办公自动化系统在博物馆的应用与探讨

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办 公 自动 化 系 统 在 博 物 馆 的 应 用 与 探 讨
安徽博物 院 查 琦
【 摘要】办公 自 动化 （ Ｏ Ａ ）是一套软件系统 ， 目 前主流采用Ｂ ／ Ｓ 架构 ，通过 网络使得使用单位 的工作人 员可以快捷 的共 享信 息，高效地 协同工作 ，提 升单位 的管理水平 。 个单位实现办公 自动化的程度，体现 ７其在现代化管理方面的水平 ，也标志着在信息化建设领域达到的高度。本文通过对 比三家博物馆的办公 自动化系统使用现状 ，探 讨 如 何 合 理 有 效 的应 用 ｏＡ系统 。 【 关键词】Ｏ Ａ；博物馆 ；信息化
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化 的 功 能 并 没 有 很 好 的 使 用 起 来 ， 而 且 由于 首 都 博 物 馆 内 部 使 用 的 各 种 应 用 程 序 接 口不
兼 容 ， 导 致 了 在 后 期 应 用 系 统 集 成 时 也 遇 到 了很 多 困难和 挑 战 ，他们 在 推进 信 息化 建设 过 程 中 的经验 教 训值 得我 们 深思 。相 信 在管 理 者 的 重 视 下 ，他 们 的 ０ Ａ 系 统应 用 也会 发生 很大 的改观 。 ３ ． ０ Ａ 在 国 家 博 物 馆 的应 用 现 状 相 比故 宫 博 物 院 和 首 都 博 物 馆 的 ０ Ａ 系统 ， 国家博物馆的Ｏ Ａ 系统做得最为 完善，不仅实现 了 异 地 办 公 功 能 ，而 且 在 安 全 性方 面 考 虑 得 也 非 常 周 到 ， 当然 资 金 投 入 也 是 最 大 的 一 家 。 国 家 博 物 馆 的Ｏ Ａ 系 统 界 面 清 爽 简 洁 ， 功 能 简 单 不 繁 杂 ， 工 作 流 的流 转 同 样 实 现 了 可 视 化 的 图 形 界 面 ， 而 且 流 转 的 每 个 节 点 非 常 明 确 ，基 本 上 实 现 了 无 纸 化 办 公 。 在 安 全 性 方 面 ，每 个 员 工 都 配 备 了一 个 Ｕ Ｓ Ｂ Ｋ Ｅ Ｙ ， 只有 在 电 脑 上 插 入 表 明 身份的 “ 钥 匙 ” ， 才 能 登 陆 到Ｏ Ａ 系 统 ，领 导 在 审批 时 也 可 以使 用 手 写 的 电子 签 名 ， 确 保 了用 户 身份的真实性 。 ４ ． 总结 事 实 上 ， 从 本 质 上 来 说 ， 办 公 自动 化 系 统是 面 向组 织 的 日常运 作和 管 理 。也是 员工 及 管 理 者 使 用 频 率 较 高 的 应 用 系 统 。办 公 自 动 化 系统 在应 用 内容 的深 度 与广 度 、Ｉ Ｔ 技术 运 用等 方 面都 在 不 断发 生着 变化 ，并成 为组 织 不 可缺 的核 心 应用 系 统 ，但 是只 有应 用成 功 的 办 公 自动 化 系 统 才 能 发 挥 出 其 组 织 信 息 化 建 设领 域 的价值 。当Ｏ Ａ 系 统 在 单 位 应 用 的 不 断 发展 深化 ，对Ｏ Ａ 系 统在 办 公流 程上 的要 求 也会 越 来越 高 。在 此种 情 况 下，Ｏ Ａ 系 统 的 应 用 就不 仅仅 是 将手 工 工作 搬 到计 算机 网络 上 ， 实 现 办 公 自 动 化 ， 而 是 要 利 用 计 算 机 技 术 的一些 先进 特 点 ，并 加上 先 进 的管理 理念 和 方 法 ， 逐 步 成 为 更 为 专 业 和 广 泛 的 组 织 行 为管 理 工具 。遗憾 的是 ， 当前很 多 的Ｏ Ａ 系 统 在 实 施 时 并不 成 功 ，更 不 能 担 此 大 任 。
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１ ０ Ａ 在 故宫博物 院的应用现状 故 宫 博 物 院 的 办 公 自 动 化 系 统 是 我 们
第 一 个 考 察 的对 象 。 故 宫 博 物 院 的 信 息 化 建 设 开 展 的 比 较 早 ， 目 前 在 办 公 自 动 化 领 域 基 本 上 做 到 无 纸 化 办 公 。 它 的 特 点 是 权 限 划 分 得 比 较 细 致 ，０ Ａ 系 统 会 依 据 不 同 的 角 色 、 部 门 、 职 务 等 分 配 相 应 的 权 限 。 员 工 登 陆 系 统 后 ， 系 统 会 根 据 分 配 的 权 限 展 示 不 同 的 内 容 ， 以及可 操作 的功能 。０ Ａ的 工 作 流 引 擎 实 现 了 一 个 可 视 化 图 表 ， 运 行 在 上 面 的 公 文 流 转 、 单 据 审 批 等 各 种 流 程 都 可 以 直 观 的 查 看 到 目前 所 处 的 状 态 。 比 如 员 工 提 交 的 一 张 单 据 需 要 各 级 领 导 审 批 ， 他 可 以 方 便 地 查 询 到 这 张 单 据 目前 流 转 到 了 哪 个 领 导 那 里 以及 领 导 的 审 批 结 果 。 只 要 有 一 台 电 脑 和 畅 通 的 网 络 ， 员 工 就 可 以 方 便 地 办 理 业 务 ， 而 不 用 拿 着 单 据 到 处 找 领 导 签 字 。 经 过 多 年 的 摸 索 以 及 不 断 的 更 新 ，故 宫 博 物 院 已 经 实 现 了 一 个 内 部 门 户 系 过 这 个 门 户 ， 员 工 可 以实 现 单 点 登 录 ，通 过身 份 识别 和权 限 分配 ，安 全便 捷 地访 问 自己权 限 范围 内 的系 统资 源 。故 宫博 物 院 的０ Ａ 系 统 也 有 不 足 之 处 ， 他 们 的０ Ａ 系统 并 没 有 实 现 异 地 办 公 功 能 ， 因 而 没 法 在 领 导 异 地 出 差 的 时 候 办 理 审 批 等 工 作 。 但 是 他 们 通 过 一 个 变 通 的 办 法 解 决 了 这 个 问 题 ，他 们 在０ Ａ 里 实 现 了 一 个 代 理 功 能 ， 即 由领 导 指 定 个 代 理 人 并 将 其 权 限 移 交 ， 代 理 人 就 可 以 利用权 限代为完成 各项任务 。 ２ ． ０ Ａ 在 首 都 博 物 馆 的 应 用 现 状 首 都 博 物 馆 的 办 公 自动 化 系 统 一 期 投 入 很 多 资 金 ，但 是 应 用 的 效 果 并 不 明 显 ， 目 前和 很 多单 位 的０ Ａ 系 统 使 用 现 状 类 似 ，他 们 的０ Ａ 系 统 用 户 界 面 非 常 友 好 ， 在 内部 资 讯 发 布 与 共 享 方 面 做 得 较 好 ， 共 享 和 资 讯 发 布 功 能使 用 的 也较 为频 繁 。而 对 于一 些 工作流 运 行 ， 比如像 公文 流转 ， 审批 流程 等各 种 流程