Excel在财务管理中的应用

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Excel在财务管理中的应用
张志敏
(山东科技大学271019)
摘要:财务管理工作中,常常需要借助很多表格处理和分析数据,Excel办公软件正好满足了这种需要。

本文从Excel的工作原理、工
作步骤以及在财务管理中常用功能等方面来阐述如何使用Excel提高财务管理水平,更好地完成日常管理工作。

关键词:Excel 财务管理数据分析
中图分类号:F23文献标识码: A
Excel是微软公司开发用于图表数据处理
的办公软件,也称电子表格。

它提供了大量
定义好的基本运算函数、统计函数和财务函
数,能满足大部分财务管理工作的要求,还可
以根据具体业务需要,自定义分析函数。

它
具有强大的数据处理和分析功能,并通过Web
实现协作和信息共享。

因此,我们能够运用
Excel为财务管理工作提供有力帮助。

1 Excel的工作原理和工作方法
1.1 Excel的工作原理
首先明确Excel模型需要完成什么任务,
确定完成该任务采用的方法如何实现;然后运
用Excel工具建立工作模型,该模型应包括原
始数据、业务处理的计算公式、模型约束条
件三部分;最后计算机按数学公式和约束条件
自动完成模型求解,并用适当形式表示结果,
进而分析得出结论。

