1秘书语言的特征

1秘书语言的特征
秘书语言的基本特征
一、既表达又领会——交际的双向性
（一）语言交际要考虑对象的知识水平
（二）语言交际要考虑对象的个人经历
（三）语言交际要考虑对象的职业特点
（四）语言交际要考虑对象的文化修养
（五）语言交际要考虑对象的思想状况
（六）语言交际要考虑对象的处境和心情
二、声情并茂——词语的节奏性
（一）词语节奏的表现
1、微观节奏。

声音形式的变化：语速、语调、语音、音节等的变化。

进行有效的调节、控制和安排。

感性色彩较浓，是“第一要素”。

2、宏观节奏。

语言内容、风格、表现手法上的变化：主题贴离、文采浓淡、风格雅俗、论述变化等。

理性色彩较浓，是“第二要素”。

3、微观节奏与宏观节奏的结合。

（二）词语节奏感的作用
“口头表达艺术主要有四大要素，而其中占第一位的就是口语节奏。

”（邱吉尔）
1、表情作用
快语速、重语音、扬语调、短句式、小停顿、凝练内容、刚健词语——兴奋、爽快、高昂、激动、急切慢语速、轻语音、抑语调、长句式、大停顿、松散内容、柔和词语——安然、从容、平静、淡雅、严肃、沉重
2、表意作用
语调、停顿、轻重等会使语意产生变化。

“民可使由之不可使知之”
“民可使由之不可使知之”
（三）词语的节奏模式
1、高板。

又称强板，声调高亢、内容凝练、语速稳快、风格浓烈刚正，常用于各种动员、激励演讲、施政声明等
2、低板。

又称弱板，声调轻平、语速中缓、内容悠散、风格柔和雅致，常用于劝说、交友、应酬等。

3、快板。

又称急板，语速快、停顿短、内容风格及手法变化快和多、层次机构紧凑，常用于论辩、问答等。

4、慢板。

又称缓板，语速慢、停顿长、内容风格及手法变化缓和少、层次机构松散，常用于庄重场合讲话，工作报告等。

5、中板。

又称平板，发音、声调、语速、停顿、内容、风格和手法都平淡而少变化，常用于严肃谈判、陌生问答等，感情贫乏。

6、综合。

长篇说话要求多种节奏板式的交织组合，更富有表现力。

（四）运用词语节奏的基本法则
1、合拍法则又称对应法则，指节奏板式的表情特征与说话内容的感情色彩或表达目的相互融合。

（1）明合，有意识掌握各种节奏因素，使表情特征与说话词汇的意义、感情色彩一致。

（2）暗合，表情特征与说话词汇的意义、感情色彩不一致，甚至相反来与表达目的相对应，所谓言外之意，一语双关。

2、融洽法则又称自然法则，是指节奏板式在表情达意基础上自然流露，达到和谐。

是更高境界，首先要“真”，真情流露；
其次要“精”，炉火纯青的精确、精巧和精明。

融洽就是“真”“精”的结合与升华。

3、通用法则又称标准法则，指在言语交际中准确地运用某一语种的标准语音来讲话，把握在一定范围内通用的节奏板式。

三、惟妙惟肖——语言的具象性
（一）具象性语言的特点
1、“易”——传感直接——听众容易接受
2、“快”——明晰浅显——听众容易理解
3、“情”——感情浓厚——听众容易被情绪感染
（二）具象性语言的传导形式
1、视觉传感。

