怎样管理好行政部团队

怎样管理好行政部团队
怎样管理好行政部团队
行政人事部门的工作及怎样做好一名行政人事部主管
行政人事部作为公司的一个幕僚部门，她肩负整个公司的管理重任，她不仅为公司正常的运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。

她运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程，但是在现实的生活中，这个部门又倍受其他部门和人员的非议，其原因是她的工作多是服务性的，而且工作成绩又没有明显的结果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽视，在有的公司甚至被老板认为是可有可无的，所以该部门的主管人员在目前来说，流失量比一般其他部门主管人员流失量要大得多。

那么我就谈一谈行政人事部门的工作及如何才能做好一名行政人事部主管（办公室主任）。

一、首先，我们先谈一下人事行政部门的工作职责：
1、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。

2、人力资源管理与发
（1）组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。

（2）招聘使用：
提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退做出决定，职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人事宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。

（3）工作报酬：
制定合理的薪酬福利制度，劳付酬，论-功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。

其次，促使员工提
高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。

（4）培训开发：
现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。

一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。

提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：主要指职业技能培训和业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。

（5）人员考核：
主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。

3、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。

运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。

4、负责总务管理
没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。

首先要制定相关制度，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境、车辆的管理。

5、安全保卫
加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。

6、强调企业精神，创建公司的企业文化
企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。

7、塑造企业形象
（1）企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力，感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。

（2）企业环境形象
因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。

（3）企业员工形象
制定《员工日常行为规范》，因为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素，也是企业文化的具体落实。

员工良好的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。

二、其次，我们要明白人事行政部门主管在公司中的角色和地位
1、助手和参谋作用：人事行政主管作为公司的中层干部，首先要从意识上进行转变，要明白自己不再是公司的管家，不但是和其他部门是伙伴合作关系，更重要和老板是战略合作关系，既然老板在设置这个部门，那么我们从事人员就要发挥应有的作用，在公司人事政策，人事关系等问题上，为了公司的整体利益，要为老板提供建议，成为老板的好助手和好帮手，只有这样，才能发挥该部门和人员的作用。

2、服务者和监督者：因为该部门的特殊性，决定了部门和人员的工作性质，主要是以下两个方面：（1）是为公司发展和员工生活等提供服务；（2）是作为一个职能部门，又对各部门的劳动与人事工作进行检查，并对违反者进行相应的处罚。

3、自律者和示范者：该部门和人员作为管理制度的制定者，又是执行者，我们首先要严于律己，打铁还要自身硬，如果自己不能严格要求自己，也就不能严格要求别人，对部门的威信就会产生很坏的影
4、运动员和教练员：人事行政部门的人员，虽然是一个管理部门，但也是一个团队，公司设立她的目的，是为了完成公司的目标，这就要求我们要像运动员一样和全体员工共同朝着公司目标冲刺，又要像教练员一样随时对员工给予指导和帮助，共同完成公司目标。

三、最后，就是涉及到该部门有关人员的素质要求，因该部门人员的主要工作是和公司人员打交道，所以对部门人员素质、知识、技能和资格等要求都较高，不仅要求我们服务意识强，而且要求能长于沟通和协调，对员工心理也要有一定程度的掌握，对相关的人事知识与技能也有一定要求。

四、要发挥该部门的作用，我们不仅要做好团队管理工作，还要做好系统管理工作，为企业建立5p人力资源管理系，即以识人为基础的人事管理系统，选人为先导的招聘选拔系统，育人为动力的培训系统，用人为核心的配置使用系统，留人为目的的薪酬激励系统。

五、目前人事行政部门及人员最终要帮助解决企业“该来的不来，不该来的又来了；该走的不走，不该走的又走了”的不正常现象，这又涉及到公司的管理制度，招聘制度，绩效管理，薪金政策，企业文化等内容，具体到人事行政部门就是如何做好招人、育人、用人、留人四大环节的工作内容。

总而言之，人事行政部工作的最终目标就是确保公司的正常运作及生产稳步，正常的进行，为企业创造经济效益，这也是人事行政部门存在的价值。

作为一个人事行政部门的主管，如果不能掌握以上大部分知识和技能，是不可能做好该部门的工作，更不用说为企业创造经济效益了。

当然，一个人光有满腹才华，而没有实干精神，也是难以胜任该部门主管之职的，这就需要用人者的眼光了，慧眼者一定能识英雄的！
愿你这个有识之仕和你的企业一同蓬勃发展与成长。

