第二节项目范围变更控制

第二节项目范围变更控制
一、项目范围变更控制的概述
在项目开始之后，项目各种条件和环境的变化会使项目范围发生变更。

项目范围的变更可能会导致项目工期、成本或质量的改变。

因此必须要对项目范围的变更进行严格的管理和控制，必须要根据项目的实际情况、项目的变更要求和项目范围管理计划，运用项目范围变化控制系统和各种变更的应急计划等方法，按照集成管理的要求去控制和管理好项目范围的变更。

在项目范围变更控制中，主要应该考虑的问题包括：
●分析和确定影响项目范围变更的因素和环境条件。

●管理和控制那些能够引起项目范围变更的因素和条件。

●分析和确认各方面提出的项目变更要求的合理性和可行性。

●分析和确认项目范围变更是否已实际发生，及其风险和内容。

●当项目范围变更发生时，对其进行管理和控制，设法使变更朝有益的方向发展，或
努力消除项目变更的不利影响。

项目范围变更控制必须与项目管理的其它控制很好地结合，特别是要与项目时间（工期）控制、预算（造价）控制、项目产出物质量控制等结合起来。

二、项目范围变更控制的依据
项目范围变更控制的依据主要包括下列文件或信息：
1.项目工作分解结构
项目工作分解结构定义了项目范围的内容和底线。

当实际项目实施工作超出或达不到项目工作分解结构的范围要求时，就表明发生了项目范围的变更。

项目范围变更发生后必须要对项目工作分解结构进行调整和更新。

2.项目的实施情况报告
项目实施情况报告一般包括两类信息或资料。

其一是项目的实际进程资料，包括项目工作的实际开始/完成时间以及实际发生的费用等情况；另一类是有关项目范围、工期计划和成本预算的变更信息。

例如，项目的哪些中间产品已完成，哪些还没有完成；项目的工期和预算是超过了项目计划还是未超过项目计划等等。

它还提醒项目组织注意那些会在未来引发问题和项目范围变更的因素和环节。

一般而言，项目实施都有确定的绩效报告期（或叫项目报告期）。

项目实施情况报告的频率视整个项目长短及项目复杂性而定，项目报告期可以是每天、每周、每月等等。

如果要对项目实行更为严密的范围管理和控制，那么采取缩短项目实施情况报告期是可行而且有效的措施之一。

3.项目范围变更的请求
项目范围变更的请求可能以多种形式出现，可以是口头或书面的，可以是直接或间接的，可以由内部提出的，也可以是外部要求的，甚至是法律强制的。

项目范围变更要求可能是要求扩大项目的范围，也可能是要求缩小项目的范围。

绝大多数项目范围变更要求是由于以下原因引起的：
●某个外部事件。

例如，政府有关法规的变更。

●在定义项目范围时的某个错误或疏漏。

例如，在设计一个电信系统时疏忽了一个必备的
特殊构件。

●增加项目价值的变更。

例如，在一个环保项目中发现通过采用某种新技术可以降低项目
成本，但在最初定义项目范围时新技术尚未出现，所以需要变更项目范围。

4.项目范围管理计划
项目范围管理计划是有关项目范围总体管理与控制的计划文件。

这一文件的具体内容前文已
有详细地论述。

三、项目范围变更控制方法和技术
项目范围控制的方法和技术主要包括如下几个方面：
1.项目范围变更控制系统
项目范围变更控制系统是开展项目范围控制的主要方法。

这一系统给出了项目范围变更控制的基本控制程序、控制方法和控制责任。

这一系统包括文档化工作系统，变更跟踪监督系统，以及项目变更请求的审批授权系统。

在项目的实施过程中，项目经理或项目实施组织利用所建立的项目实施跟踪系统，定期收集有关项目范围实施情况的报告，然后将实际情况与计划的工作范围相比较，如果发现差异，则需要决定是否采取纠偏措施。

如果决定采取纠偏措施，那么必须将纠偏措施及其原因写成相应的文件，作为项目范围管理文档的一部分。

同时，要将项目范围的变更情况及时通知项目所有相关利益者，在获得他们一致的认可之后，才可以采取项目范围变更的行动。

项目范围变更控制系统是整个项目变更控制系统的一部分，当项目范围发生变更时，项目其它方面必然也会受到影响，因此项目范围变更行动应该被集成到整个项目的变更控制系统之中。

