深圳市重大项目档案管理记录及档案验收移交办法20070926

深圳市重大项目档案管理记录
与档案验收移交办法
第一章总则
第一条为了做好深圳市重大项目档案工作，保证重大项目档案的完整、准确、系统和有效利用，规范重大项目档案管理记录与档案验收移交工作，按照《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件搜集利用条例》及《国家重点建设项目档案管理记录办法》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，特制定本办法。

第二条重大项目档案既是重大项目的历史记录，也是项目投入利用后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。

为了及时掌握全市重大项目档案工作情况，增强监督和指导，成立深圳市重大项目档案管理记录与档案验收移交制度。

第三条本办法适用于列入深圳市重大项目计划的投资项目（以下简称项目）。

第四条重大项目档案（以下简称项目档案）是项目建设、管理进程中形成的，具有保留价值的各类形式的历史记录。

第五条项目建设单位（法人）（以下简称建设单位）应当将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，成立项目档案工作领导责任制和相关人员职位责任制。

第六条市档案局和市发展和改革局应当增强对重大项目档案工作的监督、检查和指导。

第二章项目档案管理记录第七条市档案局每一年按照市发展和改革局下达的年度重大项目计划，统一部署项目档案管理记录工作。

第八条建设单位应当在第一次申报重大项目计划时，填写《深圳市重大项目报建信息表》（附件1），报市发展和改革局。

第九条建设单位每一年应当将上一年度的项目档案情况填入《深圳市重大项目档案管理信息表》（附件2），于1月底以前报市档案局。

第十条建设单位应当在项目完工时填写《深圳市重大项目完工信息表》（附件3），于项目档案验收前报市档案局。

第三章项目档案验收
第十一条项目档案验收是市档案局依法在项目完工验收前，对项目档案进行的专项检查、验收。

第十二条项目档案验收由市档案局组织。

验收组由市档案局、项目主管部门等单位相关人员组成，人数很多于5人，组长由市档案局人员担任，必要时可以邀请有关专业人员参加验收。

市档案局在收到建设单位报送的《深圳市重大项目完工信息表》的10个工作日内对具有项目档案验收条件的项目组织验收。

第十三条项目档案验收应当具有的条件：
(一) 项目文字材料、图纸、声像材料、电子文件等搜集
齐全、完整；
(二) 各类文件材料按国家和本市规范要求进行了分类、整理、编目；
(三) 项目档案已通过项目单位技术负责人、档案部门和工程质量监督部门的审查认可。

第十四条项目档案验收的主要内容：
(一) 项目档案工作大体情况，包括档案管理体制、人员配备、制度和室库设施建设；
（二）项目档案的形成、积累、归档和移交情况；
（三）项目档案的质量，包括项目档案的完整性、原始性和分类、整理、编目情况。

第十五条项目档案验收必需检查必然数量的项目档案。

检查时采用质询、现场查验、抽查的方式。

抽查档案的重点为项目管理性文件、隐蔽工程文件、完工文件、质检文件、重要合同、协议等。

第十六条项目档案验收合格的，土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程等建设工程类项目（以下简称工程类项目）由市档案局出具《深圳市建设工程档案验收意见书》（附件4），其他类项目出具《深圳市重大项目档案验收意见书》（附件5）；
第十七条凡项目档案验收不合格的，建设单位应当于项目完工验收前进行整改，并提请复验。

第十八条凡未通过项目档案验收的，不得通过项目完工验收。

第四章项目档案移交
第十九条工程类项目，建设单位应当在项目完工验收后三个月内，向市城市建设档案馆移交项目档案；因故无法按期移交项目档案的，应当提前向市城市建设档案馆提出延期移交申请，取得认可后依照两边约定的时间移交。

先期完工的项目分部（或标段）档案，可以提前办理移交手续。

第二十条建设单位移交工程类项目档案前，市城市建设档案馆应当对项目档案进行审核，并出具《深圳市建设工程档案移交意见书》（附件6）。

建设单位移交工程类项目档案时，应当出具该项目的《深圳市建设工程档案移交意见书》、《深圳市（）类城建档案移交书》（附件7）、移交目录。

受建设单位委托的监理、施工等单位移交项目档案时，还应当同时出具《深圳市工程档案移交委托书》（附件8）。

市城市建设档案馆应当依照《深圳市工程档案移交意见书》、《深圳市城建档案移交书》、移交目录对项目档案进行检查，检查合格的,及时办理移交手续。

第二十一条其他类项目档案属于市档案馆接收范围的，随建设单位其他档案一路按期向市档案馆移交。

第二十二条未按期移交项目档案的，依据国家、省、市有关法律法规进行处置。

第五章附则
第二十三条其他项目、区属重大项目的档案管理记录与档案验收移交工作参照本办法执行。

第二十四条本办法由市档案局负责解释。

第二十五条本办法自年月日起实施，有效期五年。

附件1 深圳市重大项目报建信息表
附件2 深圳市重大项目档案管理信息表
附件3 深圳市重大项目竣工信息表
附件4 深圳市工程档案验收意见书
第号
共页，第页
共页，第页
附件5 深圳市重大项目档案验收意见书
第号
共页，第页
附件6
深圳市建设工程档案移交意见书
第号
共页，第页
共页，第页附件7：深圳市城建档案移交书格式（正面）
深圳市城建档案移交书格式（背面）
档案行政管理部门郑重告知：1.工程档案形成单位应当依照《档案法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》及其他有关规定，对建设工程文件进行搜集、归档，并按期向城建档案管理机构移交；2.工程档案应当齐全、完整、系统，内容真实、准确；3.移交书及移交目录应当填写真实；4.不按期移交工程档案，涂改、伪造档案，和未尽妥帖保管档案责任，致使档案损失的，档案行政管理部门将依法处置；5.移交的工程档案不真实、不准确，致使利用者经济损失的，移交单位将承担相应的经济责任。

移交书填写说明：一、“深圳市（）类城建档案移交书”的括号内依照《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》的规定填写“A”（即属于城建档案管理机构保管范围的档案）或“B”（即属于建设单位保管范围的档案）。

二、建设单位向城建档案管理机构移交A 类城建档案时，移交单位为建设单位，接收单位为城建档案管理机构；施工或监理等单位向建设单位移交B类城建档案时，移交单位为施工或监理等单位，接收单位为建设单位。

3、向城建档案管理机构移交城建档案时，本移交书一式三份，城建档案管理机构、建设单位和施工或监理单位各存一份。

附件8：
深圳市工程档案移交委托书
深圳市档案局：
我单位建设的工程档案已整理完毕，现委托（单位）移交（部份）的工程档案。

特此委托，请予办理。

委托单位（盖章）：
委托单位项目负责人签字：
委托日期：年月日。