[文学]秘书模块四2会中工作
秘书考试(四级)笔记：会议管理——会中服务(二)
3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
（1）标题。
一种是会议名称+文种。
另一种是文种。
（2）正文。
首部+主体+结尾。
（3）尾部。
右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。
（二）做好会议的简报工作 1、会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。
要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
2、会议简报的要求（1）真实准确。
（2）短小精悍。
（3）快是简报的质量体现。
（4）生动活泼。
3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。
（2）会议简报的结构。
四、收集信息的分类考试资料网（一）会议信息的分类 1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。
（2）会议指导性、宣传性信息。
（3）会议议题性信息。
（4）会议主题内容信息。
（5）记录性、结果性文件信息。
（6）会议的程序性文件信息。
（7）会议交流性文件信息。
（8）会议参考性信息。
（9）会议管理性信息。
2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。
（2）内部性会议信息。
（3）公开性会议信息。
3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。
（2）会议书面信息。
（3）会议声像信息。
（二）收集会议信息的要求 1、齐全。
2、及时。
3、准确。
4、有效。
（1）责任到人。
（2）履行登记。
（3）严格保密。
（4）明确范围，（5）有针对性。
（三）收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。
2、选择会议信息的搜集渠道。
3、确定搜集会议信息的方法。
（1）召集开会。
（2）提供书面材料。
（3）个别约见。
（4）会议结束时及时搜集。
（5）个别催退。
（6）按清退目录收集。
（7）限时交退。
五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容和要求 1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。
（2）反馈会中信息。
（3）反馈会后传达落实的情况。
2、反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。
秘书考试（四级）笔记：会议管理——会中服务（一）
⼀、安排会议值班（⼀）会议值班⼯作的内容和意义1、会议值班⼯作的内容（1）值班电话记录。
（2）值班接待记录。
（3）值班⽇记。
（4）做好信息传递。
2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作⽤，保证了会议的顺利进⾏。
（⼆）安排会议值班的⼯作程序1、制定值班⼯作制度（1）信息处理制度。
（2）岗位责任制度。
（3）交接班制度。
2、明确值班⼯作任务（1）在会议中协助搜集有关情况、⽂件和资料，传递各种信息。
（2）要加强与会议⽆关⼈员出⼊会场的控制。
（3）⼿边要有公司和各部门领导的联络⽅式，以便出了问题及时与之联络、请⽰。
（4）要备有⼀份设备维修⼈员、车队调度⼈员和⾷宿等后勤服务部门主管⼈员的电话通讯录。
（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通⽆阻。
（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务⼈员为与会者做好各项具体的服务。
（7）做好会议期间各项活动与各种⽭盾的协调⼯作。
（8）必要时，应建⽴主管领导带班制度。
3、编制会议值班表会议值班表应包括以下内容：（1）会议值班时间期限和具体值班时间。
（2）会议值班⼈员姓名。
（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。
（4）会议值班负责⼈姓名或带班⼈姓名。
（5）⽤简明的⽂字表明值班的⼯作内容。
（6）表明⼈员缺勤的备⽤⽅案或替班⼈员的姓名。
⼆、接待采访会议的新闻媒体（⼀）相关知识1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。
（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。
（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。
（4）要准备得全⾯周到、主动积极。
（5）在传递的⽅式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费⽤的原则综合考虑。
