Office高级应用论文

Office高级应用论文
所在学院物理与电子工程学院专业班级自动化1011
学号**********
姓名陈生辉
【摘要】本文介绍了world的一些高级应用如在world文档的如何将页面设置加入右键菜单中、如何在文档中插入能自动更新的的日期、如何解决图表的编号难题。

另外介绍了Excel公式的常见错误及解决办法、Excel的文档安全的必备技巧等。

【关键字】world、Excel、工具、文档安全、自动更新
1.1world的高级应用
2.1将页面设置加入右键菜单
咱们在平时使用Word2000/2002编辑、打印教案或试卷时，经常要用到“页面设置”命令。

最一般的操作技巧是：执行“文件→页面设置”菜单命令。

其实，咱们完全能够将“页面设置”放进Word右键菜单，这样能够给咱们的操作带来很大的方便。

起初，打开Word2000/2002，执行“工具→自定义”菜单命令，在弹出的“自定义”对话框中，单击“工具栏”选择卡，在其下的下拉列表框中选择“快捷菜单”选择。

此时，屏幕上便会出现“快捷菜单”工具栏，再单击“命令”选择卡，在“类别”下拉列表框中选择“文件”项，单击“命令”下拉列表框中的“页面设置”后，用鼠标左键将“页面设置”选择拖动至“快捷菜单”工具栏的[文字]按钮上。

这时，会出现“文字”下拉菜单，继续拖动“页面设置”至“文字”子菜单的“字体”命令上方后松开鼠标左键，然后再单击“自定义”对话框中的[关闭]按钮，退出设置。

Ctrl+Home快捷键强迫回到最前一个单元格
Ctrl+PgDn快捷键到下一个工作表
Ctrl+PgUP快捷键到上一个工作表
按F4快捷键切换相对值为绝对值，若原公式为“=A1”，按第一次F4快捷键变为“=$A$1”，按第二次F4快捷键变为“=A$1”，按第三次F4快捷键变为“=$A1”
Ctrl+9隐藏行
Ctrl+0隐藏列
Ctrl+Shift+9取消隐藏行
Ctrl+Shift+0取消隐藏列
Ctrl+End到区域的结束处
Ctrl+W关闭当前窗口(同样适用于IE窗口)
CTRL+TABEXCEL活动窗口间切换&
SHIFT+F2插入单元格批注
CTRL+R把左边的单元格复制过来
ALT+=，相当于输入SUM函数
CTRL+(TAB键那里)公式与数值的切换
ALT+Enter在单元格编辑状态，可强制换行
2.2用Word插入题注功能轻松解决图表编号难题
工作中遇到在Word中图文混排是经常的事情，比如写一份产品推介或说明书什么的。

可是，要对Word文档中插入的图表逐一编号非常麻烦。

万一增删或移动中间哪一个图表，那更是需要将其后的所有图表逐一修改，岂不麻烦?
其实我们可以使用Word的插入题注功能来实现图表的自动编号。

在Word点击菜单命令“插入→引用→题注”。

在打开的“题注”对话框中，单击“自动插入题注”按钮。

在“插入时添加题注”列表中选择要自动编号的对象类型，在“使用标签”列表中，选择一个现有的标签。

如果提供的标签不适合您的需要，还可以在Word中单击右侧的“新建标签”按钮，在“标签”框中键入新的标签，再单击“确定”。

在“位置”列表中选择标签出现的位置。

点击“确定”按钮。

现在我们就可以放心地插入图表了，Word会自动为其添加标签。

当不再需要自动插入题注功能时，只要再次打开执行者主题注的对话框，然后清除不需要进行自动编号的对象的复选框就行了。

如果在Word中增删或移动了其中的某个图表，其它图表的标签也会相应的自动改变。

如果没有自动改变，可以选中Word所有文档，然后在右键菜单中选择“更新域”命令。

要注意删除或移动图表时，应删除原标签。

2.3用Word“域”的方式插入能自动更新的日期
经常使用Word的朋友知道可以在文档中用“ALT+SHIFT+D”快捷键插入当前日期，但如果需要打印当天的日期，可能还得手动进行修改。

其实我们可以在Word中以“域”的形式插入插入日期，帮助我们在打印文档时自动更新日期。

我们可以在Word主界面中选择“插入→日期和时间”，在日期和时间的选项
中选择“可用格式”，然后在下面选中“自动更新”复选框，选择好之后，点击“确定”按钮保存。

这个方法其实是以“域”的形式插入日期，以后在打开或打印文档的时候，日期和时间都会自动更新为当前日期和时间，而不用手动进行更新，非常的方便
1.2Excel的高级应用
2.1Excel2007公式常见显示错误原因与解决方法
Excel2007的公式如果写错，就会在单元格中显示各种各样的错误信息。