尤其是应该在适当的地方与项目控制的其它系统相结合，以便协调和控制项目的范围。

当项目按照承发包的方式进行时，项目范围变更控制系统必须与相关合同条款保持一致。

2.项目实施情况的度量
项目实施情况的度量技术也是项目范围变更控制的一种有效的技术和方法。

这一方法有助于评估已经发生项目范围变更的偏差大小。

项目范围变更控制的一个重要内容就是识别已发生变更的原因，以及决定是否要对这种变更或差异采取纠偏行动，而这些都需要依赖项目实施情况度量技术和方法。

3.追加计划法
几乎没有项目能够完全按照项目计划实施和完成的，项目范围的变更可能要求对项目工作分解结构进行修改和更新，甚至会要求重新分析和制定替代的项目实施方案。

项目范围的变更会引起项目计划的变更，即项目范围的变更会要求项目组织针对变更后的情况，制定新的项目计划，并将这部分计划追加到原来的项目计划中去。

4.项目三角形法
项目三角形法是一种项目集成控制的技术方法，这种方法可以用于对项目范围进行有效的控制。

所谓的“项目三角形”是指由项目的时间、项目成本预算和项目范围所构成的三角形（具体见下面的图5-4）。

大多数项目都会有明确的完成日期、项目预算和项目范围的限制。

项目时间、项目预算和项目范围三个要素被称为项目成功的三大要素。

如果调整了这三个要素中的任何一个，另外两个就会受到影响。

虽然这三个要素都很重要，可一般来说会有一个要素对一个项目的影响最大。

例如，如果决定对项目工期计划做出调整以缩短工期，提前完成项目，那么就会面临增加项目成本或缩小项目范围的选择。

如果需要调整项目计划以将项目成本控制在项目预算之内，那么其结果可能会延长项目工期或缩小项目范围。

同样，如果希望扩大项目范围，那么项目就会耗费更多的时间和金钱。

图5-4 项目三角形
在使用项目三角形法控制项目的范围变更时，首先应明确项目的时间、预算和范围三个要素中的哪一个对项目的成功最为重要。

这决定了那个要素是首先确保的目标，那个次之，以及应该如何去优化项目范围变更方案和行动。

例如，为了不超出完成工期和预算，需要调整项目范围以进行优化，此时需要记住使用项目三角形。

因为当项目时间、预算和范围构成的三角形中任何一条边做出调整时，另外两条边都会被影响。

这种影响可能是好的影响，也可能是不好的，这取决于项目性质和变更调整的方向。

在优化中要不断检验相关的另两个要素以防止出现不可能实行的项目范围计划安排。

例如，如果调整了项目的预算，最好检查一下项目工期是否还在可接受的范围内。

具体项目三角形法的主要做法如下：
1)调整项目三角形的时间边
当发现项目实际工期突破了项目工期预计时限时，人们有多种方法可以调整项目工期的长短。

调整方法的选择主要取决于项目的限制条件（诸如预算、资源、范围和任务的灵活性限制等）。

最有效的缩短工期的方法是调整项目关键路径上的任务。

这方面的措施有：缩短一些工作的作业工期、安排一些工作同步进行、增加资源以加快进度、缩小项目的范围等。

当调整项目工期时，项目成本可能会增加，资源利用可能会不经济，而且项目范围也可能发生变更。

因此，在变更项目工期以后还要完成下述工作。

2)调整项目三角形的成本边
当发现项目的实际成本超出了项目预算时，就需要重新调整项目的预算和成本。

项目成本主要受项目资源配置的影响。

所以为了降低成本，首先可以缩小项目的范围，这样任务数量减少，占用的资源就会下降，成本就会降低。

同时，还可以通过验证项目资源配置的优化情况，发现和消除存在的浪费，从而降低项目成本。

另外，也可以通过采用价值工程的方法去分析是否存在替代资源，也许还会找到比较便宜的资源去替代昂贵的资源，这样也可以降低项目成本。

在调整项目工期以保证项目不超出预算时，项目工期可能会延长或项目范围可能会缩小。

3)调整项目三角形的范围边
