秘书实训项目PPT课件
合集下载
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会议室一设在公司的最里边，因为会议室往往会涉及公司 一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保密的考 虑。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
7、我们在输入面积和体积时，经常要输入平方（上标2） 和立方（上标3）。在Excel中输入这两个上标，有一个 非常简便的方法：在按住Alt键的同时，按下小键盘上 的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标 3”。
任务四 完成办公资源统计表
因为接待区里设有沙发、饮水机等杂物，所以，通常不与产 品展厅设在同一个地方。而且当有客人来访时会先把他们引到接 待区然后再引到产品展厅，这是办公室接待来客的习惯。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
办公布局应考虑的因素：
4．总经理办公室与副经理办公室 一般情况下，总经理办公室是不和副经理的办公室靠在一起的，
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务实施
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务评估
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
1．Excel中让窗口这样固定 如固定顶部第一行、左边第一行，那么单击B2单元格，然后单
击“窗口—折分”命令，再单击“冻结窗格”命令即可。 2．多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置
2．领导者位于后方，以便监督，同时不因领导接洽工作转移工作 人员视线和分散精力。领导的座位应设在从门口不能直接看到 的地方。
3．秘书的办公桌应和领导最近，这样和领导沟通不致影响其他同 事。此外，秘书的座位应设在能够清楚看到出口的地方，客人 在进入上司办公室时最后能先经过秘书办公桌。但秘书的座位 应避免与上司相对。
储存或销毁。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务一 拟写办公环境维护方案
（二）对个人办公桌的整理
1．电话放在触手可及的地方，不要被文件报纸遮住。 2．电脑的键盘和屏幕保持清洁，键盘不要被文件报纸
遮住。 3．用自制或现成的分类盒把钢笔、铅笔、直尺、橡皮、
胶水、回形针、剪刀、订书机等常用物品放好。 4．用不同颜色文件夹把文件归档，并贴上标签。 5．一些小的物品可以先集中放到分类盒中再放到抽屉
里。抽屉中还可以放一些信笺、纸张，备用的文具， 或一些不经常用的物品如参考书等。关键是摆放有序， 便于各人自己方便、快捷取用物品。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务二 设计室室内布局图
设计室室内布局参考图样如下所示：
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
销售分公司办公结构布局方案：
办公布局应考虑的因素：
1．接待区 接待区一般设计在走进门口的右边。这是由人们的习惯决定
的，一般情况下，人走进一个房间都会习惯地往右走，所以接待 区应设在右边。 2．产品展厅
产品展厅应该设在左边。这也是因为人们往往会走右边，所 以产品的展示应该设在人们不常走的地方，以免碰撞产品。 3．接待区与产品展厅不应靠在一起
实用秘书综合实训
模块五 综合实训
电子制作：郭梅
综合实训
项目15 设计室内外办公环境
项目15 接待国内外来宾
实训目标
熟悉并模拟设计办公室内部及 外部结构布局
项目15 接待国内外来宾
实训要求
每个同学都要求以李毅的身份，完成以下实训任务，此外： 1．小组成员一起讨论以上任务的工作思路。 2．在学习和把握基本写作方法的基础上，完成各项任务。 3．小组成员集体讨论每位同学的稿子，给以评价并做记录。 4．每个同学对照最佳文稿和参考文稿，找出自己的优缺点
1．将不常用的东西放到其他地方，或抽屉中，根据使 用的频率摆放好。办公桌面上只保留最为常用的东西。
2．经常对过期的文件进行清理，如果担心会丢掉重要 的信息，可用剪报的方式把需要的内容保留下来，这 样可以腾出时间和空间。
3．当写办公环境维护方案
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
（1）将光标移至需要输入大写数字的单元格中。 （2）利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如
123.45）。 （3）右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元
格格式”命令。 （4）从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。 （5）从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列
办公布局应考虑的因素：
5．会议室 会议室一般会设在公司的最里边，因为会议室往往会
涉及公司一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保 密的考虑。 6．其它部门的设置
