通知标准格式

**有限公司文件
**发[2014]3号
有限公司
关于2014年会议时间调整及会议管理通知
为了提高工作效率，经公司领导研究决定，对公司内部所召集的各种会议进行有效管理、合理安排。

现对相关会议要求通知如下：
一、会议时间
1.根据各部门工作情况，要求主管领导阶段性下基层召开调研会。

2.司高层会议根据情况不定期召开，涉及全局性问题需及时召开会议，会议形式内容就具体情况而定。

二、会议要求
1.会议准备
公司要求今后凡召开各类会议，将建立事先检查制度，公司主要参会部门须在会议前把会议材料提前发给与会相关部门(一般指行政部/人力)，与会人员必须提前认真阅读会议要求并做好会前准备。

凡无准备的会议，由相关部门提出整改意见。

2. 会议主题
所召开会议必须明确会议主题及目的，参会主要部门负责人为会议准备相应格式的PPT资料，资料中须明确该会议主要议题。

3.会议纪律
会议期间遵守会议纪律，对违反会议纪律的与会人员将提出批评，严重违纪者将进行惩罚。

（1）守时；
（2）着工装并佩戴工牌；
（3）关闭手机或调至静音状态；
（4）保持会场秩序，会议期间不得随意走动、交头接耳或者大声喧哗；
（5）与会人员需对会议内容进行保密；
（6）未能参加会议的与会人员，应提前向相关领导予以请示，经批准后可缺席会议。

三、会议议程
在会议开始前要明确会议的议程，会议召集部门将以书面/邮件/短信形式将会议时间/地点发给参会部门----参会部门将会议资料发给会议召集部门----会议召集部门收集会议准备资料后，经报公司领导审阅后需在会前做好安排，使参会人员能够了解该次会议的目的、时间、内容，会议讨论必须针对会议主题，控制时间，不得泛泛而谈。

1.主要部门负责人汇报近期工作情况，经营部门数字汇报经营情况。

并着重说明工作中遇到的问题。

进行讨论后，最后由高层领导提出解决办法。

2. 部门负责人对新的议题进行充分阐述说明后，需由与会人员进行讨论后，高层领导最终对该议题做出决议。

当场未能确认的事情，经领导另行商榷后最终达成确认结论后，应立即组织进入执行程序。

四、会议成效
1.开会目的应该以解决问题为主，会议无结果不仅浪费了时间，同时也影响了工作效率。

2. 会议时间不宜过久，会议主持人将设置会议提醒，每次会议议题形成决议，并进行会议记录，当场宣布进行确认。

3.会议纪要及会议重要决议要适时存档，以便核查。

五、会议管理
设定时间，准时开始，准时结束，每个会议议程有大致的时间限制，如果议题重要必须落实，会前需与会议负责部门说明。

六、会后跟踪
加强会议决议稽核检查力度，建立会议事后跟踪程序，如果决议执行中遇到特殊情况，需及时汇报高层领导进行调整，以确保会议决议的顺利执行。

附件部分
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二〇一四年三月三十一日。