公司重要证件管理管理规定

公司重要证件管理管理规定
公司重要证件管理管理规定
公司重要证件文件管理规定
为规范公司重要证件文件日常管理，减少漏洞，特制定本规定：一、重要证件、文
件范围：
a、公司设立、经营过程中，在国家各权力机关办理的各项证件、申请批复件；
b、公司固定资产的发票及按照国家规定办理的各项证件；
c、公司各年度与合作单
位签订的各类合同文件； d、公司内部各项管理规定执行件等； e、其他事关公司信息、
资产安全的各项文件。

二、专人保管：
由财务部指定专人、专柜落锁保管，并建立明细目录，随时备查；三、日常使用：
1、凡使用公司重要证件、文件的，必须经财务部经理同意后，在保管人员处领取，
保管人员建立使交接登记册，详细填写；
2、使用完毕后，必须及时送回保管人，并填写交接登记册；
3、使用期间必须按照申请使用用途使用，不得挪作他用，更不得用于损害公司利益
的违规违法行为。

4、使用期间由申请人妥善保管，不得污损、遗失。

四、新证件、文件的上缴：
1、公司因经营需要而新增加的重要证件、文件，由执行副总负责、财务部经理监督，确保在证件、文件产生后，由经手人第一时间上交财务部保管人员；
2、经手人上交时必须与保管人员履行交接手续，列明明细及交接时间，双方签字确认；
3、保管人员收到后必须及时在文件明细目录上进行登录。

五、责任管理：
1、重要证件、文件的明细目录不得随意涂改、删除；如确实需要销档的，
必须由财务部经理签字说明；
2、保管人员更换时，必须由财务部经理监督下按照目录清单进行逐件交接，交接完
毕后双方签字确认。

3、财务部经理对公司重要证件、文件的日常管理负监督管理责任，保管人员负直接
责任；
4、文档保存财务室期间或外借无登记期间发生重要证件、文件敌丢失的，由管理责任人和直接责任人承担相应损失，承担比例为40％和60％。

并对管理责任人和直接责任人各处罚500元以上罚款。

5、重要文件、证件外借期间丢失的，由经手人承担全部相应损失，并处以500元以上处罚。

6、重要文件、证件外借期间，未按申请用途使用造成公司损失或负面影响的，由经手人承担全部责任，公司并有权通过司法途径对当事人予以追究。

本规定自下发之日起执行！附交接登记表：
河南楚冠商贸有限公司 2021年6月21日。