第三章 中国古代的公文写作和文档管理[59页]

5 上书
“上书”一词始于战国，是臣民向君主陈述主张、见解的公文 名称。战国时君臣同“书”，秦初改“书”为“奏”，汉时复 用“上书”；其后各代上书与奏文并用，“上书”又称“上言” 或“上辞”。近代，民间仍有人称人民来信为“上书”。
6 疏(上疏)
疏者通也，疏本是一种向皇帝提出意见、表达看法或有所匡谏 的上奏文体，自秦至清，一直沿用，汉、唐、宋、清使用尤多。 对所议事项分条陈述，是疏的一个明显特点。历史上留下许多 以“疏”为名的公文名篇，如汉代晁错《论贵粟疏》、唐代魏 徵《谏太宗十思疏》、南宋宗泽《乞毋割地与金人疏》等等。
甚至只在某一特定时期、特殊场合专用。下面我们择其要者对 古代公文名称的历史发展作一些考察。
(一)古代主要 下行文名称
1 诰
诰是历史上出现较早、使用时间最长的公文名称之一。诰即告 晓之意，是君王告于万邦臣僚之言。《尚书》中有《大诰》 《汤诰》《召诰》《酒诰》《康诰》《洛诰》等数篇，可见夏 商周三代诰是国王对下发布命令使用的常用公文。秦时废，汉 代后复用，以下历代，诰仅限于皇帝授官或封赠某种称号的命 令。明清时规定授予五品以上高官用“诰命”，授六品以下小 官用“敕命(令)”。辛亥革命后废除。
二、汉字的发
明和公务文书 的出现
随着文明的发展，我们的祖先在原来记事的图画符号的基础上 创造了文字。文字的出现是人类社会由野蛮时代过渡到文明时
代的标志。文字与结绳刻契等符号标记不仅有数量上的差别，
而且有本质上的不同，因为文字能将复杂思想、事件以及其他
语言信息记载下来，使之远距离传递和长时间保留，因此文字 是积累经验、扩大智慧、推动人类进步的重要工具之一。
(二)古代主要 上行公文名称
1 奏
奏是臣子向君主进言上书的统称。刘勰《文心雕龙》卷五曰： “陈政事、献典仪、上急变、劾愆谬，总谓之奏。”意思是说， 对国家政务或重大典章礼仪提出建议，或报告紧急情况，或检 举揭发过错，均用奏报告皇帝。“奏”与“章”“表”的用途 没有明显区别，汉代不用“奏”，而用“上疏”。汉代以后， “奏”通常与“议”“章”“疏”“折”等连用作为公文名， 称“奏议”“奏书”“奏章”“奏疏”“奏折”等。
10 帖
帖为小柬，现代仍有帖子、请帖等语词。作为公文名称，始于 南北朝，是当时官府征调兵役、徭役发给吏民的一种文告。如 《木兰诗》中有“昨夜见军帖，可汗大点兵”。唐代政事堂宰 相指挥政事的公文叫“堂帖”。明代知府、知州下行公文也叫 帖。
11 批答
批答是君主对臣下的章疏作出回答的公文，如仅表示准否，就 叫作“批”，如要作具体回复，则称作“答”，相当于今天答 复下级机关的公文“批复”。官府对所属官员或百姓的陈情的 答复，也称“批”。公文中有“批”字，始于唐代，以下历代 皆沿用。
第三章
中国古代的公文写作 和文档管理
第一节公务文
书和文书档案 工作的出现
一、文书的前身——结绳和刻契
文书档案工作是所有秘书工作中最主要的一项工作，它以公务 文书为对象，包括公务文书的写作、处理和保管利用等内容。 我国是世界最古老的文明发源地之一，具有巨大文化含量的文 书档案工作产生得很早。
文书就是用文字记录下来的材料，文书工作的产生是以文字的 出现为前提的。但在文字产生之前，我们的祖先已经有了类似 于文书的记事方法——结绳和刻契。
三、夏代的而帝舜崩。……禹于是遂即天 子位，南面朝天下，国号曰夏后，姓姒氏。”(《史记·夏本 纪》)
夏民族、夏朝代、夏文化，是我们中华的立国基点。不认识或 不承认这一点，都是违背历史事实的。在这一小节，我们拟对 夏代的文书档案工作作一些初步的探讨。由于至今考古发掘中 没有发现夏代文书档案的原件，因而有关夏代的文书档案工作 的情况只能通过一些典籍作间接的大致推断。
所谓公文名称，是根据功用的差别对公文进行划分得到的小的 类别。现代公文中的“指示”“通告”“请示”之类就是公文 的名称。公文名称是公文标题构成要件。在公文标题中包含公 文名称这一做法也是自古而然，例如《入关告谕》《论贵粟疏》 《出师表》中的“谕”“疏”“表”等就是公文的名称。每一 种公文名称在格式上都有相对固定的要求。
