费用报销管理制度2014.10.11(1)

1 目的
为加强费用控制，确保费用支出合理、适度，为提高经济益，特制定如下管理制度。

2 范围
事业部所属各部门以及所有员工。

2.1 所涉费用内容及管理方式
2.1.1办公费、差旅费、通讯费、业务招待费、小车费以及其他预算额度管理费用。

2.1.2按预算管理、额度管理交叉结合的方式对上述费用进行管理。

3 职责
3.1经办人：自觉履行职责，严格按本制度的标准和规定执行。

3.2部门负责人或部长：对当事人的原始单据及相关手续进行核实，确保其合法性、合理性、真实性、完整性、准确性。

3.3财务部：根据制度对原始单据及其相关手续的合法性、合理性、真实性、完整性、准确性进行审核。

3.4 总经理：对费用进行最终审批。

4 内容与要求
4.1办公费
4.1.1各部门上报计划经审批后到办公室，由采购室统一控制、采购、领用。

节约使用，按需领用
4.2差旅费标准
4.2.1出差交通工具乘坐标准：
注：交通工具特批由事业部部长批准。

4.2.2出差目的地三项费用标准：
注：报销时，按上述标准实行包干，超支不报；凡出差人员家位于出差地、办事处或有公司租房的，不报销住宿费用；凡出差人员为两人（同性）的住宿按入住的宾馆、酒店实际普通双人标准间予以报销，最高不能超过上表两人住宿包干费用之和的80%。

4.2.3差旅费预算标准：
4.3手机费标准
注：手机费在限额内凭正式发票报销，发票只限一个电话号码，超出限额的不报，不足则凭票报销，原则上均需加入公司集团内网。

表中未列举的岗位确因工作需要报销手机费的由部门申请、主管领导批准后报财务部备案后生效。

4.4业务招待费、小车费用以及其他费用
营销中心按营销政策实施；其他部门按实报告并向财务部备案再实施。

4.5预支与报销流程及相关规定
4.5.1办公用品及低值易耗品
4.5.1.1所有的办公用品及低值易耗品统一由运营中心采购、管理和发放，使用部门按规定标准逐月申领。

4.5.1.2采购与报销流程
各部门提出需求计划—运营中心汇总审核并编制购置计划—事业部部长审批 -总经理审批—财务部支付订金或预付款—运营中心验收货物并入库—供货商与运营中心对
账并送交发票—运营中心请款—事业部部长审批—总经理审批—财务部支付余款—财务部办理报销
4.5.1.3相关说明与规定
4.5.1.3.1各部门提交办公用品和低值易耗品需求计划的时间为每月25日。

4.5.1.3.2采用何种形式（合同或订单）实施采购，由运营中心根据物品的种类和批量情况确定。

如必须支付定金，则应根据合同或订单的约定提前向财务部提出请款计划。

4.5.1.3.3货到公司验收入库后，采购经办人应按规定向供应商索取发票，如是月结，则需在订单上注明对账日期及付款期限，供货商凭发票、对账单收款。

4.5.1.3.4出纳应根据审核无误的发票及其相关单据、金额办理付款。

4.5.2差旅费
4.5.2.1借支标准
出差人员根据预计的出差往返路费、天数、各项补贴之和取整预计借支金额。

4.5.2.2出差借支与报销流程
出差人员提交出差申请和借款单（营销中心由专人负责办理）—部门负责人审核—事业部部长审批—财务部审核—总经理审批—财务部办理借款—出差人员凭出差报告和原始票据填写差旅费报销单（营销中心由专人负责收集整理）—部门负责人复核—事业部部长审批—财务部审核—总经理审批—财务部办理报销（营销中心由专人负责与财务部核对）
4.5.2.3相关说明与规定
4.5.2.3.1出差住宿费凭正规住宿发票，在规定标准内据实予以报销。

4.5.2.3.2出差地交通费、出差补贴按限额包干使用。

4.5.2.3.3在长株潭出差或办事，中午回公司时间超过下班时间1小时以上的，按10元/天标准予以误餐补贴；上午出去，超过下午下班时间2小时以上回公司的，按20元/天标准予以补贴；公司到出差地的车费实报实销；出差地的公交车费实报实销，乘坐出租车必须按管理权限由主管领导审批。

4.5.2.3.4超越本人职别标准的费用原则上不予报销，确因工作需要超标的，可凭公司总经理批准的申请报告予以报销。

4.5.2.3.5出差人员填写差旅费报销单时应注明：出差事由、出差结果、始发地点、目的地
点、对应费用金额，且将出差单据附于报销单后（营销中心由专人负责营销人员的借支、报销的收集、整理、对账工作），经部门负责人审核确认后，交由财务部复核制单。

4.5.2.3.6属于营销业务、服务、考察、调研等方面的出差，除填写差旅费报销单外，出差人还必须填写出差报告或出差登记表，由部门负责人或部门主管审核后，作为报销和绩效考核的依据。

对明显无成效的出差，将追究当事人以及部门负责人或分管领导的经济责任。

4.5.2.3.7如利用出差或工作调动之便，事先经部门主管批准就近回家省亲或办事的，其绕道车、船费，在扣除出差直线单程车、船费(按核定标准)后，多开支的部分由个人自理。

