整单部工作流程(实操版)

整单部工作流程
整单部主要是负责单据整理和凭证粘贴工作，以下是对单据整理和凭证粘贴工作环节的详细说明。

单据整理、凭证粘贴（简介）
整单分为四个环节：
分单：对单据进行分类整理、
贴单：对费用单据进行粘贴、
计算：对收入成本票进行金额核算、
排序：将所有单据按照要求排序、
QC：对整理完成的单据的质量进行检查。

凭证粘贴：将原始单据与对应记账凭证一一核对相符后进行粘贴、
QC：对粘贴完成的凭证质量进行检查。

（一）分单环节
分单员的准备工作
1：工具：单据盒、裁纸刀、胶水盘、刷子、工具盒（回形针、订书机、取钉器、铅笔）
2：将单据盒放在桌子的正前方，工具盒放在右上方，胶水盘和刷子并列放在右上方。

分单的操作过程：
（1）将单据从单据袋拿出来按照收入、成本、银行、费用的顺序分类放在单据盒中。

（2）分单员将原始单据交接表拿出来核对收入发票、成本发票、银行单以及大金额费用发票的张数及金额。

如有不符需在交接表上备注发票的实际张数，不可随意改动。

（3）整理收入发票（包括增值税专用发票、普通发票、服务业专用发票等）3-1：先查看收入发票的日期，收入发票的日期是“没有过期，只有超期”，收入发票不论是那个月的都可以入账，但是不能超过原始单据交接表上所写的单据日期。

如有发现超期的收入发票先放到一边。

3-2：将购货单位是同一家公司的收入票用回形针别在一起，同时把最大开票日期的收入票放在最前面。

（4）整理成本发票
4-1：先查看成本发票的日期，成本发票与收入发票的性质是一样的“没有过期，只有超期”成本发票不论是那个月的都可以入账，但是不能超过原始单据交接表上所写的单据日期。

如有发现超期的成本发票先放到一边。

4-2：将销货单位是同家公司的成本票用回形针别在一起，同时把最大开票日期的成本票放在最前面。

（5）整理费用发票
5-1：查看费用发票的日期，费用发票的是三个月内有效（社保单是没有过期只有超期，房租水电发票是一年内有效）。

如果有发现过期及超期的费用发票应抽出来先放到一边。

5-2：分单员把所有可入账的费用发票按照发票类型的不同进行分类整理，所有的加油票要用回形针别在一起，所有的通行费别在一起，所有的餐费都要用回形针别在一起等等。

（6）银行单的分类整理
6-1：银行单的日期是“没有过期，只有超期”银行单不论是那个月的都可以入账，但是不能超过原始单据交接表上所写的单据日期。

如有发现超期的银行单先放到一边。

6-2：核对银行单是否齐全，核对时用铅笔在银行对账单对应数据的右边划√，如果客户已经划过√了就在左边划√，所有的银行单核对完后如果有发现没划√的数据要在银行对账单的右上角用铅笔备注“未划√为缺单”，如果对账单上的数据都有对应的银行单则在右上角备注“单齐”。