（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。
（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。
2、接待新闻媒体的⼯作内容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。
秘书四级考试复习要点
秘书四级考试复习要点秘书四级考试复习要点秘书四级考试是国家职业资格证书，对秘书的专业知识和实际操作能力进行考核。
本文将从四个方面介绍秘书四级考试的复习要点，包括文秘基础知识、办公自动化技能、办公软件应用以及口才和形象。
一、文秘基础知识1. 文秘基本概念：了解文秘的定义、特点和职责，理解文秘工作的重要性。
2. 办公室管理：掌握办公室的组织原则、工作流程和常见问题处理方法。
3. 文件管理：熟悉文件的分类、收发存档等基本原则，掌握文件的起草、审核和签章程序。
4. 人际沟通：了解人际沟通的基本原则和技巧，掌握与上级、同事和客户有效沟通的方法。
5. 会议礼仪：了解会议的基本流程和礼仪规范，掌握会议记录和会议纪要的撰写方法。
二、办公自动化技能1. 打字技能：要求熟练掌握打字方法，练习提高打字速度和准确率。
2. 抄写技能：掌握抄写的规范和技巧，提高抄写的速度和质量。
3. 速记技能：学习速记基本符号和方法，提高听写和记录信息的能力。
4. 录音转写：熟悉录音设备的操作，掌握录音转写的基本技巧。
5. 电子邮件处理：学会收发邮件、附件操作和邮件分类整理等基本操作。
三、办公软件应用1. 办公软件操作：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint等办公软件的基本操作方法。
2. 文档处理：掌握Word文档的格式设置、段落对齐和插入图表等功能的使用。
3. 数据处理：熟悉Excel的函数计算、数据排序和筛选等功能的操作方法。
4. 幻灯片制作：掌握PowerPoint的幻灯片设计和演示设置等功能的使用方法。
5. 电子表格处理：掌握Excel的数据录入、格式调整和公式计算等操作技巧。
四、口才和形象1. 演讲技巧：学会组织演讲稿、提高演讲表达和语言表达能力。
2. 沟通技巧：掌握与他人交流时的信任建立、倾听和说服等技巧。
3. 形象修养：注意仪表、仪态和言谈举止等，提高自己的个人形象和专业素质。
4. 人际关系：培养良好的人际关系，增强与领导、同事和客户的沟通和合作能力。
文秘专业 《7.3模块四 会后落实》
第六页，共七页。
内容总结
模块四 会务管理工作〔会后〕。通知配电人员和效劳人员。2在安排日程时为上司在会 前会后留出一定的充裕时间，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈。4将参会的时 间、地点、内容、人员等一一确认后，在开会的前一天再次向上司报告。模块四秘书办会 工作已经学习结束了，由于我们分成了两个学期进行学习，同学们在头脑中可能没有形成 一个完整的框架结构。下次课上，请同学们以组为单位，每组推荐两位同学展示其结构图
模块四 会务管理工作〔会后〕
•会议结束阶段的会务操作 第一页，共七页。
会议结束阶段的会务操作 1送别会议代表
• 结清会议费用 • 发放回程票，安排人员送站
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2会场的善后工作
清理会场 拿走通知牌和方向标志 清理会场其他物品 通知配电人员和效劳人员 归还所借物品 结算会议开支费用
第三页，共七页。
前会后与有关人员举行临时会谈。 • 3准备好参加会议所必需的材料。
• 4将参会的时间、地点、内容、人员等一一确认后，在开会的前一天再次向上司报 告。
• 5注意上司在开会期间的各种业务处Байду номын сангаас。
第五页，共七页。
模块四秘书办会工作已经学习结束了，由于 我们分成了两个学期进行学习，同学们在头 脑中可能没有形成一个完整的框架结构。请 同学们总结秘书办会模块内容，画出其框架 结构图。下次课上，请同学们以组为单位， 每组推荐两位同学展示其结构图。并请学委 排好序号收齐这项作业，此项作业是平时成 绩的重要参考。
3整理会议文件
• 整理分发会议记录
• 形成大会决议、简报或纪要
• 写总结向上级汇报会议情况
• 收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷归档
《秘书实务》第11章_会中服务
四、相关链接
计算机速录
■训练1 会议报到的接站工作需要事先制作接站标志， 如接站牌、接站横幅等，请参照“接待工作” 中的相关知识，讨论分析会议接站标志的制作 及注意事项。 ■训练2 请设计并制作一份会议报到登记表，根据你 想据此实现的功能来具体安排表内的项目。
第二节
一、情景案例 二、基本知识
文字性工作
（一）做好会议记录
（二）组织签到
1．本人签到 2．秘书代签 3．电子签到
（三）会间调度
三、技能训练
■先导训练1 中达公司准备在2011年7月5日至6日在安徽省合肥市 明珠大酒店召开2012年订货会议，于2011年5月25发 出会议通知。会期为2天，5月24日报到。报到地点在 明珠大酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费 用自理。 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。