以“形”、“色”的视觉语言说话明理。

“浑水摸鱼”“画蛇添足”、“姹紫嫣红”“灯红酒绿”
2、听觉传感。

声音的摹拟来使语言生动活泼。

（1）象声词的运用。

“轰隆隆的雷声”
（2）感叹词的运用。

听觉形象、神态行为得以表现。

“哎哟”、“哈哈”“哼”
3、其他感觉的传感。

味觉、嗅觉、触觉性语言。

“望梅止渴”的故事
（三）运用具象性语言的要领
1、“贴”：贴近生活、准确表达、贴切述说，做到贴人、贴事、贴情、贴景。

2、“创”：具有创造性。

熟悉的形象通过新的角度、新的联系、新的手法显示出新的思想、新的意境、新的
情趣。

3、“精”：注意精当、精妙，不能滥用而导致华而不实。

4、“巧”：巧妙运用各种修辞。

比喻、夸张、典故等。

四、文明礼貌——情感的亲和性
（一）社交语言的基本要求
1、语言简洁明了，语气亲切和善
2、表达端庄大方，陈述热情中肯
3、内容健康切意，语言自然得体
4、善于随机应变，思路反应敏捷
（二）语言亲和必备的条件
1、加强自身修养：情操、品格、学识等
2、话贵情真意切
3、做到通俗易懂
五、言随旨遣——表达的多样性
（一）表达目的的多样性
1、传递信息或知识
2、争取了解和信任
3、引起注意或兴趣
4、进行说服和劝告
5、做到激励和鼓励
（二）语言表述过程中的调控手段
敏捷的话语调控能力是实现言随旨遣的实质性能力。

秘书语言的施用原则
既与全民语言运用的基本原则有共通之处，又受制于文秘工作的特殊内容。

一、明白易懂，标准规范
（一）明白易懂
首先要直抒胸臆，直言其理。

其次要用简单明了、通俗易懂的词句。

第三要少用修饰语、倒装句，不艰涩、隐晦。

最后要必须说普通话。

（二）标准规范
指语言三要素（语音、词汇、语法）的规范化。

1、词汇的规范化
指词汇成分的纯洁性、词语各要素的标准化，在具体运用词语的过程中，遵循内在规律、去芜存精，增强统一性，限制分歧性。

文秘人员应尽量使用共同语中的词汇，注意以下几个问题：
1、慎重规范地吸收方言词汇
根据场合慎重选择使用方言词汇，既可以发挥特殊表达效果，又可以丰富普通话的词汇。

2、慎重规范地吸收外来词汇
除专用名称如国名、地名、人名等，尽量使用意译。

3、慎重规范地吸收古汉语词汇
坚持有生命力、表现力的原则，如“鞠躬尽瘁”、“光临”、“兹“等。

4、慎重规范地吸收新生词汇
注意吸收那些表意明确易懂的新生词汇
（二）语法的规范化
1、遵守搭配规则，防止搭配不当。

2、保持句子成分完整，避免残缺不全。

3、注意前后关系，合理安排词序。

二、因人而异，话随境迁（语言环境）
三、坚持原则，掌握分寸
（一）坚持原则
1、坚持政治性原则
2、坚持工作原则（为领导服务）
3、坚持规范性原则
4、坚持道德原则（二）掌握分寸
1、注意措辞
2、掌握“火候”（看准语境）
3、委婉含蓄
四、诚恳热情，措辞得体
（一）适位与适人
必须符合所担当角色的行为规范，必须与身份适切身份首先表现为口吻，其次表现为称谓。

（二）适情与适时
话语形式应分别符合说话人和说话对象的精神境界、气质、情操、性格等特征，以及特定环境下的特殊心情。

说话要把握时机。

（三）适度
是适位、适人、适情与适时的综合把握与运用。

五、词简意达，讲究实效
（一）抓住重点，理清思路
1、把握住中
2、言之有序
3、前后连贯，首尾相接
（二）遣词贴切，判断清楚
1、认真推敲，既要贴切，也要明确
2、辨析词义和感情色彩
（三）要言不烦，短小精悍
1、长话短说，避免罗嗦
2、多用短句，少用长句
（四）戒掉口头禅
六、情理相融，灵活多变
（一）情理相融
1、以情动人
（1）真诚（2）尊重（3）同情和理解
2、以理服人
（1）首先要材料与事实准确可靠
生活事例权威言论相关知识
（2）说理充分透彻
（二）灵活多变
1、思维敏捷
2、审时度势
秘书的语言环境
一、语境与交际过程的关系及其分类
（一）交际过程是语境产生的前提和条件，语境影响着交际结果。

