高效的时间管理及会议主持
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• • • • • 不重要的事情，会变成重要的事情； 不紧急的事情，会变成紧急的事情； 重要不紧急的事情，会变成重要紧急的事情； 紧急不重要的事情，也就是不紧急的事情； 重要紧急的事情，如果完成不好，就是不重要不 紧急的事情； • 永远做重要的事情，就没有重要紧急的事情；
时间管理 Time management
时间管理 Time management
时间很神秘
• 所以，很多人热衷手表收藏；
时间管理 Time management
科学的时间管理
浪费时间的原因----主观
1、缺乏明确的目标； 2、拖延症； 3、缺乏优先顺序； 4、重过程不重结果； 5、做事有始无终；
时间管理 Time management
时间管理 Time management
《国际儿童夏令营》
2005年国际儿童教育协会举办了一次“国际 儿童生存训练”为主题的夏令营，参加夏令营的 有世界各国的小孩，有美国、英国、法国、日本、 中国等。内容是白天做各种生存技能训练，晚上 做集体活动，如：表演节目、做游戏、讲故事等。
时间管理 Time management
理念认知：
我们浪费不了时间； 我们浪费的是我们自己。
时间管理 Time management
很多人过着这样的一天……
上午：8:30----12:00
1、进入办公座位，第一件事：打开电脑，打开QQ；（8:30—9:00） 2、查看留言、邮件； 3、浏览新闻（在思考今天工作内容，顺便看看） ； 4、看看有哪些好友在线，打打招呼（顺便逛逛论坛或淘宝等购物网） （大约过了一个小时） 5、开始进入工作状态（正常是9:30、10：00开始工作，同时会保留多个 网站页面，包括股票软件、QQ等，偶尔会看下或回复在线话题）； （大约工作一个小时，到了11:00左右） 6、有点饿了，计划午餐（讨论午餐，如果没吃早餐的开始吃点零食） 7、下班时间到，去吃午餐（出去吃午餐的会顺便逛逛，叫工作餐的会边 吃边玩小游戏：偷菜、升级、抢车位，或看电影）
汉字
“幢”念：“DONG”。
×
zhuang
时间管理 Creative Thinking Training
月球上肯定有外星人去过。
√
时间管理 Creative Thinking Training
北极熊会吃企鹅。
×
企鹅在南极
时间管理 Creative Thinking Training
美国自由女神像 曾被中国人写上： “办证，电话******”
2、归档 • 所有的文件和书信应只分成三类:
--马上处理
--只作参考
---归档
时间管理 Time management
归档系统 • • • • • • 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS
下午：14:30—17:30
1、状态调整，进入工作氛围（14:30---15:00） 2、有人的状态会延续（没午睡，延续流览新闻或自我娱乐） 3、开始工作（15：00--16:30） 4、开始放松（16:30----17:00，活跃时间，主管若是外出那是相当的有 氛围） 5、煎熬，准备下班（17:00—17:30，无所事事） 6、时间到立马走人（17:30----18:00，没走的人：想逛街、家里没人、 不想挤电梯、有约、做私事）；
时间管理 Time management
改善工作环境 • 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 • 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话,
时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..)
• 将你要用的器材放在容易找到的地方 • 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你 抬头可以看到的地方
时间管理 Time management
时间管理 Time management
中午：13:00—14:30
中午三种人：
1、状态延续------（在电脑旁吃完午餐，延续流览新闻或自我娱乐） 2、睡觉------（熬夜、身体不适、因工作疲惫、作息习惯） 3、加班------（时间安排不当、赶工作进度、职场表现）
时间管理 Time management
时间管理 Time management
如何做计划
认清工作性质
• 效率型工作---流程短、时间快，只要一个岗位、 一个人员独立工作就可以完成；可以马上呈现； • 效能型工作---流程长、时间久，需要多个部门、 岗位、人员一起配合才能达成；不能直观呈现；
时间管理 Time management
工作计划表
3、做最有生产力的事情-----工作价值确定；
4、确定目标及行动方案-----没有目标任何行 动都是盲目的；
5、马上行动------马上行动，你的努力让别人 付出代价；
时间管理 Time management
增加生产力的好习惯
1、清理你的办公桌
•你的工作环境是怎么样? •有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快 和增加效率?