在核对银行单的同时把银行单按照银行收款、银行付款分开（银行对账单的贷方为收款，借方为付款）。

6-3：将分好的银行单和收入票、成本票进行核对。

银行收款对收入，银行付款对成本。

银行单上的对方公司名称、金额和收入、成本票上的对方公司名称和金额一致的应用回形针别在一起（银行单别在后面）。

如果支票头与成本票对得上的应该用胶水粘贴在成本票的右上角。

必须一一核对清楚。

6-4：银行付款还要和费用发票进行核对，银行单上的对方公司名称、金额和费用发票上的对方公司名称、金额一致的要用胶水粘在一起，将银行单粘贴在前面以方便扫描。

银行支付的费用最后是要放在银行付款里而不是放在费用里边。

6-5：属同一笔业务的银行单据也要粘贴在一起，如银行进账单、银行回单、支票头等。

但不同银行属同家客户的也要粘贴在一起。

6-6：所有的银行单都核对完后将银行收款放在收入发票的下面，银行付款的放在成本发票的下面。

（7）所有的单据分类整理完后
7-1：将全部整理好的单据按照收入—银收—成本—银付—费用的顺序一一摆放在单据盒里。

7-2：在分单过程中出现的过期、超期的单据，统一整理好用订书机订在一起在第一张单据上标明“退”装入单据袋。

7-3：分单员分完单后在原始单据交接表右上角签名，放回单据盒中。

将单据袋和单据盒一起流转下一环节。

（8）无单据找单做的分单
找单做的情况是因为客户当月没开票，费用发票也不多。

这种情况我们的分单员就需要给客户多找些费用发票。

8-1：找单做的费用单一般需要5-6种不同的发票类型。

但是费用的金额不能过大。

1过路过桥票：至少要有两张，金额在14-100元
2餐票：金额在50-300元
3公交车票：金额在6-15元
4出租车票：数量一张即可，金额无要求。

5通讯费：数量一张即可，如果是定额发票金额50-150元。

6外地餐票：金额在50-300元
7加油票：金额在50-300元
8停车票：金额在5-30元
（9）分单的检查标准
9-1：单据已经按四大类分好，并且各小类也分好。

9-2：收入成本票已经按相同客户、及相对应的收付款单都整理在一起了，并把最大开票日期放在前面。

9-3：银行单已按收款、付款分开。

9-4：费用发票已按照不同发票类型分类整理好，费用票的日期没有过期和超期的。

9-5：不能入账的单据已经分出来。

（二）贴单环节
贴单员的准备工作
1：工具：单据盒、费用报销单、白纸、胶水、胶水盘、刷子、工具盒（回形针、橡皮筋、铅笔、现金付讫章）。

2：工具摆放：将需要贴单的单据盒放在正前方，工具盒和胶水并列放在右上方，胶水盘和刷子放在中间偏右的地方，费用报销单反放在桌面的右边，白纸并列放在左边。

前方要留出空间方便进行粘贴。

贴单的操作过程：
（1）将收到的单据与原始单据交接表进行核对，核算收入、成本发票的张数及大额的费用发票张数。

（2）检查单据分类是否符合分单标准。

（3）需粘贴的单据
1：同家公司的收入发票（只是小张的服务业专用发票和商品销售发票）、2：同家公司的成本发票（只是小张的商品销售发票）、
3：同家公司的支票头、
4：费用发票
5：不需要贴费用报销单的费用发票一般有：社保单、电信票、房租水电发票以及大金额的费用发票。

（4）粘贴单据的方法和要求
4-1：粘贴方法：贴在同一张白纸上的单据较少且不能填满整个白纸时，为了凭证的平整，应该在白纸的上下左右及中心平均分配着粘贴，靠左时可对齐白纸左侧（整本的单据较少时，可粘贴在中间）。