看到这些奇怪的错误代码，有的朋友可能会手忙脚乱，甚至感到烦躁。

其实，任何错误均有它内在的原因，下面我们就和大家探讨根据公式返回错误值的代码识别错误的类型和原因，以及相应的处理方法，帮助朋友们轻松地应对各种常见错误。

错误显示1：#####!
原因：单元格所包含的数字、日期或时间占位比单元格宽。

解决方案：拖动鼠标指针更改列宽。

错误显示2：#NUM!
原因：顾名思义，公式中的数字出现问题——类型错误，或者数字超出Excel 表示的有效范围。

解决方案：让数字类型和大小都符合要求。

错误显示3：#REF!
原因：公式引用的单元格被删除或者被错误覆盖。

解决方案：临时修改后及时“撤销”，恢复单元格原状。

错误显示4：#VALUE!
原因a：需要数字或逻辑值时输入了文本，如单元格B1为数字15，单元格B2为文本，则B3中输入公式“=B1+B2”将返回错误值#VALUE!
解决方案a：确保公式引用的单元格中包含有效值。

上例中可在B3中输入=SUM(B1:B2)，SUM函数忽略文本，所以结果显示15。

原因b：本来应该引用单一数值，却引用了一个区域。

解决方案b：将数值区域改成单一数值，或者修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。

2.2确保Excel文档安全的必备技巧
用了这么久的Excel，不知道大家对Excel文档的安全问题有没有特别留意。

如果想要你的Excel更安全，以下的这些技巧是必备的——
加密Excel文件
如果不想让自己的Excel文件被别人查看，最好将其加密：单击“工具”→“选项”，在弹出的“选项”对话框中单击“安全性”选项卡，然后在“打开权限密码”（只允许读不能做修改）、“修改权限密码”（允可以阅读，也能修改）输入框中输入该文件的打开权限密码及修改权限密码。

单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再单击“确认”，最后点“保存”按钮完成文件加密。

下次只有输入正确密码才能打开该文件。

对单元格进行读写保护
（1）对输入信息进行有效性检测：首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后选择“数据”菜单中的“有效性”选项，设置有效条件、显示信息和错误警告来控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

另外，这一部分设置很有用，如在设计一个Excel时，不允许用户输入负数年龄及负工资等。

（2）设置锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。

选定需要锁定的单元格；选择“格式”→“单元格”；在“单元格格式”设置对话框中选择“保护”标签并选中“锁定”；选择“工具”→“保护”→“保护工作表”，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。

保护工作簿
打开“工具”→“保护”→“保护工作簿”。

选定“结构”选项可保护工作簿结构，以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。

选定“窗口”选项则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。

保护工作表
在设置保护工作表前，首先确认要保护的单元格是否处于“锁定”状态，选中并右击单元格，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，选择“保护”选项卡，确认已选中“锁定”项，在默认状态下，单元格和图形对象均处于锁定状态，此时，如果设置工作表被保护，则相应信息不能修改。

保护工作表的方法如下：选择“工具”→“保护”→“保护工作表”，在打开的对话框中有“内容”、“对象”和“方案”三个复选项，如果要防止、修改工作表中的单元格或图表中的数据及其他信息，并防止查看隐藏的数据行、列和公式，则选中“内容”复选框；如果要防止、改变工作表或图表中的图形对象，则应选中“对象”复选框；如果要防止、改变工作表中方案的定义，则应选中“方案”复选框。

最后为防止其他用户取消工作表保护，还要在“密码”文本框中输入密码。

保护共享工作薄
对要共享的工作薄，如果要对工作薄中的修订进行跟踪，可设置保护共享工作薄，选择“工具”→“保护”→“保护共享工作薄”，选中“以追踪修订方式共享”复选框，如果需要其他用户先提供密码，才能取消共享保护和冲突日志，则需要在“密码”文本框中输入密码，注意，如果工作薄已经处在共享状态，则不能为其设置密码。

为工作薄设置权限密码
如果不想其他用户打开工作薄，可设置工作薄打开密码，单击“文件”→“另存为”，单击“工具”菜单上的“常规选项”，在这里可根据不同需要设置两种类型的密码：如果根本不想其他用户打开工作薄，则需在“打开权限密码”文本框中输入密码；如果你只是不想其他用户修改工作薄，但可以打开查看，则需要在“修改权限密码”文本框中输入密码。

当然为了保险起见，你可以把两个密码都设置，最好是设置不同的密码内容。

【参考文献】
⑴Shiny 《微软office技巧专区》天级网软件频道2008.06.18。