中国家长说得最多的一句话：
• “要乖，要听话”
-----我们从小就是这样被教育的
时间管理 Time management
我们身边都是“听话”的工作方式！
时间管理 Time management
“听话”------是工作的基本素质； “主动”------才是优秀！
时间管理 Time management
6、缺乏条理和整洁------物品乱，习惯 7、不懂授权-----担心别人做不好； 8、盲目行动-----没好方法； 9、简单的事情复杂化-----处理不当；
时间管理 Time management
浪费时间的原因----客观
1、管理者浪费时间----管理问题； 2、干扰因素----电话、传真、来人来访； 3、授权---授权不足 4、工作系统影响----程序、流程； 5、生活条件----交通、住宿地点；
×
“***到此一游”!
时间管理 Creative Thinking Training
网络警察男的叫“警警”、
女的叫“察察” 。
√
时间管理 Creative Thinking Training
哈里和约翰
在美国佛罗伦萨州， 约翰、哈里同时进入一家蔬菜 贸易公司。 三个月后，哈里很不高兴地走到总经理办公 室，向总经理抱怨说：“我和约翰同时来到公司，现在约 翰的薪水已经增加了一倍，职位也上升到了部门主管。而 我每天勤勤恳恳地工作，从来没有迟到早退过，对上司交 代的任务总是按时按量地完成，从来没有拖沓过，可是为 什么我的薪水没有增加，依然是公司的普通职员呢？”
继续教育与职业教育学院
高效时间管理及会议主持
------培训师 刘霞
时间管理 Creative Thinking Training
看谁站到最后！
你只要回答“是”和“不 是”。
时间管理 Creative Thinking Training
珊瑚是动物。
√
时间管理 Creative Thinking Training
在这过程中，发现中国小孩与别的小孩有明显 的差异：
他们非常“乖”，智力特别好，做数学题比较 快。 但是其他方面不如别的小孩，不敢表演节目、 不敢参与团队活动、不敢主动与别人交谈，甚至， 忘记欢呼、鼓掌。
时间管理 Time management
思
考：
我们的孩子怎么了？
时间管理 Time management
时间管理 Time management
四十分钟后，约翰回来了，向总经理汇报： “二十 公里外的‘集农蔬菜批发中心’有三家卖土豆的。”“其 中两家都是0.90元一斤，只有一家老头卖的是0.80元一 斤。 ” “我看了一下他们的土豆，发现老头家的最便宜， 而且质量也最好，因为他是自己种的。” “如果我们需 要很多的话，价格还可以更优惠一些，并且他们家有货车， 可以免费送货上门。” “我已经把那老头带来了，就在 大门外等着，可以让他进来具体洽谈一下”。
时间管理 Time management
时间管理方法
1、策略第一 -----好的规划、好的策略、正确的抉择； 2、分清轻重缓急 -----第二象限工作法；
时间管理 Time manag产能 •建立人际关系 •发展新机会 •规划，休闲
不紧急
重要
重要又紧急 •危机 •急迫的问题 •有期限压力的计划
时间管理 Time management
名人对时间的看法
• 圣奥古斯丁----说起时间，每个人都晓得它代表什麽意思， 但究竟什麽是时间？如果没有人问我，我一清二楚；如果 要我说明，那我就不知道了！ • 牛顿----时间是不受限制的，无论宇宙存在与否，时间都 运行无碍； • 莱布尼兹-----时间仅是事件的顺序；它本身并不存在。 • 爱因斯坦∶一旦与人类评估的事件分开，时间即无法单独 存在。 • 字典∶时间是从过去、现在到未来，一连串事件接续而成 的连续体。
时间管理 Time management
• 高效时间管理的奥秘在第2象限。如果把精 力集中于第2象限，可以掌握时间的主动权， 保持生活的平衡，减少未来可能出现的危 机。
时间管理 Time management
思考：
为什么你经常遇到重要又紧急的事情！
时间管理 Time management
重点整理
时间管理 Time management
主动就是优秀
主动认同
----要想让别人认同你，主动认同别人； ----被人认同的过程就是从平凡到优秀的过程；
适当的赞美别人！
时间管理 Time management
主动汇报
----不要习惯被要求、被跟催； ----当主管追问时，说明已经太晚了；
准时就是迟到！
紧急
不重要又不紧急 •某些信件 •某些电话 •浪费时间之事 •有趣的活动
不重要但紧急 •不速之客 •某些电话 •某些信件与报告 •某些会议 •必要而不重要的问题 •受欢迎的活动
不重要
时间管理 Time management
花时间最多的事情
• 第四象限的杂乱琐事—没有压力 • 第三象限的日常事务—会响的轱辘有油 喝
时间管理 Time management
二十分钟后，哈里喘着粗气再次跑到总经理办公室汇 报，“报告总经理！一共有三家卖土豆的。” 总经理又 问他“土豆的价格是多少？三家的价格都一样吗？”哈里 楞了一下，又挠了挠头说， “总经理，您再等一会儿， 我再去问一下。” 说完，哈里就要向外跑。 这时，总经理叫住他，“你不用再去了，你去帮我把 约翰叫来吧。” 三分钟后，哈里和约翰一起来到总经理 办公室。总经理先对哈里说：“你先在这里休息一下吧！” 然后又对约翰说：“公司打算预订一批土豆，你去看一下 哪里有卖的。”