4-2：贴在同一张粘贴纸上的单据较多时，可采用以下两种方法：
A：从右到左、再从下到上的顺序进行粘贴。

B：从下到上、再从右到左的顺序进行粘贴。

4-3：采用AB方法粘贴单据时应将胶水刷在单据背面的左上角进行粘贴。

4-4：如果一张费用票就是一笔费用的话，贴单员可以直接把费用票粘贴在费用报销单的背面，应将胶水刷在单据正面的左上角进行粘贴。

4-5：费用单据粘贴完后看其厚薄程度，如果单据有一定厚度（超过2毫米）应该把费用报销单用回形针别在费用票的前面不可用胶水粘。

如果单据比较薄（低于2厘米）贴单员就可以把费用报销单粘贴在费用票的前面。

4-6：当单据的大小与白纸一样时，则不需要粘贴。

4-7：同家公司的收入成本发票如果只有一张就可以不用粘贴。

4-8：所有的需要粘贴的单据全部都粘贴完毕后按照收入—银收—成本—银付—费用的顺序把单据都装入单据袋中。

4-9：贴单员贴完后在交接表的右上角签名，并将单据流转下一环节。

4-10：注意：单据盒由贴单员返还上一环节，不能随其单据流转下一环节。

（三）计算环节
计算环节的准备工作
1：工具：计算器、铅笔。

计算操作过程
（1）将收到的单据与原始单据交接表进行核对，核算收入、成本发票的张数及大额的费用发票张数。

（2）检查单据的分类和粘贴是否符合标准。

（3）需计算的单据
3-1：分单员用回形针别在一起的收入成本发票和贴单员贴在一起的收入成本发票。

3-2：贴单员贴在一起的费用票。

（4）计算步骤
4-1：计算的顺序是：收入发票—成本发票—费用发票
4-2：将计算器放在右手边，要计算的原始单据放在左手边
4-3：将收到的原始单据按分好的类别逐笔相加
4-3-1：收入票（增值税专用发票）需要计算的数据有：不含税金额、税额、合计。

收入票（服务业专用发票）需要计算的数据是：合计金额。

4-3-2：成本票（增值税专用发票）需要计算的数据是：不含税金额、税额、合计。

成本票（商品销售发票）需要计算的数据有：合计金额。

4-3-2：费用发票需要计算的数据是：合计金额。

4-4：将计算好的金额用铅笔填写在相应地方
4-4-1：收入成本票计算好后，把计算好的金额写在收入成本票的右边中间位置
4-4-2：费用发票计算好后把计算好的金额写在费用报销单的金额栏，并在费用报销单的日期栏上填写好单据的最大开票日期
（5）所有单据计算完后
5-1：单据计算完后按照收入—银收—成本—银付—费用的顺序把单据都装入单据袋中。

5-2：计算人员需要在交接表的右上角签名。

继续流转下一环节
（四）排序环节
排序环节的准备工作
1：工具：铅笔、水性笔
2：桌面整理好，不能留有前面一份单的单据
3：将收到的单据与原始单据交接表进行核对，核算收入、成本发票的张数及大额的费用发票张数
计算操作过程
（1）：检查单据的分类、粘贴以及计算是否符合整单标准
（2）：把工资表、银行对账单、发票汇总表、认证结果清单、退回单据以及单据袋先放到左手边，等到所有单据都排序完后再进行处理。

（3）：把单据先按照大类（收入—银收—成本—固定资产—银付—费用）排序
（4）：整理收入发票
4-1：所有的收入发票都已经由分单员核对过银行收款，排序人员要把所有有银行单附件的收入票按照开票日期从小到大进行排序。

排序人员再将没有银行单附件的收入票按照开票日期从小到大进行排序。

4-2：将排好序的有银行单附件的收入票排在前面，没有银行单附件的收入票排在后面。

（5）：整理银行收款单据
5-1：将所有的银行收款类单据按照日期从小到大进行排序。

（6）：整理成本发票
6-1：排序人员要将所有的成本发票按照日期从小到大进行排序。

6-2：将有银行单附件的成本票按照日期大小排好放在前面，将没有银行单附件的成本票按照日期大小排好放在后面。

（7）：整理银行付款发票
7-1：将所有的银行付款类单据按照日期从小到大进行排序。

7-2：同一张白纸上如果贴了多张支票头的应按照最大日期的支票头进行排序。

7-3：另外有些特殊单据是要排在银付后面
7-3-1：海关票（海关进口增值税专用缴款书、海关关税专用缴款书等）
7-3-2：完税凭证（国税、地税）
7-3-3：购固定资产发票
7-4：后面两种特殊单据按照日期大小排在银付的后面。