对于公司其它部门的布局可以视具体情况而定。我们 可以先假设此公司是哪种类型的销售公司（即此公司主要是 是销售什么的），然后再视其财政状况等各方面因素而定。 可以将其设计成开放式，也可以设计成封闭式，也可以是半 开放半封闭。
任务实施
任务四 完成办公资源统计表
任务评估
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务一 拟写办公环境维护方案
办公环境维护报告中须包含以下内容：
（一）对公共办公环境的维护 1．维护复印机、传真机等办公自动化设备及其周
边的清洁。 2．对文件柜、档案柜、物品柜等公用设备经常清
理，保持使用的有序。 3．对把过期文件从当前的文件中清理出来，归类、
实训任务
1．针对情景中的办公环境问题，拟写办公环 境维护方案。
2．根据设计室的条件，为设计室设计内部布 局并提交设计图。
3．根据销售分公司的办公机构，设计销售分 公司办公结构布局方案。
4．设计办公资源统计表格。 参考答案 （1 2 3 4）
任务一 拟写办公环境维护方案
知识要点
整理办公桌的技巧：
外间文员室的墙上，有企业操作图板、流程图等，给客人有一 个直观的对企业的了解，便于接下来与老板的交流。文员室内花盆、 景致应多一些，保护室内空气的新鲜，使客人有愉悦感。内外间中 间的墙体不宜用透明的玻璃，而要封闭效果的，产生一种神秘的含 蓄的氛围效果。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
4．Excel中快速互换数据 假定将A1、B1互换数据，按下键，再将鼠标按左键在A1
上，成十字箭头时，拖到B1上，使B1右边成虚线，放鼠标即 可。 5．快速输入大写中文数字的简便方法
Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功 能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”）， 这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的 具体步骤为：
按下Ctrl键，用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表， 然后打开“页面设置”即可。 3．Excel单元格数据斜向排
选中需要斜向排的单元格，打开“工具—自定义—命令—类 别—格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针 斜排”，将他们拖到菜单栏合适位置即可。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
表框中选择“中文大写数字”选项。 （6）单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为
“壹佰贰拾叁点肆伍”，效果非常不错。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧 6．利用Excel具有自动填充功能
这个功能可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2 栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为： （1）在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。 （2）用鼠标将A1:B1单元格定义为块。 为它们设置适当的字体、字号及对其方式（如居中、右对齐）等内容。 （3）将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标 向右移动，直至J1栏为止。 （4）放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2 栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同， 从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然，我们也可采用同 样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行 号，操作十分方便。
而且以右为尊，所以总经理的办公室会设在公司的右边。另外一个 原因是总经理与副经理的职能不同。总经理是一个公司的总负责人， 是运筹帷幄的角色。而副经理则是处理公司内部的各项具体事务。 总经理的办公室最好是套间，外间设文员一位。外间要小，占整个 办公室面积的三分之一，而内间应占三分之二。外间设置等候位置。
任务实施
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（未完）
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（续前）
任务二 设计室室内布局图
知识要点
办公室布置原则：
1．办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路 线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应 朝一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
如图:
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务四 完成办公资源统计表
销售厅采用开放式办公室类型，经理办公室、财务科办公 室、会议室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。 同时，销售展示厅应在离大门较近的地方，给予较大的面 积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；