7 状
状是汉代末期出现的下级向上级陈述事由的文体之一。本来用 于大臣为皇帝察举官吏，列其才能或罪状，或调查某事列其好 坏，有点类似于今天的考察报告。唐宋后扩大使用范围，通用 于吏民百姓向官署状告或下级官署向上司报告，如唐有“牒 状”，宋有“奏状”，元有“申状”，明有“呈状”，清有 “诉状”等等，宋代苏轼的《乞不给散青苗钱斛状》为古代公 文之佳作。明清以后，状多用于法律部门和信访部门，现代汉 语中“告状”一词，即起源于此。
名称数量不多。根据《尚书》和其他典籍，当时使用的公文名
称主要有誓、诰、命、策、典、盟等不足十种。秦汉以后，随
着大一统的国家政治制度的成熟，逐步形成了与封建国家管理
制度相适应的体系比较完备的公文种类和名称。据统计，自夏 代到清代的4 000多年里，我国历代使用过的公文名称多达数百 种，其中有的名称为许多朝代通用，有的名称只是某一个朝代
第二节中国古
代公文种类和 名称的演变
一、对古代公文、公文种类、公文名称的界定 在探讨古代公文种类和名称的历史演变之前，有必要对“古代
公文”“公文种类”“公文名称”等概念作一大致的界定。
1 关于古代 公文的范围
按照现代秘书学观点，公文是指国家机关和其他社会组织在履 行法定职责、处理公务事务时使用的具有特定效力和规范格式 的文书。公文概念的外延要小于公务文书，因为公务文书是公 务活动中形成的文字材料的统称，公文属于公务文书，而公务 文书并不都是公文。现代公文有一个明显的外部标志，就是要 加盖公章，是对上、对下、对外、对内发出的正式文件，而公 务文书则包括诸如会议记录、内部交流材料以及个人向组织提 交的申请、建议等等。
5 策(册)书
《说文》：“策者，符命也。”古代“策”与“册”通，因书 写在竹简上而得名，故隋唐后又称册书、册命、册文。策(册) 书作为公文名始于汉代，是皇帝用于册封或罢免诸侯王、公卿、 大夫的专用公文。策(册)书一直沿用到清末，辛亥革命后废止。
6 命、令 据刘勰《文心雕龙》，“命”乃“古者王言，若轩辕唐虞，同称
二、我国最早
的公文名称— —誓
“公文”一词最早出现于西晋陈寿撰《三国志·魏志·赵俨传》 中：“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还人。”此处“公文”
显然是指中央政府下达至各州郡的正式文件。作为公务往来的 正式文书的公文，则比“公文”一词的出现要早得多。
三、古代主要
公文名称的使 用情况
夏商周三代，历史绵延虽逾千年，但上古社会发展相对缓慢， 且典籍留存较少，目前所知的当时国家行政活动中使用的公文
8 檄 檄始于春秋战国时期，是周天子或诸侯用来声讨敌方、号召军士的文书，
与此前的“誓”功用相当。《说文》曰：檄“以木简为书，长尺二寸，用 以号召”。檄实际上就是讨伐令或军事动员令，后来也在讨伐政敌时用。 有人认为檄文可对下用，也可以对上级和平级用。实际上，檄文虽然多列 数讨伐对象的“罪恶”，但它主要不是写给讨伐对象看的，而是给本方军 士或吏民看的，所以从行文关系上看它应属下行文体。檄作为公文名称一 直沿用到清代，辛亥革命后不再用，但“檄文”一词却仍是现代汉语的常 用词。 刘勰《文心雕龙》论檄文之特点说：“或述此休明，或叙彼苛虐……植义 扬辞，务在刚健。插羽以示迅，不可使辞缓，露板以宣众，不可使义隐。 必事昭而理辩，气盛而辞断。”古代著名的檄文有东汉末年陈琳的《为袁 绍檄豫州》、唐代骆宾王的《代徐敬业讨武曌檄》。 9 典 典为法的意思，是帝王颁布的法律、法令的统称。《尚书》即有《尧典》， 但只是有关尧、舜禅让的记录，不算公文。《周礼·天官》说大宰一官的 职责是“掌建邦之六典”，六典包括政典、治典、刑典、教典、礼典、事 典，此时之“典”既包括法律文件，也包括一般制度性文件。后世的“典” 是专门的法律文件的名称，如唐代有“唐六典”等。
4 敕书、戒书
