高校网上报销模式的优势及问题浅析

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高校网上报销模式的优势及问题浅析
郑　瑄
河海大学财务处 江苏南京 210098
一、传统报销与网络报销的对比
(一)传统报销流程
目前我国高校大多数采用的是现场报销的线下报销方式，其基本流程是：报销人携带相关负责人审批签字后的汇总报销单或差旅单、相关发票、明细单等材料到财务处审核窗口进行现场排队报销。

这种报销方式能够让财务审核人员与报销人员针对报销中发现的问题及时进行面对面沟通。

但随着经费量的不断增大，财务审核供给与报销需求发生严重的供需不平，排长队报销现象日益严重。

同时，由于提供材料的不完整或签字不合格等现象而导致的报销失败，报销人在补齐相关材料后需再次排队，这也容易引起报销人对财务审核工作的不满。

(二)网络报销流程
目前越来越多的高校开始使用网络报销这种线上报销模式，该模式的基本流程是，对于报销人来说，经办人经负责人网上授权后，在系统上选择项目编码和类型，并在系统上录入报销相关的票据张数、金额等信息，选择相应的支付方式，打印出网上报销预约单并找相关负责人审批签字。

然后，报销人携带网上报销预约单、发票、合同等相关材料至财务处进行预审，预审合格后方可离开。

对于财务审核人员来说，接到预审人员派发的单据后，从系统中直接提取该笔业务的相关信息，并对相关票据进行审核，对没有问题的业务，可直接进行账务处理，并交至出纳处进行网银现金支付。

对于有问题的业务，根据网上报销预约单上预留的电话与报销人进行联系，通知对方进行相关更改或完善。

(三)传统报销与网络报销流程对比
由上文可简单对传统报销和网络报销流程进行对比，如下图所示。

目前高校财务传统报销模式下，从原始票据的整理，到填制报销单，再至财务处排队报销，无不耗费报销人员大量的时间和精力。

而在网络报销模式下，报销人员在完成原始票据的整理后，在网上报账系统预约后，将经由审批后的预约单投递至财务预审人员处即可离开，无需等待。

二、网上报销模式的优势
(一)节省报销时间，缓解报销排长队现象
对于报销人员来说，在传统报销模式下，报销人员需要花很长时间在排队报销上，尤其到了年底高峰期，排队现象甚至达到了
夸张的程度。

长时间排队会消磨报销人员的耐心，尤其在得知报销材料不完善或有误而不能报销时，报销人员的负面情绪则会进一步扩大，与财务审核人员的矛盾也会进一步加深，不利于财务工作的顺利开展。

而网上报销这种线上报销模式将大部分报销工作放在前面，报销人只需要将准备好的报销材料和打印出的网上报销预约单送至财务处进行预审就可以离开，无需排队，很大程度上解决了“报销难”问题，也可以在一定程度上缓解财务审核人员与报销人员之间的矛盾。

(二)优化工作环境，提高财务人员工作效率
对于财务审核人员来说，在传统报销模式下，财务审核人员面对柜台外的人山人海，心理负担加重，容易心情烦躁，无法专心投入工作。

使用网上报销后，审核窗口无人排队，审核人员与报销人员也无需正面接触，优化了审核人员的办公环境。

除此之外，网上报销模式下由初审人员直接进行派单，审核人员拿到经过初审的报销材料，再进一步审核后就可以运用财务软件直接生成凭证，省去了手工录入记账凭证的时间，使得财务审核人员从简单重复劳动中得以解放，同时也在一定程度上降低了手工录入凭证的错误率，提
摘要:随着国家对高校科研经费投入的不断增加，高校财务的工作量明显加大，“报账难”成为目前很多高校财务工作面临的重大问题，传统报销模式显然已严重不适应当前的高校财务环境。

基于此，在互联网日益发达的大背景下，越来越多的高校改进报销流程，开始使用网上报销模式，实现由线下报销向线上报销的转型。

本文通过对比传统报销与网上报销的流程，进而分析出网上报销模式的优势，同时指出网上报销存在的问题，最后对网上报销系统提出几点改进建议。

关键词:高校财务网上报销；优势
中图分类号:G647 文献识别码:A 文章编号:1673-5889(2019)34-0191-02
图
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现代商业192升了财务审核人员的工作效率。

(三)实现财务信息共享，提高了经费使用效率
使用网上报销模式，负责人和经办人可以随时随地查看报销业务的状态，准确掌握经费的每一笔收支明细及经费结余情况，帮助报销人及时了解经费预算执行进度，监控预算执行情况，从而提高了经费使用效率，提升了财务工作的透明度。

(四)促使报销人员主动学习财务制度，扩大财务执行力度
在传统的报销模式下，报销人员往往只负责将发票及报销单等拿到财务处排队报销，对财务制度并不了解，直至被告知不合格时，才退回重新机械式完善。

使用网上报销系统，报销人都必须在认真学习相关财务制度后，才能顺利填写相应的报销费用。

这样不仅能使得报销人员真正参与到财务报销流程中，而不是机械粘贴发票等，而且也减轻了财务审核人员的工作负担。

(五)推动财务管理规范化，加快财务信息化进程
网上报销系统并不是一个独立存在的系统，它是与网上查询系统、网上申报系统及智能排队系统共同组成了财务网上综合服务平台。

