法律法规及外来文件管理办法

法律法规及外来文件管理办法
一、前言
为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。

凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。

此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。

二、定义
1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形
成的具有普遍约束力的规范。

2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。

常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。

三、标准处理流程
1.法律法规的处理
(1)登记
凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。

(2)分类
对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。

(3)分发
经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。

(4)妥善保管
对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。

具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。

2.外来文件的处理
(1)鉴别
对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。

(2)上报
遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果
的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。

(3)归档
对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。

公司领导可以指定离职员工来进行归档工作。

(4)销毁
对于确定不再需要保留的外来文件，应在规定的时间内进行销毁，防止被他人获取，造成不良影响。

四、注意事项
1.法律法规文件管理
(1)重视雕虫小技
法律法规文件虽然数量很多，但有的极度细微，又有的日新月异，但对于公司的经营管理有很大的影响。

因此，务必重视这些小技巧，制定详细的处理方式和流程。

(2)注意内部交流
所整理的法规法纪文件发现问题应当及时报告，并场车给予深入交流，塑造良好的沟通和合作氛围。

(3)及时更新
由于法律法规的变化每年都有不同的频率，因此，需要及时更新相关工作措施和管理方式，以确保法规法纪文件的正确性和时效性。

2.外来文件处理
(1)鉴别标准
对于鉴别外来文件的标准必须具有惯性，准确性和良好的沟通和应对能力，以有效的应对可能会遇到的各类鉴别问题。

(2)及时反馈
及时反馈，对于外来信息，必须第一时间通过邮件等方式向相关业务团队及公司领导反馈。

(3)遵循保密原则
外来文件处理的过程中需要遵循保密原则，对于特别重要的文件，应加强运用长的保密管理方式。

五、总结
本文制定的法律法规及外来文件管理办法能够有效地保证公司的内部信息管理规范和安全性，但需要公司内部配合和所有人员认真执行。

同时，在行使处理函数的过程中，需要根据实际经验及时调整处理流程，以适应公司日常运作中常常出现的各种问题。