企业员工信息保密与人事档案管理制度

企业员工信息保密与人事档案管理制度第一章总则
第一条目的和依据
为了保护企业员工的个人隐私并确保人事档案的安全管理，订立本
制度。

本制度依据相关法律法规和企业实际情况订立，适用于全体员
工及相关管理人员。

第二条适用范围
本制度适用于全部在本企业工作的员工，包含全职员工、兼职员工
以及临时员工。

全部员工必需严格遵守本制度的规定。

第二章企业员工信息保密规定
第三条员工个人隐私保护
1.企业员工的个人信息包含但不限于姓名、身份证号码、家
庭住址、电话号码、银行账户等敏感信息，必需严格保密。

2.任何员工不得泄露、窜改、盗用他人个人信息，不得向无
关人员供应或泄露员工的个人信息。

3.员工个人信息仅在经过授权的情况下可以被内部相关人员
取得，且仅限于履行工作职责的必需范围之内。

第四条安全管理措施
1.企业将采取必需的技术和管理措施，确保员工个人信息的
安全性。

2.全部员工必需严格遵守信息安全管理制度，不得私自传递、
复制或删除任何企业内部信息。

3.在离岗期间，员工必需妥当保管个人隐私文件、电子数据
等，防止任何失窃或泄露。

第五条违规处理
1.对于违反员工个人隐私保护规定的行为，企业将予以相应
的纪律处分，包含但不限于口头警告、书面警告、行政处分以及解除劳动合同等处理方式。

2.如造成严重后果，员工还可能承当相应的法律责任。

第三章人事档案管理规定
第六条人事档案的建立与整理
1.企业将为每位员工建立人事档案，包含身份证复印件、学
历证书、工作经过证明等相关料子。

2.档案整理工作应当及时进行，确保档案文件的完整性和准
确性。

整理工作包含文件分类、归档、标志、存储等环节。

3.档案库房应设置特地的管理人员，定期检查档案的存储情况，确保档案的安全与完整。

第七条档案的保管与查阅
1.人事档案应存放在特地的档案室或保险柜中，严格掌控档
案室的进出，禁止未经授权的人员接触档案资料。

2.只有经过授权的人员可以查阅员工的人事档案，查阅记录
应及时记录。

3.员工有权查阅本身的人事档案，但需提前向人事部门申请，并在指定的时间内进行查阅。

第八条档案的保管与销毁
1.人事档案应依照相关法律法规的要求保管肯定年限，超出
保管期限的档案应及时进行销毁，确保信息不被滥用。

2.档案销毁应有特地的程序和规定，包含申请销毁、审批销毁、销毁记录等环节。

3.档案销毁工作必需由特地的销毁人员进行，并依照相关规
定进行彻底销毁，防止档案泄露。

第九条违规处理
1.对于违反人事档案管理规定的行为，企业将予以相应的纪
律处分，包含但不限于口头警告、书面警告、行政处分以及解除劳
动合同等处理方式。

2.如造成严重后果，员工还可能承当相应的法律责任。

第四章附则
第十条保密培训
1.企业将定期针对员工的保密知识进行培训，提高员工的保
密意识和信息安全意识。

2.新员工入职时应接受保密培训，并签署相关保密协议。

第十一条业务合作伙伴的保密义务
1.企业与业务合作伙伴在合作过程中，涉及员工个人隐私或
人事档案时，必需签署保密协议并遵守相关保密义务。

2.如发现业务合作伙伴泄露员工个人信息或违反保密义务，
企业将采取必需的措施维护员工个人隐私安全。

第十二条保密规定的解释
本制度由企业负责人负责解释，并有权依据实际情况进行调整和增补，调整和增补后的制度应及时通知全体员工并以书面形式保管。

第五章生效和备案
第十三条生效日期
本制度自颁布之日起生效。

第十四条备案
本制度备案于企业人力资源部和相关部门，并予以公告。

以上为《企业员工信息保密与人事档案管理制度》全文，以便员工遵守和执行。

企业将严格依照此制度进行管理，保护员工的个人隐私和人事档案安全。

如有违反本制度的行为，将依法予以处理，特此公告。