的验收制度和经批准的订 单,合同等采购文件,由独立的验收部门或指 定专人对所购物品或劳务等的品种,规格,数 量,质量和其他相关内容进行验收,出具验收 证明.对验收过程中发现的异常情况,负责验 收的部门或人员应当立即向有关部门报告;有 关部门应查明原因,及时处理.
订购单均经事先连 续编号并已登 记入账;验收 单均事先连续 编号并已登记 入账;应付凭 单均事先连续 编号并已登记 入账
检查订购单连续编号的完 整性;检查验收单连 续编号的完整性;检 查应付凭单连续编号 的完整性
从验收单追查至采购明细账; 从卖方发票追查至采购明 细账
内部控制目标
关键内部控制
常用的控制测试
5.编制付款凭单
6.确认与记录负 债
应付账款部 门,会计部 门
应付凭单部 门,财务部 门
记录现金, 8.记录现金,银 行存款支出
现金日记账, 现金日记账,银行 存款日记账,支票, 存款日记账,支票, 付款凭证
会计部门
财政部《购货付款内部会计控制规范》的规定
一,请购与审批控制 1.单位应当建立采购申请制度,依据购置物品或劳务等 类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关 部门或人员的职责权限及相应的请购程序. 2.单位应当加强采购业务的预算管理.对于预算内采购 项目,具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购 手续;对于超预算和预算外采购项目,具有请购权的部门应 对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续. 3.单位应当建立严格的请购审批制度.对于超预算和预 算外采购项目,应当明确审批权限,由审批人根据其职责, 权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批.
3.单位对于重要和技术性较强的采购业务,应 当组织专家进行论证,实行集体决策和审批, 防止出现决策失误而造成严重损失. 4.严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款 业务. 二,具体 1.请购的审批; 2.采购合同的审批; 3. 付款的审批(预付,定金,还款)
凭证记录(检查原始凭证编号是否连续)
内部控制目标
关键内部控制
常用的控制测试
常用的交易实质性程序
所记录的采购都确已收到 商品或已接受劳务, 并符合采购方的最大 利益(存在)
请购单,订购单, 验收单和卖方 发票一应俱全, 并附在付款凭 单后;采购经 适当级别批准; 注销凭证以防 止重复使用; 对卖方发票, 验收单,订购 单和请购单作 内部核查
采购交易被正确记入应付 账款和存货等明细账 中,并正确汇总(准 确性,计价和分摊)
应付账款明细账内 容的内部核查
检查内部核查的标记
通过加计采购明细账,追查过 入采购总账和应付账款, 存货明细账的数额是否正 确,用以测试过账和汇总 的正确性
二,购货业务的内部控制及其测试控制内容
采购付款岗位及职责分离(注册会计师通过观察有关人员的 活动及与其讨论来证实职责是否确实分离) 一,单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相 关部门和岗位的职责,权限,确保办理采购与付款业务的不相 容岗位相互分离,制约和监督. 单位不得由同一部门或个 人办理采购与付款业务的全过程. 二,职责分离:采购与付款业务不相容岗位至少包括: 1.请购与审批; 2.询价与确定供应商; 3.采购合同的订立与审批; 4.采购与验收; 5.采购验收与相关会计记录 6.付款审批与付款执行.
四,固定资产的内部控制和控制测试
(一)固定资产内部控制应包括:预算制度;授权批准;账簿记录;职 责分离;资本性支出和收益性支出的区分;固定资产的处置制度;定期盘 点和维护保养. (二)《工程项目内部会计控制规范》 1.岗位分工与授权批准 (1)单位应当建立工程项目业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位 的职责,权限,确保办理工程项目业务的不相容岗位相互分离,制约和监 督. (2)单位应当对工程项目相关业务建立严格的授权批准制度,明确审 批人的授权批准方式,权限,程序,责任及相关控制措施,规定经办人的 职责范围和工作要求. (3)单位应当制定工程项目业务流程,明确项目决策,概预算编制, 价款支付,竣工决算等环节的控制要求,并设置相应的记录或凭证,如实 记载各环节业务的开展情况,确保工程项目全过程得到有效控制.
