文档资料管理制度

文档资料管理制度
1. 背景介绍
随着信息化时代的到来，各个企业机构的文档资料数量也在不断增加，如果没
有一个严格的管理制度，就会导致文档资料杂乱无章、难以查找和损失的情况。

因此建立一套完整的文档资料管理制度，是企业机构走向规范化、现代化的必要手段。

2. 管理目标
本制度的目标是规范文档资料的整理、管理、保存、备份和销毁，确保文档资
料的有效性、机密性和准确性。

3. 管理职责
3.1 部门或负责人
1.负责部门或个人应统一管理本部门或个人所涉及的所有文档资料。

2.负责部门或个人应在每个工作日结束时，将当天申请、发放、送交、
接收和查阅的文档资料进行归档，并在管理系统中进行电子备案。

3.负责部门或个人应对本部门或个人所涉及的文档资料进行分类、归档、
标识，并按照规定的期限进行保存和销毁。

3.2 质量部门
1.质量部门应建立和维护企业机构的文档管理系统，实现文档资料全生
命周期的管理。

2.质量部门应协调各个部门或个人的文档资料管理工作，检查各个部门
或个人的文档资料管理工作是否符合规定。

3.质量部门应定期组织开展文档资料管理学习和培训工作，提高文档管
理人员的素质和能力。

4. 管理流程
4.1 文档资料的规划
1.确定文档资料的命名规则、分类标准和档案号。

2.确定各类文档资料的保存期限、销毁时限和备份要求。

4.2 文档资料的编制
1.确定文档资料的来源、质量和完整性要求。

2.确定文档资料的格式要求和风格要求。

4.3 文档资料的存储
1.确定文档资料存储的物理设备和存储位置。

2.对文档资料进行分类、标识和归档。

3.对文档资料进行电子备案，建立文档管理系统。

4.4 文档资料的检索
1.根据文档资料的名称、编号、存储位置等信息，进行检索。

2.在检索时，应注意文档资料的基本信息的准确性和完整性。

4.5 文档资料的销毁
1.确定文档资料销毁的时限。

2.对文档资料进行彻底的消毁处理，并记录销毁时间、销毁方式和销毁
人员等信息。

5. 管理制度
1.文档资料管理制度应在全体文档管理人员中进行宣传和培训，确保全
员理解执行。

2.文档资料管理制度应定期进行评估和审查，发现问题及时整改。

3.对于违反文档资料管理制度的人员，应进行相应的追究和处理。

6. 总结
建立文档资料管理制度是企业机构规范化、现代化管理的必要手段。

本制度不仅是文档资料管理的规范，更是文档资料管理人员的素质提高和能力增强的重要方向。