Байду номын сангаас
会议记录的方法
• 详细记录 • 摘要记录 • 简易记录
会议简报的结构
1.报头 简报名称； 简报期数； 编印单位； 编印日期 2.报核 按语； 标题； 正文； 署名 3.报尾 发送范围； 印发份数
三、技能训练
■训练1 在基本知识部分指出了会议记录首部的具 体项目，请讨论分析各项目的具体要求，如 会议名称一定要写全称，便于后人查考。 ■训练2 在基本知识部分指出了会议记录主体的具 体项目，请讨论分析各项目的具体要求，如 会议发言包括发言人姓名和发言内容，发言 人姓名要求记录全名等。 ■训练3 例行性会议的记录常常事先设计好固定的 样式并印制成专用记录纸，请设计并制作一 份表格式的会议记录专用纸样模板。
第九章
会中服务
[本章学习要求] ●会组织会议接站、登记、签到等工作 ●能够做好会议记录 ●会编发会议简报
秘书模讲义块四2会中工作
做好接站工作
1）要有统一的指挥系统，掌握到会人员的名 单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时 间，掌握到会人员的联络方式。
2）要备足够的车辆和接站人员。 3）对自备交通工具的人员，要通过传真或电
话告诉报到地点的详细路线图。 4）在车站、机场设接待站。制作醒目的牌子，
写上公司的名字。 5）介绍宾主双方
在会议进行时的工作（2）
会场的安全保卫与保密 会议的交通服务
在会议进行时的工作（3）
做好会议记录 1）会议记录的内容 2）会议记录的方法 3）会议记录的要求 例文
做好会议记录应注意的事项
了解公司的业务情况，掌握专业领域的 基本术语。
记录原稿要统一编号，便于装订和复制。 会议主持人
做好会议的信息工作
收集会议信息。 编写会议简报。 搞好对外宣传。
做好会议期间的协调工作
案例讨论：
天一公司的新产品发布会即将开始，总经理秘书 高叶站在会议大厅的入口处，她一边做着最后的 检查，一边在等着嘉宾的到来。她发现主席台上 放置的名签有问题，一位董事因故不能前来，名 签却没有撤掉，而另一位嘉宾刚刚来电话说要来， 名签还没准备好；这时她的手机又响了，原来是 接电视台记者的汽车在路上抛锚了，重新派车已 经来不及了；同时，会议秘书组的人员来报，宣 传材料不太够；此时嘉宾已陆续到来。高叶该怎 么办？
精品
秘书模块四2会中工作
做好会议的接站和报到工作
案例分析： 天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天 的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的 管理人员、技术人员近百人参加。秘书李萌负责安 排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏 一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费 了很大周折才找到报到地点，因而损害了企业的良 好形象。
秘书信息工作实务模块四 信息开发与利用
可是，时至今日，企业感觉剪报越来越难，剪 报的可用性也越来越差。究其原因，主要还是因为 传媒市场的巨大发展，媒体数量和传播规模都越来 越大，而现代企业的精细化作业也要求针对不同细 分市场搜集不同层次的信息，为不同的部分，不同 的目的所用。所以剪报这个原本简单命题的内在需 求发生了根本性变化，导致我们不得不重新来研讨 现代企业如何来让“剪报”在新时代中更好地为自 身服务。
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【职场吹风】 现代企业怎样剪报？① 剪报并非新生事物，从四百年前报纸诞生以来 ，全世界的文人学者，商人政客对此都不陌生。现 代企业和机构大多也沿袭了这个传统而又不会泯灭 的文化习惯，将源源不断的信息和知识通过剪辑整 理，分享传播，更好地为我所用。 随着时代的变迁，信息技术的变革，传媒工业 的进步，传统意义上的剪报在实践上已经发生了很 大的变化，“剪报”不再是狭义的“报纸”剪辑， 信息剪裁的来源还包括各类期刊，文摘，书籍，年 鉴，电子出版物、电波媒体和网络信息，信息加工 和分发的形式也开始从剪刀浆糊变化成电子信息的 10 交换。“剪报”演变成信息搜集的泛指词汇。
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1.剪报的目的与内容 剪报的形式大同小异，过去是一本本剪贴复印 而来的剪报簿，而现在多见的是依托内容管理系统 （Content Management System）及其输出的电 子文档。但是企业不同职能部门却有截然不同的剪 报目的。