采用适当的会计科 目表;分类的 内部核查
检查工作手册和会计科目 表;检查有关凭证上 内部核查的标记
参照卖方发票,比较会计科目 表上的分类
采购交易按正确的日期记 录(截止)
要求收到商品或接 受劳务后及时 记录采购交易; 内部核查
检查工作手册并观察有无 未记录的卖方发票存 在;检查内部核查的 标记
将验收单和卖方发票上的日期 与采购明细账中的日期进 行比较
第九章 购货与付款循环审计
资产负债表项目: 应付账款,预付账款,应交税金, 其他应付款,应付票据,固定资产,累 计折旧,原材料,材料采购 利润表项目: 主营业务成本,营业费用
购货付款业务流程如下
购货付款的业务流程: 首先是由授权的部门提出请购,要符合请购条件,填制请购 单.请购单可以从多个部门发出,所以本身不能连续编号.是购 货业务的起点.批准请购后,填写订购单,订购单由采购部门填 制出来,一式多联,连续编号,能够有效的保证完整性,和真实 性是相关的. 有了订购单就是订购的过程,这是我国所注重的. 然后根据订购单采购验收,验收要有独立的验收部门,根据 订购单确定购买的品种,数量,质量是否符合要求.验收后合格, 填一式多联连续编号的验收单,注意验收单是一式多联的,验收 后要转到仓库,再一个要转到付款凭单部门,付款凭单根据订购 单,验收单表明已经验收了,然后填制付款凭单,而且取得购货 发票.接着确认记录负债,需要有记账凭证和帐簿 最后财务部门按照指定部门的要求付款
三,付款业务的内部控制
按照内控规范付款业务应共同遵循的: 1.单位应当按照《现金管理暂行条例》,《支付结算方法》 和《 内 部会计控制规范——货币资金(试行)》等规定办理采购付款业务. 2.单位财会部门在办理付款业务时,应当对采购发票,结算凭证, 验收证明等相关凭证的真实性,完整性,合法性及合规性进行严格审核. 3.单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和 定金的管理. 4.单位应当加强应付账款和应付票据的管理,由专人按照约定的付 款日期,折扣条件等管理应付款项.已到期的应付款项需经有关授权人 员审批后方可办理结算与支付. 5.单位应当建立退货管理制度,对退货条件,退货手续,货物出库, 退货货款回收等作出明确规定,及时收回退货款. 6.单位应当定期与供应商核对应付账款,应付票据,预付账款等往 来款项.如有不符,应查明原因,及时处理.
单位应当按照请购,审批,采购,验收, 付款等规定的程序办理采购与付款业务,并 在采购与付款各环节设置相关的记录,填制 相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加 强请购手续,采购订单(或采购合同),验 收证明,入库凭证,采购发票等文件和凭证 的相互核对工作.(发票,付款凭单和验收 单)
监督检查(内部核查) (注册会计师可以采用检查内部审计人员的报告或核 查人员的签字测试该控制的有效性) 一,采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况. 重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗业务的授权批准手续是否健全, 是否存在越权审批的行为. 三,应付账款和预付账款的管理.重点审查应付 账款和预付账款支付的正确性,时效性和合法 性. 四,有关单据,凭证和文件的使用和保管情况. 重点检查凭证的登记,领用,传递,保管,注销手续 是否健全,使用和保管制度是否存在漏洞.
查验付款凭单后是否附有 单据;检查批准采购 的标记;检查注销凭 证的标记;检查内部 核查的标记
复核采购明细账,总账及应付 账款明细账,注意是否有 大额或不正常的金额;检 查卖方发票,验收单,订 购单和请购单的合理性和 真实性;追查存货的采购 至存货永续盘存记录;检 查取得的固定资产
已发生的采购交易均已记 录(完整性)