公文写作“五要素”

提 纲
一、公文的基本知识 二、公文写作“五要素” 三、几种常用公文的写作
一、公文的基本知识
（一）什么是公文
公文是党政机关、社会团体、企事业单位在处理各 种事务、沟通信息中形成的具有法定效力和规范体式 的文书。 广义 法定公文
日常应用文
狭义 法定公文
（二）公文的文种
法定公文 《国家行政机关公文处理办法》 13种 《中国共产党机关公文处理条例》 14种 《安徽理工大学公文处理办法》 11种 ： 决议、 决定、意见、通知、通报、通告、报告、请示、批复、 函、会议纪要
日常应用文 总结、计划、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、 讣告悼词、规章制度(如章程、细则、制度、守则)等。
（三）公文的特点
第一，公务性 公务信息 公文是反映和传达社会组织的
第二，特定性
第三，程式性 第四，时效性 第五，真实性 真实
读者和作者
指公文的惯用格式 没有时效的文件是不存在的 事实上的真实和方针政策上的
3）简明
指言简而意明，尽可能用最少的语言，清楚明白地 表达更丰富的内容。
怎样做到简明呢？
首先，用词要简洁明快。要善于用一些修辞的手法， 如排比、数概等方法，数概就是将有相同词语的联合短 语或短句中的相同词语概括起来，用“数字+相同词语” 的形式组成新的词语的修辞方法。如“三个有利于”、 “四有”人才、“四化”干部、“一个中心，两个基本 点”、“八荣八耻”、“两个务必”等。
4、主体
主体是表现公文总观点的地方，是全文的核心。主 体是以层次和段落为要素组成的。
层次是依据主旨而对全文思想内容所划分的各个组 成部分。层次有明显的外部标志，如每一个层次的序号、 小标题、层句首等。小标题要紧扣总标题，围绕主旨， 观点鲜明；在形式上，要力求字数相近，句式相似，体 现和谐整齐的结构美。（组织工作创新材料）
二、公文写作“五要素”
格式————包装 主旨————灵魂 材料————血肉 结构————骨骼 语言————细胞
（一）公文的格式
公文格式是指公文的结构、整体格局及外部组织形 式。 包括公文的通用尺寸、规格、书写形式和公文各组 成部分的排列顺序、区域划分及字体字号等。 公文格式属于形式范畴，是为表现公文内容服务的， 也是公文严肃、权威性的重要标志。
4、体现主旨的要求
主旨应当做到正确、鲜明、集中。 正确是指主旨必须符合党的路线、方针、政策和国 家的法律法规，符合本机关、本单位的实际情况，符合 领导人的意图。例如：这样一个公文 鲜明是指主旨应清楚地表明赞成或反对、提倡或禁 止、肯定或否定的意向，明确地提出问题、分析问题、 解决问题。 集中是指一文一旨，不可多中心，以求好的表达效 果。
5、结尾 采用什么方法结尾，要视文种、行文目的及文章内容而 定。有以下几种结尾方法： 提出希望，发出号召； 强调主旨，前后照应； 以专门结尾用语如“特此通知”、“特此报告”、“请 批示”等。 结尾注意事项： 结尾要与文种相适应，所提要求要合体。如在“请示” 的后面写有：“上述意见可否，请从速批示。”有欠尊恭。 在报告的结尾写有“妥否，请批示。”与文种要求就不合体 了。在“请示”的结尾处写有“如不同意，一旦造成不良后 果，我们无法承担责任。”这就是对上级使用威胁性的语言 了，不妥。
2）平实
语言朴实无华，语意实在，通俗易懂。 如一篇简报写一个新长征突击手带领大家共同致富 的事迹：“他与六个专业户一起成立了技术小组，自费 购买农艺书籍刻苦学习，掌握了苹果、桃梨种植要领， 然后逐人逐户地传授。全村去年果树产量翻一番，每户 净收入一千五百元。”可以看出，这段事迹写得实实在 在，它的语言既不象文学语言那样形象，也不象科学论 著语言那样抽象，而是具体、朴素、明白如话。
我们在公文用语中，容易出现的问题：
一是有时把制定文件的依据，从中央、省、市到校， 所有文件都罗列上去，惟恐公文的依据不足，致使篇幅 拉长，实际上没有必要。 二是在写目的句的时候，也是写了一大串，凡是有 关的内容都罗列上，造成了篇幅的拉长。
三是有的老师喜欢用倒装句，导致句子不流畅、不 简练。如：“就如何开展思想政治工作的新思路进行了 认真的讨论”，如果改成正装句，就简练多了：“认真 讨论了开展思想政治工作的新思路”。