时间管理 Time management
主动反馈
----发现问题，及时请示 ----解决问题，适时反馈；
有效的沟通----双向互动！
时间管理 Time management
提前计划
---一天之计，在于昨夜； ---“工欲善其事，必先利其器 ” ——孔子《论语 · 卫灵公》
比喻要做好一件事，准备工作非常重要。
时间管理 Time management
总经理没有马上回答哈里的问题，而是意味深长地对 他说“这样吧，公司现在打算预订一批土豆，你先去看一 下哪里有卖的，回来我再回答你的问题。” 于是，哈里 走出总经理办公室，找卖土豆的蔬菜市场去了。半个小时 后，哈里急匆匆地来到总经理办公室，汇报说，“二十公 里外的‘集农蔬菜批发中心’有土豆卖”。 总经理听后 问道，“一共有几家卖的？”哈里挠了挠头说：“我刚才 只看到有卖的，没看到有几家，您稍等一会儿，我再去看 一下！” 说完就又急匆匆地跑出去了。
• 《日报表》-----效率型工作描述为主； • 《周报表》-----效能型工作描述为主；
时间管理 Time management
科学的时间管理
认识时间
• 时间是一个神秘的概念； • 人类拥有着时间但也被时间掌握着，谁也 逃脱不了时间的束缚； • 时间是人类用以描述物质运动过程或事件 发生过程的一个参数，确定时间，是靠不 受外界影响的物质周期变化的规律。
时间管理 Time management
3、如何处理电话/电邮 • 如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并 说明事情的严重性, 以确保对方回电; • 打电话之前, 要把事情重点写下来; • 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给 对方先看, 减少详细解释的时间 • 备有有关文件 • 自设时限
时间管理 Time management
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时间很神秘
• 所以，很多人热衷手表收藏；
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科学的时间管理
浪费时间的原因----主观
1、缺乏明确的目标； 2、拖延症； 3、缺乏优先顺序； 4、重过程不重结果； 5、做事有始无终；
时间管理 Time management
时间管理 Time management
《国际儿童夏令营》
2005年国际儿童教育协会举办了一次“国际 儿童生存训练”为主题的夏令营，参加夏令营的 有世界各国的小孩，有美国、英国、法国、日本、 中国等。内容是白天做各种生存技能训练，晚上 做集体活动，如：表演节目、做游戏、讲故事等。
时间管理 Time management
理念认知：
我们浪费不了时间； 我们浪费的是我们自己。
时间管理 Time management
很多人过着这样的一天……
上午：8:30----12:00
1、进入办公座位，第一件事：打开电脑，打开QQ；（8:30—9:00） 2、查看留言、邮件； 3、浏览新闻（在思考今天工作内容，顺便看看） ； 4、看看有哪些好友在线，打打招呼（顺便逛逛论坛或淘宝等购物网） （大约过了一个小时） 5、开始进入工作状态（正常是9:30、10：00开始工作，同时会保留多个 网站页面，包括股票软件、QQ等，偶尔会看下或回复在线话题）； （大约工作一个小时，到了11:00左右） 6、有点饿了，计划午餐（讨论午餐，如果没吃早餐的开始吃点零食） 7、下班时间到，去吃午餐（出去吃午餐的会顺便逛逛，叫工作餐的会边 吃边玩小游戏：偷菜、升级、抢车位，或看电影）
汉字
“幢”念：“DONG”。
×
zhuang
时间管理 Creative Thinking Training
月球上肯定有外星人去过。
√
时间管理 Creative Thinking Training
北极熊会吃企鹅。
×
企鹅在南极
时间管理 Creative Thinking Training
美国自由女神像 曾被中国人写上： “办证，电话******”
2、归档 • 所有的文件和书信应只分成三类:
--马上处理
--只作参考
---归档
时间管理 Time management
归档系统 • • • • • • 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS
下午：14:30—17:30
1、状态调整，进入工作氛围（14:30---15:00） 2、有人的状态会延续（没午睡，延续流览新闻或自我娱乐） 3、开始工作（15：00--16:30） 4、开始放松（16:30----17:00，活跃时间，主管若是外出那是相当的有 氛围） 5、煎熬，准备下班（17:00—17:30，无所事事） 6、时间到立马走人（17:30----18:00，没走的人：想逛街、家里没人、 不想挤电梯、有约、做私事）；
时间管理 Time management
改善工作环境 • 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 • 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话,
时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..)