（二）言辞语境与言辞外语境的区分
二、秘书语言环境的特点
（一）言语目的的公需性（二）角色功能的异动性（三）言语对象的多变性
（四）言语场合的广泛性（五）介入人员的限定性（六）沟通程序的制度化
三、秘书语言环境对秘书语言信息沟通的影响
四、言辞外环境的主观语境因素
（一）秘书人员的品德
1、直言
2、气节
3、慎密
（二）秘书人员的智能
1、知识
2、智力
（1）观察力（2）记忆力（3）思维力（4）想象力（5）注意力3、能力
（1）语言能力①表达能力②发送能力③表演能力
（2）调研能力（3）管理能力
（三）秘书人员的心理品质
1、需要
2、动机
3、兴趣
4、情感
5、意志
6、气质性格
7、心理健康
（四）秘书人员的语言形象
1、声望
2、第一印象
3、风度
（五）沟通主体之间主观因素的差异
五、言辞外语境之客观语境因素
（一）时空环境
1、宏观时空环境
2、中观时空环境
3、微观时空环境
（1）微观时空环境的影响
（2）对微观时空环境的改造和利用
（二）人际环境
1、说写者和听读者的角色关系
六、言辞环境
（一）对语音的影响
（二）对沟通主体的影响
人类的语言交际从总体上来说是语言信息双向沟通的过程，包含着表达和理解两方面。

在表达的时候，人们要选择与语言环境相匹配的正确而恰到好处的词语或语句；在理解的时候，人们不仅需要知道对方所说的话及这些话的一般含义，而且还需要具备正确理解这些话的足够的语言环境。

一、语境与交际过程的关系及其分类
（一）交际过程是语境产生的前提和条件，语境影响着交际结果。

交际过程就是人们在某种目的驱使下所进行的语言信息沟通过程。

说写者依赖于特定的语境，才能在语言信息的制作和传递中找到用以表达思想、意义的恰当的语词；听读者只有借助于特定的语境，才能在语言信息的收受中正确理解传递给自己的语言信息。

语境只有在交际过程中才有产生的必要，而且只要交际活动出现，就一定会产生语境。

语境是交际过程中传播者和收受者实现思想、意义与语言信息或非语言信息之间相互转化的必不可少的催化剂。

（二）言辞语境与言辞外语境的区分
言辞语境是指交往过程中某个语言表达式表达某种特定意义时所依赖的各种表现为言辞的上下文，包括书面和口头语言的前后语言。

言辞外语境是指交际过程中某个语言表达式表达某种特定意义时所依赖的各种主客观环境因素，包括时间、地点、场合、话题、交际者的身份、地位、心理背景、时代背景、文化背景、交际目的、交际方式、交际内容所涉及的对象以及各种与语言表达同时出现的体语等。

在语言交际过程中说写者和听读者要能正确传递和理解语言信息，必须充分考虑话语的必要语境。

语境可以定义为语言信息沟通过程中选用语言符号表达某种特定意义时所依赖的各种表现为言辞的上下文或不表现为言辞的主客观环境因素。

二、秘书语言环境的特点
（一）言语目的的公需性
秘书人员的言语活动作为公务活动的一部分是为实现组织的管理目标而展开的，它是否进行和怎样进行是根据社会管理活动的需要来决定的。