财务科办公室应设在离公司大门较远的地方，主要是从安 全的角度考虑的；
办公室因为综合性强与销售财务工作的关系都很密切，为 避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位 置比较恰当。
并做记录。 5．以上任务要求用电脑做成文字资料，采用A4纸张打印，
成稿格式和字体规范。
项目15 接待国内外来宾
实训准备
1．可选择教室或模拟办公室作为实训地点， 用课座椅作为道具进行办公环境布置。
2．电脑，word软件，excel软件，打印机， A4打印纸张。
3．分组进行，每组可由4名同学组成。
项目15 接待国内外来宾
4．工作人员的座位不应面对窗户或设在通风线上。 5．常用的设备与档案应置于使用者附件，档案柜应背对背放置，
可充分利用空间且方便使用者。 6．要注意办公室附近的环境和办公室存放财务的安全。
任务二 设计室室内布局图
任务实施
任务二 设计室室内布局图
任务评估
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
7、我们在输入面积和体积时，经常要输入平方（上标2） 和立方（上标3）。在Excel中输入这两个上标，有一个 非常简便的方法：在按住Alt键的同时，按下小键盘上 的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标 3”。
任务四 完成办公资源统计表
因为接待区里设有沙发、饮水机等杂物，所以，通常不与产 品展厅设在同一个地方。而且当有客人来访时会先把他们引到接 待区然后再引到产品展厅，这是办公室接待来客的习惯。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
办公布局应考虑的因素：
4．总经理办公室与副经理办公室 一般情况下，总经理办公室是不和副经理的办公室靠在一起的，
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务实施
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
任务评估
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
1．Excel中让窗口这样固定 如固定顶部第一行、左边第一行，那么单击B2单元格，然后单
击“窗口—折分”命令，再单击“冻结窗格”命令即可。 2．多个Excel工作表的页眉和页脚同时设置
2．领导者位于后方，以便监督，同时不因领导接洽工作转移工作 人员视线和分散精力。领导的座位应设在从门口不能直接看到 的地方。
3．秘书的办公桌应和领导最近，这样和领导沟通不致影响其他同 事。此外，秘书的座位应设在能够清楚看到出口的地方，客人 在进入上司办公室时最后能先经过秘书办公桌。但秘书的座位 应避免与上司相对。
储存或销毁。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务一 拟写办公环境维护方案
（二）对个人办公桌的整理
1．电话放在触手可及的地方，不要被文件报纸遮住。 2．电脑的键盘和屏幕保持清洁，键盘不要被文件报纸
遮住。 3．用自制或现成的分类盒把钢笔、铅笔、直尺、橡皮、
胶水、回形针、剪刀、订书机等常用物品放好。 4．用不同颜色文件夹把文件归档，并贴上标签。 5．一些小的物品可以先集中放到分类盒中再放到抽屉
里。抽屉中还可以放一些信笺、纸张，备用的文具， 或一些不经常用的物品如参考书等。关键是摆放有序， 便于各人自己方便、快捷取用物品。
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务二 设计室室内布局图
设计室室内布局参考图样如下所示：
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务三 在公司接待客户
销售分公司办公结构布局方案：
办公布局应考虑的因素：
1．接待区 接待区一般设计在走进门口的右边。这是由人们的习惯决定
的，一般情况下，人走进一个房间都会习惯地往右走，所以接待 区应设在右边。 2．产品展厅
产品展厅应该设在左边。这也是因为人们往往会走右边，所 以产品的展示应该设在人们不常走的地方，以免碰撞产品。 3．接待区与产品展厅不应靠在一起
实用秘书综合实训
模块五 综合实训
电子制作：郭梅
综合实训
项目15 设计室内外办公环境
项目15 接待国内外来宾
实训目标
熟悉并模拟设计办公室内部及 外部结构布局
项目15 接待国内外来宾
实训要求
每个同学都要求以李毅的身份，完成以下实训任务，此外： 1．小组成员一起讨论以上任务的工作思路。 2．在学习和把握基本写作方法的基础上，完成各项任务。 3．小组成员集体讨论每位同学的稿子，给以评价并做记录。 4．每个同学对照最佳文稿和参考文稿，找出自己的优缺点
1．将不常用的东西放到其他地方，或抽屉中，根据使 用的频率摆放好。办公桌面上只保留最为常用的东西。
2．经常对过期的文件进行清理，如果担心会丢掉重要 的信息，可用剪报的方式把需要的内容保留下来，这 样可以腾出时间和空间。
3．当写办公环境维护方案
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
（1）将光标移至需要输入大写数字的单元格中。 （2）利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如
123.45）。 （3）右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元