（8）：整理费用发票
8-1：先将贴了费用报销单的也计算好了的费用填写好费用报销单，按照所填写的费用报销单上的日期排序。

8-2：将没有填写费用报销单的费用按照日期大小排序，如果有同种费用用回形针别在一起的应按照其最大日期来排序。

8-3：把不需要写费用报销单的费用排在前面，写了费用报销单的排在后面。

（9）：费用发票的填写
9-1：由于计算人员已经将票据的最大日期填写在费用报销单上，排序人员只需要填写摘要和金额
9-2：根据原始单据的性质、类别及用途填写费用报销单的摘要
9-3：填写合计，合计金额前要加人民币符号
9-4：金额栏下剩余的空白部分划/
9-5：在费用报销单的最底下填写金额大写，金额前的空白部分用叉表示（10）：其他单据的排序
10-1：银行对账单排在所有单据的后面
10-2：工资表放在银行对账单的前面
10-3：发票汇总表和认证结果清单放在银行对账单后面
10-4：退回单据放在单据袋另外一侧
排序人员整理完单据后要在原始单据交接表右上角签名。

（11）：单据编号
收入、成本发票的编号11-1-1：单独一张收入、成本发票的单独连续编号
即可
11-1-2：多张同家公司的收入、成本票的需要以附件的形式编号，在第一张发票上编号1④表示后面有4张附件，后面几张发票编号是1-1,1-2,1-3,1-4。

11-1-3：如果收入、成本票有相对应银行单，也应以附件的形式的编号，如同11-1-2。

银行单的编号11-2-1：单独一张银行单的单独连续编号即可。

11-2-2：有多张银行单是一笔业务的需要以附件的形式编号，如同11-1-2。

11-2-3：多张支票头贴在一张白纸上的情况我们只需要编一个号，不需按照其张数编号
费用发票的编号11-3-1单独一张费用发票的单独连续编号即可。

11-3-2：多张同类型发票（不需贴费用报销单）的一样单张连续编号，不可按附件编。

11-3-3：多张同类型发票（贴费用报销单）的单张编号，编在费用报销单的右中位置。

所有的编号都写在发票的右边靠中间位置（方便扫描）。

单据处理完后要将所有单据装入单据袋，不准扣留单据。

（五）整单QC环节
目的和原则：检查整单部的成品是否合格，主要查是否有以下情况：掉单、混单、处理出错、不美观。

原则是在录单员发现错误之前找出出现的问题。

操作要求：质检员必须要有足够的专业知识，对整单的每一个步骤非常了解，
能够对处理完的单据是否合格有足够的判断力和敏感度。

质检员一般由组长担任，对单据和团队负责。

同时负责团队的管理和统计工作。

QC的质检流程
（1）：检查单据是否有丢失。

把重要单据与原始单据交接表进行核对，一定要在单据送出之前查出是否有缺单。

（2）：检查单据是否有不同公司弄混的情况，比如A公司的单据放到了B公司，这就需要在检查时也要看单据的所属公司，在单据交接前找出弄混的单据。

（3）：检查单据的前四个环节的操作是否正确，有无错误。

具体要求如下：3-1：检查单据的分类
3-1-1：检查同家公司的收入成本票是否有放在一起，是否有将最大日期放在前面。

需要QC对单据一张张翻看
3-1-2：检查有银行单附件的收入成本票上的对方公司名称和金额是否一一对应
3-1-3：检查银行单是否把收款和付款分好
3-1-4：检查银行单是否有和费用票进行核对
3-1-5：检查同笔业务的多张银行单有没有粘贴在一起
3-1-6：检查所有发票的日期是否有过期和超期
3-1-7：检查退回单据是否合理
3-2：检查单据的粘贴
3-2-1：检查支票头的粘贴方法是否正确
3-2-2：检查费用票的粘贴方法是否正确
3-2-3：检查费用票是否有粘贴费用报销单
3-3：检查单据的计算
3-3-1：QC人员对每份单的计算都是进行抽算。

抽查比例：A类客户：50%、B类客户：70%、C类客户80%、D类客户：100%。

3-4：检查单据的排序
3-4-1：检查收入成本发票有银行附件的排序是否正确
3-4-2：检查费用单据的填写是否规范
3-4-3：检查所有单据是否有按照从大到小的日期排序
3-4-4：检查总体单据的顺序是否正确
3-5：检查单据的编号
3-5-1：检查编号是否连续，有无漏编重编现象
3-5-2：有附件的单据编号是否正确
（4）:单据质检完要在整单部QC表上进行登记，在检查过程发现的问题一一记录在QC表上，并把对应岗位的人员登记。