深植过程中企业文化部门的团队建设2015-10-28 13:15 | #2楼
摘要：
团队已经成为众多企业实践企业文化管理过程中强有力的核心价
团队建设也已经成为企业文化深植过程中一个非常重要的话题，而作为负责企业文化深植的企业文化部门的团队建设怎么做——更是一个值得探究的问题。

关键词：深植、团队、团队建设
1.团队研究的必要性
无论是在为人熟知的国外企业文化中，还是我作为咨询师亲历的企业文化咨询项目，团队（Team）已经成为一个在优秀企业中出现频率较高的、相当“牢固的核心价值观”①，而且经过时间的历练和事实的证明：团队包含的若干侧面，如协作能力、整体性思考及沟通顺畅等愈发成为企业在行业及社会中建立强大竞争优势的关键成功要素（KSF）。

所以，我们有必要在团队发挥强大作用的同时，抱着一种探寻的态度研究一下，一个优秀团队是如何建成的和如何良好运行的问题，明晰其中缘由，更好地指导尚处在企业文化深植阶段的部门团队建设，以期把团队最为核心价值观的作用在企业发展中由部门开始而推而广之。

2.团队的构成要素简介
企业文化是基于组织行为学和管理学范畴的，然而无论在企业文化，还是在组织行为学和管理学里对团队的解释依然是众说纷纭，甚至项目进行过程中企业文化咨询机构和客户方的观点也颇有不同。

有的认为团队是国内常提的协作、团结、合作的升级版，有的认为就简单的认为是一个舶来的群体概念。

这里我们不对团队定义过多的讨论，但是有一点很清晰，就是大家对构成团队要素的认识还是比较一致的。

本着求同存异的原则，我们避开对团队下定义，而选择直接面对团队的构成要素。

团队的构成要素，简要归纳如下：
1）人(People)：人是构成团队最核心的力量，3个(包含3个)以上的人就可以构成团队。

2）共同目标（Shared Purpose）：团队应该有一个既定的、与组织目标相一致的共同目标，为团队成员导航，让团队成员知道要向
何处去，没有目标这个团队就没有存在的价值。

3）团队的定位(Place)：一是团队的定位，是要回答以下问题，如团队在企业中处于什么位置，由谁选择和决定团队的成员，团队最终应对谁负责，团队采取什么方式激励下属等问题；二是团队中个体的定位，是要说明作为团队成员要扮演的角色及是要负责订计划还是负责具体实施或评估等问题。

4）权限(Power)：一是整个团队的权限，团队在组织中拥有什么样的决定权；二是团队内部人员的权限。

5）计划(Plan)：一是实现目标最终的计划和步骤；二是分阶段目标实现的计划和步骤。

3.团队建设的关键问题：
在企业文化深植过程中，负责企业文化的部门面临的问题可能林林总总，比如绩效如何考评、流程如何梳理、制度如何建设、组织结构如何调整、文化如何变迁等等，但该部门手头上可用的人却只有那么固定的几个，且每个人的能力都是有限的，真希望企业领导能够派几个像约翰·科特、埃德加·沙因这样鼎鼎大名的管理学大师来。

然而问题是客观存在的，我们不能怨天尤人、停止前进的步伐，我们要做的只能是找到问题的关键点并加以解决，这样我们才能够配的起部门负责人的岗位，并藉此逐渐成为企业发展过程中的“价值大师”②。

按照这样积极的逻辑梳理思路，最需要优先解决的问题可能会大致有下面几个：合适的人选怎么找？合适的目标怎么定？团队到底到建立哪些机制？团队要塑造何种形象示人？这些都是我们需要直接面对的、并要下大气力解决的关键问题。

1）合适的人怎么找？
作为一个负责企业文化深植工作的部门负责人，应该对企业的方方面面都有一个比较到位的了解和对关键问题的把握，这样我们就可以在工作开展的过程中有一个先验的标准，无论这些标准是苛刻的、还是没有形成条文的，我们暂可以按照这个“标准”去寻找“合适的人”③上车，然后就可以确定这个团队要去的方向。

选取合适的人一定要采取先人后事的原则，首先是因为“如果从
‘选人’而不是从‘做事’开始的话，就更加容易适应这个变幻莫测的世界”；其次，“如果你有合适的人在车上的话，那么如何激励和管理他们就不再是问题。

合适的人是不需要严加管理或勉励的；他们会因为内在的驱动而自我调整，以期取得更大的成功”；第三，“如果车上坐的是不合适的人，不论你是否找对了正确的方向都无关紧要，因为你还是不能”达到预期的目的。