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（1）为关注当前资讯剪报。对于通常的企业 来说，“当前资讯”通常可以包括从宏观经济，行 业经济新闻到针对具体企业、品牌和产品的新闻报 道，一般都有很强的时效性，因此剪报的周期通常 在一天到一周内。这部分内容的剪报已经越来越多 地从传统纸媒转移到互联网上，但是除了网络传播 以外，报刊媒体依然扮演着原始内容来源的重要角 色，尤其是行业报刊，是能够提供最新相关资讯的 媒体来源之一，大多数企业都不能完全忽略。搜集 当前资讯是剪报的主要目的之一，也是能够提供最 大信息量的剪报行为，对于企业提高日常经营决策 水平影响非常深远。
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坐。
做好签到工作应注意的事项
负责签到的人员应训练有素，照顾周到。 负责签到的人员要提早到岗。 热情主动地迎接与会者，并按礼仪规范将
客人引导入场。（秘书应站在上司或来宾 的左侧）
做好座位引导
日常的小型会议，与会人员一般都有自己 的习惯座位，但多数会议需要与会者按照 会前安排好的座位就座。
会间服务工作
做好会议的接站和报到工作
案例分析： 天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天 的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的 管理人员、技术人员近百人参加。秘书李萌负责安 排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏 一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费 了很大周折才找到报到地点，因而损害了企业的良 好形象。
范围及处理的要求。 记录原件要由专人负责保管。
做好会议的信息工作
收集会议信息。 编写会议简报。 搞好对外宣传。
做好会议期间的协调工作
案例讨论：
天一公司的新产品发布会即将开始，总经理秘书 高叶站在会议大厅的入口处，她一边做着最后的 检查，一边在等着嘉宾的到来。她发现主席台上 放置的名签有问题，一位董事因故不能前来，名 签却没有撤掉，而另一位嘉宾刚刚来电话说要来， 名签还没准备好；这时她的手机又响了，原来是 接电视台记者的汽车在路上抛锚了，重新派车已 经来不及了；同时，会议秘书组的人员来报，宣 传材料不太够；此时嘉宾已陆续到来。高叶该怎 么办？
在会议进行时的工作（2）
会场的安全保卫与保密 会议的交通服务
在会议进行时的工作（3）
做好会议记录 1）会议记录的内容 2）会议记录的方法 3）会议记录的要求 例文
做好会议记录应注意的事项
了解公司的业务情况，掌握专业领域的 基本术语。
记录原稿要统一编号，便于装订和复制。 会议主持人需向记录员明确机密事项的
做好接站工作
1）要有统一的指挥系统，掌握到会人员的名 单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时 间，掌握到会人员的联络方式。
2）要备足够的车辆和接站人员。 3）对自备交通工具的人员，要通过传真或电
话告诉报到地点的详细路线图。 4）在车站、机场设接待站。制作醒目的牌子，
写上公司的名字。 5）介绍宾主双方
有些会议在桌上摆置名签，并同时印制 “座次表”发给与会人员。
与会者第一次入场时，会议人员应做好必 要的引导，以便与会人员找到座次。
在会议进行时的工作（1）
检查会场准备情况 1）设备安全工作情况 2）桌椅数量是否足够 3）烟灰缸的准备 4）水和水杯的准备 5）会标花卉的准备
案例：不协调的烟灰缸
做好会议报到工作（1）
会议报到的方式登记表 3）接收与会者带来的材料 4）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。
做好会议报到工作（2）
如果会议根分发礼品，应同资料一起发放。 如果不是所有参加会议的人员都有礼品， 或不同的人员有不同的礼品，接待人员要 细心区分，切忌出错。
做好会议期间的生活服务工作
及时订购回程票 打印并分发会议代表通讯录 组织拍摄会议集体照及活动照 旅游、娱乐与陪同工作 餐饮服务 1）种类：一般用餐、特殊用餐 2）宴会服务：作用、程序
案例分析
宏达公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户 联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书王 大海根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。 这次宴会共设3桌，为方便来宾入席，王大海特意 做了座位名签，并摆放在桌上。但由于这次联谊 时间紧，与会人员确定得晚，王大海在抄写时漏 了应编在主桌的一位重要客户，结果致使该客户 入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。
问题：如何避免出现这种尴尬的场面？如何妥善 解决？
讨论： 在某次会议上，正式代表有高级礼品，列 席代表有普通礼品，旁听人员没有礼品， 而所有人都有会议资料，该如何操作？
做好会议的签到（1）
• 会议签到的目的是为了及时准确地统计到 会人数，以及缺席情况。
来宾 姓名 职务 单位 电话 地址 邮编 编号
做好会议的签到（2）
选择恰当的签到形式。 准备好签到登记簿、签字笔等用品。 请与会者按照会前安排好的座位或区域就