如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车船票价按实报销。

回家省亲期间不支付补贴和相关费用。

4.5.2.3.8出差参加会议、学习、培训人员，如缴纳了会务费且其中包含伙食费、住宿费的，不再发给会议期间的生活补贴和报销住宿费；如会议通知自理费用，则按标准报销和发放补贴。

4.5.2.3.9由客户提供食宿的，不再发给出差期间的生活补贴和报销住宿费。

4.5.2.3.10 涉及国外学习、考察、参观的出差计划、费用一律报公司总经理审核批准。

4.5.2.3.11 跨部门借用人员出差的，报销时须部门负责人和借用部门负责人同时签批。

4.5.2.3.12 因陪同公司客户外出或其他特殊情况下差旅费用超支或超规格乘坐交通工具，须事先征得分管领导同意。

4.5.2.3.13 如开私家车出差，已申请车补人员的往返用车费用在车补额度范围内报销，没有车补的往返用车费用按火车票或汽车票（不通火车的地方）金额报销，特殊情况需开私家车出差须经事业部部长批准。

4.5.2.3.14随公车出行的人员，不再报销交通费补助。

4.5.2.4 在长株潭区内办事交通费报销规定
3.3.1 区内交通费报销,需按实际天数填写清楚(时间、任务、目的地、每次票费)，只写一个总数者不予报销，原则上当月车票当月报销。

3.3.2 特殊情况需坐出租车的，经销售部门主管批准后方可报销。

4.5.3其它费用
4.5.3.1工资：事业部员工的工资每月由运营中心根据员工出勤资料编制出工资表，事业部部长审核，经财务部复核，报总经理批准，财务部方可执行。

4.5.3.2福利费：根据公司规定按实列支，福利费的开支由运营中心计划，总经理批准列支，
福利费主要包括：过年过节费、公司庆典费、由公司统一组织的集体活动等各项费用的开支。

4.5.3.3保险费：按保险合同执行，由公司办归口管理，个人部分公司代缴代扣，公司支出部分由公司统一支付。

4.5.3.4其他费用还包括水电费、邮寄费、运输费、福利费、维修费、路桥费、燃油费、培训费、车辆使用费、报关费、招聘费、社会保险费、劳保用品费、顾问咨询费、防洪防护费、企业文化费、宣传费、广告费、税金等，其发生额据实列支。

4.5.3.5费用申请与报销流程
经办人或当事人填写费用申请单—部门负责人审核—事业部部长审批—财务部审核—总经理审批—财务部办理付款—经办人或当事人提交发票等报销单据—部门负责人复核或验签—事业部部长审批—财务部审核—总经理批准—财务部办理报销
4.5.4相关说明与规定
4.5.4.1通讯费用准系按部门和级别以及工作需要所确定，职位空缺则不予支出。

对正、副部长缺岗的部门，经总经理批准，该部临时负责人可享受副部级的费用标准。

4.5.4.2手机话费按规定标准予以报销，原则上不预先借支。

4.5.4.3原则上，报销人所提供的发票和收据必须是税务部门正式核准的。

所有的报销单据由经办人员签字后，除部门负责人审核外，还必须有证明人签字。

4.5.4.4营销中心报销专人、所有部门负责人、有审批权限的部门主管、总经理授权审批人的签字样本原件应在财务部备案。

4.5.4.5异地取款手续费必须是当次出差期间发生的且有银行提供的明细清单才能报销。

过期不予报销。

4.6本办法实施过程的监控
4.6.1各部门每个月对各项预算费用进行统计分析，提出存在问题、改进措施；财务部每季度对前述的各项费用指标和预算定额进行审计、分析与考核。

4.6.2部门负责人和相关领导有权对出差人出差期间的工作进行核查，如出差人员出差内容填报不真实，除扣除其出差期间的工资外，另按基本工资的20%予以罚款。

4.6.3部门负责人和相关领导必须对所审核的报销单据真实性负责。

凡查出违规借支、报销的，除给予当事人违规金额2倍的处罚外，还将对部门负责人或相关领导处以违规金额5-20%的罚款；情节严重者或屡次违纪的，可处违纪金额5-10倍罚款，并追究法律责任；同时对
审批人处以违纪金额的20%的处罚，并在公司内进行通报批评。

4.6.4长途出差回公司后五日内，应如实填写差旅费报销单，按报销标准和流程办理报销。

如遇特殊情况，需书面报告，经总经理批准后，予以报销。

若费用单据因相关审批人原因未能按时报帐，则以财务部收到票据进行审批日为准，不追究报销人员的责任。

4.6.5每月5日前，营销中心专人收集本部营销人员的费用报销单据，整理、审核后交财务部，财务部从接到已审的报销单据之日起三个工作日内报销完毕，每月10日财务部与营销中心对账。

4.6.6办理报销后，应当立即交清欠款或找补尾数，并遵循“前账不清，后账不借”的原则；过期不办理者，将在工资中扣除全部借支，并按银行同期贷款利率计算罚款。

4.6.7各部门经办人员在办理费用报销时，违反财务制度，视情节轻重予以违规金额5-20%的罚款，情节特别严重或有贪污受贿行为的，给予相应的经济处罚和开除，并追究法律责任。

4.7附则
4.7.1 本办法由事业部与公司财务部负责解释。

本办法需要修改时，由事业部连同公司财务部负责修订。

4.7.2 本办法自2014年9月1日起实施。