言语目的的公需性是秘书语言环境最基本的特点。

（二）角色功能的异动性
在履行不同职责时，秘书人员扮演不同角色，导致不同的语境出现。

当他充当助手时，角色的语言环境决定了他言语行为的被动性，无论言语的内容和形式都要忠实于领导的意图。

相反，履行参谋职责时，他的言语行为是主动性的，要积极合理地进言。

履行“窗口”作用时，言语行为则是公关性的。

（三）言语对象的多变性
（四）言语场合的广泛性
对内和对外，正式和非正式，大场合和小场合。

（五）介入人员的限定性
（六）沟通程序的制度化
三、秘书语言环境对秘书语言信息沟通的影响
（一）就沟通的主体来说，语言环境首先对说话者的表达活动产生影响。

其次，对听读者的接收活动也有影响。

（二）就沟通的媒介来说，语言环境的影响表现在以下几方面：
1、语言环境可以补充语言的意义
2、语言环境可以丰富语言的意义
3、语言环境可以使语言意义和结构发生异化。

4、语言环境可以消除语言的歧义
四、言辞外环境的主观语境因素
言辞外环境分为主观语境因素和客观语境因素。

主观语境因素是指语言信息沟通双方的主观心理状态。

对于秘书人员来说，虽然沟通对象的主观心理状态对言语有影响，但重要的还是调节自己的主观心理状态，使其适应不同的沟通对象。

（一）秘书人员的品德
秘书人员的政治品质和职业道德决定着他们语言信息沟通的价值
取向、内容与方式。

1、直言
“直言”是对秘书人员的基本品德要求。

秘书的直言品德，不仅有赖于他的自觉性，也取决于领导者的
胸怀。

2、气节
秘书人员尤其是国家政权系统中的秘书人员应该忧国忧民，有强烈的民族气节。

3、慎密
秘书人员的特殊地位和工作条件，使他们知密的时间早、内容多、程度深。

严守机密是他们神圣的职责。

（二）秘书人员的智能
智能是由个人的知识、智力和能力因素所组成的互相联系、制约和影响的动态综合系统。

1、知识
秘书人员是否具有广博的知识，决定着他是否能适应秘书工作的综合性要求，在上下左右、各行各业的语言信息沟通中取得良好的交际效果。

“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’。

他使一位心理学家、政治家、外交家、研究专家，一位饱学之士、作家、义务律师、机械师、上司的私人财务出纳、跑街女郎与办公桌的清理人。

”《秘书工作手册》
2、智力
（1）观察力
秘书处于管理系统的信息枢纽，必须及时捕捉信息，掌握情况，才能有效地进行语言信息沟通。

在言语活动中，尤其应该观察交际对象的表情变化。

（2）记忆力
记忆力是指对过去经验的识记、贮存和再现的能力。

在秘书的智力结构中，记忆力起着基础和“仓库”的作用。

人们对事物间接和概括反映的能力。

思维力对秘书言语方式的选择具有引导作用。

（4）想象力
对原有的感知形象进行加工改造，并且形成新形象的能力。

（5）注意力
一个人按照预定目的，在特定时间内把心理活动指向特定对象的能力。

秘书良好的注意力主要表现在注意的广阔性、稳定性、分配性和转移性上。

3、能力
（1）语言能力
指人们在语言信息沟通中选择、组织一定的语言材料和结构，通过有声语言、文字和非语言的方式传递思想内容的能力。

①表达能力
即选词造句组段谋篇的能力。

表达能力是语言能力的核心，直接影响人们对语言材料和结构的选择和组织。

②发送能力
是将要传递的信息用一定的语言形式配合好以后，通过一定的发送器官发送出去的能力。

包括书面发送和口头发送能力。

书面发送能力是指标点、字体、字号、版式等发送方式的选择、运用的能力和艺术。

口语发送能力是说话时根据语音的音长、音高、音强等物理性质对语言的速度节奏、声音高低、声音轻重大小、语流的顿挫断连的控制和变化能力。

③表演能力
是指运用非语言交际工具以辅助言语交际的能力。

秘书人员应具备较强的表演能力，要适切、简练、协调、自然。

（2）调研能力
