机要局：过好“四关”做好机要文件管理

机要局：过好“四关”做好机要文件管理
精心办理过好“四关”全面提升管理水平
中共冷水江市委机要局
办好机要文件，全面提升机要文件管理水平，是搞好办公室工作十分重要的一个方面。

当前，随着信息化技术的广泛应用，机要文件从起草、制作、传输、接收、办理、存档等各个环节都发生了根本性变化，电子公文的普遍推行极大地影响了机要文件管理的全过程。

面对新形势、新环境，办好机要文件，提升管理水平，必须过好“四关”。

一、过好认识关，思想上高度重视
过好认识关，是做好机要文件管理工作的前提。

机要文件管理看似平凡，但绝不是一般性的小事，而是党政机关用以实施领导、规范行为、传递信息、联系业务、记载公务的重要的重要凭据。

党中央确定的路线、方针、政策以机要文件为载体，通过机要文件管理人员分发到领导和各部门、各单位，将上级领导的指示能迅速传达到基层组织和全体党员干部，从而实现党和政府对各级各单位的领导。

机要文件管理水平的好坏，直接影响领导决策的效果，决定着党政机关工作效率的高低，因此，完全可以说机要文件管理工作是党和人民交给机要文件管理人员的一份神圣职责。

要履行要好这份职责，机要文件管理
人员必须做到：一要有高度责任感。

要科学理论武装头脑，保持高度的政治敏锐性，及时掌握了解党和国家的方针、政策，把上级的精神和领导意图贯彻到工作之中。

要继承优良传统，倍加珍惜岗位资源，认真履行工作职责，努力在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。

二要有主动精神。

要强化创新意识，争取主动。

要有新思路、新方法，想在前，做在先，想人之未想，做人之未做。

三要周到细致，精益求精。

强化机要文件管理“天下大事必做于细，古今事业皆成于实”。

文件工作无小事，要大力弘扬求真务实的作风，脚踏实地不漂浮，埋头苦干不张扬，善于从平凡的工作中理清思路，总结经验，找准规律，
大力倡导雷厉风行、急事急办、特事特办的工作作风。

力争把机要文件工作做得更好。

坚持不以事多而懒为，不以事小而不为，不以事杂而乱为。

二、过好制度关，工作上严格要求
过好制度关，是做好机要文件管理工作的重要保障。

首先要建立健全各项制度。

对各项具体工作都要作出明确而严格的规定。

一是要建立文件登记制度。

《收文登记本》、《发文登记本》、《转办登记本》、《借阅登记本》、《机要文件夹走向登记本》，一个不能少。

做到每份文件走向清楚，有据可查，做好登记工作，有助于严密跟踪办理进程，及时催办，避免压误等差错现象；
做到办理有真实记录，有案可查，出了问题时，能追查问题出现的原因及责任人；对全年的机要文件办理情况有明细帐，全面详细真实地做好登记工作，就可以避免事后忘记登或记录模糊现象，最大限度避免差错出现。

二是针对机要文件管理工作的各个环节，制定《机要文件分发制度》、《机要文件转办制度》等制度，并装框上墙，使各项工作职责分明，操作有序。

不但要制订规范性的工作制度，保证工作的规范化、有序化；还要制订考核奖罚制度，奖优罚劣，激励先进，鞭策后进；制订工作责任制度，树立目标，明确责任，把工作任务细化落实到人，并汇编成册，做到人手一册，做到各项工作有规可依，有章可循。

其次，要严格执行制度，以制度管人、办事。

做到有章可依，违章必究，执章必严，以各项工作制度的建立健全促进规范化建设。

对机要文件办理工作中出现因工作人员主观因素造成的失误，实行责任倒查制与年度奖罚挂钩，这样就可以有效的杜绝工作失误，进而形成有压力、有动力、有推力、你追我赶、争先创优、团结协作、奋发向上的良好氛围。

三是实行督促检查制度。

坚持以自查为主，领导督促为辅的方针，具体做到三查：一是查岗，就是定期不定期检查在岗在位情况，确保一直处于待命状态，做到能够随时向领导提供文件资料；二是查勤，就是坚持检查记录本登记情况、文件的运转情况以及相
关制度的落实情况。

并将检查结果作为年终考评依据，对于成绩
优秀的实行奖励，对于成绩较差的进行通报批评；三是查漏，就是检查一次上级来文有没有漏登现象，传阅件有没有漏传现象，受文单位有没有漏领现象，文件回收有没有漏缴现象。

通过平时的查漏，及早发现工作中存在的问题，以便赢得充足的时间来解决这些问题。

三、过好程序关，细节中精益求精
过好程序关，是做好机要文件管理工作的关键。

要按照“规范、精细、严密”的总体要求，严密细致做好每一项工作，精益求精完成好每一个程序，坚决确保机要文件办理做到及时、准确、规范。

收发报、登记、递送、批办都要做到及时，要有很强的时间意识，随到随收。

收取公文后要认真阅看，分清急缓程度、主送机关等，认真检查内容是否完整、有无缺页、字迹是否明显清晰等，发现问题就要及时采取相应补救措施，保证送阅的文件没有差错。

要做到规范有序、有条不紊。

缓急不同的文件，必须按照不同的办理要求区别办理。

提高效率，避免贻误时机，影响工作。

在具体操作上，来文登记，突出一个“细”字。

对上级发来的机要文件，我们对照清单逐份核对，确定准确无误后进行登记。

文件分发突出一个“快”字。

按照上级发文范围和编号，及时准确地分发，并督促受文单位及时
领取，对于出现文件滞留的单位进行通报批评。

对于需要领导阅批的文件及时附笺，争取主管领导当天签批。

文件传阅突出一个“勤”字。

由于文件传阅过程中涉及人员多，既有主管领导，也有承办人员，文件安全存在着一定的隐患，因此文件传阅是机要文件管理工作的重中之重，同时也是文件管理工作中最薄弱环节，务必做到“脑勤”、“手勤”、“腿勤”、“嘴勤”。

文件回收，突出一个“严”字。

必须回收的机要文件回收率必须达到100%，严格要求做到三个“决不”，即严明回收时间决不动摇；严明回收手续决不含糊；严明通报制度决不手软，确保文件回收率达到100%。

四、过好保密关，安全上万无一失
过好保密关，是做好机要文件管理工作的重点。

机要文件，顾名思义，有一定的发放和阅读范围，有相应的保密要求，特别是其中的涉密内容，机要文件管理人员要特别注意，一定要确保安全。

一旦泄
密，造成的后果将十分严重，必会给工作带来极大的被动和阻力，因此，务必严防死守，过好安全关。

主要从三个方面入手。

一是从设备上抓好安全，硬的方面，要选用先进、安全的硬件设施，并根据技术发展进步，及时增添更新，软件方面，要按照上级要求装配好应用和防毒软件，确保电子公文传输中不发生泄密事故。

从纪律上强化安全，要用铁
的纪律进行约束，安全纪律是高压线，任何人都不能碰，对违反保密安全的，要严惩不贷，处理到底，决不姑息迁就。

机要文件管理人员必须严守纪委，不该说的坚决不说，不该做的坚决不做，不该拿的坚决不拿，确保机要文件绝对安全。

从操作上强化安全，坚持机要文件处理系统专网专用，电脑专机专用，涉密文件绝不上非涉密电脑，涉密优盘专盘专用。