浅析测绘档案的管理和利用

浅析测绘档案的管理和利用
【摘要】本文首先论述了测绘档案的内容及分类，进而分析了测绘档案管理中存在的问题与不足，最后提出了强化测绘档案的管理和利用，以供参考。

【关键词】测绘档案；管理；利用
测绘资料档案是各级测绘部门和单位在测绘工作中形成的具有保存价值的基础测绘成果、各类地理信息数据等文件资料，是测绘活动真实的历史记录，是各项经济建设的基础资料。

当前，随着社会发展和测绘工作的逐步完善，测绘档案管理工作面临着更大的机遇和挑战，这就要求测绘档案管理人员在档案管理工作中，不断研究新方法、探索新模式，作好新时期现代测绘档案的管理工作。

1.测绘档案的内容及分类
1.1按记录的内容不同分类
测绘管理档案、生产技术档案、科研与教学档案、仪器设备档案以及基本建设档案。

1.2按档案性质不同分类
基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势资料参考档案。

1.3按载体形式不同分类
1.3.1图纸档案
纸质测绘记录、图表、卡片、照片、文字说明、成果成图等。

1.3.2电子档案
经过电子计算机编辑、处理的测绘档案，需要光盘、磁盘、硬盘等存储介质进行保存。

1.4按范围、比例尺不同分类
全国性测绘档案、地方性测绘档案和专业性测绘档案。

全国性和地方性测绘资料档案按照《全国测绘资料和测绘档案管理规定》实行统一领导、分级管理、归口负责的制度，专业测绘资料档案由各专业部门参照规定自行管理。

1.5常用的档案分类
1.5.1职能分类。

1.5.2时间分类。

1.5.3作者分类。

1.5.4专题分类项。

1.5.5项目分类。

1.5.6型号分类。

1.5.7区域分类。

1.5.8外形分类。

2.测绘档案管理中存在的问题与不足
2.1测绘档案观念薄弱
目前，在测绘行业内部存在着“重生产、轻档案”的思想，测绘档案观念薄弱。

大部分人认为档案馆不过是个仓库，不要了往里塞，需要了找你要，不重视测绘档案的形成、积累、整理、归档制度。

2.2馆藏不丰富，不利于测绘档案的综合利用
主要表现在：
２．２．１馆藏档案系列、品种不全。

２．２．２档案所反映的时代单一，基本上只有新中国成立后的测绘档案，解放前以至更早期的档案几乎没有。

２．２．３同类、同品种档案收全率差。

如同一系列档案，归不同的档案形成单位所有，存放于不同部门。

2.3对档案工作的认识有待提高，知识有待更新
在档案管理方面，很多工作人员大多是测绘科技出身，他们有着丰富的测绘专业知识，但缺乏一定的档案管理专业知识，在管理上只重视测绘资料供应的经济收入而轻档案业务上的建树，在工作方法和管理手段上不能突破经验型的方式。

3.强化测绘档案的管理和利用
3.1建立健全测绘档案管理制度
测绘档案的管理部门，要严格执行《档案法》《测绘法》《保密法》《中华人民共和国测绘成果管理规定》以及《科技档案资料管理工作暂行规定》等相关法律、政策，建立健全适合本单位的测绘档案管理制度，使测绘档案管理工作有章可循。

即：
３．１．１应建立档案管理制度的细则要求，确保测绘档案的收集、接收、提供、借用、销毁等各个环节能严格履行各种手续，确保资料档案安全。

３．１．２建立测绘档案验收、建档制度，严格验收、规范建档。

３．１．３应健全与完善电子测绘信息数据的采集、更新、运行和维护的长效机制；四是建立测绘档案借阅、使用、收费制度，界定无偿使用与有偿使用测绘档案的范围，确定收费标准等。

3.2加强测绘档案室基础设施建设
随着电子信息科学技术不断发展，要改变传统的测绘档案管理方式，充分发挥计算机在大容量存储、高速度检索、准确统计分析以及辅助决策方面的不可取代优势。

同时，要做好各类图、表、册、卡、证等原始档案资料的保管，要做好防湿、防潮、防磁、防虫、防晒、防尘等设施，尽最大限度延长资料档案的寿命。

3.3做好测绘档案的收集、验收、分类和归档工作
收集测绘科技、生产和管理活动过程的重要科技资料，是测绘科技归档的前期工作，作好这项基础工作，对测绘档案的形成、积累、整理、归档都起着重要的作用。

一般，收集与归档的具体内容包括：基础测绘成果数据、依法汇交的成果数据副本、正式出版发行的产品数据及有关的专用软件或专业设备参数等。

测绘资料归档前，测绘档案管理部门要进行严格验收，了解项目的内容，明确归档范围、归档材料鉴定内容、归档移交手续。

移交测绘材料，还要注意移交期限、成果最终版本、归档数据成果是否经过产品检验或项目鉴定验收、归档份数、整理立卷要求。

归档时，管理人员要作到及时、规范，严格按照《中华人民共和国测绘成果管理规定》《全国测绘资料和测绘档案管理规定》等相关法律、法规进行归档。

对于归档范围、数据采用标准、通用格式、数据成果形成单位、管理部门责任，以及涉密数据档案在保管、利用、销毁及运输等过程中的要求等，都要认真按标准执行。

3.4研发测绘档案电子管理程序系统，加快测绘档案信息化进程
加快测绘档案信息化进程，是测绘档案管理发展的趋势。

因此，应建立测绘档案电子管理程序系统，使测绘档案管理的信息发布、查询检索、分析处理、影象扫描、数据提供与备份、信息开发等实现电子化和数字化。

3.5建立共享机制，充分发挥测绘档案的利用价值
保存档案的根本目的是为了利用。

即要发挥档案的利用价值，则应做到：
3.5.1增强主动服务意识：要充分发挥测绘档案的使用价值和社会价值，测绘档案管理人员要提高主动服务意识，研究用户需求，并以其作为档案收集、整理、借阅等相关工作的依据。

3.5.2可利用电子信息技术、网络平台以及基础地理空间信息库，建立并完善电子测绘档案网络查询系统，以通过网络为用户提供档案资料查询、数据分发、产品供应等基础地理信息服务，从而为用户提供及时、快捷及准确的测绘信息。

3.5.3在为用户提供档案利用这项服务时，还应做好测绘档案信息的公开和保密工作，制定严密的保管制度，明确档案管理人员的工作职责和保管范围，实行严格的问责和奖惩制度，以切实为用户服务。

【参考文献】
［１］任丽滨，张小刚．浅析测绘档案工作在新时期的机遇和挑战[J].测绘与空间地理信息，2009，32（4）．
［２］樊黎丽，李德芹，张丽君．测绘档案管理现代化的若干问题分析[J]．测绘技术装备，2007，（2）．。