采购部规范管理工作手册,采购部各岗位标准流程与职责

采购部标准化管理手册

一、采购部各岗位服务标准流程

（一）物资进出库管理流程

（1）仓库管理人员对进库物资，填写《商品、物料进库验收单》，核对商品、物料的规格、数量、质量相符后签发验收单。

（2）仓库人员发现质量要求及规格、数量与发票或采购、业务部门的要求不相符的商品，有权拒绝进库，并及时向业务部门、采购部报告。

（3）物资出库，要求办理出库手续，凭《出库单》与《领料单》或《调拔单》，验收规格与数量，有关领导签字后，给予发货。

（4）库房对任何部门均应按正式出库单发货，严禁先出货后补手续的做法。

（5）为保证仓库安全，保管员必须在仓库办公地方发货，领用人未经允许不得进入库房。（6）由提货方点验离开后发生的短缺，由提货方自负，仓库不负补偿责任，仓库应挂有明显标示牌。

（二）物资采购管理流程

（1）了解各部门使用各类物资的情况，编制物资年度使用量与月度使用量计划，交采购部。

（2）充分掌握市场信息，收集市场物资情况，预测市场供应变化，为酒店物资采购提出合理化建议。

（3）由采购部根据物资的库存情况制定实际采购计划，交分管经理审批，同意后交采购部进行采购。

（4）签订合同，必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时闻、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。

（5）严把质量关，认真检查物资质量，力求价格低廉，供货及时。

（6）及时与库房联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量，避免盲目采购造成积压浪费。

（三）仓库领料流程

（1）各部门填写领料、领物单时要字迹清楚，不得涂改，否则做废票处理。

（2）领料、领物单必须经部门领导签字方可生效。

（3）如遇特殊情况急需领取物品，必须由部门经理电话通知采购部管理员以上的负责人，经同意后由领货人签写借条，向仓库领货，并在次日补办领料手续。

（4）所领物品要当面点清，严禁私拿仓库物品和私吃仓库食品。

（四）物品管理流程

（1）在每月初及月末对各部门所有物品进行登记、清点。物品登记和清查时，须有办公室相关人员及登记部门物品负责人双方在场。

（2）各部门所需物品应于月初列出清单交至办公室，由办公室统一申请；办公室领取后分发至各部门，并明确记录各部门所领物品。

（3）物品清查时，办公室以及各部门人员应核实所有物品的实际数量、耗用情况。各部门对已耗用的物品应能详细阐明其用途，给予合理解释，清查人员做好详细记录，如发现物品使用有不符合实情时应及时汇报。

（4）借用物品时，必须首先经办公室物品管理负责人同意后方可借用；借用人须为各部门主管，或具有各部门主管证明的人员。

（5）借用物品时须在《物品借还登记表》上签借用人的姓名、所属部门、所借物品名称及数量、借用时问。归还物品应在期限内；如需续借，应在归还期限前办理续借手续；归还期限一到，如所借物品尚未归还，物品管理人员有权去督促催还，各部门应配合其工作。

（6）借条上应加盖公章，由部门负责人签名同意后，方可借用。使用时应妥善保管，如有损坏按价赔偿。

（7）所有大件公用物品在一定时间由办公室统一收回，清点并集中保管。如有所需，及时补充，以保障日后工作的顺利进行。

二、采购部各岗位职责标准

（一）采购部经理岗位职责

（1）主持采购部全面工作，执行总经理(或财务部总监)的指令，执行国家的有关法律规定，根据董事会的工作安排，提出并执行酒店的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。

（2）调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，了解酒店内各种物资的供需情况。

（3）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作的程序与标准，经管理当局批准后，确保贯彻执行。

（4）根据酒店经营目标，掌握酒店经营的物质需求，选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商，确定供求关系；负责与厂商进行重要的业务谈判，签订有关合同报上级审批；审查所有货合同及其它业务合约等文件。

（5）负责组织市场调查研究，及时提供市场信息和采购政策，按计划完成酒店各类物资

（6）监督参与大批量商品的订货业务洽谈，认真督察各采购员的采购进度及价格控制，并督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作，确保物品的质量。

（7）督导部门员工执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的情况，及时处理发现的问题。

（8）协调与政府有关部门的关系，学习国家经济、海关、检疫卫生等法律法规，并督导采购人员在从事采购业务活动中，遵纪守法讲信誉。

（9）负责部门员工工作安排、考勤，制订并执行培训计划，组织学习业务、法律、卫生检疫等方面的知识，定期考核评估员工，向上级提出对员工的奖惩建议。

（10）在部门例会上，定期总结采购落实情况，每月初将上月的采购情况逐项列出报表，呈报酒店总经理财务部经理，以便上级领导掌握酒店的所有采购项目。

（11）审批所有采购宴请单，订货单、协调与各部门之间的关系，向各部门提出降低成本的建议；对需要采购固定资产设备，提出原有设备修复的可能性。

（二）采购部主管岗位职责

（1）根据采购部经理的要求，整理有关资料，提出意见和建议，并主持采购部各项工作，提出酒店物资采购计划。

（2）调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，指导并监督员工开展业务。

（3）全面负责对外采购业务，安排采购人员的日常采购工作。

（4）审核年度各部门的采购计划，统筹策划和确定采购内容。

（5）负责协助经理与供货商洽谈供货合同，组织对供应商的评估工作，确保供应商费用等指标的完成，审核商品采购合同和促销协议。

（6）负责采购人员的工作安排、任务分配和培训考核，监督采购员的订货工作，确保分店和配送中心有充足的库存，同时保证较高的商品周转。

（7）按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽可能减少开支。

（三）采购员岗位职责

（1）严格执行酒店采购管理规定和实施细则，在接到采购任务单后，明确购货具体要求，做到及时采购，保证供应。

（2）按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货(价)比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。

（3）了解和掌握一线商品供货信息，对酒店采购策略、产品原料结构调整改进及新产品开发提出参考意见，并负责办理物料验收、运输入库、清点交接等手续。