秘书人员的调查研究能力制约着其话语传递的信息的准确性、时效性、完整性和可开发性。

秘书人员在职能范围内的言语活动大多带有社会管理性，是应社会管理的需要而发出的。

（三）秘书人员的心理品质
1、需要
秘书人员在管理系统中所处的特殊地位，决定他们必须将个人的需要与所处社会组织的利益统一起来。

2、动机
动机是在需要刺激下直接推动人进行活动的内部动力。

秘书人员应该具备高尚和正确的动机体系。

3、兴趣
秘书人员对秘书工作的兴趣能促使他们自觉地积累知识，以满腔热情主动搞好语言信息沟通工作。

4、情感
情感可分为道德感、理智感和审美感三类。

情绪是情感的基本形式，主要表现为心境、激情和应激三种状态。

5、意志
秘书人员的良好意志品质有自觉性、果断性、坚韧性和自制力四个方面。

6、气质性格
应根据不同的气质性格类型和各类工作的需要合理安排秘书人员的工作。

同时，秘书人员应该认识到气质性格具有可塑性。

7、心理健康
秘书人员要有意识地培养正确的自我意识、开朗的心境、统一的人格与和谐的人际关系，这将大大促进秘书人员的心理健康和秘书语言信息沟通的高效率。

（四）秘书人员的语言形象
一个人说话的过程也是一个塑造自我形象的过程。

语言形象是否有魅力，直接影响语言信息沟通的效果。

1、声望
对于秘书来讲，良好的声望是必需的。

秘书人员的声望应由德才兼备得来。

在提高自身声望时要自觉防止“秘书专政”现象。

秘书人员沟通对象的声望对言语活动也有很大影响。

2、第一印象
对语言信息沟通活动影响表现在：
（1）影响对方言谈的积极性
（2）影响对方言谈的深度和广度
（3）影响对方言谈的再度开展
要使自己的语言给人以良好的第一印象，初次谈话要格外慎重，首先要有礼貌，其次要得体。

对于秘书人员来说还要注意不应以第一印象论人取言，既不能以语论人（“巧言令色鲜矣仁”），也不能以人取言（“人不可貌相”）。

3、风度
使自己言语有风度，是塑造美好语言形象，提高语言信息沟通效果的重要途径。

风度是品格修养的体现。

风度是性格特征的表现。

风度是语言选词造句、语气腔调、手势表情等的综合表现。

（五）沟通主体之间主观因素的差异
1、沟通主体之间主观因素的差异主要是掌握知识方面的差异，是秘书语言信息沟通活动产生和延续的重要前提。

双方差异越大，兴趣越浓。

2、沟通双方主观因素的差异不能太大
秘书人员应当正视并适当调节，使双方差异不至于妨碍沟通的正常进行。

秘书人员要努力提高各方面素养，增加适应能力。

言谈中尤其要心诚，以心换心。

五、言辞外语境之客观语境因素
（一）时空环境
1、宏观时空环境
宏观时空环境由国际环境和国内环境构成。

秘书人员要提高自己相关能力和知识，将语言信息沟通的地域范围扩大，增强国际间交流与合作。

同时要加强自身政治素质、职业道德、法律观念和外事纪律方面的修养。

国内总体环境是指国家的物质经济、政治法律和精神文化因素，其中以政治制度（影响公文的格式和主观心理状态）、法律制度（直接表现为语言信息沟通的规范化）、科学技术水平（体现在沟通渠道的改进：文字、书写工具和材料、道路和交通工具乃至完善的办公自动化系统）、文化教育状况等对秘书语言信息沟通活动的影响最直接。

2、中观时空环境
是指组织系统环境，即秘书人员所属社会组织的性质、领导机制和运行情况，以及秘书人员在组织中所处的地位。

3、微观时空环境
是指特定秘书语言信息沟通活动发生的场合，即具体的时间和空间，包括说写听读的时机、长短、次数等时间因素和地点、当地的某些自然物等空间因素。

（1）微观时空环境的影响
①影响沟通双方的心境和情绪
②影响语言的表达效果
③影响非语言手段的运用
（2）对微观时空环境的改造和利用
①选择②控制，主要是时间的控制：“频率”和“时间差”③设置④利用
（二）人际环境
1、说写者和听读者的角色关系
在公文、写作与制发中表现为发文机关与收文机关之间的关系和公文的草拟者与领导者之间的关系。