改变项目范围一般包括改变项目任务的数量或工期。

项目范围和项目质量是密切相关的，在缩小范围的同时也会降低项目的质量标准，相反在扩大项目范围的同时，也可能会带来项目质量的提高。

例如，如果取消一系列可选择性的项目任务，那么用于这些任务的资源就可以腾出来用于其他方面，而且它们也将不包括在这个项目的预算范围内了。

如果增加一些可选性的任务就要投入更多资源和时间，从而就会扩大项目范围。

另外，改变项目范围会影响项目关键路径的工期，使项目工期后延。

通常的做法是，当发现必须按照项目工期完成项目，同时又必须将项目成本控制在预算之内时，这可以通过缩小项目范围去实现上述两项目标。

当然，如果发现还有多余的时
间或预算，就可以扩大项目范围，从而提高项目质量。

4)资源在项目三角形中的作用
在保持项目目标合理平衡的情况下，一般需要优化项目范围和计划以确保资源的有效利用。

按照项目三角形，资源被看作项目成本。

所以在调整项目资源时，项目成本将以资源的成本费率为基础相应上升或降低。

但是，在调整资源时，项目工期也许会发生变更。

例如，如果有资源不足而需要进行调配时，项目工期可能出现延迟；反之在有资源剩余时，就可以扩大项目的范围，以便在资源的可利用时间内，更好地利用全部资源。

5)质量与项目三角形的关系
质量是项目三角形中的第四个要素，而且是处于中心位置的关键要素。

项目三角形的三条边中任何一条边的改变都会影响项目质量。

项目质量虽然不是三角形的“边”，但是却直接受三条边变化的影响，任何项目时间、成本和范围的变更，都会直接影响到项目质量。

例如，如果发现项目工期比较松，时间富裕，就可以通过增加项目任务来扩大项目范围来使用这些时间，这种项目范围的扩大多数能够提高项目及其产出物的质量。

反之，如果发现项目预算较紧，缺乏资金，就可以通过减少项目任务来缩小项目范围，随着范围的缩小，一般很难保证既定的项目质量，所以削减项目成本会导致项目质量的降低。

四、项目范围变更控制的结果
项目范围变更管理与控制的结果有两个，一个是促进了项目工作绩效的提高，一个是生成了一系列项目范围变更控制文件。

这些文件包括：更新调整后的项目的工期、项目成本、项目质量、项目资源和项目范围文件，以及各种项目变更行动方案和计划文件。

1.项目范围变更控制文件
项目范围变更控制文件是在项目范围的全面修订和更新中所生成的各种文件总称。

项目范围通常是由项目业主/客户与项目组织双方认可的，所以项目范围的变更同样需要双方认可，并要有正式文件予以记录。

项目范围变更通常还要求对项目成本、工期、质量以及其它一些项目目标进行全面的调整和更新。

项目范围变更还需要在项目计划中得到及时反映，而且相关的项目技术文件也需要进行相应的更新。

另外，应该将项目范围变更的信息及时告知项目的相关利益者。

所有这些更新后的文件都属于项目范围变更控制文件的范畴。

2.项目变更控制中的行动
项目变更控制中的行动包括：根据批准后的项目变更要求而采取的行动和根据项目实际情况的变化所采取的纠偏行动。

这两种行动都属于项目变更控制的范畴，因为它们的结果都是使实际的项目范围与计划规定的项目范围保持一致，或者是与更新后的项目范围相一致。

3.从项目变更中学到的经验与教训
不管是何种原因，项目的变更都属于项目计划管理中的问题。

所以在项目范围变更控制中人们可以发现问题，学到经验与教训。

这些经验与教训均应该和需要形成文件，以使这部分信息成为项目历史数据的一部分。

这既可用作本项目后续工作的指导，也可用于项目组织今后开展的其它项目。

这相当于项目的一种跟踪评估和后评估的工作，一般在项目或项目阶段结束以后都需要召开经验终结或项目后评估会议。

这种项目经验总结或评估会议应在项目团队内部、以及与项目业主/客户之间分别召开。

其目的都是评估项目绩效，确认项目收益是否已经达到，以及总结本项目的经验和教训。