1.2 Excel的工作方法
数据表分析法:主要以表格的形式通过设
计数据模型、采集数据并对模型求解形成数
据报告,通过编辑工作表、分析评价等过程
完成业务处理。

财务管理工作中进行格式设
计的数据表包括表标题、表头、表尾和表体
固定栏等内容,用Excel设计数据表就像在一张网格纸上画表格。

标题、表头、表体等
内容要按照需要安排在相应单元格中。

数据的采集渠道一种是直接输入,另一种是从外部获取。

直接输入数据可以直接在表中输入或通过公式生成。

从外部获取数据可以从数据库、其他工作表或互联网上获得。

一张工作表建立后要根据需要进行编辑,以达到最佳效果,主要包括输入和审核数据,设置单元格格式,调整行间距和列宽,向工作表中添加其他内容等。

1.3 图形分析法
用图形和图表形式表示数据,能够对数据
的变化趋势、变化周期、变化速度和变化幅度有更加形象和直观的表述。

Excel提供了十几种图表类型,不同的图表类型反映的数据特性侧重点不同,应用时根据实际需要选用不同特性的图表类型。

最常用的是直方图、饼图和雷达图。

Excel中可以建立嵌入式图表和图表工作表。

嵌入式图表是把图表直接绘制在原始数据所在的数据表中,而图表工作表则是把图表绘制在一个独立的工作表中。

无论哪种图表都与原始数据表紧密相关,任何数据变化都可以立即反映到图表上。

2 运用Excel进行财务分析的步骤
确定分析目标和分析范围。

财务分析目
标是整个财务分析的出发点,它决定着分析范围的大小、收集资料的详细程度、分析标准及分析方法的选择等内容。

分析者在明确分
文章编号:1673-0534(2007)09(b)-0144-01
析目标的基础上,要确立分析的范围,以便节约分析成本和时间。

读取分析数据。

数据的读取可以通过手
工输入的方式,将需要的数据输入到财务分析模型中。

也可以直接调用现成的数据文件, 或者利用Microsoft Query访问外部数据库。

数据库资料还可以通过网络获得。

另外, Excel提供了超级链接功能。

通过运行Web
查询功能来直接获取外部数据。

选择分析方法并建立相应的分析模型。

财务分析中常用的分析方法有比率分析、趋势分析等方法,局部的分析可以选择其中的一种方法,全面的财务分析可以综合运用各种方法。

分析方法选定后,就要把这些方法在Excel中建立相应的分析模型。

模型设置完成后再进行有关分析时,只需要改变原始分析数据,分析模型无需改变。

确定分析标准并得出分析结论。

财务分
析计算完成后,将计算的数据与输入到分析模型中的分析标准进行比较判断。

进而得出分析结论。

3 财务工作中常用的Excel功能
3.1 数据分析文件的编辑和管理
在对数据文件进行分析时,经常需要使用
插入、删除行列功能。

如果操作中数据太分散不便于分析,则可以使用复制、粘贴功能将相关数据移到一起。

财务分析中经常需要按某一标准重新排列数据,就要用到排序功能。

查询是进行数据分析的基础,可使用筛选功能在选定的数据指标中自定义组合查询条件来实现。

这些功能可以帮助我们实现: 在很大的数据文件中选取所需要的部分,将原文件按条件缩小成一个待分析的临时小数据文件,以便进行分析;调整文件结构,将需要分析的数据内容汇总到一起进行对比分析;将分析结果插入到原始数据文件中;对待分析的数据文件进行整理,查找符合条件的数据,然后进行分析。

数据透视表功能是一种对大量数据进行
快速汇总和交叉列表的交互式表格,可以通过转化行和列来查看原数据的不同汇总结果,可以显示不同页面来筛选数据,还可以根据需要来显示区域中的不同数据。

在局域网中,对于已建立好的数据文件,
如果需要多人调用,则可以将其设置成共享工作簿。

当多人在共享工作簿上工作时,Excel
中的数据信息会不断更新,在保存这个共享工作时,可以用自己做的修改替换他人做出的更改。

在共享工作簿时,可以设置不同操作者的权限来保护工作簿。

3.2 财务管理中函数的使用
财务管理中使用最多的是财务函数、数
学函数和统计函数,Excel函数库提供的函数
能够满足简单的财务分析和管理。

实际分析中,如果需要进行某种特殊复杂的分析计算,
则可以通过自定义函数公式来实现。

例如:一般的汇总统计使用SUM求和函
数。

如果需要分类统计,则使用分类汇总命令。

条件求和函数的功能是在满足指定的统计条件下,对给定数据区域中的某一指定范围进行累计求和。

如果需要进行其他简单统计指标的计算,则可以调用函数库中的其他函数。

针对某种特殊分析,可以通过自定义公式
方法建立所需要的函数公式。

Excel的公式自定义规则同数学运算法则是一致的。

统计分析法、类比分析法、指标分析法等分析方法都可以通过以上函数得以实现。

使用自定义函数公式时,经常需要用到不
同工作表中的数据,这时可以通过建立工作表与工作表之间数据的链接来实现。

既可以是同一工作簿中工作表的链接,有可以是不同工作簿中工作表的链接,还可以进行工作簿中多个工作表的链接。

数据更新功能用来更新分析表数据,就是
说如果我们建立了待分析工作表与财务分析模型数据源工作表之间的链接,那么当数据源工作表中数据发生变化时,不需要手工改动待分析工作表中的数据,就可以自动更新分析的结果。

3.3 财务管理中高级分析工具
Excel的高级分析工具可以帮助我们进行
更深入的财务分析。

这类数据分析工具集中
在Excel工具子菜单内,它是Excel的外挂高
级函数功能模块,使用时需要将加载宏功能加
载上。

这些数据分析工具不需要了解程序具
体算法,只要简单了解该分析工具的管理意义
和分析结果的指导意义就足够了。

使用时只
需选取相应的分析工具即可。

这类分析方法
包括预测分析、回归分析、线性规划分析、
相关分析等。

还有许多Excel不能直接求解,但又是常
用的高级分析方法,可以通过Excel的自定义
函数或自编宏命令函数来完成。

这类分析方
法包括因素分析法、非线性预测法、方案综
合评价法等。

财务管理工作结合Excel的图表数据处理
功能,能够实现完整的财务指标体系分析,可
以使复杂的财务管理工作得心应手,大大提高
工作效率,起到事半功倍的效果。

参考文献
[1] 姜旭平.经营分析方法与IT工具[M].北京:
清华大学出版社,2004.
[2] 刘仲文,王海林.Excel在财务、会计、审
计中的应用[M].北京:清华大学出版社,
2005.
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