• 将你要用的器材放在容易找到的地方 • 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你 抬头可以看到的地方
时间管理 Time management
时间管理 Time management
中午：13:00—14:30
中午三种人：
1、状态延续------（在电脑旁吃完午餐，延续流览新闻或自我娱乐） 2、睡觉------（熬夜、身体不适、因工作疲惫、作息习惯） 3、加班------（时间安排不当、赶工作进度、职场表现）
时间管理 Time management
时间管理 Time management
如何做计划
认清工作性质
• 效率型工作---流程短、时间快，只要一个岗位、 一个人员独立工作就可以完成；可以马上呈现； • 效能型工作---流程长、时间久，需要多个部门、 岗位、人员一起配合才能达成；不能直观呈现；
时间管理 Time management
工作计划表
3、做最有生产力的事情-----工作价值确定；
4、确定目标及行动方案-----没有目标任何行 动都是盲目的；
5、马上行动------马上行动，你的努力让别人 付出代价；
时间管理 Time management
增加生产力的好习惯
1、清理你的办公桌
•你的工作环境是怎么样? •有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快 和增加效率?
中国家长说得最多的一句话：
• “要乖，要听话”
-----我们从小就是这样被教育的
时间管理 Time management
我们身边都是“听话”的工作方式！
时间管理 Time management
“听话”------是工作的基本素质； “主动”------才是优秀！
时间管理 Time management
6、缺乏条理和整洁------物品乱，习惯 7、不懂授权-----担心别人做不好； 8、盲目行动-----没好方法； 9、简单的事情复杂化-----处理不当；
时间管理 Time management
浪费时间的原因----客观
1、管理者浪费时间----管理问题； 2、干扰因素----电话、传真、来人来访； 3、授权---授权不足 4、工作系统影响----程序、流程； 5、生活条件----交通、住宿地点；
×
“***到此一游”!
时间管理 Creative Thinking Training
网络警察男的叫“警警”、
女的叫“察察” 。
√
时间管理 Creative Thinking Training
哈里和约翰
在美国佛罗伦萨州， 约翰、哈里同时进入一家蔬菜 贸易公司。 三个月后，哈里很不高兴地走到总经理办公 室，向总经理抱怨说：“我和约翰同时来到公司，现在约 翰的薪水已经增加了一倍，职位也上升到了部门主管。而 我每天勤勤恳恳地工作，从来没有迟到早退过，对上司交 代的任务总是按时按量地完成，从来没有拖沓过，可是为 什么我的薪水没有增加，依然是公司的普通职员呢？”
继续教育与职业教育学院
高效时间管理及会议主持
------培训师 刘霞
时间管理 Creative Thinking Training
看谁站到最后！
你只要回答“是”和“不 是”。
时间管理 Creative Thinking Training
珊瑚是动物。
√
时间管理 Creative Thinking Training
在这过程中，发现中国小孩与别的小孩有明显 的差异：
他们非常“乖”，智力特别好，做数学题比较 快。 但是其他方面不如别的小孩，不敢表演节目、 不敢参与团队活动、不敢主动与别人交谈，甚至， 忘记欢呼、鼓掌。
时间管理 Time management
思
考：
我们的孩子怎么了？
时间管理 Time management
时间管理 Time management
四十分钟后，约翰回来了，向总经理汇报： “二十 公里外的‘集农蔬菜批发中心’有三家卖土豆的。”“其 中两家都是0.90元一斤，只有一家老头卖的是0.80元一 斤。 ” “我看了一下他们的土豆，发现老头家的最便宜， 而且质量也最好，因为他是自己种的。” “如果我们需 要很多的话，价格还可以更优惠一些，并且他们家有货车， 可以免费送货上门。” “我已经把那老头带来了，就在 大门外等着，可以让他进来具体洽谈一下”。
时间管理 Time management
时间管理方法
