企业数字档案室建设工作的原则与措施

企业数字档案室建设工作的原则与措施
【摘要】企业数字档案室建设的总体目标是通过构建各类应用平台，开发档案资源数据库，为企业发展提供优质高效的档案利用服务。

文章简要梳理了企业数字档案室建设中普遍
的问题，并申明了建设中应采取的措施，以更好促进企业数字档案室的良性发展。

【关键词】企业数字档案室；档案数字化；建设
企业数字档案室是将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源
的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

企业数字档案工作的发展
目标旨在提升档案管理水平和服务保障能力，加速推进档案信息化建设水平。

随着扫描技术、OCR技术、数字摄影技术 (录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、
存储技术的发展，企业档案数字化工作也取得了很大的进步，但是许多企业数字档案室建设
在提高办公效率和提高经济效益方面仍有发展空间，本文简要梳理了企业数字档案室建设中
原则、问题，并申明了建设中应采取的措施，以更好促进企业数字档案室的良性发展。

一、企业数字档案室建设的原则
企业数字档案室建设的总体目标是通过构建各类应用平台，开发档案资源数据库，实现
信息资源高度整合，网络利用便捷，为企业发展提供优质高效的档案利用服务。

企业数字档
案室的建设必须从企业自身特点和发展目标出发，通过数字资源整合共享达到提高办公效率，提升经济效益的目标。

为实现这一目标，企业数字化档案室的建设可从以下几方面入手。

（-）统筹规划，分步实施。

企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；建设企业数
字档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；应
根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一阶段工作目标的
实现。

建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。

（二）整体布局，实用为主。

关于数字档案室建设方面有很多值得借鉴的经验，但不能完全照搬，要充分结合本企业
档案工作实际，以实用性作为数字档案室建设的基础，提高档案的利用率。

档案的利用工作，一是要坚持“服务为先，实用为主”的理念，首先在档案提供服务上下功夫，增强档案价值
意识，制定科学、合理、周全的服务机制，完善借阅程序，改进借阅形式，简化借阅手续，做到“一站式”服务，尽可能满足需求；二是要深化档案开发利用工作，找准档案工作服务的最佳切入点，进一步拓宽服务领域和渠道，充分整合档案资源，全方位、深层次、高效率地为企业各项工作提供服务。

[1]
（三）技术支撑，安全为先。

档案数字化管理既要强调查询的便捷性，又要考虑涉及商业秘密等文件保管的安全性，网络安全建设是企业数字档案室建设中首要考虑的问题，尤其是国有企业或是一些涉及军工的企业，在网络安全防护这方面要求特别严格。

管理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离，也可以建立企业档案部门局域网。

网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要，网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。

提高网络安全技术是建设数字化档案室的重中之重，否则将会出现数字化档案室不但带不来便利，反而为企业经营带来祸患的问题。

（四）技术标准规范，统一原则。

没有规矩不成方圆，企业在数字档案室构建过程中，必然要建立一整套的技术标准和管理规范。

2017年9月，国家档案局出台的《企业数字档案馆（室）建设指南》，不失为简明的规范指导。

数字档案室建设中，各公司可结合建设指南和本公司档案工作的特点、规律和要求，制定出适合本企业的数字档案管理工作的标准规范。

建立健全档案管理各项规章制度和岗位职责。

以《档案法》为依据，结合本行业的特点，建立相应的制度和岗位职责，确保档案管理的制度化、标准化、规范化。

二、企业数字档案室建设中的问题
（一）数字化档案室硬件设施配备有待加强。

很多企业受限于办公条件，数字档案室没有根据建设要求选址，基础建设不完善、设备较落后，有些企业只停留在“有”而不是在“用”，档案室的硬件配置也很难跟的上数字化发展，有些甚至是之前办公淘汰下来的，甚至不能满足日常档案管理工作，更是远远跟不上数字化的发展。

例如，档案数字化过程中需要配备各种型号的扫描仪、电子档案备份设备、档案信息资源服务器等，都需要根据要求进行配备。

（二）数字化档案管理系统功能不够完善。

数字档案室建设中首先要建设档案信息网络系统，进行档案的数字化管理，目前主要以目录数据库作为档案存储源，机读目录为主要结构形式，存在数据量大或是软件功能不强，
会有目录表打不开、检索比较慢等问题，无形中增加了查借阅档案的时间。

编目项不全面，
档案数字化程度不高，案卷内的详细信息检索不到，影响档案的检索效率，也会影响查阅人
的应用体验。

（三）数字化档案管理系统间协同不完备。

档案数字化管理，从数字化的内容来讲：一是档案目录的数字化，建立档案目录数据库；二是档案全文内容数字化，主要是纸质档案，建立档案全文数据库。

从数字化的对象来讲：
一是对原有纸质档案进行数字化；二是对正在形成的电子文件进行及时归档和保存。

[2]现
在提倡无纸化办公，很多公司通过智能办公平台（如OA办公自动化系统、CAD计算机辅助设
计系统、PDM产品信息管理系统、EPR企业资源计划管理系统等）进行日常生产管理。

但因
为各系统电子档案模块功能较弱，无法达到档案数字化协同管理的高要求，所以仍需建立全
集成、全管控、全覆盖、一体化、智能化的全方位的档案数字化系统。

（四）档案管理人才体系不完备。

目前很多公司的档案室只对文书档案中保管期限为永久的档案进行了数字化，短期档案、长期档案绝大多数没有数字化，主要有以下原因：一是档案数据类型繁多且结构复杂，档案
人员无法单独完成此项工作；二是企业对档案工作不够重视，档案馆人手不足甚至多是兼职
人员。