口头语言信息沟通过程中的角色关系有两个特征：秘书人员的沟通对象是不确定的；秘书人员的角色也是不确定的。

六、言辞环境
言辞环境对秘书语言信息沟通活动的影响包括两个方面：
（一）对语音的影响
1、语流音变
秘书人员要掌握语流音变的规律，将音读准。

2、语义的变化
特定的语境可以使语词的意义明确。

3、对语言用法的影响
（二）对沟通主体的影响
在一定的言辞环境中，所用语言会引起沟通对象强烈的感受和情绪变化。

秘书语言风格
一、语言风格的含义及其基本特征
（一）语言风格的含义
风格指的是人们在写文章和说话时从整体上表现出来的一种独特而鲜明的个性特点和韵味。

语言风格指的是由于交际情境、交际目的不同，选用一些适用于该情境和目的的语言手段所显示出来的某种风范和格调。

秘书语言艺术的风格主要指的是口头语言风格。

语言风格存在于具体的语言交际活动中，受特定的交际场合、交际目的支配和制约。

（二）秘书语言风格的基本特征
秘书语言风格是非常丰富的，但总的特征是平实、庄重和严谨，有一种“秘书味道”。

1、平实是指语言表达准确平易，质朴无华，显得厚实又大方。

语言特点：不用或少用华丽的辞藻，不用或少用比喻、比拟、夸张等描绘式的修辞，用平易朴实的语言叙事、写景、析理。

在秘书语体中，平实是最显著的风格特征。

怎样培养秘书语言的平实风格：
（1）说真话，不说假话、空话、大话
说实话是秘书语言表达的生命。

（2）多用群众的语言
（3）谨防贫乏单调，没有文采。

平实决不是贫乏、单调和呆板，而是一种化境，是“返朴归真”。

“凡文字，每小时须令气象峥嵘，新色绚烂，渐老渐熟，乃造平淡。

其实不是平淡，乃绚烂之极也。

”
2、庄重是指语言端庄、严肃。

语言特点：不用或少用俗语、惯用语、谚语以及口语色彩和形象色彩很浓的词语，不用或少用夸张、双关、委婉等修辞。

庄重不是刻板、缺乏生气，而是要与身份、交际场合、交际目的和交际内容相适应，不刻意追求幽默、诙谐，不流于油滑。

3、严谨是强调语言形式上的严密周到和表达内容上的内在联系。

严谨不是拘谨，不是陈词滥调。

二、语言风格形成的制约因素
（一）特殊的角色关系
在秘书语言交际中，与交际对象主要是权势关系。

交际双方的不平等决定了相互之间往往有着特殊的语言礼仪和规范。

特殊的角色关系决定了秘书语言必须平实、庄重和严谨。

（二）特殊的交际目的
秘书语言交际的目的是为了完成秘书工作，实现秘书职能。

秘书工作的内容很广泛，文字、信息、协调、信访、会务等等。

秘书基本职能包括辅助政务和处理事务。

一般职能包括协助管理、沟通信息、协调关系、保守秘密等。

秘书工作和职能的性质决定秘书语言的交际目的，要达到这样的交际目的，语言表达必须平实、庄重和严谨。

（三）特殊的交际内容
秘书语言的交际内容带有党务、政务性和事务性，这也决定了语言表达必须平实、庄重和严谨。

（四）特殊的交际场合
秘书语言的交际场合一般为正式的办公场所，不同与日常交际场合，显得更加正规、庄重和严肃。

这种特殊的交际场合要求秘书语言表达必须与之协调一致。

三、秘书语言风格的基本要求
秘书语言平实、庄重和严谨的风格特征对语言表达提出了几项基本要求。