在互联网日益发达的大背景下，信息化水平已成为考量一所高校的重要指标，因而，一个完整的财务网上综合服务平台也必然会推进财务信息化进程，进而提高学校的财务管理水平。

三、网上报销存在的问题
虽然网上报销模式相对于传统报销模式有一定的优点，但在实际落地实施过程中仍存在一些不足。

(一)高校教职工配合度低
在传统报销模式下，报销人只需将需要报销的材料和相关负责人签字等准备齐全后，即可到财务处审核窗口进行现场办理，对于材料不全或签字不正确等问题可以及时当面知晓。

而在网上报销模式下，报销人需要通过工号和密码登录网上报销系统后，自行填制报销单，这需要报销人有一定的财务知识，也就意味着报销人需要花费时间和精力去认真学习理解高校财务文件，并且能够熟练使用报账软件，这对于高校教职工来说无疑增加了额外的负担，势必不会有很高的积极性。

(二)预约单据返单率高
网上报销一方面优化了财务工作流程，使得财务报销完成了从线下到线上的转变，但另一方面，网上报销对报销人的财务知识要求较高，在网上报销使用过程中，报销人对系统使用不熟练、对财务知识不了解等情况都容易造成退单。

当预约单存在问题时，预审人员通过电话与报销人联系，有些问题可以及时得到解决，而有些则需要在完善相关手续后才能再将预约单送回。

随着业务量的逐渐加大，返单率也不断增加，从而降低了财务报销效率。

(三)网上审批功能不完善
在网上报销模式下，报销人在网上完成报账系统的填制后，依旧需要将预审单据打印出来找相应的负责人签字审批，在完成审批程序后才能将预审单送至财务处。

有些审批程序比较繁琐、涉及部门比较多，需要报销人花费很多时间和精力，这在一定程度上与传统报销模式没有区别，并没有真正意义上实现自动化。

四、完善网上报销系统的建议
(一)加大宣传力度，建立有效沟通平台
网上报销对于报销人来说属于新事物，为了让广大教职工更直观感受到网上报销带来的便捷，加速让教职工接受网上报销，建立网上报销的理念，财务处可通过组织培训、编制操作指南、录制操作视频等方式，提供多种途径让高校教职工学习如何使用网上报销系统。

除此之外，财务部门还可以利用互联网，通过微信公众号等，建立报销人与审核人之间的沟通平台。

报销人可以及时咨询在填制报销单时遇到的问题，审核人也可以及时将审核过程中发现的问题进行反馈，进而在一定程度上解决信息不对称问题，消除信息孤岛。

(二)加强高校信息系统建设，完善财务网络系统
使用网上报销模式，网络信息安全显得格外重要，这意味着对高校的信息化建设提出了更高的要求。

财务部门应同信息管理部门一起，加强对信息系统安全性和稳定性的管理和监控，建立网络信息安全预警机制，防止数据丢失。

除此之外，高校财务部门还需要不断完善网络系统。

例如开发网上审批功能模块，实现网上审批系统与财务系统的对接。

审批人可以随时随地进行网上签批，使得报销人可以不受时间和空间的限制，在一定程度上节省了报销人的时间，也加快了报销效率。

(三)重视审核及预审人员素质提升，采用合理的方式推行网上报销
采用网上报销后，财务部门不仅要对报销人进行培训，还要对审核人员组织培训。

深入学习相关财政制度，并定期讨论在网上报销过程中发现的问题。

同时审核人员还应熟练掌握财务软件的相关操作，提升工作效率。

预审人员在网上报销过程中也起着十分重要的作用。

首先，预审人员要有较高的服务意识，在报销人和审核人之间起到桥梁作用，从而在一定程度上缓解审核人员的压力。

其次，预审人员要不断深入学习相关的政策法规，有较高的职业判断，从而提升工作效率，在一定程度上节省报销人的等候时间。

除此之外，为了让报销人更好地接受新的报销模式，网上报销在推行过程中还应该采用渐进形式，由线上线下并行的方式逐步向线上方式过渡。

报销方式由报销人自行选择，但优先处理网上报销，同时逐步减少线下报销的量。

当然，投递式的报销方式也只是一个过渡，为以后实现完全的网络报销打下良好的基础。

五、结语
总而言之，相对于传统报销模式来说，网上报销模式有着非常明显的优势，它能够解决高校目前很多的财务报销难题。

但在实施过程中，网上报销模式仍然存在一定的问题，可见其顺利运行并不是一蹴而就的。

因此高校财务及相关部门需要更紧密的配合，不断优化网上报销流程、完善财务网络系统，在互联网的大背景下真正
实现财务智能。

参考文献：
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[4]郝俏.高等院校网上自助报销模式优势及现存问题分析[J].西部财会,2017(4).
[5]孙静.事业单位网上报销管理问题研究[J].会计师,2017(23).作者简介：
郑瑄，河海大学财务处，中级会计师，硕士研究生，研究方向：工程管理。