当前档案管理工作中存在的问题及对策研究
合集下载
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
探索争鸣
２ ０ １ ３年 ６期 （ 甲Ｊ
当前档案管理工作 中存在的问题及对策研究
景 艳峰
（ 郑州煤 电公司告成煤矿 河南 登封 ４ ５ ２ ４ ７ ７）
摘 要：档案作为一种信息资源对社会 的发展具有促进 意义。本文就 目前档 案管理工作 中存在 的各种 问题进行分析研 究，并提 出了有效的管理措施和对策 。
一
、
பைடு நூலகம்
密 问题等方面。这些都会对档案管理 的保密 工作产生很大的影 响。 二 、加强档案管理工作的有效措施 （ 一） 提 高档案 管理人员的素质 ，完善 人员配置结构 提 高档 案管理 人员 的素质是 提高档 案 管理工作水平 的必要措施 。 其 主要内容是在 挑选 出具有 良好的作 风和政治 觉悟性 以及 高度的责任心 的职员基础上， 对其给予重视 并提供培训和教育 ， 通过改善其 生活和工作 水平来调动这些人的工作热情 。 通过这种途 径来提高档案 管理 的工作水平和质量 。 在对档案管理人员进行教育 和培训时 ， 要从其本身所具有 的素质水平出发， 鼓励其 进行 自 学并提供相关 的业务培训 ， 通过 这种 方 式使其掌 握身 为档案管 理工作者 应具备 的知识和技能 ， 并清楚 自己工作的细节方面 的要求 ，以及进行档案管理 的方法和原则 。 从 而提高档案的管理水平 ， 使这种工作向着 更加实用 、 更加 系统高效和更加科学方 向发
生。
此外，要想加强对 电子档案的管理，就 必须增加相关 的专业人才 ， 才能为有效 的信 息统计和管理 打好 良好基础。于此同时 ，由 于 电子档案 对系统 和软件 的安全维 护 的要 求较高 ，因而也需要有关部门提供相应 的专 业人才 以保障 日常工作 的正常运转。 （ 二） 建立健全档案管理制度 想 要解决 现有 的档案 管理工作 存在 的 问题 ， 必须要建立并完善相关 的档案管理制 度， 尤其是归档制度和保管制度。首先 ，建 立档案 管理制度 应该遵 循几个 基本原 则的 要求 ， 即档案管理制度应该要更加科学合理 化、要简明实用化、要更加严 肃并具有开放 性和双向性 。除此之外 ，还要注意完善电子 档案管理方 面的归档和保管制度 。 建立 电子档 案 的归 档制度 主要是 指 电 子档 案的相 关资料 以及所使 用的软件 和 系 统程序 ， 都应以电子档案的形式进行归档并 加 以保管。电子信息的数据在未进行输 出或 未打印之前要对进行副本制作并妥善保存 ， 对于账单凭证 、 存款 日记和其他现金帐要进 行输 出打印 ， 并依据税 务和审查等相关管理 部 门的要求制定出账簿或者报表。 建 立档案 的保管 制度要 根据 国家档 案 局 的标准来着手进行。其主要 内容是要使用 高档 的存 储设备 作为资 料备份 的媒体来 存 储 电子档案数据 ， 并且要将储存盘与备份分 开存 放。此外还要做好防光 、防尘、防压和 防腐等方面 的工作 ， 还要依照一定 的顺序对 作为 信息数据储 存器 的 电子 档案进行 分类 并编 号 ，编 号要注 明文件建 档时 间以及 内 容， 并 以此做 出卡片 以便更好地进行档案文 件的管理工作。 （ 三） 建立档案借 用手续制度和档案备
展。
份 制 度