下面一篇公文经过周恩来总理的修改，十分简明：
我们祖国具有极其珍贵历史文化价值的（改为：之）
文物图书，在过去国民党匪帮反动统治时期（代），往往 官僚商人互相勾结，偷盗贩运出口，以（致）使我们（国） 这些文化遗产蒙受莫大的损失。现在，（今）反动政权 （业）已经被推翻，海上陆上运输（均）已经畅通行使， 没有阻碍了。为了防止这些珍贵（此项）文物图书继续失 散起见，特别制定了一份《禁止珍贵文物图书出口的暂行 办法》。随着这个命令颁发下去，希即转令所属各有关单 位遵照办理为要。（《最新公文写作》76页）
再次，恰当地使用模糊语言
模糊语言不等于语言的模糊。
语言的模糊是概念不清，模棱两可，含糊其辞， 产生歧义，让人难以理解； 模糊语言是特定语境的产物，它既具有定向的明 确性、准确性，又有一定的伸缩性、概括性、抽象性， 因而也更带有严密性。 比如：“以上措施，要认真执行” “广大教职工反映很好”（改为：“广大 教职工反映较好”。）
来是准确、简明、平实、庄重。
1）准确
首先，措辞恰当 造句合乎语言规范，概念准确清楚，判断合乎逻辑。 举例： 其次，慎用文学语言。 公文的用语要十分准确，与所叙述对象的实际情况保 持严格一致。因此，文学语言要慎用。 比如一份反映公路上发生一起重大交通事故的简报， 在谈到事故发生情形时写到：“大客车翻下公路边的大沟 内，如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎，滚作一团。” 比如写某一位领导坚持深入实际时：“渤海湾的每一 座钻井台上都留下他的脚印”。 写一位模范人物：“他的风格之高高过喜马拉雅山， 他的精神之美美过富春江。”
▲发文机关（或者是会议名称）+事项+文种 ▲ 事项+文种
●公文的标题要求：
显露主旨，简明、醒目、得体，画龙点睛。
●制作标题时注意三点：
一是不要文字太多，标题太长。如：《**大学关 于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业 生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作 的几点意见》这个标题57个字。还有一些转发性文件， 多层转发处理不当，造成了标题太长。 二是不要随意省略标题要素，只写文种。如有的公 文只写《通知》两个字，读者通过标题，得不到任何信 息，更无法了解公文的主旨，是不符合要求的标题。 三是标题中除法规、规章名称使用书名号外，一般 不使用标点符号。
主旨是公文的灵魂、核心。人们还将主旨比喻为 军队的统帅。构成公文的材料、结构和语言等要素， 都受主旨的制约、指挥，为主旨服务。
3、主旨的特点
一是单一性 这就是“一文一事”。在一篇公文中，尽可能地 只写一件事或一个问题，只表达一个主旨。 二是直白性 公文主旨要明白无误地、毫不隐讳地表达出来，不
需要像记叙文、小说、散文等文学作品那样，隐含在 艺术形象和字里行间，需要归纳、提炼、揣摩。
（三）公文的材料 1、材料的含义及作用
公文的材料主要是指公文作者为着某一写作目的，从公 务活动中搜集、摄取的用以说明公文观点的基本情况、事实 以及数字、引语等。 材料是主旨形成的依据
材料是表现主旨的支柱
材料是公文结构的砖石
2、分类
从性质上分：有事实材料、数据材料和理论材料 从重要性上分：有重要材料、次要材料和典型材料 从来源上分：有直接材料和间接材料
层次的安排主要有两种方法：
一是并列式。 把一个完整思想分成几部分来表达，每一部分又 分别从不同的角度来反映公文整体思想的某一个侧面。 常用于总结、专题报告、会议纪要、意见等。如： （《关于贯彻落实教育部进一步加强高等学校本科教学 工作若干意见的实施意见》）
二是递进式。
按照事物的发展演变过程安排层次。一层层深入，
怎样做到语言的平实呢？
首先，不闪烁其辞，不兜圈子，实实在在
邓小平在《“两个凡是”不符合马克思主义》一文 中，一开头便说明自己的观点：“‘两个凡是’不行。 按照‘两个凡是’，就说不通为我平反的问题，也说不 通肯定1976年广大群众在天安门广场活动‘合乎情理’ 的问题”。用“不行“两个字，一语表明自己不赞同 “两个凡是”的明确态度，用两个“说不通”，实实在 在地道明了理由。