1、策略第一 -----好的规划、好的策略、正确的抉择； 2、分清轻重缓急 -----第二象限工作法；
时间管理 Time manag产能 •建立人际关系 •发展新机会 •规划，休闲
不紧急
重要
重要又紧急 •危机 •急迫的问题 •有期限压力的计划
时间管理 Time management
名人对时间的看法
• 圣奥古斯丁----说起时间，每个人都晓得它代表什麽意思， 但究竟什麽是时间？如果没有人问我，我一清二楚；如果 要我说明，那我就不知道了！ • 牛顿----时间是不受限制的，无论宇宙存在与否，时间都 运行无碍； • 莱布尼兹-----时间仅是事件的顺序；它本身并不存在。 • 爱因斯坦∶一旦与人类评估的事件分开，时间即无法单独 存在。 • 字典∶时间是从过去、现在到未来，一连串事件接续而成 的连续体。
时间管理 Time management
• 高效时间管理的奥秘在第2象限。如果把精 力集中于第2象限，可以掌握时间的主动权， 保持生活的平衡，减少未来可能出现的危 机。
时间管理 Time management
思考：
为什么你经常遇到重要又紧急的事情！
时间管理 Time management
重点整理
时间管理 Time management
主动就是优秀
主动认同
----要想让别人认同你，主动认同别人； ----被人认同的过程就是从平凡到优秀的过程；
适当的赞美别人！
时间管理 Time management
主动汇报
----不要习惯被要求、被跟催； ----当主管追问时，说明已经太晚了；
准时就是迟到！
紧急
不重要又不紧急 •某些信件 •某些电话 •浪费时间之事 •有趣的活动
不重要但紧急 •不速之客 •某些电话 •某些信件与报告 •某些会议 •必要而不重要的问题 •受欢迎的活动
不重要
时间管理 Time management
花时间最多的事情
• 第四象限的杂乱琐事—没有压力 • 第三象限的日常事务—会响的轱辘有油 喝
时间管理 Time management
二十分钟后，哈里喘着粗气再次跑到总经理办公室汇 报，“报告总经理！一共有三家卖土豆的。” 总经理又 问他“土豆的价格是多少？三家的价格都一样吗？”哈里 楞了一下，又挠了挠头说， “总经理，您再等一会儿， 我再去问一下。” 说完，哈里就要向外跑。 这时，总经理叫住他，“你不用再去了，你去帮我把 约翰叫来吧。” 三分钟后，哈里和约翰一起来到总经理 办公室。总经理先对哈里说：“你先在这里休息一下吧！” 然后又对约翰说：“公司打算预订一批土豆，你去看一下 哪里有卖的。”
时间管理 Time management
主动反馈
----发现问题，及时请示 ----解决问题，适时反馈；
有效的沟通----双向互动！
时间管理 Time management
提前计划
---一天之计，在于昨夜； ---“工欲善其事，必先利其器 ” ——孔子《论语 · 卫灵公》
比喻要做好一件事，准备工作非常重要。
时间管理 Time management
总经理没有马上回答哈里的问题，而是意味深长地对 他说“这样吧，公司现在打算预订一批土豆，你先去看一 下哪里有卖的，回来我再回答你的问题。” 于是，哈里 走出总经理办公室，找卖土豆的蔬菜市场去了。半个小时 后，哈里急匆匆地来到总经理办公室，汇报说，“二十公 里外的‘集农蔬菜批发中心’有土豆卖”。 总经理听后 问道，“一共有几家卖的？”哈里挠了挠头说：“我刚才 只看到有卖的，没看到有几家，您稍等一会儿，我再去看 一下！” 说完就又急匆匆地跑出去了。
• 《日报表》-----效率型工作描述为主； • 《周报表》-----效能型工作描述为主；
时间管理 Time management
科学的时间管理
认识时间
• 时间是一个神秘的概念； • 人类拥有着时间但也被时间掌握着，谁也 逃脱不了时间的束缚； • 时间是人类用以描述物质运动过程或事件 发生过程的一个参数，确定时间，是靠不 受外界影响的物质周期变化的规律。
时间管理 Time management
3、如何处理电话/电邮 • 如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并 说明事情的严重性, 以确保对方回电; • 打电话之前, 要把事情重点写下来; • 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给 对方先看, 减少详细解释的时间 • 备有有关文件 • 自设时限