提高 档案 管理 的质 量还 应 建立 起严格 的档案借用手续制度 和档案备 份制度。档案 借用 手续制 度是指 查阅档 案要 经过 相关 部 门负责人的批准 ， 并依照档案管理的有关规 定进行借阅手续的办理。若是外单位想要查 阅其他部 门的档案资料和信息 ， 应 当开具单 位介绍 信并获 得有关 部 门的领 导或者 负责
人的批 准。
档 案备 份制 度是指 数据 档案 应该 进行 定期备份并建立登记簿 以备检查之用 。 登记 簿要 能够提供 档案 数据备 份 的时间 和大 小 以及保管信息等备份 细节 。此外 ， 基 于数 据 存储器本身的媒介特性 ， 档 案管理人 员应该 对那 些存储 的数 据档案 进行 定期检 查 和备 份 ，以杜绝档案数据信息产生损坏的情况发
关键词：档案 管理工作 问题 对策
档案管理 当前存在的问题 （ 一 ）当前档案管理缺乏专业的人才 档案管理是一项很重要 的工作 ， 应由专 业人员去负责 。 但是 当前档案管理的负责人 员基本 是从事 文秘工作 的在兼职 。此外 ，新 兴 的 电子档 案管 理往往会 与 系统 和软件 的 安 全维 护和更 新 提高等 较为专业 的领 域有 关， 因而更需要具有对电子档案 的系统安全 进行维 护能力 的专业 技术人 员。 然而 目 前的 实际情 况一 般只 是对 文秘或会 计等 专业 的 人员进行培训便让其进行操作 ， 因而导致档 案管 理人员 不懂 电子 方面 的管理 与维护 以 至于有可能对相关部门造成损失。 （ －） 相关的规章制度不够完善 由于对 档案 管理这 项工 作缺 乏足够 的 重视 ，因而也 没有建 立足够 完善 的管理 制 度。现有 的关 于档案 管理 的规章制度对许多 细节都没有 明确 的要求 ，只是笼统地表明理 想 的归档效果 。在实际归档时 ， 大部分工作 人员都 只是做 到对 纸质文件归档而 已。 在 电子 档案 管理方面 ， 由于没有完善的 相关 制度的规范 ， 导致电子归档工作常常 出 现紊乱。一般只是将手工记录改为计算机打 印。此外 ，在没有建立 比较完善的档案管理 制度 和档 案管理 人员 职责规 定 的情 况下 ， 由于 电子档案更容易进行无痕迹 地修改 ，因 此很 难避 免档 案受 到损坏甚 至人 为破坏 现 象的 出现 。 （ 三） 档案管理水平较为薄弱 由于没有 建 立 比较 完善 的档 案管理 制 度 ，以及相关部门对档案管理缺乏重视 ， 直 接 导致 了档案 管理 的工作 水平 在整体 上达 不到 应有 的水平 。而这 种较低 的管理水平主 要 是 由于大部 分 负责档案 管理 的员工 未受 到 与档 案管 理相关 的专业培训 ， 因而对档案 管 理方面许多地方 的知识 和技术不够熟悉 ， 而事实 上档 案管 理人 员一般 只是把档 案归 档 而没有进 行及时的整理 ，这就体现 了对档 案管理 的 意识 比较淡 漠 ，且各 方 面投 入较 少 ，对档 案整理 的认识也 比较片面 ， 从 而影 响了档案管理的工作水平。 （ 四） 档案管理条件较为简陋 目前 已有的档案室大部分 都比较简陋 。 还 有个 别 单位 因为基 础条件 较差所 以还 没 有 建立起档案室 ， 而某些单位虽然档案较多 但是存档室却十分阴湿狭窄 ， 且缺乏部分档 案管理 的设备 。 这种情况可能会导致档案材 料 出现虫 蛀或 霉变情 况 ，从 而导 致档案受 损 ，对档案 的整 洁和外观产生不 良影响。 （ 五） 档案保密 问题 在 档案 管理 中还 会 出现保 密方面 的问 题 ，这类 问题主要包括 档案管理 的保密意识 不够 、 档 案资料丢失导致保密资料泄漏、电 子档 案 的流通 性导 致造成 保 密工作 的难度 加 大以 及档案 管理 人员违 法泄 露造 成的保
