公司电子邮件管理制度

公司电子邮件管理制度
一、引言
随着信息技术的发展和互联网的普及，电子邮件已成为公司内部和外部沟通的重要方式之一。

公司电子邮件管理制度的建立将有助于规范员工在工作中使用电子邮件的行为，提高
工作效率，保护公司的信息安全和声誉。

本制度旨在明确规定公司电子邮件的使用范围、
管理办法、注意事项等方面的内容，帮助员工正确、合规地使用电子邮件工具。

二、适用范围
本制度适用于公司所有员工在工作中使用公司邮箱的相关行为，包括但不限于发送、接收、存储、处理电子邮件等活动。

三、使用规范
1. 员工应遵守公司的电子邮件政策和规定，不得利用公司邮箱发送违法、淫秽、侮辱、攻击、诽谤、泄密等违反法律法规和公司规定的信息。

2. 员工应保护公司邮箱的安全性，不得私自泄露公司邮箱密码或将公司邮箱信息提供给他
人使用，确保公司邮箱的安全和完整。

3. 员工在使用公司邮箱时，不得私自删除、篡改、篡发、转发、转载他人的邮件内容，保
护他人的邮箱隐私和数据安全。

4. 员工发送邮件时，需确保邮件的内容准确、真实、清晰、规范，不得含有虚假信息或对
公司及他人造成伤害的内容。

5. 员工在收到邮件后，应及时查看并回复邮件，勿延迟和忽视他人的邮件，维护公司内部
协作的高效性和顺畅性。

6. 员工应合理使用公司邮箱的存储空间，及时清理和整理不必要的邮件，避免浪费公司资
源和影响工作效率。

7. 员工不得利用公司邮箱从事与工作无关的私人活动，如购物、娱乐、交友等，保持工作
和个人生活的分隔。

8. 员工在处理敏感信息和机密文件时，应采取保密措施，不得将敏感信息通过电子邮件发
送给他人，避免信息外泄和损害公司利益。

9. 停止向公司邮箱发送私人或无关紧要的邮件，避免干扰他人的工作和影响公司邮件系统
的正常运行。

四、管理办法
1. 公司将定期对员工的电子邮件使用情况进行监控和审查，发现违规行为将依据公司相关规定进行处理，包括警告、处罚、甚至解聘等。

2. 公司定期备份公司邮箱的数据和信息，确保数据的安全，防止数据丢失和泄霁。

3. 公司将配备专人负责公司邮箱系统的运维和维护，在公司员工有需求和问题时及时解答和处理。

4. 公司将定期开展电子邮件使用培训，帮助员工了解和掌握电子邮件的使用技巧和规范，提高员工对公司电子邮件管理制度的遵守意识。

5. 公司将不定期对员工进行电子邮件使用情况的评估和反馈，帮助员工及时纠正错误和改进不足，提高员工对公司电子邮件管理制度的认知和遵守度。

五、注意事项
1. 电子邮件是公司内部和外部沟通的重要工具，员工在使用中需谨慎行事，遵守公司规定和法律法规，不得滥用和违规使用。

2. 在发送重要信息时，应核实对方邮箱的正确性和合法性，以免信息发送错误或被他人恶意利用。

3. 不要在外部平台、公共场合或不安全的网络环境下使用公司邮箱，避免信息泄露和安全风险。

4. 在处理敏感信息和机密文件时，需采取加密和保密措施，不得散发和外传，确保信息安全和公司声誉。

5. 在收到垃圾邮件、钓鱼邮件或恶意邮件时，应立即删除并向公司相关部门报告，不要点击附件或链接，以免受到病毒攻击和信息窃取。

6. 遇到网页打开缓慢、邮箱收发延迟等情况时，应及时向公司相关部门反馈和报告，避免公司工作受到影响和损失。

综上所述，公司电子邮件管理制度的建立和执行将有助于规范员工在工作中的电子邮件使用行为，提高工作效率，保护公司的信息安全和声誉。

公司将严格执行本制度的规定，建立完善的电子邮件管理制度，努力营造一个安全、健康、和谐的工作环境。

希望全体员工认真遵守本制度的规定，共同努力，共同成长，为公司的发展和进步做出积极贡献。