（六）凭证粘贴环节
操作原理、适用范围
原理：记账凭证是根据原始凭证的性质而设置相关的科目，是相对应的
原则一：对应的单据要放在相应的记账凭证后（有编号）
原则二：与记账凭证一样大的单据不需与记账凭证粘贴（包括粘贴纸），小于或大于记账凭证的单据要处理后粘贴到记账凭证上
凭证粘贴的准备工作
1：工具：胶水、胶水盘、刷子、凭证封皮、工具盒(出库单、入库单、领料单、收据、现金收入证明单、现金支付证明单、费用报销单、水性笔)
2：粘贴凭证时应先检查凭证是否有缺号、顺序颠倒、打印内容清晰
凭证粘贴的操作流程
（1）：把打印好的凭证和单据拿出来放在桌面上，先将退回单据和交接表放在单据袋里。

（2）：把账务提示单、凭证汇总表、工资表、资产负债表、损益表拿出来放在左手边。

（3）：翻看记账凭证有无缺号情况
（4）：单据与凭证的摆放位置
中间放打印好的记账凭证，下方放需要粘贴的原始单据，胶水盘和刷子放在右边，工具盒放在右上方
（5）：粘贴记账凭证
5-1：根据记账的号码找对应的原始单据（原始单据的右边的中间位置有编号），找出原始单据后与记账凭证核对其对方公司名称、摘要明细、分录、金额，核对相符才可以粘贴在凭证后面
5-2：要求把胶水刷在原始单据的左上角再粘贴到记账凭证的后面
5-3：粘贴原始单据时不能使用订书机，以免影响整本凭证的装订
5-4：在粘贴凭证时会发现有部分凭证是没有原始单据的，有些是需要我
们贴单的人自制原始单据，有是不需要附原始单据的。

以下是贴单员需要自制原始单据的情况：
5-4-1：凭证摘要：垫付备用金、收款，借方必须是库存现金，填写收据（会计联、15日之前）
收据的填写方法：日期写在15日之前，内容写今收到xx(人名)垫付备用金或者今收到xx（公司全称）现金，填写大写金额（零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾）金额前的空白部分用叉表示，再写小写金额￥5,000.00。

写完后把会计联撕下胶水刷在收据的左上角贴在记账凭证后面。

5-4-2：凭证摘要：未开票收入，填写现金收入证明单（15日之前）
现金收入证明单的填写方法：日期写在15日之前，右上角要写上凭证的号码第---号，在摘要处写未开票收入，在金额栏里写上金额，合计金额处填上大写金额，右边的合计金额处填写小写金额（前一位数字要写￥）。

写完后撕下胶水刷在左上角贴在记账凭证后面。

5-4-3：凭证摘要：付款（还款），贷方必须是库存现金，填写现金支付证明单（20日之后）
现金支付证明单的填写方法：日期写在20日之后，摘要处写支付xx（公司全称）现金或者还款（xx公司全称或人名），在金额栏里写上金额，合计金额处填上大写金额，右边的合计金额处填写小写金额（前一位数字要写￥）。

写完后撕下胶水刷在左上角贴在记账凭证后面。

5-4-4：凭证摘要：支付XX费用，借方科目可以是管理费用、销售费用、制造费用、经营费用，贷方科目必须是库存现金，填写费用报销单。

费用报销单的填写方法：日期要大于原始单据的日期但是一定小于记账凭证的日期，摘要可以按照凭证上的摘要来写，在金额栏里写上金额，合计金额处填上大写金额，右边的合计金额处填写小写金额（前一位数字要写￥）。

写完后先将原始单据贴在费用报销单上再将费用报销单贴到记账凭证后面。

5-4-5：凭证摘要：领用原材料，填写领料单（会计联、15之前）
原材料的填写方法：日期写在15日之前，品名写原材料的明细科目，如果没有明细科目直接写原材料，在金额栏里写上金额，合计金额处填上小写金额（前一位数字要写￥）。

