(会议管理)会议筹备方案

公事081班秘书课程设计会议筹备组织方案

1、会议主题（议题）

2、会议目的

3、会议内容

4、会议时间和地点

5、会议参与人员

6、会议主持

7、会议日程

8、会议议程

9、主要活动

10、会务分工

11、会场布置

12、会场所需设备和用品

13、会议要求

14、会后提交资料

15、经费预算

1、会议主题（议题）

公事081班秘书学课程设计成果汇报会

2、会议目的

本次会议为的是响应管理系培养4+X核心能力的号召，提高学生的实际操作能力、动手能力、写作能力和语言表达能力；根据秘书学课程讲授的内容，结合实际的秘书工作情况与工作环境，使学生综合运用和深化了解所学过的书本理论和专业知识，熟悉使用秘书工作事务及会议筹备等内容，培养学生的组织协调能力，在会议筹备中，让每个成员有事可做。不论是情景模拟还是会议会场布置都是一次锻炼的机会。通过一次模拟的会议让大家更好的掌握4+X核心能力。

3、会议内容

本次秘书学课程设计汇报会主要是公事081集体做一次课程设计交流会，交流课程设计的心得和经验，总结不足。发言同学主要是不限主题自由发挥，对当今的热点或者自己的经历进行讲述和讨论。通过发言使更多的同学得到当众讲话的锻炼，并且由老师对发言者进行点评。同时对这一周公事班课程设计情况进行评价。

4、会议时间和地点

会议拟于2010年11月5日上午9:00在经管楼A511举行。

5、会议参与人员

1、将邀请管理系有关老师，辅导员

2、秘书学任课老师纪晓岩老师

3、公事081班全体学生

6、会议主持

班长李乃龙担任主持

7、会议日程

1、11月1日召开公事081班课程设计全体动员会议，研究并确定会议议题，

分配好小组，分配好任务，做好会前准备工作。

2、11月2日，各小组按分配的任务讨论并开展会议前的准备工作，拟定会

议组织方案、会场布置方案、会议通知的初稿等工作。

3、拟定于11月3日上午9：00在A310开一个座谈会、茶话会或小型工作

会议。负责会场布置的小组提前布置好会场，负责嘉宾席布置的做好黑

板报。各小组模拟接待工作，提前对会议接待进行预热，发现问题及时

解决，最后由老师进行点评

4、11月4日以小组形式开展讨论，找出方案的不足之处，进行修改，从而

确定会议组织方案、会场布置方案、会议通知等，撰写会议发言稿。提

前确认到场嘉宾老师，并制作席签，为11月5号的总结报告会做好准备。

5、11月5日上午9：0召开公事081班课程设计总结汇报会。各小组派一

名代表发言，题目不限，最后由老师点评。

8、会议议程

1、由主持人致开幕词，介绍参会老师、会议目的，宣布会议开始

2、学生代表演讲，对最近发生的社会热点，难点问题或自己的体验进行演

讲，发表自己的看法，给出自己的观点、意见。同学们可以进行讨论

3、老师对学生演讲进行总结评价，指出学生的不足，给出意见。

期间的表现进行评价，指出不足。

4、指导老师纪晓岩老师对课程设计进行总结，对同学们在课程设计

5、参会老师代表讲话，对此次会议发表看法，给与鼓励。

6、主持人宣布会议结束

7、欢送与会老师

8、清理会场，将会场按原座位排好，打扫教室卫生，将教室恢复原样。

9、主要活动

1、大家探讨这一周课程设计的得失，互相交流工作经验

2、小组代表个人发言，就当今热点话题或自己的个人体验进行讲述，同学们

可在发言后各抒己见

3、老师对小组发言进行点评，并对秘书学课程设计的成果给予点评，对做得

不足之处进行指正

4、有请系老师或辅导员对本次课程设计进行点评

10、会务分工

1、会议筹备总负责人：李乃龙、周丛丛

2、工作人员：公事081全体学生

(1)主席台布置:第一小组。

一组成员向管理系办公室借桌布和鲜花，布置好主席台

（2）会场布置:第二小组。

主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。会场大小要适中，

以四五十名与会人员来说小型教室比较适合；暂定在A511,会场温度要适中，如果会场过热或过冷可以向相关部门借空调、风扇等制冷制热设备；会场要求干净、明亮，适当的开窗通风，保持室内空气流通良好；

二组同学安排足够数量的桌椅，按照会场布置方案的要求对桌椅进行摆放，避免发生混乱。

(3)会议名称的制作和悬挂：第三小组。

主要职责是制作、悬挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突出主题的作用。（在制作横幅时已采取尽量节约的观念，可向学生会借事宜的横幅加以改造，但是不准去商业街等地制作，要求独立完成）(4)会签制作:第四小组。

第四小组要在确定发言人和出席老师的情况下提前做好席签，自己打印，外壳可以向系办公室借。

（5）会前接待与会间服务：第五小组

主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。会间服务，是文秘人员最活跃的阶段。其中本次会议的会间服务主要是由第三组成员来准备的。

应做到以下几点：第一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议，明确与会人员名单，做好会议签到工作；第二、会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待工作，注意接待礼仪，准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料，并报告给大会主持人；第三、按会场安排安排与会人员入座，座次安排要提前制定，若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单——对号入座（座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列）；第四、准备好会议材料、热水、纸杯以确保会议顺利进行；

定时给与会人员倒水；第五、制定应急方案，以防止突发事件的发生。

(6)拍摄工作:第六小组。

主要负责拍摄工作和宣传工作，使本次会议得以宣传，成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。会前要准备好拍摄工具，向系里借数码相机或数码摄像机，并学习如何使用，要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机；会议期间，要求对会议的过程做详细的拍摄，包括会场环境、老师的发言、同学的发言；在拍摄期间，要遵守会场秩序，避免影响会议的进程；会后要将照片冲洗出来以作宣传之用；将会议的情况写成文章发表到系网站，以作宣传之用；对于照片与底片应及时存档，以确保以后文件材料的保存和查阅工作

（7）宣传板的制作：第七小组

借用学生会的宣传板，自己进行设计，要求美观简洁，引人瞩目（8）会后的宣传:第八小组

主要是借助网站将本次课程设计的新闻稿发布到管理系网站，协助第

七组做好宣传板的利用。

（10）组长的具体职责是:

负责与指导老师的联络、沟通工作。

负责纪律的检查与登记，每天及时将有关情况报告指导老师；