“敕”始见于《尚书·皋陶谟》：“敕天之命。”“敕”与“戒” 同义，皆为告诫之义，故又名“戒敕”。在汉代“戒”是皇帝 对臣僚进行训示时用的专用文名，而一般上级官员向下级官员 行文则用“敕书”。南北朝以后，敕成为君主专用的下行文， 而臣下不能用，“戒书”一名遂废除。宋代皇帝诫励百官、晓 谕军民的公文名称叫“敕牓”。元以后，“敕”的用处有所改 变，授六品以下低级官职也用“敕命(令)”。辛亥革命后废除。
为命”。《尚书》中有《顾命》《冏命》《文侯之命》等篇。夏 商周三代时命是君主发布的封爵、授官的号令，与诰、誓同为当 时常用的公文名称。《尚书》中没有以“令”为篇名的，但文字 中有“发号施令”的说法，令是一种与命相当的文种。《字书》 说：“大曰命，小曰令，上出是命，下出是令。”看来令不限于 国君的下行文，但“小曰令”的说法未必准确，战国时秦有商鞅 起草的《变法令》，所涉之事并非具体实务。秦代以后以制、诏 代替了命、令的功能，此后命基本废止，而令在两汉魏晋南北朝 时仍然广泛使用，如汉高祖有《五年大赦天下令》，曹操有《置 屯田令》《举贤勿拘品行令》等，皆为著名公文。隋唐以后，令 不复用。辛亥革命后，命令(令)又成为常用下行公文。 7 谕、旨 谕者，告晓也。秦汉之际就有汉高祖刘邦《入关告谕》，但其后 数代没有用谕作公文名称者。到明清时期，谕又成为皇帝常用的 诏令文书。如明代皇帝对官员训示或委任的文书用“效谕”；清 代，除皇帝使用谕外，上级官员对下行文也可用谕，如“谕 帖”“堂谕”等，为示区别，凡皇帝晓谕京城或地方官员的下行 文称“上谕”(上即皇上)或“圣谕”。
2 古代公文
种类和公文名 称
所谓公文种类，是指根据行文关系对公文进行划分得到的大的 类别。现代文书学将公文分为下行文、上行文、平行文三类， 这一分类方法继承了古代对公文的分类法，它符合文书工作的 一般规律。按照行文关系对公文进行分类，最早可以追寻到西 周时代，《周礼·春官》就将公文分为“王命”“外令”“四方 之事书”等几类。“王命”即以周王的名义发布的命令性公文， 由内史负责起草，“外令”即以中央政府名义发布的文书，由 外史负责起草，这两种文书都是下行文书；“四方之事书”则 是四方诸侯有事向周王报告的公文，属于上行文书，由“内史 读之”，即由内史先看再向周王汇报。东汉末年，蔡邕在他的 《独断》里总结秦汉两代公文文体，更明确地将公文分为下行 文(包括策、制、诏、戒)和上行文(包括章、奏、表、议等)两大 类，这里的行文关系已经非常清楚。
4 议
议是臣下就重大国事向君主论说事理、表述意见的文书。周时 遇有国家大事，周王就召集群臣在王室议论，《周礼·秋官》： “一曰议亲之辟，二曰议故之辟，三曰议贤之辟，四曰议能之 辟，五曰议功之辟，六曰议贵之辟，七曰议勤之辟，八曰议宾 之辟。”秦时李斯有《上秦皇罢封建议》。汉代将议称为“驳 议”，唐代又改称“议”，宋代以后，议名虽存，但不属公文 专称了。
2 制
制又名制书、制诰，是君主颁布重大政治制度时使用的文告， 蔡邕《独断》说：“制书，帝者制度之命也。”制始于秦，汉 称“制诏”，唐宋后称“制书”，一直沿用到清代。辛亥革命 后废除。
3 诏
诏又名诏书。诏即昭告之意。起于商代，为商王告勉臣子或诸 侯的文告。周代偶用于大臣向国王敬言。秦代开始，诏成为皇 帝的专用文书。诏书是皇帝就具体事项对臣下的训示或对臣子 的上奏的答复。皇帝手书的诏文又称“手诏”，《三国演义》 第二十回有汉献帝手写血字密诏，交董承除掉曹操的情节。从 规格上看，诏书要低于发布重大制度的制书。到明清时，出现 了新的公文“谕”“旨”，诏书就多用于宣布重大政务(但仍然 有别于颁布制度的制书)，而皇帝就一般性事务发布指示时多用 “谕”或“旨”(见下文)。辛亥革命后废除。
2 章
章是大臣受皇帝封赠后，表示谢恩的上奏文书，始于汉代。东 汉时这种章体又用于对皇帝的庆贺和谏议。章文程式开头称 “稽首上书谢恩陈事”，文内多为对皇帝歌功颂德之辞，以后 各代习惯把章跟奏、表、疏等连在一起用，称章奏(或奏章)、 章表、章疏等。
3 表
表是大臣向皇帝陈述事情的上行公文，始用于汉初，魏晋南北 朝时表文盛行，唐宋以下亦多用此名。表的用处非常广泛，举 凡论谏、劝请、陈乞、进献、推荐、庆贺、慰安、辞解、陈谢、 讼理、弹劾等，均可用表。诸葛亮的前后《出师表》、李密的 《陈情表》为表体文中的代表作。