格格式”命令。 （4）从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。 （5）从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列
办公布局应考虑的因素：
5．会议室 会议室一般会设在公司的最里边，因为会议室往往会
涉及公司一些最机密的资料，所以设在里边是出于安全、保 密的考虑。 6．其它部门的设置
对于公司其它部门的布局可以视具体情况而定。我们 可以先假设此公司是哪种类型的销售公司（即此公司主要是 是销售什么的），然后再视其财政状况等各方面因素而定。 可以将其设计成开放式，也可以设计成封闭式，也可以是半 开放半封闭。
任务实施
任务四 完成办公资源统计表
任务评估
参考答案 项目15 设计室内外办公环境 任务一 拟写办公环境维护方案
办公环境维护报告中须包含以下内容：
（一）对公共办公环境的维护 1．维护复印机、传真机等办公自动化设备及其周
边的清洁。 2．对文件柜、档案柜、物品柜等公用设备经常清
理，保持使用的有序。 3．对把过期文件从当前的文件中清理出来，归类、
实训任务
1．针对情景中的办公环境问题，拟写办公环 境维护方案。
2．根据设计室的条件，为设计室设计内部布 局并提交设计图。
3．根据销售分公司的办公机构，设计销售分 公司办公结构布局方案。
4．设计办公资源统计表格。 参考答案 （1 2 3 4）
任务一 拟写办公环境维护方案
知识要点
整理办公桌的技巧：
外间文员室的墙上，有企业操作图板、流程图等，给客人有一 个直观的对企业的了解，便于接下来与老板的交流。文员室内花盆、 景致应多一些，保护室内空气的新鲜，使客人有愉悦感。内外间中 间的墙体不宜用透明的玻璃，而要封闭效果的，产生一种神秘的含 蓄的氛围效果。
任务三 制作销售分公司办公结构布局方案
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧
4．Excel中快速互换数据 假定将A1、B1互换数据，按下键，再将鼠标按左键在A1
上，成十字箭头时，拖到B1上，使B1右边成虚线，放鼠标即 可。 5．快速输入大写中文数字的简便方法
Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功 能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”）， 这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的 具体步骤为：
按下Ctrl键，用鼠标点击左下角要设置页眉和页脚的工作表， 然后打开“页面设置”即可。 3．Excel单元格数据斜向排
选中需要斜向排的单元格，打开“工具—自定义—命令—类 别—格式”，在“命令”列表中找到“顺时针斜排”或“逆时针 斜排”，将他们拖到菜单栏合适位置即可。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
表框中选择“中文大写数字”选项。 （6）单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为
“壹佰贰拾叁点肆伍”，效果非常不错。
任务四 完成办公资源统计表
知识要点
EXCEL表格的一些基本技巧 6．利用Excel具有自动填充功能
这个功能可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2 栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为： （1）在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。 （2）用鼠标将A1:B1单元格定义为块。 为它们设置适当的字体、字号及对其方式（如居中、右对齐）等内容。 （3）将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标 向右移动，直至J1栏为止。 （4）放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2 栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同， 从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然，我们也可采用同 样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行 号，操作十分方便。
而且以右为尊，所以总经理的办公室会设在公司的右边。另外一个 原因是总经理与副经理的职能不同。总经理是一个公司的总负责人， 是运筹帷幄的角色。而副经理则是处理公司内部的各项具体事务。 总经理的办公室最好是套间，外间设文员一位。外间要小，占整个 办公室面积的三分之一，而内间应占三分之二。外间设置等候位置。
任务实施
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（未完）
任务一 拟写办公环境维护方案
任务评估（续前）
任务二 设计室室内布局图
知识要点
办公室布置原则：
1．办公室的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其路 线以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应 朝一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。