当然，这样说的是有些理想的成分，但企业文化深植是一个长期的过程，相信作为企业文化的负责人都会有充裕的时间来找到自己和组织需要的那几个“合适的人”。

其实，在未找到所谓“合适的人”之前，应该盘活现有的部门人力资源，根据现有人员的专长安排每个人的工作，然后加强工作过程中的辅导和控制，力争在规定时间内能够按计划要求的完成任务。

这样做下来，说不定原本不太合适的人可能到一定阶段后就会成为你理想中“合适的人”！因为我们要始终相信人还是可以改变的，况且作为个体来讲，如果不想离开或者浑浑噩噩度日，还是会有主观能动性和工作积极性的。

2）合适的目标怎么定？
在谈到这个问题时，作为企业文化深植的负责人应该发挥一下自己在企业内部的影响力和跨部门协同作战能力，可能会需要您和相关负责企业管理、人力资源、生产经营等部门的负责人共同向企业的领导人进谏，因为著名管理学家彼得·德鲁克曾指出“企业的使命和任务，必须转化为目标”④，当然这里还包括我们亲手制订的强有力的愿景。

现在我们要做得事情就是和企业的领导者一起对我们的使命、愿景及相关战略既定目标进行有效的分解，从而形成部门和个人的分目标，这样团队的目标就自然地置身于企业内部纵横联结的完整的目标体系中了，从而使团队中的每个人都有了职责明确、界限清晰的目标，他们的.目标也就直接或间接地同企业总目标联结起来，从而使每个人都能够看清个人工作目标和企业目标的关系，清晰自己工作的价值，同时也激发了团队中每个员工关心企业目标的热情。

这样，就可以更有效地把团队员工的力量和才能集中起来，提高团队乃至企业的工作成
果。

目标的问题定下来了，接下来的事情，就是企业文化深植负责人通过目标对下级进行管理，并根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。

3）团队需要建立哪些机制？
第一，建立团队内部的信息共享和沟通机制。

为了使团队成员增加相互信任和减少信息不对称，企业文化负责人需要尽可能的丰富沟通手段，无论是以正式沟通形式，还是以非正式沟通形式，只要有助于问题解决、负面效应较小的沟通方式都可以运用，在沟通机制中力戒繁琐、僵化、有而无效的局面出现，倡导用人性化的操作方式建立开诚布公的、人性化的“组织气候”。

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第二，建立团队内部的绩效考评机制。

企业文化负责人有必要在团队成员分目标的关键点上进行定期的或不定期的考评机制，在注重结果导向的同时，加大过程控制和辅导的力度，毕竟每个人都有能力方面的短板的时候，这样一个团队就会保持高效的战斗力，团队的目标也会在有条不紊的进行中得以达成。

第三，建立团队内部的激励机制。

企业文化负责人应以目标达成的程度为依据，在整个目标实现过程中，应对出现创新思路、协作能力强、取得比原计划更为优异成绩的时候给予及时奖励，这样就能够起到鼓舞团队士气的正面作用。

当然，对一些影响团队目标实现的负面现象也应该做出相应的举措，以防止此类现象在团队中的蔓延。

第四，建立团队内部的人力开发机制。

说到这个问题的时候，还是回到“合适的人”的话题，毕竟一个团队成立的背景各异，组成团队的人员素质也会参差不齐，企业文化深植负责人可以向上面所讲到的准备两套方案：一是针对现有人员开展相关的培训工作，以合适的培训课程适当补齐每个团队成员的短板，尽量的使每个才能够逐渐的完善自己的知识结构和相应的素质及能力；二是根据上边提到的“先人后事”原则在企业内部搜寻自己需要的人才，并要求企业领导人给予一定的人力支持。

4）团队要塑造何种形象示人？
人有了，目标有了，机制有了，团队的目标也在逐渐的达成，那么我们的团队是要以一个什么样的形象展示给其他的企业内部团队和社会外界呢？现在这是一个值得思考的问题。

其实这个问题要从三个方面简要的分析，我们就会大致有一个比较明确的判断了。

首先，取决于你所在部门的特征，比如营销部门可能比行政部门更加生龙活虎一些，这样充满活力就是营销部门的显著特征，而举止温和、态度恭谨则更多的是行政部门的显著特征；
其次，取决于该部门负责人的个性特征，比如地域、性别、性格等都会对人的个性有影响。

如果该部门的负责人是那种雷厉风行的会更适合做营销或生产工作，而温文尔雅、左右逢源的则更适合做行政工作。

第三，取决于团队成员的群体特征。

团队成员的个性也会对团队的形象有一定的影响，但团队特征的影响主要受到前两种因素的影响。

通过以上的分析和上图所示，企业文化深植负责人应该就能清晰自己的定位、成员的定位以及团队要展示的形象了。

【怎样管理好行政部团队】。