记录控制程序

记录控制程序
1 目的
对质量、环境、职业健康安全及能源管理的记录进行控制，确保能够提供产品、环境、职业健康安全及能源使用符合规定要求和管理体系有效运行的证据。

2 适用范围
适用于与质量、环境、职业健康安全、能源管理体系运行相关的所有记录。

3 术语及定义
3.1 记录
是指公司按照管理体系文件实施过程的文件化证据和记录的结果。

4 职责
4.1 先期质量管理部是质量记录控制的归口管理部门，负责管理体系记录控制的监督和检查。

4.2 行政部负责环境和职业健康安全体系相关记录的归口管理；
4.3 装备动力部负责能源管理体系相关记录的归口管理。

4.4 公司各部门
负责本部门所产生记录的填写、收集、整理、保存、标识和处置工作。

5 工作程序
图5.1 内部编制管理性文件控制工作流程
记录填写
记录保管
5.1 记录目录编制
5.1.1 各部门体系员负责建立本部门管理体系记录目录清单，并经部门领导批准。

5.1.2 先期质量管理部负责第四层次记录目录、格式汇编的编制。

5.1.3 记录目录清单必须包括记录编号、名称、来源文件、填写部门、归档部门、保存位置、保存期限等内容。

5.2 记录的编号规则
5.2.1 记录的编号由文件编制部门根据HT/P01《文件控制程序》自行编制。

要求记录的编号在表单的右上方。

5.2.2 文件编制人员负责记录空白表单的编制。

根据体系运行的要求，适当时对记录表单进行修订，但需要相关领导的确认和批准。

5.3 记录编写
5.3.1 填写人员严格按规定的栏目，填写记录要求完整、准确、真实；要求使用蓝、黑签字笔，字迹工整、清晰。

若确有无需填写的栏目，应以“ / ”划销标注，若表单备注中有相关要求，则按实际表单备注要求执行。

5.3.2 各部门负责人对审核记录结果或结论的正确有效性负责。

5.3.3 记录原则上不允许更改，若有少量的更改，采取划改形式并由填报人签署，否则视为无效记录。

5.3.4 各部门应培训员工正确填写记录并熟悉其传递路径。

5.3.5 记录应按相关文件规定途径传递至相关部门/人员填写，并确保填写记录完整、有效。

5.4 记录收集和查阅
5.4.1 记录应系统地收集分类保存，索引后归档，以便快速存取查阅。

5.4.2 记录应储存在适当的环境妥善保存，以防止受潮、损坏、变质及遗失。

5.4.3 记录以电脑磁盘保存，必须做好备份，以防止数据丢失或资料破坏。

5.4.4 有合同要求时按合同规定，视需要提供记录给顾客查阅参考。

但须经部门负责人批准。

在进行体系审核时，提供记录给审核人员查阅。

5.5 保管记录
5.5.1 记录保存期限应遵循以下要求：
a）生产件批准文件、工装记录、销售合同的执行情况、采购订单和修订单的保存时间必须为在现行生产和服务中规定的在用期再加上一个日历年；
b）质量性能记录（控制图、检验和试验结果）必须在其产生的当年和下一日历年予以保留；
c）生产过程的装配调试质量随车卡检验记录（一车一档）保存期按国家规定的汽车产品使用年限保存，一般为长期保存；
d）内部审核和管理评审记录必须保留三年；
e）若顾客和国家法律法规有特殊要求，应满足其特殊要求。

5.5.2 先期质量管理部每年要检查一次各部门的记录填写、收集和保存的情况。

5.6 记录的借阅、查阅和复制
5.6.1各部门保存的记录要标识清晰、分类存放，便于检索，当外部门需要借阅或复制时，要经过本部门负责人批准，并进行登记。

5.6.2 纸版记录查阅，由记录保管人员提供查阅。

如果记录需要借出保管场所，记录保管人员作好借阅记录。

5.6.3 合同有要求时，在商定的时限内记录可提供给顾客或其代表进行评价时查阅。

5.7 处置记录
5.7.1 公司授权的岗位人员所复制的记录为有效记录，按有关管理制度向外部相关方提供。

对未获得公司授权的岗位人员所复制的记录，视为无效记录。

5.7.2 对超出保管期限需要处理或因其他特殊情况需要销毁时，保管人员列出清单，提交本单位管理者组织制订处置方案，经相关领导者批准后进行处置。

对无继续保管价值的纸版记录，采用破碎或烧毁方式处置等。

6 相关文件
《文件控制程序》
7 相关记录
表7.1 相关记录。