如果需要写很多领料单的话就可以直接写上数量不用写金额。

5-4-6：凭证摘要：完工产品入库、暂估商品入库，填写入库单（会计联、15日之前）
入库单的填写方法：日期写在15日之前，品名写库存商品的明细科目，如果没有明细科目直接写库存商品，在金额栏里写上金额，合计金额处填上小写金额（前一位数字要写￥）。

如果需要写很多入库单的话就可以直接写上数量不用写金额。

5-4-7：凭证摘要：结转销售成本，填写出库单（会计联、20日之后）
出库单的填写方法：日期写在20日之后，品名写库存商品的明细科目，如果没有明细科目直接写库存商品，在金额栏里写上金额，合计金额处填上小写金额（前一位数字要写￥）。

如果需要写很多出库单的话就可以直接写上数量不用写金额。

5-5：自制原始单据的长宽应小于或等于记账凭证长宽。

常用处理方法：5-5-1：当原始凭证或粘贴纸与记账凭证大小一样大时，不需与记账凭证粘贴，只需放在记账凭证后。

当原始凭证稍短或稍窄时，要进行粘贴。

5-5-2：当原始凭证很大且不能裁剪时，应用规定的方法进行折叠。

5-5-3：当原始凭证大于记账凭证但有一部分是没用的，可裁剪掉一部分，使大小小于记账凭证。

5-6：无需附原始单据的情况有：
5-6-1：计提地税、计提堤围费、补记得xx税、
5-6-2：摊销开办费、摊销租赁费、
5-6-3：结转折旧费用、结转制造费用、结转加工成本、结转本期损益、结转本年增值税、结转本年利润、结转以前年度损益调整、
5-6-4：红冲暂估入库、更正xx号凭证、
5-6-5：科目调整
5-7：凭证顺序
凭证粘贴完按照顺序整理好：退单—账务提示单—凭证汇总表—记账凭证—银行对账单—资产负债表—损益表。

整理好用橡皮筋绑在一起，另外再写张凭证封皮。

5-8：凭证封皮的填写
5-8-1：单位名称处应填写公司全称，不能错一字、漏一字
5-8-2：右上角的第---本、共---本，如果所贴月份的凭证只有一本的就写第1本、共1本。

如果所贴月份的凭证有多本（例3本）写第1本、共3本，第二本凭证就写第2本、共3本，以此类推。

5-8-3：日期写所贴凭证的月份，例2011年4月，或者2011年4月1日至30日。

5-8-4：第一栏的记账凭证写由---字第---号起至第---号止，例由记字第1号起至第67号止
5-8-5：倒数第二栏的记账凭证汇总表表示该本凭证有几张汇总表就写几张，例由第1号起至第3号止
5-8-6：最后一栏的起讫日期是写所贴凭证月份的日期，本月自---日起至---止，例本月自1日起至30止
5-8-7：凭证封皮侧面应填写二0一一年四月份共三册第一册
（六）：在粘贴过程中出现的问题凭证处理方法
6-1：拿到凭证后会出现凭证打印不合格，字迹不清晰，贴单员发现这种情况的应把凭证单据一起给到组长，有组长拿给助理进行处理。

6-2：在粘贴时会出现原始单据与记账凭证核对不上，贴单员发现这种情况应将凭证粘贴完，再在单据袋的白色标签上写上“退会计”给组长。

凭证封皮填写好将其与记账凭证包在一起放入单据交由QC进行检查
（七）凭证QC环节
凭证QC要点
1：每张记账凭证后所附的原始单据是否都是一一对应的
2：贴单员自制的所有原始单据是否有按照规定填写
3：凭证封皮不得出现涂改痕迹，不得随意修改公司名称
4：粘贴的原始单据不得超出记账凭证的范围大小
凭证QC的操作流程
1：凭证拿到手上首先看其是否整齐、美观。