政务服务中心会议室管理办法(试行)

市政务服务中心会议室管理办法
（试行）
为规范政务服务中心会议室的管理和使用，确保机关工作高效有序运转，根据市委、市政府要求，立足实际，市机关事务管理局本着“综合管理、统筹安排、厉行节约”的原则，特制定本办法。

一、使用原则
1、遵循保障原则。

会议室主要保障机关各类会议需要，重点保障市委、市人大、市政府、市政协办公室召开的各类会议。

2、遵循优先原则。

会议室的使用一般按部门在机关事务管理局登记的时间为准，按先后顺序安排使用会议室，若各部门预定的会议与市委、市人大、市政府、市政协安排的重要会议发生冲突时，以市委、市人大、市政府、市政协会议为先，使用单位需服从调整。

3、遵循不外借用原则。

会议室原则不对外借用，如有特殊情况，须经机关事务管理局批准，方可使用。

二、使用程序
1、召开常规性会议，承办单位应提前1天到机关事务管理局办公室预约登记，并按要求填写《会议室使用申请表》。

2、承办单位应在会前到会议室管理中心办理相关手续（如需悬挂会标或会场其它布臵等）。

3、如申请会议的各项内容有变更，以重新提出登记为准。

三、使用须知
1、凡进入会议室的人员应自觉遵守会议室管理规定，不得随意移动、拆卸室内设施，不得将会议室物品带出室外，服从工作人员管理。

2、参会人员进入会议室后，要严格遵守管理规定，讲究卫生。

禁止随地吐痰、乱丢纸屑、大声喧哗，禁止在会议室内吸烟。

不得在桌、椅、墙上刻、画、涂、写，不得损坏公物。

3、承办单位不得擅自动用会议室内音响、投影等设备，如需使用，应在预约时一并申请，由机关事务管理局派专人开启调试。

4、会议结束后，承办单位工作人员要与管理人员联系，检查设备、物品有无损坏，检查有无火灾隐患，电器设备是否正常，清理室内卫生，整理桌椅，清理茶具，关闭电源开关，锁好门窗。

如因承办会议人员疏忽，造成损坏或损失，承办单位承担相应责任。

四、会场布置
1、承办单位应派专人到现场指导，管理人员按承办单位要求摆放桌椅，调试话筒、投影仪等所需设备。

2、会标由承办单位订做，通常以红布横幅作底衬，横幅应干净、平整，不漏字、不错字。

3、会场布臵完毕后，管理人员配合承办单位检查会场整体效果，达到会场需求。

五、管理中心职责
1、会议室管理中心应根据机关事务管理局的安排，及时掌握各种会议的使用标准，未接到机关事务管理局下发的《会议室使用通知单》，严禁任何单位、任何人在会议室召开会议和接待客人。

2、会议室设备（电脑、投影仪、电视、音响等）应派专人负责操作，其他人员不得私自使用和操作。

发现设备故障和公物损坏要及时向机关事务管理局报修，保证设备始终处于完好状态，确保会议室随时使用。

3、会议室内所有设施、设备已登记造册，由会议室管理中心负责使用、保管，任何单位和个人未经机关事务管理局同意，不得擅自挪用、拆卸、借用。

4、会议室门钥匙由会服人员负责保管，设备间钥匙由操作员保管，人员岗位变动要严格办理交接手续，并报告机关事务管理局备案。

5、会服人员要坚持微笑服务、统一着工作装，做到站姿、走姿优美，续水及时适当。

服务态度要热情、周到、细致，确保服务质量。

6、会议室设立意见簿，会议结束后要及时征询会议室使用单位的意见，查找差距，改进服务方式，将征询意见及时反馈机关事务管理局。

六、收费标准
会议室不收取费用，但承办单位需由会议室管理中心提供会标和座签制作、茶水或其他有偿服务，应向会议室管理中心交纳实际发生费用。

附件：
政务服务中心会议室使用申请表
市机关事务管理局
2014年4月
政务服务中心会议室使用申请表
年月日使用单位（盖章）
联系人电话
使用时间
年月日时分起至
年月日时分止
会议内容
参加人数
需使用的会议室在下列□里打√：
□第一会议室（375座）□第二会议室（144座）□第三会议室（140座）□第四会议室（50座）□第五会议室（140座）□第六会议室（91座）□第七会议室（129座）
设备要求
如需使用，请在下列□里打√：
□音响设备□投影设备
其他要求如需办理（收费项目），请在下列□里打√：
□制作会标座签□提供茶水□其他需求
主管部门意见。