集团OA系统使用规范

关于OA系统使用的管理规定
关于OA系统使用的管理规定 (1)
目的 (3)
一．登陆规范 (4)
二．使用规范 (4)
三．OA系统办公流程的操作规范 (4)
四．OA内部邮箱的规范化管理 (6)
五．网络硬盘权限的申请与规范 (6)
六．OA新流程的申请制作及原工作流程和表单修改的规定 (6)
七．OA系统的安全管理 (7)
八．关于集团公告、通知、通告的管理规定 (7)
九．OA讨论区发贴的管理规定 (7)
十．其它要求 (8)
十一、附则 (8)
公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部门，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快我公司信息化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。

一．登陆规范
1.OA系统运行后，系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内、中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆OA。

2.系统用户必须建立个有密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码，并定期更换。

多人其用一台电脑，如暂停OA办公需及时注销OA或退出OA系统，以免他人介入工作环境
3.登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开邮件、滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转
二．使用规范
1.单位的每个工作人员都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA系统进行单位内部的各项日常办公。

2.工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对发布的内容负责
3.工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时(即半个工作日内)。

如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。

三．OA系统办公流程的操作规范
1.OA用户密码清空的管理规定
系统用户要牢记用户登陆密码，如发现丢失或忘记，需走OA用户密码清空申请流程，即OA系统导航菜单下----工作流程----新建工作，信息管理流程下----OA用户密码清空申请流程，选择新建并办理即可，在流程表单中，详细填写需申请清空用户的部门、姓名等相关信息，填写完毕，点击转交下一步，转交信息部OA管理员清空即可
2.OA用户的增加、删除、修改的管理规定
2.1集团各事业部、职能部门如需增加新用户，需走OA人员调动、添加、删除申请流程即OA系统导航菜单下----工作流程----新建工作，信息管理流程下----OA人员调动、添加、删除申请流程，选择新建并办理即可，在申请表单中，填写需申请OA用户的所在部门、姓名、即联系方式，转交基地人力资源主管，人力资源主管对申请用户信息填写的完整性进行审核，如不完整，请回退给申请用户，然后由基地人力资源主管转交信息部经理，信息部经理转交OA管理员对其进行添加。

2.2集团各事业部、职能部门如人员有变动需调岗、调角色或人员离职需要删除OA用户的，人事专员应及时走“OA人员调动、添加、删除申请流程”，由信息部对人员及时进行处理，如果发现人员已离职而未及时反映给信息部人员者，相关人事专员应承担相应的责任。

3.NC操作员权限申请的管理规定
集团各事业部、职能部门如需申请NC权限，需走“NC操作员权限申请流程”即OA系统导航菜单下----工作流程----新建工作，
信息管理流程下---- NC操作员权限申请流程，选择新建并办理即可在申请表单中填写权限需求人员的部门、姓名、NC相关权限，转交部门经理----事业部总经理----信息部经理审批后，由信息部NC管理人员添加即可。

四．OA内部邮箱的规范化管理
随着集团不断壮大，OA用户也在不断的增加，服务器空间也在不断的减少，要求OA所有用户定期清理自己的邮箱，将重要的邮件下载到电脑上，时间长的邮件及时清理，以释放邮箱空间。

五．网络硬盘权限的申请与规范
网络硬盘是公司文件数据的一个平台，网络硬盘权限人员开通须经运营管理中心的领导同意，方可开通，无领导同意，信息部人员不得随意开通，造成机密泄露、数据流失，OA管理员将承担一定的责任。

网络硬盘权限申请流程运营管理中心正在思考。

六．OA新流程的申请制作及原工作流程和表单修改的规定
1.OA新流程的制作须经部门负责人同意，制作表单和权限人员须部门领导签字，扫描件发送信息部OA管理员方可制作，否则造成的后果及损失将由OA管理员承担。

2.对于已建成的工作流程和表单，需要修改和完善的，也必须由部门主管负责人签字以后，方可修改
七．OA系统的安全管理
1.文件密级管理。

密级别以上的文件按原有的处理模式进行处理，不得通过网络进行办理。

2.工作人员身份认证。

系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。

用户名是每个工作人员的唯一标识。

个人的密码是安全的保证。

OA系统提供了用户自我更换密码的功能。

用户应自己的每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。

由于密码泄露造成的损失，由本人负责。

3.数据的备份。

每个工作人员要及时将OA系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。

OA系统管理员定期对OA整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。

4.为了避免计算机病毒传播，保证数据安全，禁止单位工作人员将自己的计算机文件或硬盘设置为共享状态。

5.禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等
八．关于集团公告、通知、通告的管理规定
1.禁止大范围的群发邮件，以免造成邮件溢出，邮箱空间不足
2.大范围群发邮件，必须发放公告、通知，否则，给予警告、处罚九．OA讨论区发贴的管理规定
1.严禁在OA讨论区发布不健康的内容
2.凡是涉密的内容，未经允许不得在OA内发布
3.对于好的管理方法、措施等好的贴子，鼓励大家积极发表，活跃OA讨论区。

十．其它要求
1.鼓励全体员工对OA系统的维护提出建议
2.在工作时间内不得借用OA即时通讯聊与工作无关的内容
十一、附则
本要求自下发之日起执行。