电子邮件的利与弊_学习方法

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电子邮件的利与弊
网络的崛起,实在是上班族的福音。

从求职面试、同事交流、客户往来、工作会报、敲定会议等等,许多资料搜集与文书往返的工作,都可以利用网际网络与电子邮件处理,懂得善用Email和不懂得善用Email的上班族,工作效率以及成本管控的能力有如云泥之别。

网络与电子邮件可以说是从根本改变了工作与商务往来的方式。

举例来说,过去没有电子邮件的时代,无论是发送商品目录,还是给客户发送问候卡片,每封信都得一封封以手工贴邮票、写地址、黏封口,不但费时费力还得花上一大笔邮资。

有了Email之后,轻松多了,不用黏贴邮票写地址,只需要设定寄件群组,完成信件后,轻轻一按“传送”,就可以马上将信送到客户手中。

电子邮件的速度快、效率高、成本低,拉近了全世界的距离,让人们自由的沟通分享,却免去投寄邮件的费时与花钱。

甚至随着网络科技的发达,各种即时通讯与网络/视讯电话接连兴起,工作可以更有效率且更省成本的完成。

基本上,现代商务往来几乎没有不用电子邮件处理工作的。

不过,每次邂逅新客户时,最好还是事先请教,该公司对于使用电子邮件与网际网络的态度。

电子、网络或科技取向的公司或许没有问题,但若碰上传统产业、老公司,或保守守旧的老板,亦或是从事传统工艺,对现代科技较为排斥的公司/产业,或许问清楚该公司使用电子邮件处理商务事务的态度,才能避免不小心得罪客户。

举例来说,虽然几乎每家公司都接受以电子邮件处理工作,不过某些公司却依然希望客户能够提供一份纸本备份(以传真或纸本邮件投递皆可),特别是关于产品的报告、和会议纪录和草约合同。

此外,有些公司能够接受所有文件都透过Email传送,有些公司则仅只接受一般的商务往来,涉及机密或合约的内容,则依然以电话、直接会面交流为主。

这里有一个判断原则,那就是电子邮件的内容万一被人公开或上报了,是否会让双方蒙羞或遭遇损失,如果是,那么就不要使用电子邮件(至少得取得双方同意)。

总之,千万要搞清楚状况,不要误以为每家公司使用电子邮件的态度都和自己一样,特别是写信给不同文化的外国客户,更是要小心。

商务往来的电子邮件,标题主旨最好清楚,问候语要适当(不要装熟,也不要过于生疏/姓名加职称与问候语,是不错的起头,例如某某经理您好),内容最好简单扼要且直接(陌生客户要先自我介绍,接着简要说明来信目的,再展开信件内容),不要闲聊、废话与工作无关的琐事或八卦(一方面不礼貌、二方面会留下“证据”),以文字为主,尽量避免图片的使用(可以附加档外挂方式处理,别直接在文章中穿插太多图片),书写文法与格式必须正确,避免火星文与自以为幽默的开玩笑,寄出前要检查错字与标点符号的使用,留下可以让对方找到你的Email、电话与地址。

如果是你收到对方来信/回复,尽速回复,别让对方等候超过一个工作天。

电子邮件是你与客户互动的重要工具,想让客户对你留下专业与深刻的印象,就不要随便利用电子邮件传送无聊的转寄信或笑话文,更
不要投寄大量且没有用的资讯(特别是很可能让对方中毒,或打开很花时间的附加档),千万不要投递让对方连看都不看就删除的信件,除了商务往来,不另作其他目的使用。

记得,所有商务往来的Email都要备份,万一将来职场合作出现争议时,有迹可循,保护自己也保护公司,免于蒙受不必要的损失。

网际网络与电子邮件虽然便利,不过,使用的基本逻辑,其实仍和蜗牛邮件时代的书信写作一样,有必须严格遵守的规范和礼仪,千万不要误以为电子邮件提高了人们互动沟通的速率,就可以将基本的礼貌和规矩全抛在脑后不顾。

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