数字档案室建设中需要应用系统开发和服务平台建设，对于非专业软件开发公司存在
较大难度，即使可以通过服务外包实现，本企业也需要相应工作对接的专业人才，才能把数
字档案服务需求准确传达给外包公司。

（五）档案利用效能不高。

传统的档案管理工作注重实体档案保管，侧重于档案的收、管、存职能，而档案管理中“用”的职能往往只是历史信息检索、材料备查等。

传统档案管理向数字化档案管理转变中，也忽视了档案资源的增值再利用。

而档案工作的基本性质是服务性，如何从档案实体的保管
转向档案内容的挖掘，有效整合企业内部数字资源，充分发挥档案资源在生产经营、管理决策、科技创新等方面的作用，是数字档案室建设的核心要义。

三、企业数字档案室建设的对策分析
针对以上数字档案室建设中的突出问题，结合数字化档案室建设原则，应当首先对企业
数字化档案信息服务的架构进行解析，了解企业自身数字档案形成的特点，各部门数字文件
的归档、利用流程，从而统筹规划、整体布局，以利于实际解决硬件、系统、人才等方面的
问题，实现部门间数字化协同，如此才能深挖数字化档案价值，提升数字化档案的利用效能。

（一）锚定需求优化硬件设施标准化配置。

企业建设数字档案室的目的是为企业发展服务，需统筹考虑投入成本、服务需求、企业
规模、工作性质等因素，遵循节约、便捷原则，既要适应当前需求，不盲目求全，又要保障
项目的可扩展性和兼容性，为后期硬件设施标准化建设留有空间。

这就要求务必将整体布局，分步实施的原则贯穿始终。

比如集团总公司可以建设集团数字化档案室，数字档案进行云平
台存储，子公司和分公司则可以进行必要的档案数字化硬件配备，既减轻实物档案存储空间，又减少硬件设施的重复建设，且有利于数字档案的共享利用。

（二）力求安全构建企业数字档案室软件协同平台。

前文提及企业生产管理中往往涉及OA办公自动化系统、CAD计算机辅助设计系统、PDM
产品信息管理系统、EPR企业资源计划管理系统等多个系统，协同各系统与档案系统的便捷
检索、集成应用、互联互通等，要实现各接口兼容，数据格式一致等，通过数据流把主要业
务操作基础建起来，统一数据库系统和运行平台，这既要在前期硬件建设中统筹规划，又要
数字档案管理软件平台开发实现高效融合，这是数字档案室建设的重中之重。

这涉及软件平
台设计、业务功能需求、标准规范要求、系统开发测试等多环节，具有较高的专业性、系统
性和规范性要求，大多企业也只能通过服务外包的形式实现。

如何保障各业务系统的信息安全、稳定运行，又便捷共享是平台建设中需妥善解决的问题。

这就需要不断更新数据安全工具，改进数据收集技术，提高通信、存储和使用数据源的安全性，并防止企业信息数据泄露[3]。

（三）不断强化档案管理人才体系建设
数字档案室的建设，不仅涉及传统档案管理专业知识，而且与信息化技术紧密相关。

打
造一支业务精通、服务专业，具有数据采集能力、整理能力、分析能力[4]的人才队伍，是
数字档案室建设、应用、管理、服务的基础支撑。

而企业从人才架构、用人成本等方面考虑，提升原有档案管理人员数字化应用水平同时引进信息化专业人才需双管齐下，统筹谋划，尽
快实现高效融合。

对原传统档案管理人员需加强档案数字化加工、多媒体档案编辑、数字档
案信息资源管理、信息安全等方面的培训提升。

针对引进的信息专业人才则需加强档案法规、档案管理等业务知识的培训。

加强人才间的交流互动，实现数字档案管理系统开发、应用、
维护有效运营。

（四）深挖档案数字资源价值，提升服务效能
数字档案室的的建设目的是为最大化档案的服务效能，并不只是实现传统档案管理中的
快捷检索与传统借阅服务。

充分利用档案信息资源，不仅要能够在海量档案中国对信息进行
精确、高效检索，从而进一步萃取提炼，挖掘出档案信息中的有效价值。

这也是大数据时代，数字资源利用的一般路径。

从简单检索到智能化数据挖掘，不仅是对档案信息管理系统的要求，也是对数据应用人员分析研判能力的高要求。

如何将需求同档案数字资源间建立联系，
实现服务价值，也是企业在深挖档案数字资源中需要不断探索、研究的课题。

这同样是人才
队伍培养中不可或缺的关键一环。

4结语
在当前的时代背景下，全面加强企业对数字化档案建设是档案管理工作的发展需要，加
快建设数字化档案室，构建高效能的管理平台，这样可以提高档案利用率，实现档案价值的
最大化。

相信随着企业数字化档案建设的不断推进，信息化技术的发展和完善，未来的企业
档案的数字化建设将更加重要。

【参考文献】
[1]高红燕，浅谈铁路企业如何做好档案管理工作[J].中小企业管理与科
技,2017(3):134-135.
[2]宋淑琴，大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究,2015(3):36-39.
[3]常洁，信息时代企业档案管理效能提升策略[J].科教导刊,2021(12):149-152.
[4]尹洁，大数据时代背景下的标准化档案管理新思路[J].中国标准化,2020(10):78-81.。