２ ０ １ ３年 ６期 （ 甲Ｊ
当前档案管理工作 中存在的问题及对策研究
景 艳峰
（ 郑州煤 电公司告成煤矿 河南 登封 ４ ５ ２ ４ ７ ７）
摘 要：档案作为一种信息资源对社会 的发展具有促进 意义。本文就 目前档 案管理工作 中存在 的各种 问题进行分析研 究，并提 出了有效的管理措施和对策 。
一
、
பைடு நூலகம்
密 问题等方面。这些都会对档案管理 的保密 工作产生很大的影 响。 二 、加强档案管理工作的有效措施 （ 一） 提 高档案 管理人员的素质 ，完善 人员配置结构 提 高档 案管理 人员 的素质是 提高档 案 管理工作水平 的必要措施 。 其 主要内容是在 挑选 出具有 良好的作 风和政治 觉悟性 以及 高度的责任心 的职员基础上， 对其给予重视 并提供培训和教育 ， 通过改善其 生活和工作 水平来调动这些人的工作热情 。 通过这种途 径来提高档案 管理 的工作水平和质量 。 在对档案管理人员进行教育 和培训时 ， 要从其本身所具有 的素质水平出发， 鼓励其 进行 自 学并提供相关 的业务培训 ， 通过 这种 方 式使其掌 握身 为档案管 理工作者 应具备 的知识和技能 ， 并清楚 自己工作的细节方面 的要求 ，以及进行档案管理 的方法和原则 。 从 而提高档案的管理水平 ， 使这种工作向着 更加实用 、 更加 系统高效和更加科学方 向发
生。
此外，要想加强对 电子档案的管理，就 必须增加相关 的专业人才 ， 才能为有效 的信 息统计和管理 打好 良好基础。于此同时 ，由 于 电子档案 对系统 和软件 的安全维 护 的要 求较高 ，因而也需要有关部门提供相应 的专 业人才 以保障 日常工作 的正常运转。 （ 二） 建立健全档案管理制度 想 要解决 现有 的档案 管理工作 存在 的 问题 ， 必须要建立并完善相关 的档案管理制 度， 尤其是归档制度和保管制度。首先 ，建 立档案 管理制度 应该遵 循几个 基本原 则的 要求 ， 即档案管理制度应该要更加科学合理 化、要简明实用化、要更加严 肃并具有开放 性和双向性 。除此之外 ，还要注意完善电子 档案管理方 面的归档和保管制度 。 建立 电子档 案 的归 档制度 主要是 指 电 子档 案的相 关资料 以及所使 用的软件 和 系 统程序 ， 都应以电子档案的形式进行归档并 加 以保管。电子信息的数据在未进行输 出或 未打印之前要对进行副本制作并妥善保存 ， 对于账单凭证 、 存款 日记和其他现金帐要进 行输 出打印 ， 并依据税 务和审查等相关管理 部 门的要求制定出账簿或者报表。 建 立档案 的保管 制度要 根据 国家档 案 局 的标准来着手进行。其主要 内容是要使用 高档 的存 储设备 作为资 料备份 的媒体来 存 储 电子档案数据 ， 并且要将储存盘与备份分 开存 放。此外还要做好防光 、防尘、防压和 防腐等方面 的工作 ， 还要依照一定 的顺序对 作为 信息数据储 存器 的 电子 档案进行 分类 并编 号 ，编 号要注 明文件建 档时 间以及 内 容， 并 以此做 出卡片 以便更好地进行档案文 件的管理工作。 （ 三） 建立档案借 用手续制度和档案备
展。
份 制 度
提高 档案 管理 的质 量还 应 建立 起严格 的档案借用手续制度 和档案备 份制度。档案 借用 手续制 度是指 查阅档 案要 经过 相关 部 门负责人的批准 ， 并依照档案管理的有关规 定进行借阅手续的办理。若是外单位想要查 阅其他部 门的档案资料和信息 ， 应 当开具单 位介绍 信并获 得有关 部 门的领 导或者 负责
