会计电算化第三节报表公式定义

第三节报表公式定义

在自定义报表格式的情况下，通过前面的操作，我们已经设置了空白的会计报表。但是设置空白报表不是我们的目的，我们的目的是要求计算机能够自动编制我们所需要的报表。为此我们必须将报表项目的填列方法以及判断报表编制是否正

确的方法通过一定的表达式“告诉”计算机，使得计算机能

够按照我们的要求自动编制报表。这些表达式称为报表公

式。

报表公式分为三类。

第一类是报表计算公式(也称单元公式)，它是反映报表单元数据来源的表达式；

第二类是审核公式，它是判断报表编制是否正确的表达式；第三类是舍位平衡公式，它是确保报表在舍位后有关项目之间的平衡关系能够得以维持的表达式。

一、计算公式定义

(一)取数公式概述

报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的取数规则进行定义。

由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数；

有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项目，我们把这种数据来源表达式称为报表取数函数。

1.账务取数函数

账务取数函数表示报表数据来源于账簿，它要解决以下方面的问题：

⑴取哪一个账套的数据。

⑵取哪一年、哪一个月的数据。

⑶取哪一个账户的数据

⑷取这个账户的什么数据(一个账户可以提供期初、期末、发生额、累计发生额等数据)。

账务取数函数的基本格式为：

函数名(“科目编码”，会计期间，[“方向”]，[“账套号”]，[会计年度]，[“编码1”]，[“编码2”])。

函数说明

函数内部带中括号的项目为可选项目，可采用缺省方式。而科目编码或会计期间则是必选项目。

⑴函数名:

即函数关键字,账务取数函数主要函数名，如表4-3所示。

表

⑵科目编码：

表示取哪一个科目的数据。

⑶会计期间：

表示取某一年哪一个月的数据，可以是全年、季、月等变量，也可以用具体数字表示年、季、月。

⑷方向：

即借或贷，可以省略。

⑸账套号：

表示取哪一套账的数据，为数字型字符串，缺省时默认为第一套账(默认的账套号可通过“数据”菜单下的“账套初始”程序设置)。

⑹会计年度：

即数据取数的年度，可以省略，省略时取默认的会计年度，该值也可通过上述“账套初始”程序设置。

⑺编码1与编码2：

与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如无辅助核算可以不填。

2.报表取数函数

报表取数函数是指数据来源于报表某一单元、某一行或某一列的函数。

按照数据来源，它又可以分为取某一单元的函数、取某一行的函数、取一列的函数、取本表它页的函数、到其他表取数的函数。

下面分别论述：

⑴取某一单元的函数

取某一单元的函数是指数据来源于本表某一单元的数值。这种函数没有特殊的函数名，只需要输入数据所在单元的名称即可。

D6单元的值等于A8单元的值，则在“数据”菜单中指向“编辑公式”，然后单击其下拉项“单元公式”，直接输入“A8”即可。

⑵取某一行的函数

取某一行的函数是指反映报表中某一行的值等于本表中另一行的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需要输入数据所在行的名称即可。

某表中第六行(C6:H6)的数据等于本表中第十四行(C14:H14)的值，则在输入运算公式时，可以首先选中C6:H6区域，按“=”号后直接输入“C14:H14”即可。

⑶取某一列的函数

取某一列的函数是指反映报表中某一列的值等于本表中另一列的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需要输入数据所在列的名称即可。

某表中第六列的数据等于本表中第八列的值，则在“数据状态”下指向“文件”菜单，然后单击其下拉项“命令窗”，输入“LET F=H”即可，回车后计算机自动编制报表。前文“取某一行的函数”，也可以在“命令窗”中输入，表达方法为“LET#6=#14”。

⑷取本表它页的函数

取本表它页的函数是指反映数据来源于本表其他月份的数据的函数。

例如二月份利润表中的本年累计数应根据一月份利润表中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这时就可以用取本表它页的函数设置运算公式。

这类公式有二种，一种是运用关联条件取数，另一种是运用选择函数取数。

①运用关联条件取数。

从本表他页取数的关联条件的格式为：

RELATION<单元｜关键字｜变量｜常量>WITH“<当前表表名>”—><单元｜关键字｜变量｜常量>

WITH前的参数<单元｜关键字｜变量｜常量>表示目标表页的特征，WITH后的参数<单元｜关键字｜变量｜常量>表示数据源所在表页的特征，关联条件的意义在于目标页与数据源所在的表页使WITH前后的参数相等。

这些参数中比较常用的参数为“年”、“月”，

如利润表中的本年累计数应根据一月份利润表中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这里的关联参数就是“月”，表达如下：

RELATION月WITH“利润表”—>月＋1

假如当前表页是2月，即左边的参数“月”为2，WITH右边的参数“月”的值为1时才能使WITH前后相等，这就形成一个关联，达到了取上月表页数据的目的。

以此类推，取3个月前的数据就应该描述为：RELATION月WITH“利润表”—>月＋3。

注意：

所有引用本表他页相同地址单元的计算公式只能在命令窗和批命令中使用，不能在单元公式中使用。因此利润表中的本年累计数不能用关联条件函数。