外贸函电试讲

Basic knowledge of business letter writing
目的与要求
本章主要介绍商务书信写作的基本知识。

在对外贸易中，商务书信的格式要求十分严格，它将代表一个公司的形象。

本章的教学目的是使学生了解国际书信写作的格式，掌握英美不同的写作方法和风格。

教学内容
1.主要内容：
（1） The Structure and Layout of a Business Letter
一般英语商业书信的结构
(2) Superscription,信封的写法及格式
(3) Dissimilarities in Letter Writing, 英式的书信写法与美式的
书信写法不同的地方,要求学生通过本节的学习掌握正确的英语书
写格式
2. 基本概念和知识点：
(1)信头、封内地址的概念及英语书信各部分结构的书写
(2) 缩行式信封及平头式信封，挂号邮件
(3)英式的书信写法与美式的书信写法两者在格式、称呼、结尾语、日
期、信封等方面不同的表现
3. 能力要求：
(1)正确设置及书写信封
(2)正确掌握和理解英式的书信写法与美式的书信写法的差异
课后练习
Finish exercises of page 24
2.Additional Practice:
Formal writings & business writing forms; Envelopes addr essing
3. Preview Chapter Two
教学方法与手段
本章教学主要采用的方法和手段：课堂讨论
第1节商务书信的结构和格式
商务书信的基本要求：完整completeness、具体concreteness、清楚. clarity 、简洁conciseness、礼貌courtesy、体谅consideration和正确correctness
Structure 结构
1.The Heading 信头，即发信人的地址和发信日
期,including
2.The Inside Address 封内地址，即收信人的名称和地址
3.The Salutation 称呼
4.The Subject Heading or Caption 事由
5.The Opening Sentences 开头语
6.The Body of the Letter 信的正文
7.The Closing Sentences 结束语
8.The Complimentary Close结尾礼词
9.The Signature 签名
10.The Enclosure 附件简写Encl./2 /3/…Encls. or Enc.,左下角
11.Postscripts 再启（附言）简写P.S
Layout 格式
1.Indented Style 缩行式封内地址和其需要分行的地方的后一行,都比前一行缩进二格或三格;信的正文,每一段的开始一行都缩进若干格(一般与称呼末一字母取齐)。

2.Block Style 齐头式/平头式凡是用打字机打上去的每一行字,包括(完全或
绝对平头式)日期、封内地址、事由和结尾礼词,都是从左边的空白边缘打起。

3.Modified Block Style 改良的齐头式/平头式这种格式,除日期,结尾礼词和
签名部分外,其他部分每行开头都与左边空白边缘看齐。

4.emi-block Style with Indented Paragraphs 混合式封内地址及其他需要分行的部分,采用平头式,而第一段开始行采用缩行式。

两种格式的混合采用所以称之为混合式。

Section Three Dissimilarities in Letter Writing
第3节英美书信的不同写法
1. 英式的书信格式是缩行式或混合式,而美式则是绝对平头式或改良平头。

2. 称呼用法,英式一般用Dear Sirs,后用逗号。

美式则用Gentlemen:后用冒号。

3. 结尾语的用法,英式和美式的习惯各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商业书信。

英式则不然,商业书信或亲友间来往书信中都可用。

4. 日期写法也不相同,英式是按日—月—年的顺序。

美式则按月—日—年的顺序。

5. 信封写法的不同点：收信人的姓名、地址,英式多用缩行式,美式则用平头式。

另外,发信人的姓名、地址,英式写在左下角,美式写在左上角。

航空信的空邮字样“AIRMAIL”“VIA AIR MAIL,”“BY AIR MAIL,”英式写在信封的左上角,美式则写在贴邮票的下方。

常见问题1-1
打日期要注意下列各点:
1.年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。

2.月份要写英文名称,不能用数字来代替。

如(3／9／99)等不能在正式函件中使用。

3.月份名称可用缩写,如Aug.代替August;Oct.代替October;但
May,June,July本身很短,不再减缩了。

4.日期有时用1,2,3,4,5,…,11,12,…,21,22,23,24,…,31等,有时用
1st,2nd 3rd,4th,5th,…,11th,12th,…,21st,22nd,23rd,24th…,31st.日期最好用基数字,不用序数字。

注意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。

日期可用1,2,3,4,或
用1st,2nd,3rd,4th.但各国各地习惯不同,不可一概而论。

常见问题1-2
说明:在公司名称的前面加c/o(care of),意思是由其转交,说明本信是一封私人信要由
本人拆封,总收发不要拆。

有时候外国商人来我国访问未到达以前,无一定信址,信件常由邀
请公司转交,千万不要误拆,以免误会。

常见问题1-3
如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”或“CC xxx”。

CC是carbon copy（复写）二字的缩写.
elements of business letters and their positions in the letter
letterhead
Reference Number
Date
Inside Address
Particular Address or Attention Line
Salutation
Subject Line or Caption
Body of the letter
Complimentary Close
Signature
IEC block
Postscript(正式信函不用P.S)
Encl.。