一层层递进。 举例：一篇《党员评议工作总结》，说了三层意 思：第一层是通过学习文件，提高了对新形势下党员模 范作用的认识；第二层是认真开展自查，找出了思想和
工作上的差距；第三层是积极参加评议，开展批评与自
我批评、达到新的团结。这三层意思环环相扣，层层递 进，前一层是后一层的前提，后一层是前一层的结果。
(五)公文的语言
1、公文语言的表达方式
主要是叙述、议论和说明。如：
说 明 叙 述
议 论 叙 述
2、公文语言的特点和要求
由于公文具有很强的政治性、政策性、实用性，公 文语言使用正确与否，直接关系到工作开展的质量和 公务管理活动的成效。因此，公文语言与其他各类文 章语体相比，风格迥异，个性特点十分突出，概括起
3、开头
开头是全篇内容的高度概括和主旨思想的集中反映。
一般说，开头要开门见山，起句立意，简洁精炼，富于 概括力，能够引领下文。 具体讲，有以下几种方式： 一是根据式 “根据”、“遵照”、“按照”等作
为标志
二是目的式 “为了”、“为”等作为标志 三是起因式 “鉴于”、“由于”、“随着”等作 为标志 四是时间式 “最近”、“近年来”等作为标志
眉首
公 文 文 面 格 式
主体
版记
公文的用纸幅面尺寸和印装要求（以学校为
例）
用纸以国际标准A4为准，每行28字左右，行间距磅 值一般为24。 公文应当在左侧装订。
（二）公文的主旨 1、主旨的概念
公文主旨（又称立意、题旨、主题等）是公文的 所有内容所表达或体现出来的行文用意和目的。
2、主旨的作用
(四)公文的结构
1、公文结构的含义
公文结构，是公文特定的整体构造。主要包括公文的 标题、主体、开头和结尾等方面的内容。 结构犹如文章的骨架。结构好，主旨鲜明突出，内容 层次清楚，线索清晰，材料衔接紧密，前后呼应，文章便
显得集中、完整、统一、和谐，具有表现力和感染力。
●
2、标题 ●公文的标题构成：
段落是公文最基本的构成单位。
公文段落尽量用规范段，就是内容单一、意思完整， 一个自然段只表达一个中心意思，一个中心意思要在一段 段落中说完。段落不要太长，也不要太短。段落与段落之 间要有内在的联系。
层次与段落的关系：两者既有区别又有联系。层次着 眼于思想内容的划分，是文章布局的基本单位。而段落着 眼于文字表达上的需要。层次可以由多个段落组成，也可 以由一个段落组成。也有篇段合一的情况。
其次，不晦涩艰深，不堆砌词藻；
再次，不打官腔，不说假话、空话。
举例：邓小平对计划经济和市场经济谁是谁非的问 题的阐述就很明白显露：“计划多一点还是市场多一点， 不是社会主义与资本主义的本质区别。计划经济不等于 社会主义，资本主义也有计划。市场经济不等于资本主 义，社会主义也有市场。计划和市场都是经济手段。”
3、如何选材
1）选材先占材 平时积累 临阵磨枪
2）选材要切题
根据主旨需要选择材料
3）选材要真实 指写入文稿的材料必须实事求是，大到事件，小到一个 具体的细节、一个数据、一段引文等，都不能有丝毫虚假。
4）选材要新颖 新颖是指符合新的形势要求，能说明当前最迫切需要 解决问题的材料，能够反映出新思想、新事物、新情况、 新典型的材料，使公文具有强烈的现实感和鲜活的时代气 息。 5）选材要典型 选材要精，不在多，要能以一当十。 譬如，毛泽东在《湖南农民运动考察报告》中，谈到 农民运动时写道：“女人和穷人不能在祠堂吃酒的老例， 也被打破。衡山白果地方的女子们，结队拥入祠堂，一屁 股坐下便吃酒，族尊老爷们只好听她们的便。”
其次，尽可能使用短句。
举例：邓小平在概括1989年国际形势时说道：“总 之，对于国际局势，概括起来，就是三句话：第一句话， 冷静观察；第二句话，稳住阵脚；第三句话，沉着应付。 不要急，也急不得。要冷静、冷静、再冷静，埋头苦干， 做好一件事，我们自己的事。”
再次，反复锤炼语言
有些公文篇幅冗长，主要原因是短话长说。所以起 草公文时，反复锤炼语言。能用一句话说清楚，就不扩 展成两句话。与主旨无关或关系不大的话，则要一律删 除。