钥匙委托管理规定

钥匙委托管理规定
1.0 目的
规范钥匙委托管理工作，确保妥善保管好托管的钥匙。

2.0 范围
适用于特定情况下业主委托保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。

3.0 职责
3．1 客服部负责组织、安排钥匙的管理工作。

3．2 客服部前台客服专员负责依照本制度实施托管钥匙的日常管理工作。

4.0 工作内容
4.1 客户服务中心可以进行钥匙保管的范围
4.1.1 发展商交楼后，业主未入住时由发展商托管的钥匙。

4.1.2 特定情况下业主特管的钥匙。

特定情况是指：业主确实有实际的生活、工作困难确需托管钥匙，又不至于给客户服务中心工作带来额外事端的情况。

4.1.3 业主收楼后需要进行工程遗留问题整改托管的钥匙。

4.2 发展商托管的钥匙
4.2.1 物业接管验收工作结束后，客户服务中心可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。

4.2.2 接管过来的钥匙由客服专员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。

4.3 业主托管的钥匙
4.3.1 钥匙的发放工作详见《业主入伙管理制度》。

4.3.2 业主委托保管钥匙时，客服专员应按《业主托管钥匙委托书》（一式两联）要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。

4.3.3 客服专员应特别向业主说明本客户服务中心不承担为业主保管家庭财产的责任，业主同意后，请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主签名”栏签名确认。

4.3.4 客服专员将《业主托管钥匙委托书》第二联业主保管。

4.3.5 客服专员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内，并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。

5.0 托管钥匙的管理
5.1 客户服务中心有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时，由前台客服专员在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。

钥匙借用手续的办理程序为：借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容，然后签名确认。

5.2 办理钥匙退还手续时，客服专员应在核对钥匙数量后，在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。

5.3 安排客服专员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过三天不还钥匙者。

应致电借钥匙部门或个人催还。

5.4 当接到丢失或损坏钥匙报告时，客服专员应按《钥匙管理备忘
录》要求记录事件经过并报告主管；主管与房地产开发商/业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的安全。

客服专员将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。

5.5 业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时，前台客服专员凭《业主证》/领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。

同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期，请业主/领钥匙人签名确认。

在无任何证件证明索钥匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时，前台客服专员不得将钥匙移交。

5.6 所有与钥匙管理有关的记录由客部门归档保存两年
5.7 本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一
6.0 记录表格
《业主托管钥匙委托书》
《业主托管钥匙登记表》
《借用钥匙登记表》
《钥匙管理备忘录》。