人的批 准。
档 案备 份制 度是指 数据 档案 应该 进行 定期备份并建立登记簿 以备检查之用 。 登记 簿要 能够提供 档案 数据备 份 的时间 和大 小 以及保管信息等备份 细节 。此外 ， 基 于数 据 存储器本身的媒介特性 ， 档 案管理人 员应该 对那 些存储 的数 据档案 进行 定期检 查 和备 份 ，以杜绝档案数据信息产生损坏的情况发
关键词：档案 管理工作 问题 对策
档案管理 当前存在的问题 （ 一 ）当前档案管理缺乏专业的人才 档案管理是一项很重要 的工作 ， 应由专 业人员去负责 。 但是 当前档案管理的负责人 员基本 是从事 文秘工作 的在兼职 。此外 ，新 兴 的 电子档 案管 理往往会 与 系统 和软件 的 安 全维 护和更 新 提高等 较为专业 的领 域有 关， 因而更需要具有对电子档案 的系统安全 进行维 护能力 的专业 技术人 员。 然而 目 前的 实际情 况一 般只 是对 文秘或会 计等 专业 的 人员进行培训便让其进行操作 ， 因而导致档 案管 理人员 不懂 电子 方面 的管理 与维护 以 至于有可能对相关部门造成损失。 （ －） 相关的规章制度不够完善 由于对 档案 管理这 项工 作缺 乏足够 的 重视 ，因而也 没有建 立足够 完善 的管理 制 度。现有 的关 于档案 管理 的规章制度对许多 细节都没有 明确 的要求 ，只是笼统地表明理 想 的归档效果 。在实际归档时 ， 大部分工作 人员都 只是做 到对 纸质文件归档而 已。 在 电子 档案 管理方面 ， 由于没有完善的 相关 制度的规范 ， 导致电子归档工作常常 出 现紊乱。一般只是将手工记录改为计算机打 印。此外 ，在没有建立 比较完善的档案管理 制度 和档 案管理 人员 职责规 定 的情 况下 ， 由于 电子档案更容易进行无痕迹 地修改 ，因 此很 难避 免档 案受 到损坏甚 至人 为破坏 现 象的 出现 。 （ 三） 档案管理水平较为薄弱 由于没有 建 立 比较 完善 的档 案管理 制 度 ，以及相关部门对档案管理缺乏重视 ， 直 接 导致 了档案 管理 的工作 水平 在整体 上达 不到 应有 的水平 。而这 种较低 的管理水平主 要 是 由于大部 分 负责档案 管理 的员工 未受 到 与档 案管 理相关 的专业培训 ， 因而对档案 管 理方面许多地方 的知识 和技术不够熟悉 ， 而事实 上档 案管 理人 员一般 只是把档 案归 档 而没有进 行及时的整理 ，这就体现 了对档 案管理 的 意识 比较淡 漠 ，且各 方 面投 入较 少 ，对档 案整理 的认识也 比较片面 ， 从 而影 响了档案管理的工作水平。 （ 四） 档案管理条件较为简陋 目前 已有的档案室大部分 都比较简陋 。 还 有个 别 单位 因为基 础条件 较差所 以还 没 有 建立起档案室 ， 而某些单位虽然档案较多 但是存档室却十分阴湿狭窄 ， 且缺乏部分档 案管理 的设备 。 这种情况可能会导致档案材 料 出现虫 蛀或 霉变情 况 ，从 而导 致档案受 损 ，对档案 的整 洁和外观产生不 良影响。 （ 五） 档案保密 问题 在 档案 管理 中还 会 出现保 密方面 的问 题 ，这类 问题主要包括 档案管理 的保密意识 不够 、 档 案资料丢失导致保密资料泄漏、电 子档 案 的流通 性导 致造成 保 密工作 的难度 加 大以 及档案 管理 人员违 法泄 露造 成的保